購買管理システムの費用相場は？メリット・デメリットや豊富な機能もご紹介！

企業の購買管理業務は多岐にわたるため、煩雑になりやすいのが特徴です。それにより、ヒューマンエラーも発生しやすくなり、担当者の負担は大きくなってしまう傾向にあります。担当者の業務負担を減らすためには、購買管理業務の改善をすることが重要です。本記事では、購買管理システムの概要から導入の目的、メリット、デメリットや選び方を解説します。

 

目次

 

 

業務の効率を上げる購買管理システムとは

購買管理システムは、業務用のシステムの一種です。購買管理業務には多様な業務プロセスが発生します。それらのプロセスをシステム上で一括管理することで、スムーズに業務進行するようサポートをします。取引情報から発注や価格、納期などを一括で管理できるので、導入することでヒューマンエラーの防止にもつながります。

 

●役割

適切なタイミングで必要な資材を適正価格で購入するため、購買物品の見積もり取得や発注処理、検収処理などの購買プロセスを効率良く行うのが主な役割です。

 

●仕組み

購買管理システムは、目視だけの確認では見落としてしまいがちな購買管理業務をデータ化し、購買業務のプロセスをリアルタイムで可視化します。そのため、業務におけるミスの発生が減少するだけでなく、業務の効率をさらに上げることが可能となります。

 

購買管理システムの機能

購買管理システムの主な機能としては、以下の4点が挙げられます。

• 見積もり・発注機能

• カタログ購買機能

• パンチアウト連携

• 契約管理機能

 

●見積もり・発注機能

購買業務における見積もりや発注を行える機能です。システム上で一括対応できるため、スムーズな見積もりの作成や発注業務が行えます。例えば、ある原材料に対しての見積もり比較を行いたい時には、複数のサプライヤーに対し一括で見積もりを依頼し、比較検討することが可能です。個別に見積もり依頼を出す必要はなく、一括で見積もりを出すことができるため、業務効率化の改善にもつながります。

また、こうした見積もりや発注はシステム上で行うため、紙による発行は必要ありません。そのため自社のペーパーレス化の促進も期待ができます。

 

●カタログ購買機能

自社で購入が多い商品などをシステム上でカタログ登録することで、発注業務をスムーズに行える機能のことです。商品のカタログ登録のほかにも、部門ごとに組み分けもできるため、商品を探す手間が省けます。また、システム上で購入の必要がない商品を非表示にすることもできるので、見やすく、無駄な商品の購入を防止することも可能です。

 

●パンチアウト連携

パンチアウト連携（外部のカタログサイトとの連携）によって、自社に必要な商品をシステム上から簡単に購入できるようになります。例えば、Aという商品は〇〇サイトでしか購入できない、Bという商品は△△サイトでしか購入ができないという場合、それぞれのサイトへアクセスするのは、非常に面倒です。こうした手間は、パンチアウト連携を行うことで1つのプラットフォームから購入できるようになり、余計な手間をかけずに発注することできます。複数のサイトと連携を行えば、希望の商品の最安値を自動的に表示させてくれる機能も持っているため、購入コストの削減も可能です。

 

●契約管理機能

契約管理機能は、取引企業との契約内容や条件などを、システム上で管理できる機能です。例えば、2年契約など契約期間に指定がある場合は、終了時期が近づくとアラートで知らせてくれる機能も有しています。これにより契約漏れなどを防ぐことが可能です。また、アナログで業務をしていた場合、契約についての管理も属人化されていたり、内容が担当者しかわからなかったりするなどの課題があります。しかし、システム上で管理することでスムーズな引き継ぎが可能になります。属人化を防ぐこともできるのです。

 

購買管理システムのタイプ

購買管理システムのタイプには、主に以下の3つのタイプが挙げられます。

• 間接材購買に適したタイプ

• 特定業務に特化したタイプ

• オールラウンドな対応が可能なタイプ

それぞれのタイプについて解説していきます。

 

●間接材購買に適したタイプ

オフィス用品等の間接材の購買が多い場合は、間接材購買に特化したタイプを導入することをおすすめします。メリットとして、外部のカタログサイトを横断的に検索できるため、最安値の検索や自社にとって必要なものをすぐに発見することが可能です。購入費の抑制にもつながります。

 

●特定業務に特化したタイプ

購買業務が特定の項目に特化している場合、特定業務に特化したタイプの導入がおすすめです。購買業務の特定の部分を強化できれば、全体の業務効率化にもつながります。この型を導入する場合は自社の弱みを打ち消し、強化できるタイプを選択すると良いでしょう。見積もりの業務に特化したいと考えている場合、見積もり査定に強い購買管理システムを導入することで、属人化せずに、より体制を強化していくことが可能です。このタイプはグローバルに対応しているものも多いのが特徴です。

 

●オールラウンドな対応が可能なタイプ

購買にかかわる業務において、直接材や間接材を対象に購入をしている場合は、オールラウンド対応が可能なタイプを導入しましょう。満遍なく機能が充実しているため、どのような業務体制でもサポートできるのが強みです。加えてこのタイプは、ほかのシステムと連携がしやすいのも特徴です。購買業務だけでなく、全体の業務効率化を目指す場合には最適です。

自社に合った購買管理システムの導入を検討したい方は「発注ナビ」で検索をかけるのがおすすめです。

発注ナビはシステム開発会社向けマッチングサイトです。自分だけでシステムを調査・比較検討、どのシステムが自社に合っているかを確認するのは、なかなか難しいです。発注ナビではシステム開発に詳しいスタッフが、要望を叶えられる会社をご提案します。相談から見積もりまで完全無料でご利用いただけます。以下のページから詳細をご確認ください。

即戦力のシステム開発会社を探すなら|発注ナビへ相談

 

購買管理システムのメリット

購買管理システムを導入するメリットは、以下の6点が挙げられます。

• 購買管理にかかる時間やコストの削減

• 情報共有化や可視化による人的エラーの改善

• データをもとに購買プロセスを改善

• 実績を管理できる

• 資材や在庫を見える化できる

• ペーパーレス化

それぞれのメリットについて解説していきます。

 

●購買管理にかかる時間やコストの削減

購買管理業務をシステムによって自動化することで、作業時間の削減やコストの削減を実現できます。例えば、これまで手書きで発注伝票を作成していた場合、システムに入力するだけで作成が完了し、伝票作成の時間が削減します。自動化によって、購買業務の様々なプロセスの作業時間を短縮することができます。また、紙での伝票処理等がなくなるので、ペーパーレス化が促進し、紙のコストが削減できることもメリットです。

 

●情報共有化や可視化による人的エラーの改善

購買管理システムによって業務がシステム化されるため、ヒューマンエラーが減少します。例えば、発注などをExcelで手入力していた場合、何度も同じ項目を入力するなどの手間が発生します。それだけでなく金額の入力ミスにつながったり、無駄に発注したりしてしまう、収支の計算が合わないなど人的トラブルも発生します。このようなトラブルを防ぐために、購買管理システムではデータ化による情報共有や可視化が可能です。発注履歴や納期の状況などを簡単に確認できるので、情報を共有しつつ人的エラーを防ぐこともできるのです。

 

●データをもとに購買プロセスを改善

購買管理システムでは、これまでの購買データをもとに未来の購買に対して予測を立てることが可能です。「資材価格が安い業者が見つかったので、従来の業者から変更をしよう」など、新しい選択肢を視野に入れることもできます。購買情報は経営判断で重要なものとなるため、データとして抽出できるのは大きなメリットです。

 

●実績を管理できる

過去の購買実績を管理できるため、これまでの購入履歴やその理由が簡単にわかります。こうした実績を管理できることで、これからの購買を適正価格で行えるようになります。これまでの実績を管理できるのも大きなメリットとなります。

 

●資材や在庫を可視化できる

購買管理システムによって購買数が正確に把握できます。それにより、自社にある資材や在庫数を可視化できます。正確な在庫数を把握できることは、無駄な発注を減らしコストの削減にもつながります。

 

●ペーパーレス化

購買管理システムは、すべて電子によるやり取りです。そのため、業務のペーパーレス化が加速します。伝票を紙で発行する必要がなくなり、発注履歴はすべてシステム上で管理されます。過去の発注履歴を、紙で探すことがなくなります。また発注履歴などを紙で保管していた場合のスペースの削減にもつながり、ペーパーレス化と同時にコスト削減にも貢献します。

 

購買管理システムのデメリット

購買管理システムにかかるデメリットは、以下の2点です。

• コストがかかる

• 操作に慣れる必要がある

それぞれのデメリットについて解説します。

 

●コストがかかる

当然ですが、導入にはコストが発生します。小規模な企業でも200万円以上を見ておくと良いでしょう。また、会社規模が大きくなればなるほどコストは上がっていき、数千万円の導入費用になることもあります。

加えて、月々の保守費用や運用費用も確認しておくことが大切です。購買管理に強い人材を導入するか、システムを導入するかは、導入環境にもよりますが、システム導入検討の際は、費用対効果に優れているかどうかの確認が重要となります。

 

●操作に慣れる必要がある

システム上での業務に変わるため、これまでのオペレーションから切り替える必要があります。システムの操作性が優れていないと、かえって業務効率が落ちてしまう可能性もあります。本導入前に研修期間を設けるなど、対策が必要です。システム開発会社の中には、ヘルプデスクを設置している会社もあるので、導入時の検討事項に入れると良いでしょう。

 

購買管理システムにかかる費用

購買管理システムの導入方法は、大きく以下の3点です。それによって支払う費用も大きく変わってきます。

導入方法	導入費用	備考
パッケージ製品を購入する	・初期費用：無料～数百万円 ・サービス利用料：数千～数万円	サービス利用料は月額もしくは年額
システムをカスタマイズする	数百万～一千数百万円	パッケージ費用、ライセンス費用、年間保守費用などを含む
システムを一からフルスクラッチする	数百万円以上	–

自社に合った導入方法を選択するのはもちろんのこと、費用面での検討も重要です。

 

●パッケージ

パッケージはすでにシステムとして完成されているものを導入する方法です。自社に必要な機能を備えているものを選択する必要があります。費用はパッケージの料金としてかかってきます。

 

●カスタマイズ

カスタマイズとは、パッケージやすでに活用しているシステムを自社の業務に合わせて改修する方法です。カスタマイズでは、導入するパッケージ費用やライセンス費用、年間保守費用などが必要になります。また、システムを動作させるためにサーバーの設置も必要です。

 

●フルスクラッチ

フルスクラッチとは、ゼロから自社に適したシステムを開発して運用していく方法です。システム開発費用として、工数や人件費がかかってきます。また、サーバーの設置や社内ネットワークの構築も必要になるため、環境整備の費用もかかります。加えて、システムを動作させるためのサーバー設置費用も必要です。

 

主な購買管理システム

主な購買管理システムには、以下のようなものが挙げられます。

• 楽々Procurementll（住友電工情報システム株式会社）

• PROCURESUITE（大興電子通信株式会社）

• SOLOEL購買システム（ソロエル株式会社）

• BtoBプラットフォームTRADE（株式会社インフォマート）

それぞれオールラウンドタイプや間接材向けといった強みや機能差があるため、自社に適したものを選択しましょう。

 

購買管理システムの選び方

自社に適した購買管理システムを選ぶには、以下の3点を確認することが大切です。

• 自社の課題を解決できるか

• 既存システムとの連携が可能か

• ベンダーサポート体制は十分か

 

●自社の課題を解決できるか

システムは、業務効率化を図るのはもちろんのこと、自社の課題を解決できるのも重要です。システムの検討を行う際は、初めに自社の課題を洗い出し解決できるかどうかを確認することが大切です。課題が解決できそうなシステムが複数あれば、それぞれに資料請求を行い、比較検討を行いましょう。

 

●既存システムとの連携が可能か

購買管理システムは、ほかのシステムと連携を行うことでより効果を発揮します。自社で活用している受注管理システムや販売管理システムなどと連携が可能かどうかは、重要なポイントです。事前に十分確認しておきましょう。

 

●ベンダーサポート体制は十分か

システム開発会社によっては、サポート体制を充実させている会社もあります。メールやチャット、電話によるサポートはもちろんのこと、訪問での研修を行う場合もあります。

システムでわからない点が出てきた際に、サポートの範囲はどこまでか、受付時間帯や休日・夜間の対応は可能かなどを確認しておきましょう。

 

まとめ

購買管理システムを導入することは、業務の効率化に大きく貢献できます。自社に合った適切なシステムを選択できれば、より生産性は向上し、自社の発展につながるでしょう。

購買管理システムの開発・導入をご検討される方へ

開発実績のある開発会社を、自分だけで探すのはなかなか難しいです。1社ずつホームページを確認して問い合わせ、依頼する会社候補を絞り、様々な要素を比較してみて最終決定を下すのは時間と手間がかかってしまいます。

そこでおすすめするのが、システム開発会社向けマッチングサイトの利用です。

システム開発に詳しいスタッフが、要望を叶えられる会社をご提案します。さらに「フォーム入力」「担当スタッフとのヒアリング」そして「会社のご紹介」というステップを踏むだけなので、会社を探す手間の軽減が可能です。

詳しくは「即戦力のシステム開発会社を探すなら|発注ナビへ相談」をご覧ください。

 

 

■システム開発に関連した記事

	受発注システムの開発でおすすめの開発会社10社【最新版】
	DX支援でおすすめのシステム開発会社12社【最新版】