ビジネスには、会社が消費者に向けて提供するBtoCや、会社が会社に向けて提供するBtoBなどの形態があります。ビジネスの現場ではさまざまなシステムが活用されていますが、その中にはBtoBシステムという円滑にBtoB事業を進めるためのシステムもあります。そこで今回は、BtoBシステムの機能や導入するメリットを知りたい方に向けて、BtoBシステムの主な機能やシステムの選び方を中心に解説していきます。
目次
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BtoBシステムの主な機能とは
BtoBシステムは、企業同士の商取引での受注と発注を電子的に行い、管理するためのツールのことです。別名受発注システムとも呼ばれています。このBtoBシステムには、以下のような機能が搭載されています。
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受発注処理
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顧客管理
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商品・在庫管理
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マイページなど
受発注処理は、Web上で商品の在庫数や納期などの情報を基に、見積もり依頼や発注などの作業を行う機能のことです。この機能によって確実性の高いサービスが提供しやすくなります。また、顧客管理や商品・在庫管理は、顧客企業の情報や商品・在庫管理の情報などを管理して、価格設定を行う機能です。マイページは顧客企業ごとにページを提供して、発注履歴や納期情報などを通知できる機能を指します。これらの機能をうまく活用すれば、質の高いBtoB取引が実現しやすくなります。
BtoBシステムを導入する受注側のメリット
BtoBシステムのメリットは、受注側と発注側の両方にあり、それぞれの立場によってメリットの内容が異なります。受注側のメリットとして、以下のものが挙げられます。
●人的ミスの削減
アナログな方法で受発注をしていると、電話の場合聞き間違いやFAXなら記入漏れなどの人的ミスが発生しやすいです。受発注システムに入力して欲しい箇所を必須にして、必須事項をすべて埋めないと送信できない仕組みにすれば、入力ミスの発生が抑えられます。
●お客様サービスの向上
BtoBシステムを導入すれば、受発注業務全体のスピード感が上がり、それまでよりも早く納品できます。なるべく早く納品して欲しいというニーズにも応えやすくなるでしょう。また、BtoBシステムに受発注してもらうようにすれば、24時間いつでも受発注してもらうことも可能です。受注側としても、電話窓口の縮小による人件費カットが見込めるため、積極的にBtoBシステムの活用をおすすめしていきましょう。
●進捗や履歴管理の効率化
BtoBシステムを使えば、データの一元管理が自動で可能となり、そのデータを効率的に活用できます。データを１つずつシステムに打ち込んでいくよりずっと効率が良く、ヒューマンエラーの発生を抑えやすいです。
BtoBシステムを導入する発注側のメリット
発注側のメリットとしては、以下のものが挙げられます。
●発注業務の効率化
BtoBシステムで発注が24時間いつでもできると、時間を問わず申し込みが簡単にできます。FAXや電話、メールでのやり取りといった手間のかかる業務の効率化が図りやすくなるでしょう。システム上で人を介さず注文できるようになれば、ビジネスマナーもそこまで気にする必要もなくなり、楽な気持ちで発注しやすくなります。
●取引先のほかの商品をWebで確認できる
会社の備品などを購入する際に当てはまることですが、取引先の商品をBtoBシステムによって、Web上で確認することができます。わざわざ電話で商品紹介をしてもらったり、カタログをチェックしたりする必要がありません。チェックした商品をそのまま同じ場所で発注できて、商品確認から発注まで手間をかけずに済みます。
BtoBシステムの選び方
BtoBシステムのメリットはわかっていても、実際に導入するとなると何を基準としてBtoBシステムを選べば良いのかわからない方もいるでしょう。BtoBシステムを選ぶ際には、以下の3つの点を意識してください。
●取引先が導入しやすいか
BtoBシステムを導入する際には、受注側と発注側の双方で導入しやすいものが望ましいです。BtoBは、企業間での受発注業務であるため、お互いが使えるものでないと意味がありません。場合によっては発注側もBtoBシステムを扱うための機器の導入や操作を覚えることが求められることもあります。その点を踏まえると、簡単に使えるシステムを導入した上で、BtoBシステムについて話をすり合わせる時間が必要です。
●受注業務の効率化につながるのか
BtoBシステムを導入する際には、受注業務の効率化につながるかを判断するのが大事です。どんなに高性能なシステムでも「操作がしにくい」「必要な機能がない」などの点が露呈すれば、受注業務の効率化は実現が難しくなります。結果的に新しいシステムを導入したことで、元々使っていたシステムよりも効率が悪くなるケースも少なくありません。まずは実際に使ってみないとわからないことも多いため、導入前のトライアル検証や導入後の現場ヒアリングなどをおすすめします。
●システムのタイプはどのようなものか
BtoBシステムは、主に以下の2つのタイプに分けられます。
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インターネットを介して利用するクラウド型
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ゼロから自社に合うシステムを開発するフルスクラッチ型
クラウド型とフルスクラッチ型は、それぞれメリット・デメリットが異なります。どちらがおすすめなのかは、事業を進める中で必要とする機能やクラウド型のBtoBシステムの中身を基に判断してみましょう。クラウド型とフルスクラッチ型の詳細については以下のページで紹介しています。
IT業界で使われる「クラウド」とはどういう意味？どんなことができるの？
クラウド型システムとフルスクラッチ開発どちらがおすすめ？
クラウド型システムはパッケージ化されているのが特徴であり、月額料金を払うことで利用し続けられます。
毎月比較的安い料金を支払い続ける仕組みになっているため、資本金の少ない中小企業でも導入しやすいです。ただ、パッケージ化されたものをそのまま使うことになり、自社に合わせたカスタマイズがしづらい場合があります。一方のフルスクラッチ開発は、ゼロから自社に合った形でシステムを開発してもらうことです。システム開発会社に直接どんなシステムにしたいのかオーダーが出せる方法で、カスタマイズ性の高さに定評があります。
ただ、クラウド型システムと違って導入段階でまとめてコストを払うため、初期費用が高くなりがちです。それに加え、自分たちの要望に合わせて開発すると導入までに時間がかかってしまいます。手軽にシステムを導入するならクラウド型システム、確実に自社に合ったシステムを手に入れるならフルスクラッチ開発という認識を持っておきましょう。
●カスタマイズ性が高いクラウド型システムについて
中には、クラウド型システムでもカスタマイズ性に優れるものも存在します。システムの導入の際には、IaaSやプライベートクラウドなど検討するのも手です。ここでいうIaaS（Infrastructure as a Service）とは、インターネット上で利用できる仮想サーバやファイアウォールなどのインフラを指します。サーバのCPUやメモリ容量などを任意に変更できるので、カスタマイズ性の高いサービス運営が実現できます。プライベートクラウドは、企業や組織内にクラウド環境を構築する形態です。自社内という限られた環境内だけで使用するため、柔軟なサービス設計ができる上、セキュリティ性の高さにも定評があります。
BtoBシステム導入の流れ
BtoBシステム導入は以下の流れで進めていきます。
●導入に必要な知識を身に付ける
BtoBシステムの導入を進める前に、まずは導入に必要な前提知識を身に付けておきましょう。例えば、クラウド型システムとフルスクラッチ開発のメリットやデメリットが挙げられます。フルスクラッチ開発を採用する場合は、開発側とコンタクトを取る方法なども身に付けておくと良いです。
●「業務改善につながるか」「どのような課題を解決したいのか」を社内全体で検討する
システムを導入しても、そのシステムが十分な効果を発揮していないと導入する意味がありません。その効果を検証するためには、自社の抱えている課題やその解決方法を明確にすることが大事です。システムを導入する前に業務改善の見込み、課題の解消などを軸にどのようなシステムが良いか、社内全体で検討してください。
●自社に最適なシステムを探す
どういったシステムを導入するのか、希望が決まったら自社に最適なシステムを探します。クラウド型システムだと、希望をすべて反映しているシステムを見つけるのは難しいです。ある程度妥協する気持ちを持って、最適なシステムを探してください。クラウド型システムで使いやすそうなものがなかったら、フルスクラッチ開発で自社に合うシステムの開発するのが理想です。
●導入の準備をする
導入するシステムが決まったら、そのシステムの持っている機能に合わせて、少しずつ準備を進めていきます。例えば、システム導入にあたって新しい機能が追加されたら、それに合わせて業務のやり方を変えていく必要があります。新しい業務のやり方を決めて、その内容を社員研修で教えていくための準備をしていきましょう。
また、いきなり新しいシステムに切り替えると現場の社員が混乱してしまいます。そのため、部分的に少しずつ新しいシステムに切り替えていく方法がおすすめです。そうなると、システム切り替えの準備も必要になってきます。ほかにも、会社ごとで必要な準備が異なるため、個別に新しいシステムを導入しても業務効率を落とさないための準備を進めておきましょう。
●実際に導入して運用を進める
新しいシステムを導入する準備ができたら、実際に現場で導入して運用を進めてみましょう。もし不都合が生じたら、業務が滞ってしまわないように、なるべく早く対応するように心掛けてみてください。
BtoBシステムでの効率化は顧客満足度にもつながる
現代では、BtoBという形態のサービスが増えてきていて、それに関連してBtoBシステムの需要が増加傾向にあります。
BtoBシステムを導入すれば、受発注管理や顧客管理などの業務の人的ミスを減らしたり、業務効率を上げたりする効果が得られます。これによって、お客様満足度の向上につなげることも可能です。BtoBシステムを導入する際には、クラウド型システムとフルスクラッチ開発の2つの方法から選択することができます。それぞれ特徴が異なり、クラウド型だと手軽に導入しやすい代わりにカスタマイズ性が低いです。一方で、スクラッチ開発だとカスタマイズ性が高い代わりにコストがかかります。
ただ、システム開発会社の中には、クラウド型でもカスタマイズ性の高いサービスを提供している場合があります。BtoBシステムの導入を検討する際には、カスタマイズ性の高いクラウド型システムの導入がおすすめです。
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