採用活動は、企業にとって優秀な人材を確保するために必要不可欠です。近年は、少子高齢化や好景気を背景とした人材不足により、採用に苦戦している企業も多くあり、採用活動の強化・効率化は重要性を増しています。
今回は、企業の採用活動を支援するツールである採用管理システムの重要性や導入のメリットなどをご紹介します。
目次
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採用管理システムの重要性
採用管理とは、外部から応募者を募って選考活動を行ったり、採用した方を部署間で移動させて人材バランスを取ったりする一連のプロセスを指します。ここでは、企業が必要とする人材を確保するために採用計画を立て、応募条件にマッチする人材を外部から獲得する活動について取り上げます。
●採用管理システムとは？
採用管理システムとは、企業の採用活動をサポートするシステム全般のことを意味します。求人情報、応募者の個人情報、選考の進捗、採用担当者の評価といった採用活動における様々な情報をシステム上で一元管理できます。このように効率的な採用活動を進めるための機能を実装したシステムを「ATS（Applicant Tracking System）」と呼びます。
●採用管理システムが必要な理由
採用管理システムが重要視されている背景には、近年の人材不足と採用難が挙げられます。厚生労働省の発表によると、令和４年５月時点の有効求人倍率は1.24倍※。有効求人倍率とは、求職者一人あたりの企業の求人数を示す数字で、1倍を超えると、人材を求めている企業が多いということになります。これは少子高齢化で日本の労働人口が減少しているのに加えて、好景気で採用活動を行う企業が増えていることが要因と見られています。
こうした採用難の状況の中、企業側は早急かつ、きめ細やかな対応が必要になっています。スマホやタブレットなどの端末の普及により、求職者はいつ、どこにいても仕事探しや求人への応募ができるようになりました。それに伴い、採用活動を行う企業側も早急な対応が求められるようになっています。そうした状況から採用担当者の負担を軽減し、限りある社内の人的・時間的リソースを有効に使うことができる採用管理システムに注目が集まっているのです。
●採用管理はExcelでも可能なのか？
効率よく使うポイントを押さえておけば、Excelを使った採用管理でも問題ありません。
自社で採用管理表を作って重要な情報に絞って載せることが大事になってきます。さらに、無料のテンプレートを利用すれば、一から採用管理表を作成する手間も必要なくなります。
また、Excelを効果的に活用するなら、関数を上手く使いこなすことが重要です。COUNTA関数やCOUNTIF関数、SUM関数などの基礎的な関数だけでも身につけておきましょう。
採用管理にExcelを使うことで、コストを抑えられたり、求人媒体を分析できたりするメリットがあります。一方で、動作が重くなることや、複数人で管理しづらい、更新が滞ってしまって採用管理に大きく影響するというデメリットもあります。また、Excelが苦手な社員が触ってしまってファイルや関数が壊れてしまうというケースも想定されます。
そういったリスクを回避するために、採用管理システムを利用することをおすすめします。ヒューマンエラーを防止できるだけでなく、採用管理にかかる業務を効率化することができます。採用管理システムの導入によって、少ない人員でも採用管理をスムーズに進行することができます。
※参照元：厚生労働省 一般職業紹介状況(令和4年5月分)について
採用管理システムで管理する項目
採用管理システムを活用すると、具体的にどのような項目の管理が可能になるのでしょうか。採用管理システムでできることをご紹介します。
●求人案件の管理
採用管理システムでは、企業が求職者に対して公開している求人案件の管理ができます。求人情報や採用予定人数、採用が必要な部署、求める人材、求人ごとの募集期限、公開した媒体名と媒体数といった情報をまとめて管理します。採用管理システムの種類によっては、自社の採用ページと他社媒体の採用ページの募集状況を一元管理することも可能です。
●求職者情報の管理
自社の求人に応募が来た求職者の情報も管理します。求職者の履歴書や紹介元などの個人情報は、取り扱いに慎重な配慮が求められます。その点、採用管理システムなら閲覧者を制限できるため、個人情報を安全に管理できます。
●選考状況の管理
求職者一人ひとりの選考状況もまとめて登録します。具体的にはそれぞれの求職者の採用進捗や、筆記テスト・面接の評価などを管理することが可能です。特に、面接の評価などは個々の採用担当者に属人化しやすい情報であるため、評価に関する情報を言語・数値化して社内で共有することが重要です。
●内定者の管理
採用管理システムで、内定通知の有無や内定後の連絡・フォローまで行えます。せっかく内定を出した人材の入社辞退を防ぐためにも、内定後のフォローまでしっかりと行うことが大切です。内定者の心理面のサポートを目的とした、専用のコミュニケーション機能などを提供している採用管理システムも登場しています。
採用管理システム導入のメリット
採用管理システムを採用活動に使用した場合の具体的なメリットを3つご紹介します。
●メリットその1「採用活動の効率アップ」
求人情報の作成から採用まで、採用活動における様々な情報を一元管理できます。スマホやタブレット端末の活用で、求職活動が容易になっている近年では、採用スピードは非常に重要です。採用にかかる時間を短縮することで、優秀な人材を取り逃がさないようにする効果が期待できます。
●メリットその2「情報の見える化」
選考にかかわるデータを社内で共有することで、情報の属人化を防止することが可能です。応募者の選考に関する情報を属人化させてしまうと、選考から内定フォローまで、特定の担当者を通さなければスムーズに進まないという状況になってしまいます。
また、情報を言語化・数値化することで、社内に情報を共有できます。その結果、採用担当者の工数と負担減につながり、選考に集中できる環境を整えられます。
●メリットその3「人為的ミスの防止」
応募者の情報をまとめて管理することで、抜け漏れを防ぐことができます。表計算ソフトによる管理では、求職者とのメールの見落としなどの人為的なミスが発生する可能性があります。こうした小さなミスを防ぐことが、採用のチャンスを確実に担保することにつながります。
●メリットその４「採用のコストパフォーマンスが改善する」
採用管理システムの導入によって、採用におけるコストパフォーマンスを改善することが可能です。Excelなどを使って管理している企業が、採用管理システムを導入することで、入力作業や管理業務が効率化でき、工数やコストを改善できます。また、データの分析も簡単に行えるため、採用活動のパフォーマンスを向上させることが可能です。
システムには様々な種類があり、その中の1つにクラウド型システムというものがあります。クラウド型システムは月額料金制のサービスで、毎月1ユーザーあたり数百円の料金を払えば利用できます。負担が少なく、インターネット環境とログイン情報があれば、場所を選ばずどこでもアクセスが可能です。また、クラウド型のシステムよりも費用はかかりますが、独自の採用管理システムを開発し活用している企業もあります。
導入前にチェックしたいこと
採用は企業の成長につながる重要な活動と言えます。また、採用管理には、精度とスピードが求められます。そのうえ、たくさんの情報やデータが混在する採用活動だからこそ、採用管理システムを導入する際に、チェックしておきたいポイントがあります。
●導入する目的を明確にする
まずは採用管理システムを導入する目的を明確にしましょう。
どんなに優れた採用管理システムを導入したとしても、その製品が自社の課題などにフィットしないと十分な効果が発揮できません。そもそも、目的意識がないと、実際は導入の効果が出ていても実感できません。まずは採用活動における課題を洗い出し、導入する目的を整理した上で、優先順位の高い導入目的を達成できる製品を選びましょう。
●システムは使いやすいかチェックする
目的に合った採用管理システムを導入したとしても、その採用管理システムを担当者が使いこなせなければ意味がありません。システム導入時は機能が充実しているものを選びがちですが、機能が充実していると作業が複雑になりがちです。そのため、担当者の使い勝手を重視して選定しましょう。
パッケージ化された採用管理システムについては、トライアル製品を使ってお試し利用ができます。システムの使いやすさは実際にそのシステムを使ってみないとわかりません。もし気になっている製品の中にお試し利用できるものがあれば、まずはお試し利用から始めてみましょう。
●提供会社のサポート品質を検討する
採用管理システムは、導入後にもシステム提供会社からサポートを受けられるケースが多いです。その提供会社のサポートの質が、どのくらい優れたものなのかもチェックしてみてください。特にセキュリティやカスタマイズは、採用管理システムで大事な要素となってきます。そのため、製品そのものだけでなくシステム提供会社のサポート内容までよく確認しておきましょう。
自社に合った採用管理システムの選び方
自社に合った採用管理システムを選ぶには、どのようなポイントに気をつければ良いのでしょうか。採用管理システムを選ぶコツをご紹介します。
●雇用形態で選ぶ
採用管理システムにはそれぞれに特徴があり、得意とする雇用形態があります。新卒、中途、アルバイト、リファラル（社員の紹介による採用）などです。自社が採用したい雇用形態に強いシステムを選ぶことが大切です。それぞれに特化した採用管理システムを選択しましょう。
●機能で選ぶ
企業によって採用プロセスは変わるため、採用管理システムに自社の採用プロセスや重要視する要素にマッチした機能が設けられているかどうかを確認しましょう。例えば、実際の採用フローをシミュレーションしながら考え、「求人案件の管理機能」「求職者情報の管理機能」「選考状況の管理機能」「内定者の管理機能」など、自社の要望と一致した機能が盛り込まれているかどうかがシステム選びの基準になります。
求人案件の管理機能
採用管理システムでは、募集部署、採用予定人数、掲載媒体、求める人材などの求人案件を一元管理することが可能です。
企業の採用は、複数部署で行っているケースや、複数ポジションを採用していることも多く、求人案件の管理が煩雑になってしまうことも少なくありません。採用管理システムの機能を活用して、求人案件を管理できます。求人案件数、募集部署・ポジション、採用予定の人数、求人を掲載している媒体など、様々な情報を一元管理することで、採用活動を効率化できます。
求職者情報の管理機能
採用管理システムには、求職者情報を管理する機能があります。求職者情報は、個人情報を含むため、取り扱いに注意が必要です。採用管理システムで求職者情報を一元管理することで、情報漏洩のリスクを軽減することができます。また、求職者が求人媒体に登録しているデータを取り込むことも可能です。複数の媒体にまたがって採用活動を行っていると煩雑になりがちな情報管理ですが、採用管理システムの活用によって負担を軽減できます。
また、応募者とのやりとりに使用するツールについても、採用管理システムによってはLINE機能が使えるものもあります。採用したいターゲット属性によっては、メールや電話よりも、LINEを活用することで応答率を改善する効果もあります。
選考状況の管理機能
採用活動において、求職者ごとの選考状況の管理、面接日程の調整、スケジュール管理などの選考状況の管理は、ミスがあってはならない重要な作業です。加えて、日々更新が必要なため、求人案件、採用予定人数が増えるほど、担当者の負担は大きくなります。採用管理システムを活用することで情報管理や共有の負担を大幅に軽減できます。
また、最近ではオンライン面接を行う企業も増えていますので、Web会議ツールなどの外部システムと、採用管理システムが連携できるかどうかも採用活動の効率化のための重要なチェックポイントです。
内定者の管理機能
選考を通過して、内定が決まった後は、内定通知を送付します。採用管理システムを活用することで、内定通知におけるミスや連絡漏れ、連絡の遅れを防ぐことができます。
また、ご縁があって内定通知を出した人材の、入社の意向を高めるためには内定者フォローが欠かせません。内定者とのコミュニケーションにも採用管理システムが活用できます。また、内定から入社後の手続きまでできる外部システムとの連携もできますので、情報共有や手続きをスムーズに進めることが可能です。
●セキュリティで選ぶ
採用活動で取り扱う情報は、個人情報が含まれているため、システムのセキュリティは重要な選定ポイントの1つです。データベースの暗号化やアクセスログの記録ができるかなど、セキュリティ面もしっかりと確認しましょう。
採用管理システムの導入でスピーディな採用活動を
採用活動にスピードが求められる時代になり、採用にかかる工数を削減することが採用活動を成功させるための重要なポイントとなっています。
人材不足がさらに深刻化するのは確実であり、採用活動の効率化はより一層、重要性を増すでしょう。
そこで求められるのが採用管理システムの導入です。採用したい人材像や雇用形態、自社の採用プロセス、重視したい機能などを明確にしたうえで、自社に合った採用管理システムを選ぶことで、採用活動の効率化に大きく貢献できるでしょう。企業の採用担当者の方は、採用管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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