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RPAとは?業務を自動化して生産性を向上させよう!

RPA(Robotic Process Automation)とは、オフィスでの定型業務を自動化する技術のことです。
データ入力やアンケートの集計などの単純作業の自動化が可能となり、近年非常に注目をされています。
働き方改革の推進・人手不足の解消を目指すために、RPAの概要について知り、RPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
 

目次

 

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RPA(Robotic Process Automation)とは

RPA(Robotic Process Automation=ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、定型業務を自動化する技術のことです。つまり、オフィスで働く方が行っているコピー&ペーストなどの単純作業をソフトウェアロボットが人間の代わりに行うものです。例えば、在庫数を管理して必要に応じて仕入れ業者に発注する業務、それから契約更新月に行う契約書作成業務に関しても自動化して、人の手を介さずに行えます。このように人間の代わりになることから、RPAを「デジタルレイバー(Digital Labor=仮想知的労働者)」と呼ぶこともあります。工場などで働くブルーカラーの代わりに活躍する産業ロボットがいる一方で、ホワイトカラーの代わりに活躍するのがRPAとなります。

RPAを導入することによって単純作業を自動化でき、人手不足を解消することや、働き方改革を支援することが可能になります。また、業務の自動化でバックオフィス業務が減ることで本来の業務に注力する環境ができるため、売上UPにつながることもあるでしょう。ただ、1つ注意しなくてはならないのが、導入すればすぐに業務が自動化される、手間がいらないというわけではないことです。まずは作業を覚えさせる必要があり、業務が変わったらRPAもそれに合わせて変更を加える必要があります。最初に手間はかかってしまうことは把握しておくべきです。とはいえ、最初に設定さえしてしまえば、日々の業務を効率化できますし、設定に関してもプログラミングは不要で、使い方さえ理解すればIT技術に明るくない方でもソフトウェアロボットの挙動のルールを作成することが可能です。

 

RPAには自動化レベルが3段階ある

RPAの自動化レベルにはクラス1~3まであり、数字が大きくなるにつれて自動化レベルが高くなり、広範囲の業務を自動で行うことが可能となります。

クラス 名称 主な業務範囲 具体的な作業範囲や利用技術
クラス1 RPA(Robotic Process Automation) 定型業務の自動化 コピー&ペーストなどの単純作業、データのダウンロード・入力作業を中心としたバックオフィス業務
クラス2 EPA(Enhanced Process Automation) 一部非定型業務の自動化 AIの技術を活用して、自然言語・画像・音声の解析やビッグデータの処理
⇒自由記述式アンケートの集計の自動化
⇒ビッグデータを使用した売上傾向の分析
クラス3 CA(Cognitive Automation) 高度な自律化 データの解析・分析に加えて、その結果を基にした改善策の考案・意思決定

 

RPAには3段階あると言っているのに、クラス1のツールのことをRPAと呼ぶのに疑問を感じるかもしれませんが、それはRPAと一口に言っても広義と狭義があるからです。狭義においては自動化レベルの1段階目であるクラス1のツールを指し、広義のRPAは自動化・業務効率化ツールの総称を指します。ですから、広い意味でRPAと言えばクラス2のEPAやクラス3のCAのことも含まれます。現状導入されているRPAの多くがクラス1に当たり、定型業務を担当しています。

 

RPAとAIやディープラーニングとの違い

上記のRPAの自動化レベル3段階でもわかるように、狭義のRPA(クラス1)は、単純作業がメインとなり、与えられたルールに即して作業を素早く行います。

例えば、指示を受けたら、決められた場所をクリックしてファイルをダウンロードし、名称をつけて決められた場所に保存するなど、指示された動作を行うもので、指示していない例外が起こるとストップしてしまいます。その一方、AIと連携したクラス2のEPAは、自由記述式アンケートを集計するなどができます。自由記述式アンケートは、ラジオボタンやチェックボックスで「良い」「悪い」等を集計するのと違い、機械にとっては例外ばかりの処理となります。AIやディープラーニングと連携させたクラス2やクラス3の広義のRPAではそうした例外処理も可能です。

狭義のRPAとAIやディープラーニングを比較するとすれば、より細かい指示を出さなくてはならないのがRPAと把握しておきましょう。

 

RPAとVBAやExcelマクロとの違い

Excelなどの自動化では、VBA(Visual Basic for Applications)やExcelマクロも有名です。

前提としてVBAとExcelマクロをご説明すると、Excelマクロはマイクロソフト社のExcelにある機能のことで、一連の作業を自動化することができます。自分で作成したExcelファイルにマクロを保存する際には、マクロはVBAというプログラミング言語に自動変換されます。VBAを扱えるのであれば、マクロより高度な内容を自動化させることができます。ただ、VBAやマクロが使えるのはマイクロソフト社のOfficeアプリケーションでのことで、原則としてアプリケーション内でしか動作することができません。プログラミング言語を知らなくても使用できるのはExcelマクロもRPAも同じですが、RPAの場合には複数のアプリケーションをまたいで動作可能という違いがあります。

 

RPAツールには2種類ある

RPAツールには、デスクトップ型RPAとサーバ型RPAの2種類があります。

デスクトップ型RPAはソフトウェアロボットの作業ルールを決めたり実行させたりするもので、サーバ型RPAはデスクトップで挙動するソフトウェアロボットの管理や監視を行うものです。両者を組み合わせて導入することもあれば、デスクトップ型RPAだけを導入する場合もあります。

デスクトップだけで運用されているRPAを「RDA(Robotic Desktop Automation=ロボティック・デスクトップ・オートメーション)」とも呼びます。本来なら会社全体の業務を効率化するために、デスクトップ型RPAとサーバ型RPAを導入して体系的に改善するのが良いのですが、費用や導入の容易さからデスクトップ型RPA(RDA)だけを導入する企業もいます。ただ、デスクトップ型RPAだけを導入する場合には、今後サーバ型RPAを導入する可能性も考慮してデータ移行のできるツールを選びましょう。

 

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