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RPAとは?業務を自動化して生産性を向上させよう!

RPA(Robotic Process Automation)とは、定型業務を自動で処理する技術です。データ入力やアンケートの集計といった単純作業の自動化が可能となるため、働き方改革の推進・人手不足の解消にも期待が持たれています。本記事では、こうした近年注目を集めるRPAの概要について解説していきます。

 

目次

 

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RPA(Robotic Process Automation)とは

冒頭で述べた通り、RPA(Robotic Process Automation=ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、定型業務を自動で処理する技術を言います。つまり、人間の代わりにデータ入力やコピー&ペーストといった単純な作業をソフトウェアロボットが代行してくれるのです。

例えば、在庫数を管理して必要に応じて仕入れ業者に発注する業務、それから契約更新月に行う契約書作成業務に関しては、自動化して人の手を介さずに行えます。このように人間の代わりになることから、RPAを「デジタルレイバー(Digital Labor=仮想知的労働者)」と呼ぶこともありますが、正確にはRPAとは概念・行為のことであり、「デジタルレイバー」はRPAで使用するプログラムやソフトウェアロボットのことを指します。

工場のライン作業のようなルーティンワークを担う産業ロボットがいる一方で、人間が担う管理の労働を肩代わりするのがRPAです。

名称 特徴
RPA 定型業務を自動化する技術・仕組み
デジタルレイバー いわゆるRPAソフトウェア。RPAを活用して
業務を自動化するプログラムやソフトウェアロボットのこと。

 

RPA導入による単純作業の自動化は、人手不足の解消や、働き方改革の支援を可能とします。また、バックオフィスの業務が減ることで本来の業務に集中できる環境が生まれ、売上UPにつながることもあるでしょう。

ただし、1つ抑えておくべき点もあります。それは、導入するだけで業務がすぐに自動化される、というわけではない点です。まずは作業を覚えさせる必要があり、業務の変更に応じても手を加える必要があります。最初に手間はかかってしまうことは念頭に置いておきましょう。

とはいえ、プログラミング不要で設定できるため、IT技術の知識にかかわらずソフトウェアロボットの挙動のルールを作成することが可能です。最初に設定さえしてしまえば、日々の定形業務を効率化することができるのです。

 

RPAには自動化レベルが3段階ある

総務省は、RPAの自動化レベルに応じてクラスを設定しています。RPAの自動化レベルにはクラス1~3まであり、数字が大きくなるにつれて自動化レベルが高くなる仕組みです。導入をすることで、広範囲の業務を、自動で行うことが可能となります。

クラス クラス1 クラス2 クラス3
名称 RPA(Robotic Process Automation) EPA(Enhanced Process Automation) CA(Cognitive Automation)
主な
業務範囲
定型業務の自動化 一部非定型業務の
自動化
高度な自律化
具体的な
作業範囲
ロボット的な業務を自動化することで、狭義のRPAとはクラス1を指す。
人間の思考や判断を必要としない業務プロセスを自動化する。
AIの機械学習を活用して、人間の思考判断が必要な一部業務プロセスの自動化を行う。 AIの深層学習(ディープラーニング)を活用して、データの解析・分析を行い、不足情報を補いながら改善策の考案意思決定を行う自律的なRPA。
ただし、2020年時点ではクラス3に匹敵するRPAは存在しません。
利用技術 ・コピー&ペーストなどの単純作業
・データのダウンロード・入力作業を中心としたバックオフィス業務など
・自由記述式アンケートの集計の自動化
・ビッグデータを使用した売上傾向の分析
・商品発注メールから発注手続きを判断する
・企業戦略を立案する
・在庫や天候に左右される仕入計画の実行
・メールを読解し返信を送る

 

通常は、「クラス1」をRPAツールと呼びます。RPAには3段階あると述べているのに、「クラス1」のことをRPAと呼ぶ点に疑問を感じるかもしれませんが、これはひと口にRPAといっても、広義と狭義があるからです。

狭義のRPAは「自動化レベルの1段階目であるクラス1のツール」を指し、広義のRPAは「自動化・業務効率化ツールの総称」を指します。ですから、広い意味でRPAといえばEPA(クラス2)やのCA(クラス3)のことも含まれます。現状導入されているRPAの多くがクラス1に当たり、人間の思考判断が不要な定型業務を担当しています。

 

RPAとAI・機械学習・ディープラーニングとの違い

名称 特徴
RPA 定型業務を自動化する技術や仕組みです。高度な専門知識がなくても
操作しやすい反面、主体的な処理はできません。
AI(人工知能) 人間の「知能」を実現させるようとする技術や取り組みの総称であり、
データをもとに特徴の分析・予測が可能です。機械学習・ディープラーニングは
AIに包括されます。主体的な処理ができるうえ、操作するだけであれば
専門性は不要ですが、開発・運用に膨大なコストがかかります。
機械学習
(マシンラーニング)
特定データの特徴を反復学習して結果を法則化し、分析・予測等を
自動化するAIです。ただし、人間が「色」や「形」などの
特徴(パラメータ)を指定する必要があります。
深層学習
(ディープラーニング)
「機械学習」に包括される概念であり、データを反復学習して分析・予測等を
自動化するAIという点は「機械学習」と同様です。ただし、膨大なデータの中から
規則性・関連性をAI自身が探し出して意思決定を下します。一部人間の操作が
必要ですが、基本的に人間が「特徴(パラメータ)」を指示する必要はほとんどありません。

 

さて、そんなRPAもAI、機械学習、ディープラーニングは、それぞれが混同されて使われるケースも少なくありません。企業ごとに定義は異なりますが、おおまかな違いは上記の通りです。先の項で紹介したRPAの自動化レベル3段階でも分かるように、狭義のRPA(クラス1)は、単純作業がメインとなります。与えられたルールに即して、作業を素早く行います。

例えば、指示を受けたら、決められた場所をクリックしてファイルをダウンロードし、名称をつけて決められた場所に保存するなど、指示された動作を行うもので、指示していない例外が起こるとストップしてしまいます。

その一方、AIと連携したクラス2のEPAは、自由記述式アンケートを集計することも可能です。自由記述式アンケートは、ラジオボタンやチェックボックスで「良い」「悪い」等を集計するのと違い、機械にとっては例外ばかりの処理となります。クラス2やクラス3の広義のRPAでは、そうした例外処理も、AIやディープラーニングと連携させることで可能となります。

狭義のRPAとAIやディープラーニングを比較するとすれば、「より細かい指示を出さなくてはならないのがRPA」と把握しておきましょう。

 

RPAとVBA・Excelマクロとの違い

名称 特徴
RPA 定型業務を自動化する技術や仕組みです。高度な専門知識がなくても
操作しやすい反面、主体的な処理はできません。
Excel
マクロ
定型業務を自動化できるExcelの機能です。定型業務の処理が得意である点は
RPAと同様ですが、office以外のツールでは扱えませんし、ツールを横断することも
できません。
VBA Excelマクロと厳密に区別することはありませんが、VBAとはVisual Basicという言語を
カスタマイズした「マクロ用の言語」のことです。Excelマクロを動かすとVBAでコードが
記録され、手動でコードを実行するとマクロ機能が作動します。

Excelなどの自動化では、VBA(Visual Basic for Applications)やExcelマクロも有名です。

前提としてVBAとExcelマクロをご説明すると、Excelマクロはマイクロソフト社のExcelにある機能のことで、一連の作業を自動化することができます。自分で作成したExcelファイルにマクロを保存する際には、マクロはVBAというプログラミング言語に自動変換されます。VBAを扱えるのであれば、マクロより高度な内容を自動化させることができます。

ただ、VBAやマクロが使えるのはマイクロソフト社のOfficeアプリケーションでのことで、原則としてアプリケーション内でしか動作することができません。プログラミング言語を知らなくても使用できるのはExcelマクロもRPAも同じですが、RPAの場合には複数のアプリケーションをまたいで動作可能という違いがあります。

 

RPAのメリット

●ルーティンワークを代行できる

RPAシステムに定型業務を設定しておけば、単純作業を自動化できます。入力・転記作業といった手を動かすだけのルーティンワークをこなしてくれるので、社員はより創造的な業務に注力できるというメリットがあります。

 

●人件費などのコスト削減

作業スピードが速いうえに正確という点で、コストパフォーマンスが高いのはRPAの魅力です。RPAであれば24時間365日休まず働かせても問題はありませんし、エラーで止まることはあっても、人間のような不注意によるミスはしません。また、RPAを導入・保守するのに必要な経費は人件費よりも低くなります。ヒューマンエラーを起こしにくいため、ミスのリカバリーに多くの人手や時間が割かれるといった心配もありません。

人手不足に悩んでおり人件費が圧迫している企業にとっては、RPAの導入に検討の余地があります。

 

●生産性の向上

RPAシステムはあらかじめ設定しておいた業務を正確にこなしてくれるので、品質やスピードが安定します。単純労働を自動化することで、企画推進や業務改善に時間を充てることもでき、より創造的な業務に時間を割くことで、さらに生産性の向上が図れるでしょう。単にルーティンワークを自動化するだけに留まらず、ひいては企業全体の効率化・生産性向上へつなげられるのです。

 

RPAツールの選び方

●自動化したい業務に合ったツールか

RPAツールにはそれぞれ得意な領域があり、搭載している機能も異なります。RPAとひと口にいっても、汎用型のツールもあれば、経理・人事など特定の業務に特化したツールもあるのです。どんなに優秀なRPAツールであっても、他でもない自社にとって必要な自動化ができなくては意味がありません。そのため、あらかじめ自動化したい業務の種類を決めておき、業務の自動化に必要な機能は何なのかを明確にしておく必要があります。

また、ツールによって業務の規模感が変わってくるので、導入規模を把握しておくことも重要です。要件と希望条件を細かく決めておくと、RPAツールの検討がスムーズに進むでしょう。

 

●社内システムと適合するツールか

すでに存在している社内システムと併用する場合は、RPAと社内システムの相性も確認しておきましょう。社内システムと適合していなくても導入そのものは可能ですが、設定に時間がかかって通常業務に支障が出てしまうおそれもあります。導入を検討する際には、RPAによる自動化でどのような課題を解決したいのかを明確にしておくことで、社内システムと相性の良いRPAツールを選定できるでしょう。

 

●コストは予算内に収まるか

RPAの導入にどれくらいコストをかけられるかどうかも、ツール選定に影響する要素です。ツールを購入するだけではRPAの導入は難しいため、別途サポート料金も加味して考える必要があるでしょう。載せる機能によって費用に差が生まれますし、汎用型は仕様変更時に、特化型は部署が増えるごとにコストがかかるものです。あらかじめ業務フローを見直し、RPAツールで解決したい問題を明確にしないことには、余計なコストがかさんでしまうかもしれません。予算との兼ね合いを見ながら、どのタイプのツールを導入するか、どんな機能を搭載するかじっくりと比較検討することをおすすめします。

 

RPAツールには2種類ある

RPAツールには、デスクトップ型RPAとサーバ型RPAの2種類があります。

デスクトップ型はソフトウェアロボットの作業ルールを決定・実行させたりするもので、サーバ型はデスクトップで挙動するソフトウェアロボットの管理や監視を行います。両者を組み合わせて導入することもあれば、デスクトップ型だけを導入するケースもあります。例えば、有名なRPAツールには、下記のようなものがあります。

名称 特徴
WinActor NTTグループが提供するツール。
ITリテラシーが低くても簡単に自動化を設定できる。
BizRobo! RPAテクノロジーズ株式会社が提供するツール。
規模感によって3つのプランから選べる。サーバを設置できるがクラウド利用も可能。
Blue Prism イギリスのBlue Prism社が提供するツール。
高度なセキュリティ機能が特徴。フロー作成が容易で、ロボットの管理もしやすい。
UiPath UiPath社が提供するツール。
多数のアプリ・ブラウザ・AIとの連携がしやすく、直感的なUIで使いやすく、サポートが充実している。
Automation Anywhere アメリカのAutomation Anywhere社が提供するツール。
アメリカではトップクラスのシェアを誇り、機械学習で非定型処理も可能。

 

デスクトップだけで運用されているRPAを「RDA(Robotic Desktop Automation=ロボティック・デスクトップ・オートメーション)」とも呼びます。できることなら、会社全体の業務を効率化するために、デスクトップ型RPAとサーバ型RPAの両方を導入して体系的に改善するのが良いのですが、コストや導入の容易さからデスクトップ型RPA(RDA)だけを導入するケースもあります。ただ、そうした場合には、将来的にサーバ型RPAを導入する可能性も視野に入れ、データ移行のできるツールを選びましょう。

 

システム開発の外注先探しは「発注ナビ

RPAツールは購入もできますが、自社に合ったものを開発する方法もあります。RPAの開発はもちろん導入・運用までを一貫して提供するシステム開発会社もあります。とはいえ、RPAツールを購入・開発いずれの場合でも、導入すればよいというものではありません。

RPA導入で目指すべきはその場しのぎのスピードアップではなく、継続的な効率化なのです。RPA導入を成功させるうえで大切なのは、まずは正しく業務整理を行ったうえでRPAツールを選定すること、そして導入後には社内人材の育成も怠らないことです。正しい業務整理やRPAツールの作成は、専門家の知見も借りることでよりスムーズに導入を進められるでしょう。

ですが、システム開発の外注に不慣れな企業だと、システム開発会社を見つけるのもひと苦労です。発注ナビでは、システム開発の発注先とのマッチングをサポートするサービスを提供しています。「システム開発を担ってくれる企業が見つからない」とお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。

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