ワークフローシステムの費用相場は？無料で導入できるものについても解説！

社内でのあらゆる申請業務を円滑に進めていくために、ワークフローシステムの導入を検討している企業や、ワークフローシステムをすでに取り入れていてシステムの改修を検討している企業もいらっしゃるかもしれません。ワークフローシステムの導入はもちろん、システムの開発・構築・改修には、ある程度コストがかかってきます。
今回は、ワークフローシステムの導入・開発・構築・改修の費用相場を知りたい方向けに、ワークフローシステムの費用相場から基幹システムとの連携、無料のワークフローシステムについてご紹介します。

 

目次

 

 

 

ワークフローシステムの費用相場は場面毎に変わる

ワークフローシステムは発注やそのほか社内での承認作業などを効率的に行ってくれるシステムのことです。社会情勢が変わってからテレワークが進められるようになり、電子媒体による業務の処理が求められるようになりました。そこで積極的に活用されているのがワークフローシステムです。そんなワークフローシステムの費用は、システムの導入時と、システムを開発・構築・改修する際の2つの場合でそれぞれ費用の算出方法が決まります。

ここでは、ワークフローシステムの費用の算出方法を場面別に解説していきます。ちなみに、ワークフローシステムについて詳しくは以下のページで紹介していますので合わせてご確認ください。

▶ ワークフローシステムでできることとは？導入メリットを解説

 

●ワークフローシステムを導入する場合

ワークフローシステムを導入する場合、パッケージ化されているシステムを契約後、導入となります。そのため、パッケージ化されたシステムの導入コストと運用コストがかかってきます。そして、パッケージ化されているシステムはクラウド型システムとオンプレミス型システムの2つに分かれます。クラウド型システムは月額料金を支払い続けることで利用し続けられるシステムです。その名の通り、クラウド上でデータ管理・運用を行うため、初期コストが抑えられ気軽に導入しやすいという特徴があります。

一方、オンプレミス型は自社サーバーを使ってオフライン上でデータ管理・運用を行うシステムです。オフライン上でデータ処理ができるため、セキュリティ性が高いという特徴があります。その代わり、自社にサーバーを設置するため大きな初期コストがかかることがあります。実際にパッケージ化されたワークフローシステムの例として、以下の製品が挙げられます。

製品	初期コスト	1ユーザーあたりの月額料金	システムの形態
ジョブカンワークフロー	0円	300円（最低利用金額500円）	クラウド型
コラボフロー	0円	500円（最低5ユーザーから）	クラウド型
楽々WorkflowII	250万円～（詳細は問い合わせ）	ー	オンプレミス型
X-point Standard版	690万円～（詳細は問い合わせ）	ー	オンプレミス型

クラウド型のワークフローシステムは利用するユーザー数によって月額料金が決まるケースが多いです。コストはオンプレミス型より圧倒的に安いですが、ランニングコストとして維持費用がかかり続けます。オンプレミス型は初期コストとして数百万円ほどかかりますが、一度払えばそれ以降、あまりコストはかかりません。システムの特徴の違いや費用相場を理解したうえで、自社に合ったワークフローシステムを導入するようにしましょう。

 

●ワークフローシステムを開発・構築・改修する場合

ワークフローシステムの開発・構築・改修は、どの作業であっても技術者に依頼する形となります。技術者に依頼する場合には、「技術者の単価×作業日数＋会社の固定費」でかかるコストが算出されます。技術者ごとにかかる単価については、以下の表の通りです。

技術者	1ヶ月あたりの費用相場
上級システムエンジニア	100～160万円程度
初級システムエンジニア	60～100万円程度
大手企業所属のプログラマー	50～100万円程度
下請け企業や個人事業主のプログラマー	40～60万円程度
外国籍プログラマー	30～40万円程度

自社で必要な作業が、どの程度のスキルを持った技術者がいれば実現できるかをよく見極めましょう。開発・構築・改修費用の内訳・おおよその算出方法については、以下のページで詳しく紹介しています。

▶ システム開発にかかる費用はどのくらい？費用計算の方法も解説！

▶ 工事管理システムの費用相場は？導入・開発・構築・改修別に費用の仕組みを解説！

 

ワークフローシステムは基幹システムとの連携が大切

業務上の申請や承認を効率化できるワークフローシステムですが、ワークフローシステム単体で完結するわけではありません。申請や承認が完了したら、その情報を別のシステムに引き渡して別の関連業務を進める必要があります。特にワークフローシステムを導入する際には、基幹システムとの連携が大切です。後々困らないように、どこまで基幹システムと連携できるワークフローシステムなのかをチェックしておきましょう。

 

●基幹システムと連携するメリット

ワークフローシステムを基幹システムと連携するメリットとして以下の4つが考えられます。

• データの全体的な可視化ができる

• リアルタイムでデータ共有できる

• 新しい顧客のニーズを分析できる

• コストカットできる

ワークフローシステムと基幹システムを連携させると、情報の流れを全体的に把握しやすくなります。そして、その情報はリアルタイムで反映されるため、必要な情報をすぐ取り出すことができます。

また、全体的な情報を基に、顧客のニーズを分析することも可能です。もちろん、基幹システムだけで情報の分析を行うこともできますが、ワークフローシステムと連携させることで、情報分析の精度はより高くなります。ほかにも、システム連携を行うとヒューマンエラーの防止により業務効率化を実現できるなど、連携によるメリットは多数存在します。

基幹システムの詳細については、以下のページで詳しく紹介していますのでこちらもセットで確認してみてください。

▶ 基幹システムとは？ERPの違いや導入のメリット

 

●基幹システムの費用相場

基幹システムを導入する際も、ワークフローシステムと同様、パッケージ化されたものもあれば、独自開発できるものもあります。それぞれのパターンで導入時にかかる費用が異なるため、まずはクラウド型の基幹システムの費用相場をご紹介します。

費目	費用相場
基本ライセンス費	10万円～100万円
ユーザーライセンス費	1,000円～1万円
導入サポート費	10万円～1,000万円

クラウド型基幹システムの場合、数十万円程度で抑えられることもあれば、場合によっては数千万円かかることもあります。次に、オンプレミス型の基幹システムの費用相場を見てみましょう。

費目	費用相場
ソフトウェアライセンス費	10万円～500万円
ハードウェア費	10万円～1,000万円
導入サポート費	100万円～1,000万円
教育費	10万円～100万円
カスタマイズ費	100万円～500万円

オンプレミス型の場合は費目が増え、少なくとも数百万円単位でコストがかかります。また、独自開発で依頼する場合には、業種によって必要な機能が異なってきますので、業種によってはかかる費用相場が変わってきます。一部業種ごとの独自開発の費用相場を以下の表にまとめました。

業種	費用相場
建設・建築業のシステム	200～300万円（導入台数5台前後）
製造業のシステム	300～500万円（導入台数5台前後）
卸売業のシステム	100～200万円（導入台数2台前後）
そのほかのシステム	300～600万円（導入台数数台程度）

基本的にはどの業種であっても、数百万円程度かかると考えておきましょう。ただ、開発を依頼する場合は導入までに時間がかかるため、すぐに導入できない点に注意が必要です。

基幹システムの費用相場の詳細は以下のページで紹介しています。

▶ 基幹システムの導入における費用相場とは？おすすめの開発企業は？

 

無料のワークフローシステムでまずはお試しも！

ワークフローシステムの導入にあたり、なかなか高いコストが払えないという方もいるでしょう。そんなお悩みを解決してくれる、無料のワークフローシステムも存在します。ここからは無料のワークフローシステムの機能やメリット・デメリットについて解説していきます。

 

●無料のワークフローシステムで使える機能

無料のワークフローシステムで使える機能としては、以下のものが挙げられます。

• 書類の申請・承認・決裁・確認

• 申請書類のテンプレート作成

• スケジュール管理

• 施設予約

• ファイル管理

無料のワークフローシステムといっても製品によって異なりますが、それなりに多くの機能に対応しています。ただ、あまり複雑な承認ルートには対応していない場合がほとんどです。また、基本的には有料の製品でないと、従業員規模の大きい企業には対応していません。

 

●無料のワークフローシステムのメリット

無料のワークフローシステムのメリットとしては、以下のようなポイントが挙げられます。

• お試しでワークフローシステムが使える

• コストをかけないで業務効率化が実現できる

• テレワークの導入ができる

無料なら導入を決めかねているという方もお試しで、実際にワークフローシステムが使うことができます。ワークフローシステムを導入してから、自社の業務フローには合わない、または自社では不要だったと気付くことがないよう、まずは無料でワークフローシステムを実際に導入して効率化されるか判断することができるでしょう。また、従業員規模が小さい企業ならコストをかけずに業務効率化を行ったり、テレワークを導入したりすることが可能です。自社の従業員規模を踏まえて、無料のワークフローシステムからまずはスタートしてみるのも1つの手です。

 

●無料ワークフローシステムのデメリット

一方で、無料のワークフローシステムのデメリットとしては以下のものが挙げられます。

• アカウント数やデータ容量の追加ができない

• 使える機能の充実度が低い

無料のワークフローシステムは使えるアカウント数やデータ容量に制限があります。その範囲内の企業規模でないと社内全体で使いこなすことができません。また、使える機能の充実度が低かったり、無料で使えるが短く制限があったりするため、無料ワークフローシステムの機能や制限などをよく確認のうえ、自社で十分に使えるものか判断してみてください。

 

自社に合ったワークフローシステムを見極めよう

社内の承認や申請作業などをミスなく効率よく行うために、ワークフローシステムが必要とされています。また、情報を可視化させ、最大限データを活用するために、基幹システムとの連携もできると尚良いでしょう。どちらのシステムも導入・開発・構築・改修する際にはコストがかかるのが基本です。パッケージ化されたシステムを導入するか、技術者に依頼するかによってかかる費用相場が異なります。さらに、パッケージ化されたシステムでも、クラウド型かオンプレミス型かで費用の内訳が変わってきます。

今回ご紹介した内容を基に、自社に合う形でシステムの導入・開発・構築・改修を検討してみてください。また、無料のワークフローシステムもあり、有料の製品よりも機能の充実度や使えるユーザー数などが制限されていますが、導入をお悩みの方にとっては、実際にお試しでシステムを導入することが可能です。メリット・デメリットを踏まえ、無料のワークフローシステムも視野に入れてみてください。

自社でのワークフローシステムの導入に不安がある方は、発注ナビにご相談ください。皆さまのご要望に合った開発会社探しを丁寧にサポートいたします。

 

 

 

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