勤怠管理システムの導入にかかる費用相場は？見積もり金額はどのくらいになる？

従業員の勤怠を管理することを目的として、企業では勤怠管理システムの導入が進められています。働き方改革にも役立つ勤怠管理ツールは、さまざまなベンダーが提供を行っています。中には、これから勤怠管理システムの導入を検討している方もいるでしょう。そこで今回は、勤怠管理システムの導入や改善・開発を検討している方に向けて、勤怠管理システムを導入するメリットや必要な基本機能、選び方などについて解説していきます。

 

目次

 

 

 

勤怠管理システムの導入は「開発」と「パッケージソフト」どちらがおすすめ？

勤怠管理システムを導入する場合、「システム開発の依頼」と「パッケージソフトの利用」の2つの導入方法があります。どちらの方法が適しているかは企業（または店舗）ごとに変わってくるので、以下ではそれぞれの導入方法の特徴を解説します。

 

●システム開発の依頼

システムの開発を依頼して、自社にフィットした独自の勤怠管理システムを作ってもらう方法です。主な特徴として、基本機能として決められている機能が使えるのはもちろん、追加したい機能があればカスタマイズしてもらえます。自分で機能を選べないと、企業によってはシステムをうまく使いこなせないケースも少なくありません。自由にカスタマイズできれば、システムを使いこなせないというリスクを抑えるのに有効です。

このほか、運用サポートやアフターケアサービスをしてくれる企業が多く、ITに詳しくない方でも安心してシステム導入の検討がしやすいでしょう。システムを作っても、現場で使い方がわからないと、勤怠管理システムの効果を十分に発揮できません。

なおシステム開発は、後述するパッケージソフトよりも初期費用がかかりやすい特徴があります。システム開発企業によっても費用は大きく異なるため、複数社を吟味した上で依頼を検討するのが理想です。以下のページでシステム開発企業の例をいくつか紹介しているので、気になる方はチェックしてみてください。

 

●パッケージソフトの利用

パッケージソフトは、システム開発企業が提供しているパッケージ化されたシステムをそのまま使う方法です。

基本機能に加えて、パッケージソフトごとに追加機能が加えられています。どのパッケージソフトも同じ機能が備わっているわけではないので、パッケージソフトの選び方次第では、追加機能が自社に必要ないという場面が出てくるリスクがあります。そのため、どんな機能が自社に必要なのかを明確にしてから、希望を満たすパッケージソフトを探すようにしましょう。

また、サービスの提供会社からは、サポートサービスやアップデートサービス、業種別のカスタマイズサービスなどを受けられます。安心して利用しやすいという点では、システム開発を依頼する方法と大きな差を感じることなく利用できます。なおパッケージソフトは、ゼロから開発をするより初期費用が抑えやすい一方、月々のサービス費用やオプション費用が継続的に発生しやすいのが特徴です。

 

勤怠管理システムの導入にかかる費用をそれぞれチェック

勤怠管理システムの導入にどのくらいの費用がかかってくるのか、システム開発を依頼する方法を採用した場合の費用相場とパッケージソフトを利用する方法を採用した場合の費用相場をそれぞれ紹介します。

 

●システム開発の依頼

システム開発を依頼する場合の相場は以下のとおりです。

• 初期費用：数十万円～数百万円

• ランニングコスト：月額1万円程度

• 保守運用費：月額数千円程度（ユーザー1人あたり）

• カスタマイズ費用：内容次第

システム開発の依頼は初期費用が高くつきやすく、最低でも30万円程度は必要です。そして、企業規模が大きければそれに見合ったものを作らなければならないので、大規模なシステムだと100万円以上かかることも珍しくありません。保守運用費はアフターサービスなども含まれているということもあり、利用するユーザーの数に応じて変動します。また、カスタマイズ費用は明確な基準が明らかとなっていないので、依頼する企業ごとに費用も大きく変わってきます。企業ごとに差が生じる分、依頼の際は見積もりを出した上で比較検討をするのが理想です。

 

●パッケージソフトの利用

パッケージソフトを利用する場合の相場は以下のとおりです。

• 初期費用：数万円～数十万円

• ランニングコスト：月額数千円～数万円

• 保守運用費：0円

• カスタマイズ費用：0円

企業の設備環境によっても左右されますが、パッケージソフトの利用は、初期費用を数万円から数十万円程度に抑えられます。それに加えて、毎月支払うサービス利用料やオプション費用などがランニングコストとしてかかってきます。システム開発を依頼する場合だと、システムの開発とその他サービスは別物としてコストがかかります。しかし、パッケージソフトを利用する場合だと、システムの利用やその他サービスは同じ1つのサービスとして扱われます。そのため、別途その他サービスの利用にコストがかかることはありません。

また、サーバーメンテナンスなどの管理コストはサービス提供先の企業の負担になります。利用者側の費用負担をはじめ、維持・管理作業に時間的コストを使わなくて済む点は、パッケージソフトの強みといえます。

 

導入前に見積書の作成を依頼しよう

繰り返しになりますが、システム開発企業に依頼する際、見積書の作成を依頼してから検討をしたほうが良いです。あれこれと欲しい機能を搭載した結果、想定していたよりも費用が肥大化することもあります。まずは、実際に依頼するとなるといくらかかるのかを知る必要があります。そして、見積書の作成は1社だけでなく、複数社に依頼して比較することでより安く料金を抑えられます。

 

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入するメリットとして、以下の5つが挙げられます。

• 業務効率化

• 正確な人件費の把握

• 勤怠データの活用

• トラブルの回避

• 従業員の健康維持と生産性の向上

 

●業務効率化

勤怠管理システムを導入すれば、勤怠データの集計や分析にかかる時間的コストがカットでき、給与計算システムと連携させることで給与計算も簡単にできるので、業務の効率化につながります。さらに、タイムカードや手作業での勤怠管理が必要なくなるのでペーパーレス化を実現できるでしょう。これにより、時間的コストだけでなく、紙のコストも削減することができます。

 

●正確な人件費の把握

残業時間や休日出勤などがシステム上で管理できれば、正確な勤怠情報を残せます。結果として、正しい人件費を把握しやすくなります。システムの管理画面から従業員の勤怠情報がリアルタイムでわかるので、人事の仕事がやりやすくなります。勤怠情報と紐づけることで、給与計算などがスピーディーに行える点もポイントです。

 

●勤怠データの活用

勤怠状況が把握できるようになると、その勤怠データを分析して人的リソースが管理しやすくなります。業務配分や人員配置を正しい形に変えることで、働きやすい労働環境の形成に役立ちます。

 

●トラブルの回避

勤怠管理システムを導入することで、勤怠状況が正確に管理しやすくなり、従業員の超過勤務を防ぎやすくなります。それによって従業員とのトラブルや労働基準法違反に抵触するリスクを軽減可能です。また、Excelでの勤怠管理でありがちな数式を間違って消してしまったというトラブルも減らせます。

 

●従業員の健康維持と生産性の向上

労働環境を改善できれば、従業員にしっかりと休息を取ってもらい、生産性の向上につなげることができます。特に繁忙期や閑散期のシフト計画が重要になってくるので、従業員の健康維持のために適切な管理が欠かせません。

このほか、勤怠管理システムを導入するメリットの詳細は以下のページでご紹介しています。気になった方はチェックしてみてください。

⇒勤怠管理システムで業務効率化！労務改善ができる多彩な機能とは？

 

勤怠管理システムに必要な基本機能とは

勤怠管理システムに必要な基本機能は、従業員側と管理側で異なります。従業員側にとって必要な基本機能には以下のものが挙げられます。

• ログイン機能

• 勤務シフト管理

• 有給休暇管理

• 給与明細一覧

• 評価シート

自分の勤怠状況や有給休暇の状況、給与の管理を行うために必要なログイン機能、自身の仕事における評価を管理する評価シートなどが必要です。一方、管理側にとって必要な基本機能には以下のものが挙げられます。

• 申請・承認機能

• 勤怠データ分析・集計機能

• 休暇管理機能

• 管理者権限機能

• 給与計算機能

管理側では休日出勤や休暇取得の申請・承認機能や勤怠データ分析・集計機能、休暇管理機能などが必要です。従業員の勤怠データの分析をはじめ、給与管理機能や給与計算機能などは、総務や人事の負担を大きく軽減できる機能です。

 

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムは、以下の指標を基に選ぶことをおすすめします。

• 自社の勤務ルールと相性が良いか

• 打刻方法

• サポートの手厚さ

勤怠管理システムを導入して、そのシステムが自社に合っていなければ使い物になりません。大前提として自社の勤務ルールに沿ったシステムを選ぶ必要があります。また、打刻方法がそれまでに使っていたものと違う方法に変わってしまうと、慣れるのに時間がかかってしまい、勤怠管理のミスが発生しやすいです。打刻方法は、なるべく同じシステムを採用したほうが良いでしょう。ほかにも、サポートが手厚いと早い段階で勤怠管理システムが1人で使いこなしやすくなります。トラブルが発生した際にもすぐに対応しやすくなるので、サポートの手厚さは重視しておきましょう。

 

もしパッケージソフトをカスタマイズしたくなったら

パッケージソフトをどうしてもカスタマイズして使いたいという時は、開発元に相談すれば対応してくれる場合もあります。しかし、カスタマイズにこだわりすぎてしまうと、システム開発企業に依頼するのと変わらなくなります。また、カスタマイズを重ねることで想定外の金額がかかってしまうこともあります。

本当にそのカスタマイズが必要か、ゼロから開発のほうが良いのではないか、など要件をしっかりと検討しておくことが大切です。パッケージソフトの強みはある程度使える機能が決まっていて、やりたいことをすぐに実行できるという点です。カスタマイズの依頼はその強みが消えてしまわない範囲で行うようにしましょう。

 

勤怠管理システムのカスタマイズ例をご紹介

カスタマイズの例としては以下のものが挙げられます。

• 計算期間内に時給に変更があっても、自動で計算できる機能

• 早退・残業などを打刻画面申請できる機能

• 締めチェック帳票の自動作成機能

しかし、前述のように細部まで実現したいことに執着したり、本来のパッケージソフトがもたらす価値とは違う方向で使われていたりするとカスタマイズに失敗しやすくなります。カスタマイズを依頼する際には、元々のパッケージソフトの型が崩れすぎないようにすることが大事です。

 

勤怠管理システムの導入で業務の効率化を

勤怠管理システムを導入することで、従業員側はワークライフバランスをしっかりさせやすくなり、管理側は業務効率化に必要な人員配置がしやすくなります。システム開発を依頼するかパッケージソフトを利用するかで、できることや費用相場は変わってきます。

自社に合った導入方法はどんなものでどんな機能が必要なのか、そしてどのくらいの予算で導入できるかを加味して、勤怠管理システムを導入してみてください。システム開発会社に委託する場合は、発注ナビの利用がおすすめです。必要な機能や要件を、専門コンシェルジュが詳細にヒアリングします。まずはお気軽にご相談ください。

 

 

 

 

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