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販売管理システムを開発すべき?メリット・デメリットも知りたい

販売管理や在庫管理、そして購買管理を総合的にサポートしてくれる販売管理システム。
導入を検討しているのであれば知っておきたいのが、その仕組みやメリット、デメリットなどでしょう。
そこで、ここでは販売管理システムについて詳しく解説していきます。システム導入する際の参考にしてみてください。
 

目次

 

■販売管理システムとは

販売管理システムとは、主に販売管理、在庫管理、購買管理をサポートするためのシステムのことです。販売管理業務というのは多岐にわたります。顧客から注文を受けて代金を受け取るまでの流れをしっかりと把握し、売り上げ・在庫状況・購買状況の3つの業務をカバーしていく必要があるわけです。これらの3つの業務を個別におこなっていると、どうしても全体像が把握しにくくなり、在庫過多や商品不足が起こってしまう原因となります。ましてや人の手でおこなうとなるとミスが発生しますし、膨大な時間もかかります。そのため、販売における一連の流れを、販売管理システムで管理する必要があるのです。
近年、販売管理システムは多くのサービスが用意されていて、小規模から大規模、ERPから単機能といったものから選ぶことができます。

 

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■販売管理システムを導入するメリット

●人為的なミスを防げる

大きなメリットとして挙げられるのが、人為的なミスを防げるということです。先ほどもお伝えしたとおり、販売管理の業務内容は多岐にわたり、商品名、顧客、数量といった膨大な情報をまとめて管理する必要があります。これらを人間の手で記録していると、どうしてもミスが起こってしまうものです。販売管理システムを導入することによって販売業務がすべて連携できるので、発注ミスなどの人為的なミスを減らすことができます。

 

●データの共有が可能

販売管理システムを活用することで、業務全体のデータを他部門に共有することができます。例えば、受注から請求までの販売フローにおいても担当する部門は様々です。受注は営業が担当しているでしょうし、出荷については物流部門が担当しているはず。請求については経理部門などが担当していますよね。つまり、多くの部門がかかわることになるのです。販売管理システムを導入すれば、他部門にも情報共有が可能になるため、確認作業や手間を省くことができます。これは大きな業務効率化につながることでしょう。

 

●経営状況を可視化できる

業務全体のデータ収集により、経営に必要な情報を可視化できます。例えば、経営層やマネージャー層がリアルタイムに売り上げ状況や債務状況を確認できるのです。瞬時に最新情報を得ることができるので迅速な経営判断が可能になります。つまり、データ分析による販売戦略が立てやすいというわけです。

 

■販売管理システムのデメリットについても知りたい

販売管理システムを導入することによって得られるメリットは多くありますが、デメリットはほとんどありません。唯一あるとするならば導入コストがかかるということです。販売管理システムの導入コストは決して安いものではありません。クラウド型の場合であれば、月額数万円程度で利用できるものもありますが、多くの機能を追加すれば、もちろん金額は上がります。オンプレミス型であれば、数十万円~数百万になります。ただし、人為的なミスを防いだり、作業効率が向上したり、経営戦略の立案に貢献したりなどのメリットを考慮すると、必要な出費と考えてもよいかもしれません。なぜなら販売管理システムの導入によって売り上げアップが見込めるからです。

オンプレミスとクラウドの違いについては、参考記事をご覧ください:
オンプレミスとクラウドのメリットを比較!自社に合うのはどっち?

 

■販売管理システムの開発事例

それでは実際に販売管理システムを導入して成功した企業についてご紹介します。
アパレルブランド『Lafayette』の事例です。Lafayetteは業務管理においてExcelを使用し、手作業でおこなっていました。そのため、ネットショップでの注文が増えるたびに在庫調整が手動で必要になり、スタッフの負担が増えていたのです。しかし、販売管理システムを導入した結果、売り上げが2年で1.6倍も増加しました。
また、在庫管理も手動から自動管理が可能になったため、スタッフの負担軽減につながったのです。さらに人為的ミスの軽減にもつながり、顧客の満足度向上にも直結したとのことです。

(参考:https://aladdin-office.com/case/fashion/lafayette/

 

■販売管理システムにおける代表的な機能

それでは販売管理システムにおける代表的な機能について見ていきます。販売管理機能としては、受注や売り上げ、請求などをサポートする「受注管理機能」や「請求管理機能」が中心となります。

 

■受注登録機能
注文が入ったタイミングで商品やサービスの受注情報を登録できる機能です。


■受注検索機能
登録された受注情報を検索する機能です。受注番号や取引先名、サービス名など様々な項目から検索することができます。


■請求書発行機能
売り上げデータから請求書を発行する機能になります。


■債権検索機能
未回収の債権を検索ができる機能です。取引先名や期間などから検索できるため、債権の不良化リスクの軽減につながります。

 

●在庫管理機能と仕入管理機能について

このほか、商品の出荷や在庫状況の確認をサポートする「在庫管理機能」と原材料や部品の仕入れなどをサポートする「仕入れ管理機能」があります。

 

■在庫検索機能
現在の在庫情報を検索できる機能です。「どの商品がどれくらい残っているのか」などを可視化することができます。

 

■棚卸管理・登録機能
棚卸の管理や登録をする機能です。棚卸状況を反映・管理することができ、業務効率化が期待できます。

 

■仕入れ管理機能
契約書を交わした後、仕入れを確定し、在庫計上する機能です。「いつ何を仕入れるのか」などの仕入における予定の入力もできます。

 

■システム開発会社はどのように選ぶべき?

安心できるシステム開発会社を選ぶのであれば、業界実績の豊富な開発会社を探すのがよいでしょう。販売管理業務というのは業界によって大きく異なります。当然のことながら必要なシステムも変わります。それぞれの業務のイメージが湧くということが重要というわけです。

また、サポート体制の整っているシステム開発会社を選ぶこともポイントの1つです。販売管理システムは「導入したら終わり」というものではなく、あくまでもシステムを動かし続ける必要があります。つまり、システムに不具合などが発生してしまった際に早急に対応をしてくれるシステム開発会社を選ぶべきなのです。
導入時にも運用・保守の契約がどのようになるか、しっかり確認しておくとよいでしょう。

 

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