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販売管理システムを開発すべき?メリット・デメリットも知りたい

販売・在庫・購買などを一括で管理・サポートしてくれる販売管理システム。今回は、販売管理システムと基本情報と併せて「具体的に何ができるのか」、「どんな導入メリットがあるのか」、「何を基準に選ぶべきか」などを詳しく紹介します。

 

目次

 

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販売管理システムとは

「販売管理システム」とは販売管理や在庫管理、購買管理などをサポートするシステムの総称です。より分かりやすく言えば、「販売に関する工程を効率化するシステム」という認識でも良いでしょう。

令和の現代では、多様な販売管理システムがリリースされており、搭載されている機能も様々です。シンプルに使える単機能のシステムもあれば、経営に関わる情報まで最適化してくれるERP(基幹情報システム)搭載のシステムもあります。個人経営のショップから、全国展開するチェーンストアに至るまで、「商品の販売を手掛ける店舗または企業」であれば、ほぼ確実に販売管理システムを使用していると言っても過言ではありません。

企業で販売管理システムの導入を検討する際は、具体的なメリットや機能について把握しておく必要があります。

 

販売管理システムを導入するメリット

販売および販売管理の課題を解決してくれるのが、販売管理システムを導入するメリットとなります。では具体的に、どんな課題を解決してくれるのでしょう?企業や店舗で、販売管理システムを導入する主なメリットは以下の通りです。

 

●人為的なミスの防止

システム化の大きなメリットは、ヒューマンエラーを防止しやすくなるという点です。販売管理・在庫管理・購買管理をそれぞれに人力でやっていると、どうしても記載ミスや計算ミスといったヒューマンエラーが生じます。「発注の数を間違えてしまった」、「在庫数が足りずに品切れを発生させてしまった」など、間違いや勘違いによって起こり得るミスは少なくありません。

販売管理システムを導入すれば、人力で行う業務が少なくなり、それだけヒューマンエラーを防ぎやすくなるのです。また販売管理システムの中には、不自然な数値や入力行為に対して「アラートを上げるシステム」もあります。万が一ヒューマンエラーが発生しそうになっても、エラーを検知しやすいシステムにすることも可能です。

 

●データ共有の円滑化

販売管理システムを導入すると、販売に携わる部署や人員間で「データや情報の共有」がスムーズに行いやすくなります。企業の規模によっては、販売の管理工程が分割されてしまい、部署間や社員間でデータや情報が共有されない事態が生じます。また、販売管理・在庫管理・購買管理がシームレスに行えないと、各工程の継ぎ目で様々なロスが起こるのも懸念事項です。販売管理システムで部署・人員間でのデータ共有ができれば、仕入れから販売、追加発注へとつながるサイクルでロスが発生しにくくなります。

 

●経営状況の可視化

そのほか、経営状況を可視化できるのも販売管理システム導入のメリットです。販売に関連する業務工程をシステム化し、数字で「見える化」をすると、業務工程に潜む改善点が把握しやすくなります。「〇〇店だけ売上が芳しくない」、「△△店は余分な在庫を抱えやすい」といった情報は、数字を比較して初めて分かるものばかりです。

もしもシステム化されていない場合、経営者は各セクションから上がってくる報告を照らし合わせたり統合したりしなくては、どこに経営上の改善点があるのか見えません。データを照合・統合して分析するのは、人力だと大きな手間です。このような手間を省きつつ、販売業務を一望して「ピンポイントに課題を抽出できる」のは、販売管理システムの大きな魅力だと言えます。

 

販売管理システムを導入するデメリット

●導入によって相応のコストが発生する

どのようなシステムにも言えることですが、販売管理システムを導入すれば、規模に応じて相応の費用やランニングコストが発生します。とはいえ、システムの導入コストに見合う効果が得られるなら、長期的なデメリットにはなりにくいでしょう。また販売管理システムによっては無料で使用できるものも存在しますが、有料のシステムと比較をすると機能が限定的であるケースも多いため、注意が必要です。

 

●必ず効果が出るとは限らない

どんなに優れた販売管理システムとて、自社の課題にマッチしないシステムを導入してしまうと、享受できる効果も半減します。導入費用やランニングコストに見合った効果が得られない場合、導入にかかったコストは完全な損失となるでしょう。この点を考慮すれば、システム導入の際に「自社の課題解決に必要な機能が搭載されているかどうか」の確認は必須です。このほか最適な販売管理システムを導入するのに、既製品のシステムを使用せず「自社の業務に合った販売管理システム」を開発するのも良い方法と言えます。

以下の項では、システムを導入したアパレルブランドの事例から、販売管理システムの効果を学んでいきましょう。

 

「販売管理システム」を導入する主なメリット・デメリットまとめ
メリット 人為的なミスを防止しやすくなる
データ共有をスムーズに行いやすくなる
経営状況の可視化しやすくなる
デメリット 導入によって相応のコストが発生する
必ず効果が出るとは限らない

 

販売管理システムの開発事例

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Lafayette|ラファイエット公式通販サイト

 

全国展開する店舗での販売はもちろん、通販も手掛ける幅広い流通経路が強みのアパレルブランド「Lafayette(ラファイエット)」。販売管理システムを導入する以前は、Excelを使った手作業の業務管理を行っていたそうです。ネットショップでの注文増加により「手動での在庫管理」が困難になり、スタッフに大きな負担となっていたのが当時のLafayetteの課題でした。

Lafayetteは在庫管理を自動化する目的で販売管理システムを導入しました。すると、まずは手動で在庫管理をしていたスタッフの負担が軽減。ヒューマンエラーも減少しました。導入後はさらに顧客満足度も向上。最終的に、販売管理システムを取り入れてから2年間で売上が1.6倍になるという快挙を成し遂げました。

自社の課題をしっかりと把握した上で、最適な販売管理システムを導入した成功事例です。

参考:ラファイエット、アイルの販売・在庫管理システムに全てのデータを集約

 

販売管理システムにおける代表的な機能

主な機能 詳細
受注登録機能 商品やサービスの受注に関する情報を登録する機能
受注検索機能 登録した商品やサービスの情報を検索する機能
請求書発行機能 売上をもとに自動で請求書を発行する機能
債権検索機能 回収が完了していない債権を検索する機能
在庫検索機能 店舗や部署の在庫状況を検索する機能
棚卸管理機能 棚卸実績の入力や結果などを管理する機能
仕入れ管理機能 仕入れの確定と在庫の計上などを行う機能

販売業務に関連する様々な課題を解決してくれる販売管理システム。とはいえ、販売管理システムで「なにができるのか」が分からないと、導入の検討しようがありません。ここでは販売管理システムの代表的な機能を解説しています。販売管理システムにできることを押さえ、自社課題の解決に役立てましょう。

 

●受注登録機能

商品・サービスの受注に関する情報を登録できるのが「受注登録機能」です。受注情報を手書きするのはヒューマンエラー発生の原因になります。また、受注状況がシステム閲覧者全員に見えるようになるので、意志疎通の齟齬も予防。受注登録機能は販売管理システムの最も基本的な機能ですが、販売業務に大きな利益へのインパクトをもたらしてくれる機能でもあります。

 

●受注検索機能

受注登録機能で登録した受注情報を検索できるのが「受注検索機能」です。サービス名・取引先名・受注番号など、登録しておいた様々な情報をもとに検索ができます。Excelをはじめとする表計算ソフトでは、情報量が増えるほど内容が煩雑化しやすくなり、情報の検索が行いにくくなることもしばしばです。販売業務に関連する受注情報を手軽かつ確実に検索できる受注検索機能は、販売管理に特化したシステムを導入するメリットの一つです。

 

●請求書発行機能

「請求書発行機能」は、売上データをもとに、自動で請求書を発行する機能です。請求書発行のように「ミスが許されない繰り返しの作業」は、システム化によってヒューマンエラーを防ぐことが欠かせません。ミスのプレッシャーから解放されるのは、現場で作業をする人員にとっても嬉しいポイントです。

 

●債権検索機能

その名の通り回収が完了していない債権を、取引先の名前や期間から検索できる機能が「債権検索機能」となります。キャッシュフローに直接的な影響を与える債権回収業務を効率化し、不良債権化を予防しやすくなるのです。その特性から、不良債権を発生させたくない経営者向きの機能と言えます。

 

●在庫検索機能

管理する店舗や部署に応じて、在庫状況を検索できるのが「在庫検索機能」です。販売管理システムの中には、商品の在庫状況に応じて自動的に発注をしてくれるシステムも珍しくありません。ちなみに、在庫に関わるシステムの中には「在庫管理システム」という在庫管理の機能だけに特化したシステムも存在します。

 

●棚卸管理機能

月末や年末などに行う棚卸の管理を行う機能です。先に紹介した受注登録機能や在庫検索機能と上手く組み合わせることで、販売業務全体をシームレスに効率化できます。棚卸状況の反映と管理をすることができ、業務効率化が期待できます。

 

●仕入れ管理機能

「仕入れ管理機能」は契約後に仕入れの確定と在庫の計上を行うための機能です。仕入れ予定の入力もできます。将来の予定がデータとして共有されることになるので、仕入れに直接関わらない人員のスケジューリングにも寄与できるでしょう。

このほかにも、他の外部システムと連携する機能や、従業員ごとにアクセス権限を分ける機能など、販売管理システムによって搭載されている機能は様々です。導入の際は、これらの機能や導入コストなどを比較した上で検討することをおすすめします。

 

販売管理システムの開発会社を選ぶ

繰り返しになりますが、販売管理システムを導入するにあたって警戒すべきリスクは「自社の課題にマッチしていないシステムを導入してしまう」ことです。自社に合った販売管理システムを導入する際は、「自社に合ったシステム開発会社を選ぶ」必要があります。これは、自社の現状や課題を的確にヒアリングした上で、費用対効果を最大化するシステムを開発・導入するためです。

販売管理システムの開発会社を選ぶ際にチェックしたいポイントは、「販売管理システムを作る実績」となります。開発力に優れた企業でも、販売管理システムの実績があったほうが「どのようなシステムが完成するか」という検討もしやすくなるでしょう。また、「サポート体制の充実度合い」も事前に確認しておきたいポイントとなります。導入企業にとって、システムは「開発したら終わり」というものではありません。そのシステムを適切に運用し、成果につなげてこそ導入する意義があるのです。

販売管理システムの開発会社を選ぶなら、まずは実績とサポート体制を見て、「自社の課題に沿ったシステムを構築してくれそうか」を確認しましょう。

 

 

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