世の中には、せっかく予算を確保して導入したにもかかわらず、十分に活用されないまま放置されてしまうシステムは少なくありません。これからシステムを導入される企業にとっては、決して他人事ではないでしょう。
広島県広島市に本社を構えるポコポンソフト株式会社は、そうした「使われないシステム」を生み出さない頼れるシステム開発会社です。その鍵となるのは同社の圧倒的な「伴走力」。開発段階からシステム運用開始後まで、顧客にピッタリと寄り添いながら改善を行っていく同社の姿勢は、システムの導入が初めてという企業にとっても心強いものです。
そんな同社の「伴走力」について代表取締役である花本悠貴氏に詳しくお話を伺いました。
導入したシステムが使われずに埃をかぶっているのはなぜ？ そうならないためにはどうすれば良いのか？ ポコポンソフトが伴走力を大事にする理由。
―― 導入したシステムが使われない、というケースはよくあることなのですか。
花本氏： それほど多いわけではないのかもしれませんが、そうした苦い経験があるお客様からご相談を受けることがあります。
―― せっかく予算をかけたのに使われないのはなぜなのでしょうか。
花本氏： 理由はさまざまですが、その一つに、導入するシステムによる業務と従来業務との乖離が、現場スタッフに受け入れられないという面があるのではないでしょうか。
―― 詳しく教えてください。
花本氏： 世の中には便利なSaaS（Software as a Service）が数多くあります。最近よく目にするクラウドサービス型の業務システムがこのSaaSに当てはまります。
これらは手軽に導入でき、すぐに使い始められるという点で、とても優れた選択肢です。しかし、多くのユーザーからのニーズに応えられるように設計されているため、あらゆる企業の細かな業務の流れにジャストフィットというわけにはいきません。そのため、導入・運用の際に「業務のほうをシステムに合わせる」必要が生じてしまうことが少なくありません。システムの都合に自社の業務を合わせることで、現場スタッフの負担が増えてしまうようでは、本当の意味でDX化が進んでいるとは言えないでしょう。
その点、イチから設計構築するいわゆるスクラッチ開発型の業務システムならば、事前にお客様企業の業務フローを調査し、要件定義を行った上でシステムを作り上げるため、導入後の業務との乖離は最小限で済みます。
―― なぜ、それでも多くの企業がスクラッチ開発のシステムではなく、クラウドサービス型のシステムを選んでしまうのですか。
花本氏： クラウドサービス型のシステムは、サブスク、すなわち月額利用料を支払うことで提供されるものがほとんどです。初期費用がかかる場合もありますが、多くの場合わずかな額で済みます。一方で、スクラッチのシステムだと、導入時に開発費を支払うため、初期費用が数十万円から数百万円と大幅に膨らみます。多くの経営者はこれを敬遠するため、クラウドサービス型のシステム利用を選んでしまう傾向にあります。
しかし、お客様の使い方によってはクラウドサービス型のシステムでも出費がかさんでしまうケースがあります。たとえば2種あるいは3種と、複数の異なるサービスを利用していて、それらを連携させるとなると、結果的に外部システムの開発が必要になることもあります。また、クラウド型のシステムは運営会社側の都合で、突然仕様が変わってしまうこともあります。
2～3年ならともかく、長く使っていくつもりならば、スクラッチ開発型のシステムを導入したほうが結果的にコストを抑えられるといった面もあると思います。
ただし、スクラッチ開発でも導入後に使われなくなるケースはあります。お客様が抱いていたイメージと、実際に出来上がったシステムとが違っていたというケースです。お客様と開発会社の間でしかりコミュニケーションをとっておかないと、こうしたすれ違いが起きてしまいます。
クラウドサービス型ならば、解約して別のサービスに乗り換えるということもできますが、スクラッチ開発だと多額の初期コストを支払っているため、むしろダメージは大きいかもしれません。
―― なるほど。クラウドサービス型にしろ、スクラッチ開発にしろ、事前によく検討しておかないと、結局、使われなくなってしまう危険性があるのですね。
花本氏： 本来のDX化とは、単にシステムを導入することではありません。経費を減らしたいのか、人手不足を解消したいのか、作業時間を短縮したいのか、ミスを減らしたいのかなど、まずは「何のためにDXを行うのか」を明確にし、その目的に向かって業務をより良くしていくことだと、私たちは考えています。したがって私たちポコポンソフトは、システムの開発段階はもちろん、システム運用開始後も、お客様と伴走することをとても大事にしています。
ポコポンソフトのクラウドサービス型システム（SaaS）はここが違う！ お客様の業務にピッタリとフィットするシステムをスピーディーに提供可能。
―― ポコポンソフト様は、お客様にスクラッチ開発を勧めるスタンスですか。
花本氏： いいえ。私たちポコポンソフトでも、自社オリジナルのSaaS開発に取り組んでいます。ただし、私たちが目指しているのは、単に決められた機能を提供するだけのSaaSではありません。SaaSの良さである「すぐに使える手軽さ」はそのままに、お客様の業務や現場の流れに合わせて、柔軟にカスタマイズできる自由度を持たせる、いわば、すぐに使えて育てることもできる、新しいタイプのシステム体験を提供したいという考えに基づいたものです。
―― クラウドサービス型とスクラッチ開発との良いとこ取りという感じでしょうか。
花本氏： そうですね。最初から大きなシステムを作り込むのではなく、まずは小さいけれど動くものを作り、お客様に触っていただくようにしています。完成形を100％とするなら、最初にお出しするのは60％～70％というものですが、実際に使ってみた現場の声を聞き、課題があればそれを解決する、これを繰り返していくことで、お客様の業務に最適化された100％のものに仕上げていきます。
ただ言われたものを作るだけであれば、今の時代、AIや既存のノーコード開発ツールでも対応できてしまいます。
それだけに、現場の意見を集約したり、隠れた需要を掘り起こしたり、小さなギャップを埋めていったりすることが大きな意味を持ってきます。お客様の話を丁寧に聞き、実際の業務の流れを理解し、システムと現場の間に立ってより良い形へと導いていく。この「伴走する姿勢」こそが、ポコポンソフトが一番大切にしている考え方です。
私たちは「作って終わり」にはしません。むしろシステム運用を開始してからが本番であるとさえ考えています。
開発段階だけじゃない。運用開始後もピッタリと寄り添う圧倒的な伴走力で「使われないシステム」を無くす！
―― 具体的に、どのようにして伴走していくのですか。
花本氏： 開発前から運用開始後まで、機会あるごとにお客様先に伺い、いろいろと丁寧に聞き取っていきます。
最初はシステム導入の意図から伺います。どのような業務をシステム化するのか、目的は経費削減なのか、人手不足解消なのか、作業時間短縮なのか、ミス低減なのか、などなど。ITに関する専門用語はわからなくてもOKです。既存のどのような業務を、どういう目的でDX化するのかを詳しくお聞きしていきますね。
前述のように、聞き取った内容から、まず60～80％のシステムを作り、触っていただきます。お客様のお許しがあれば、実際にシステムを利用しているところも現場で拝見します。
この時「どこをどうしたら（業務が）楽になりますか？」とお聞きすることは必ずしています。手を動かしている時にボソっと出てきた何気ない言葉が、実はとても重要なこともありますから。そこで集めた課題を持ち帰ってシステムを改修し、また使っていただきながら気になるところをヒアリングしていく、ということを地道に繰り返していきます。
―― 運用開始後の伴走で、システムの改善につながったという具体的なエピソードがあれば教えてください。
花本氏： 土木・運送関連企業のお客様で、従来、ホワイトボードに手書きしていたものをどう共有するかというご相談がありました。そこで一般的なホワイトボードシステムを参考にしてご提案したところ、お客様から了承をいただけたので開発・納品しました。ところが実際に導入してみると、使い勝手が現場の思惑とは微妙に違っていました。
―― どのように違ったのですか。
花本氏： 現場スタッフから「ホワイトボードなら線を引くだけで同じ案件だと示せるのに、システムではそうはならない」という声が挙がってきました。実は、現場でホワイトボードを利用しているスタッフたちの間には、いくつかの明文化されていない運用ルールがあったのです。
従来は、もっと簡単だったのにシステムを導入してかえって面倒になったとか、効率が悪くなった、といったネガティブなイメージがついてしまうと、システムは敬遠され、元のアナログなホワイトボード運用に戻ってしまいかねません。
そこで、従来通り、線を引く動作で同じ案件のデータを入力できるように修正するなど、現場独自の運用ルールもいくつか仕様に追加することで、現場の皆さんにも喜んでいただけました。
―― なるほど、従来業務との乖離が、使われなくなるシステムの原因になりうるということがよくわかりました。
花本氏： どんなに丁寧に現場の業務についてヒアリングを行ったとしても、運用開始後に細かな取りこぼしが見つかることは避けられません。日常業務の中で、どこが一般的なルールで、どこが特殊なルールなのか、当事者にとっても、なかなか判別が難しいものです。実際に今ご紹介したケースも、現場で運用を開始してからスタッフが気付いたといいます。
―― 確かに、後から思い出すこともありますね。「そういえばこれができないな」と。
花本氏： はい。ですから開発段階だけでなく、運用後に見つかった課題をどのように拾い上げ、修正し、現場にフィットさせていくのかは、システム導入の成否を決める上でとても大事なことなのです。
―― そう考えると、ポコポンソフト様の伴走力は頼もしいですね。
花本氏： ありがとうございます。私たちは、せっかく導入したシステムをお客様がトコトン使いこなせるようになるまで、お客様と一緒に全力で伴走していきます。
動き出しの早いスピード感が好印象。導入システムに関係ないことも相談できる頼れる会社！
―― ポコポンソフト様は広島県広島市にオフィスを構えていらっしゃいます。お客様と対面での打合せも多いということですが、そうなると営業エリアも気になります。
花本氏： フットワークは軽いほうだと思います。東京から西側であれば、実際にお客様先をご訪問し、開発段階から運用開始後まで、一緒に伴走させていただけるものと考えております。
―― どのようなお客様が多いのですか。
花本氏： 中小企業のお客様が多いですね。かつてシステム開発で痛い目に遭われていて、「伴走してくれるから」と当社に期待を寄せ、相談に来られるお客様も少なくありません。
―― 既存のお客様からの反響などもお聞かせください。
花本氏： 「スピード感があって良い」というお声を頂戴します。これは前述のように、当社が最初から100％で提出しないからこそという面もあります。他社に比べて着手が早く、自社製のSaaSを利用することで、いち早く動くものをお出しできる。そして伴走しながら100％に仕上げていくという当社のスタイルが評価されているものと考えています。
常にお客様に寄り添っているので、信頼関係も築けています。そのため、導入するシステムとは直接関係のない相談を受けることも多いですね（笑）。たとえば「以前お付き合いしていたシステム会社ともめてしまったのだけれど、何か良い解決策ない？」というものや「Webのことで、よくわからないことがあったので、とりあえずポコポンさんに相談してみよう」というものなど、いろいろです。ビジネス上ではありますが、困っているときはお互い様ということで、誠意を持ってご相談に乗らせていただいています。
―― いろいろな相談という点では、社内に古いシステムがあり、それを刷新したいというケースもご相談可能ですか。
花本氏： はい。古いシステムはセキュリティも甘く、そのまま使い続けるのには大きなリスクを伴います。当社では基本的に最新技術を用いたシステムに置き換えることをお勧めしていますが、どうしても今のシステムに手を入れる形で使い続けたいというお客様には、システムの枠組みとなるフレームワークの刷新など、細く手を入れるような改修も承っています。フレームワークをアップデートすることで、セキュリティ面も一定の高さで担保されます。
こうしたとき、近年、よく使われるようになってきたのがAIによるコーディングです。これは、既存システムのソースコードをAIに読み込ませ、新たなソースコードを生成させるというものです。ところが、あまり古いシステム、たとえば何十年も前のシステムだとAIが読み込めないことがあります。そうした時には、やはり技術者の目が欠かせません。当社には代表をはじめ、経験豊富なエンジニアが揃っているので、そうした面でもご安心いただけます。
―― ありがとうございました。
