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人事評価システム(タレントマネジメントシステム)で作業を効率化!社員のモチベーションアップも可能

人事評価の適切な運用は、人事部にとって最大の課題の一つであり、社員のモチベーション管理にも大きな影響を与えます。
適切な人事評価を行うことで、優秀な人材の離脱を防いだり、社員の適性や能力に応じた目標設定や人員の配置を実行したりすれば、売り上げの最大化に貢献することも可能です。
とはいえ、人事評価の運用は工数が大きくかかる上、常に改善を求められます。
そのような悩みの解決に役立つのが人事評価システム(タレントマネジメントシステム)です。
今回は人事評価システムの重要性や主な機能、導入のメリット、そして実際に導入する際の選定方法についてご紹介します。

人事評価システム1-min

 

目次

 

人事評価システムの重要性

人事評価システム(タレントマネジメントシステム)とは、社員の評価に関するデータをまとめて管理できる機能を持ったシステムです。社内での評価を基に、社員の給与やボーナスの金額が決められるため、企業にとっては欠かせない機能といえます。

●人事部共通の課題点

労働人口の減少により人材不足が深刻な近年、企業の人事に関する悩みも多岐にわたります。例えば、「期待していた優秀な人材が辞めていく」「人材が育たない」といった採用の悩みや、「業務が属人化している」「業務量が一部の社員に偏りがち」といった働き方の悩み、雇用形態や人材の多様化による管理の複雑化、新たな人事制度の導入による人事の手間とコストの増大など、早急に改善すべき課題を多く抱えています。

 

●社員が感じやすい悩み

社員の中には、人事評価に納得できず、不満や悩みを募らせている人がいます。理由の多くは、自分に対する評価の低さや、評価をする側の管理職層の評価基準が明確でないことです。自分が不当に評価されていると感じた社員の中には仕事へのモチベーションが低下した結果、転職という決断をする人もいます。

このような人事と社員の双方の悩みを解決するためのツールが、人事評価システムです。社内の評価に関するデータを一元化することで、評価内容を分析することも可能です。
従来はインストール型の人事評価システムが主流でしたが、近年はクラウド上でまとめて管理できる「クラウド人事評価システム」も登場しています。

 

人事評価システムの主な機能

人事評価システムを活用すると、具体的にどのようなことが可能になるのでしょうか。一般的な人事評価システムの主な機能を解説します。

●人事情報の管理

人事評価システムでは、社員の情報を集約してデータを一元管理します。名前や生年月日、住所といった社員の個人情報だけでなく、スキルや保有資格、研修の受講歴といった業務にかかわる情報まで細かく管理できます。
また、遅刻や欠勤の回数といった勤務状況も記録することで、総合的かつ客観的な評価ができるようになります。

●目標管理

社員のスキルやポテンシャルに応じた目標設定も、システム内で実現できます。例えば、これからの働き方や目指すべき業務レベルについて、上司と相談しながらシステム内で目標設定することが可能です。システム内で目標を設定しておけば、上司は社員の目標管理を行いながら定期的にフィードバックできますし、社員はPDCAを回しながら、常に目標達成へ向けて業務の改善に取り組むことが可能になります。

 

●評価データの分析

社登録した社員の個人情報や評価に関する情報は、人事評価システムの中に蓄積されます。蓄積された情報を分析することで、自社の人材に関するレポートを作成できます。例えば、分析結果から自社に不足しているスキルや資格を抽出し、それらを保有する人材を募集するといった、新たな採用活動の展開が可能です。

●人員配置

社員のスキルや職歴の分析結果から、企業全体の人員配置を適切に行うことが可能になります。プロジェクトメンバーの増減や、他部署との社員の入れ替えなども人事評価システムの情報を基に検討することで、個人のスキルを発揮しやすい適切な配置を行えるでしょう。

 

人事評価システム導入のメリット

人事評価システムは人事部だけではく、社員や上司にとってもメリットのあるシステムです。実際に導入した場合の主なメリットを3つご紹介します。

●作業の効率化

人事作業の効率化は、人事評価システムによって得られる大きなメリットのひとつです。作業が効率化されることで、人事担当者の負担が軽減され、本来時間を使うべき仕事に時間を割くことができます。
また、エクセルや紙ベースによる手作業での管理は、煩雑で作業ミスも多くなりがちですが、クラウドシステムなら資料の配布や回収の時間も必要ないため、人為的ミスの軽減や労力の削減にもつながります。

●公平な評価

システムによる人事評価の統一によって、公平性が担保された評価が可能になります。これまでは直属の上司や人事担当者の主観で評価が大きく変わったり、評価に納得できない社員から不満が上がったりと、評価に関するトラブルが起こりやすい状況でした。しかし、人事評価システムならデータを用いた統計的な分析を根拠にできるため、評価基準を統一できるだけでなく、社員にとっても納得感の高い評価を受けることができます。

●社員の目標の明確化

社員と上司が相談の上で目標を設定し、システム上で管理することで、目標が明確化され、目標に対する評価を客観的に行うことができます。また、目標に対する成果が適正に評価されることで、改善点が見つかりやすくなるでしょう。

 

自社に合った人事評価システムの選び方

人事情報の管理から評価、人員配置まで幅広く対応できる人事評価システム。導入後、社内の課題を改善して期待通りの効果を得るためにも、自社に合った人事評価システムを選びましょう。

●必要な機能を確認する

最初にするべきことは、必要な機能を確認しておくことです。自社に必要な機能は何かをすべて洗い出しましょう。その際、機能から洗い出すよりも、課題点を先に抽出した上で、それを改善するために必要な機能を探すという形をとると、自社に合ったシステムを見つけやすくなります。

 

●操作やメンテナンスが簡単

人事評価システムには、膨大なデータが保存されています。その中から、必要なときに必要なデータをすぐに探し出せるような、操作が簡単なシステムを選びましょう。操作が簡単で情報がわかりやすいというのは、システムを利用する上で重要なポイントです。
また、メンテナンスが簡単であることも確認しましょう。システムのメンテナンスや、バージョンアップが自社で行えるシステムを選定すると、手間はかかりますが、無駄なコストを抑えることができます。

 

●ほかのシステムとの連携

すでに別の機能やクラウドサービスを導入している場合は、それらのシステムと連携が可能かどうかを事前にチェックしておきましょう。勤怠管理や給与計算、会計システムなどのシステムと連携できると、人事情報全般を一元化でき、より大きな業務効率化を図ることができます。

 

人事評価システムの導入で人材のつなぎ止めを

優秀な人材の確保とつなぎ止めは企業にとって大きな課題です。
成績が良く企業に貢献できているにもかかわらず、上司や人事部の評価が不当に低ければ、優秀な人材が離脱したり、辞めるところまではいかなくともモチベーションが下がったりしてしまいます。
社員が能力を最大限に発揮するためには、モチベーション管理が大切であり、企業側は透明性の高い人事評価の仕組み作りが求められます。
人事評価システムの導入はその課題解決に大きな役割を果たすでしょう。
企業の採用担当者の方は、人事評価システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
人事評価の効率化と透明性の高い人事の仕組み作りは必要不可欠です。
企業の人事制度や評価基準は企業によってそれぞれ異なるため、まずは自社に必要な機能を洗い出し、自社の人事要件に合致した人事評価システムを導入しましょう。

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