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受発注システムの導入にかかる費用やメリットは?

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受発注システムの導入をすることで、業務の効率化や受発注のミスを減らしやすくなります。ですが、導入方法を間違えてしまうと活用しきれずに業務効率化ができない、といったトラブルが発生することもしばしばです。そこで今回は、受発注システムの導入を検討されている方に向けて、受発注システムを導入するメリット、受発注システム導入の失敗例や業務の効率化例などを紹介します。

 

目次

 

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受発注システムは「開発」と「パッケージソフト」どちらがおすすめ?

受発注システムを導入する際には、システム開発を依頼する方法とパッケージソフトをそのまま利用する方法の2つのパターンが考えられます。

 

●システム開発の依頼

システム開発の依頼は、ゼロからシステムの構築をシステム会社に依頼する方法です。自由に機能をカスタマイズできる分、自社へ確実にフィットする受発注システムが作れます。外注で依頼をするため、エンジニアや開発環境を持たない企業でもオリジナルのシステムを導入できます。さらに、依頼する企業によってはそのシステムの運用サポートやアフターケアサービスも実施しているので、安心して利用しやすいでしょう。

ただしランニングコストは安いとしても、相応の初期費用が発生します。また、開発会社や料金プランによって費用は異なるため、複数社を比較検討した上で依頼する企業を決めるのが理想です。システムの導入を検討する方に向けて、以下のページに受発注システムのシステム開発を得意とする開発会社を紹介します。

 

●パッケージソフトの利用

パッケージソフトは、システム会社が提供しているパッケージ化された受発注システムを利用する方法です。自社で受発注システムを持つ形ではなく、そのサービスを提供してもらっている形なので、初期費用に加えて月額料金やオプション費用がかかります。

基本機能に加えて、その企業独自の機能が盛り込まれているので、どこの企業のサービスを利用するかによって使用感はだいぶ違ってきます。搭載されている多くの機能が自社にフィットすれば使いやすいですが、あまり使わない機能ばかりだと無駄にお金を払うことになってしまうのがネックです。

導入をする際は、パッケージソフトごとにどんな機能が搭載されているかチェックして比較検討することが大事です。また、サービスを提供する企業からサポートサービスやアップデートサービスも受けられるので、その内容も確認したほうが良いでしょう。なお、サービスを提供する企業が廃業したり、サービスが終了したりすると受発注システムが利用できなくなってしまいます。そういったリスクも加味してください。

 

受発注システムの導入にかかる費用をそれぞれチェック

受発注システムを導入する場合、どのくらいの費用がかかるのかを理解して、その上でどのように導入するかを判断します。受発注システムの導入するにかかる費用は、大きく分けて以下の4つです。

  • 初期費用

  • 維持費用

  • 保守運用費

  • カスタマイズ費用

これを基に、システム開発を依頼する方法とパッケージソフトを利用する方法のそれぞれの費用相場について解説していきます。

 

●システム開発に依頼する場合

システム開発を依頼する場合の相場は以下の表のとおりです。

  • 初期費用:数百万円~数億円

  • 維持費用:月額3万円~数十万円

  • 保守運用費:月額1万円程度

  • カスタマイズ費用:内容次第

アウトソーシングだと、初期費用が数百万円から数億円程度かかります。そして、維持費用は月額3万円から数十万円、保守運用費は月額1万円程度です。ランニングコストはシステム開発の依頼先のサポート体制によって変わってきて、それに加えて数年に1回システムを更新するのにコストがかかるため、そのタイミングだけ金額が大きくなります。

カスタマイズ費用は、どういった機能を加えるのかによって大きく金額が異なるので、正確な相場は出せません。いくつか見積もりを出してもらう中で、今回の依頼の場合にかかるカスタマイズ費用の相場感をつかんでいきましょう。

 

●パッケージソフトを利用する場合

パッケージソフトを利用する場合の相場は以下の表のとおりです。

  • 初期費用:十数万円~

  • 維持費用:月額1,000円~数万円

  • 保守運用費:0円

  • カスタマイズ費用:0円

パッケージソフトの場合は、初期費用として十数万円かかります。カスタマイズを選択しなければカスタマイズ費用がかからないのはもちろんですが、保守運用費も実質無料です。導入時のコストだけ見れば、パッケージソフトの利用のほうがコストもかかりませんが、総額費用で比べるとゼロから開発するほうが安く済むこともあります。どちらが良いか、総額費用で算出して比較して判断することをおすすめします。

 

受発注システムの導入前に見積書の作成を依頼しよう

実際に開発を依頼した場合に、依頼先の企業がいくらの料金を提示してくるかわからない状態で導入を進めるのはリスクがあります。思った以上に費用が高かったという事態を回避すべく、まずは見積もりを作成してもらいましょう。また、1社だけの見積もりを出しも、費用の比較検討ができず、機会損失が発生する可能性もあります。同じ条件で少しでもコストをカットしていくために、複数社で見積もりを出してもらうのが理想です。

 

受発注システムを導入するメリット

受発注システムを導入するメリットとして、以下のものが挙げられます。

受発注システムを導入するメリット
受注側のメリット 受注窓口を一本化できる
顧客満足度の向上につながる
発注側のメリット いつでも発注できる
取引先の取扱い商品を確認できる
共通のメリット 業務効率の向上につながる
ヒューマンエラーの減少に役立つ
ペーパーレス化を推進できる

アナログな方法と比べて、受発注システムを導入することで自動作業による業務効率化やヒューマンエラーの減少が促されます。受注側と発注側で確実なやり取りができれば、互いの信頼関係が確立されやすくなるでしょう。より詳しい受発注システムのメリットについては、以下のページで紹介しているので、気になる方はチェックしてみてください。

受発注システムとは?メリットから選び方に至るまで詳しく解説

 

受発注システムでできること

受発注システムには以下のような基本機能が搭載されています。

  • マルチチャネル機能

  • 在庫反映

  • 出荷管理

  • 請求管理

  • メール機能

  • 発注者ログイン機能

  • ほかシステムとの連携

ここでいうマルチチャネル機能とは、店頭やWeb、メールなど複数の窓口から受注できる機能のことで、窓口を広げて売上アップが見込めます。また、在庫反映は商品の入庫と出荷データを基に、リアルタイムで在庫情報を反映させる機能のことです。在庫管理のミスを減らすとともに、これをWeb上で公開することで、在庫についての問い合わせを減らして業務の効率化を促します。

請求管理は、請求書を発行して送付する処理を行いやすくする機能です。見積書のテンプレートを登録すれば、スピーディーかつミスなく見積書を作成できます。加えて、取引先ごとの見積書の書式を企業別に保存しておけば、より効率良く見積書を発行可能です。これ以外にも、受発注システムによって搭載される機能は大きく異なります。導入を検討する際は、どれが自社にとって必要な機能なのかを模索してみてください。

 

受発注システム導入の失敗例

受発注システムを導入すれば、必ずプラスの効果を生み出すとはいい切れません。具体的には、以下のような失敗例が挙げられます。

  • 導入したが業務効率化されていない

  • 自社に合わないサービスを選んでしまった

  • 導入後のランニングコストが肥大化した

  • システムの運用が思うように上手くいかない

 

●導入したが業務効率化されていない

自社に合うシステムを選んだつもりが、受発注システムを導入しても、業務が効率化されないこともあります。主な原因として、既存システムとの連携を考慮していなかったという点が考えられます。既存システムを受発注システムと連携させる場合は、受発注システムと既存システムの相性をトライアル導入で確認するなどの方法を取ると良いでしょう。

 

●自社に合わないサービスを選んでしまった

パッケージソフトの利用で起こりがちな問題に、自社に合わないサービスを選んでしまうというものがあります。どんなに優れたシステムでも、自社の業務にマッチしないシステムは効果が期待できません。例えば、必要のない機能が多くて使いにくい、システムが複雑で誤操作を発生させやすい、といったトラブルが発生することもしばしばです。

 

●導入後のランニングコストが肥大化した

受発注システムの導入後に、ランニングコストが高くなってしまうこともあります。主な原因として、要件定義が甘い、または既存システムとの継承性が低いというものが考えられます。

要件定義が甘いと、業務を進めていく中で「この機能がないと困る」といったものが発覚します。システムの導入後は、すぐに機能を拡張させるのが難しいため、別のアプリケーションを導入してカバーするしかありません。そうなると、コストが膨らんでしまいます。また、外部アプリケーションによってシステムを一元化できないと、業務が複雑になって効率の低下を招いてしまいます。受発注システムを導入する前に要件定義は念入りに行うようにしておきましょう。

 

●システムの運用が思うように上手くいかない

多額のコストを費やして受発注システムの開発を依頼しても、従業員がシステムを使いこなせなければ、業務の効率化も実現しません。システムそのものに欠陥があるケースを除けば、この問題は従業員がシステムに慣れていけば解消しやすい問題です。企業によっては、受発注システムの開発が完了したあとの運用サポートやアフターケアサービスを提供してくれるところもあります。それらを上手に活用して、現場で使う従業員はもちろん、管理者層もシステムを使いこなせるようしましょう。

 

受発注システムを導入する時のポイント

発生する費用や使いやすさを考慮すれば、複雑な機能や自社で使わない機能ばかりのシステムは、なるべく避けておいたほうが良いです。それを判断するために、必要な機能はシステムを利用する前に決めておきましょう。こういった問題は、パッケージソフトを利用する場合に起こりやすいので、不安な方は受発注システムの外注(アウトソーシング)をおすすめします。外注をする際は、システム開発企業に丸投げするのではなく、高い当事者意識を持って要件定義などのやるべきことを確実に行うようにしてください。

 

自分たちに合う方法で受発注システムの導入検討を

受発注システムは、業務の効率化やヒューマンエラーの解消につながるシステムです。

そのシステムの導入には、システム開発会社に依頼する方法とパッケージソフトを利用する方法のふたつの手段があって、それぞれにコスト面やサービス内容面などのメリットとデメリットがあります。

システム導入に失敗しないために、どちらが自社に合っているのか、システムの要件定義をしっかりと固めた上で判断していきましょう。受発注システム開発を開発会社へ依頼する場合は、ぜひ発注ナビをご利用ください。詳細なヒアリングをすることで、最適な開発会社をマッチングできます。

 

 

 

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