宿泊システムとはどのようなシステム？導入のポイントを解説

宿泊業務では様々なバックオフィス業務が発生しますが、ダブルブッキングといったトラブルが起きると信頼性低下にもつながるので避けながら業務効率化を行う必要があります。業務効率化やミスの発生防止につながるのが宿泊システムです。
宿泊システムによって各宿泊予約サイトでの設定一元管理ができる、宿泊業務の時間を削減できるといった効果が得られます。サービスの質向上につながるので適切なシステムの導入をご検討ください。
今回は宿泊システム導入を検討している方へ向けて、その概要やメリット、機能や事例などをご紹介していきます。

 

目次

 

 

 

宿泊システムとは？導入するメリットは？

宿泊システムとは、宿泊業務で発生する課題やトラブルを解消してくれるシステムの総称のことです。予約や売上といった項目を一元管理して分析することで、さらなる改善へつなげることができます。宿泊システムには次のようなメリットがあります。

• 業務効率が上がる

• 機会損失やミスを軽減できる

• サービスの質向上が実現する

• 経営分析ができる

 

●業務効率が上がる

手作業で宿泊の管理をすると手間が増えてきます。ダブルチェックといった点でもいちいち紙やExcelで内容を共有・確認するのは手間でしかありません。

宿泊システムの導入によって、宿泊の管理についてのデータが自動チェックされます。エラーがあれば知らせてくれますし、ダブルチェックの手間もその分削減できるのがポイントです。また、システムにログインすればリアルタイムのデータが確認できるので、共有に関しても紙やExcelデータを回し読みするなどの時間がなくなり効率的になるでしょう。

 

●機会損失やミスを軽減できる

宿泊業において予約可能な時間の設定ミス、ダブルブッキングなどは機会損失につながります。機会損失を防ぐためにはミスを軽減する必要がありますが、その際はスタッフの知識・スキルに依存するのではなく、システムを活用しましょう。

宿泊システムによってエラーチェックなどが自動化される分、ダブルブッキングといったトラブルが起きにくくなり確実に予約してもらうことができます。ちなみに問い合わせフォームから予約できるようにしておけば、24時間365日対応ができるので予約につながる機会を創出できるのもポイントです。

 

●サービスの質向上が実現する

宿泊業務において、サービスの質の向上はリピーター創出などにつながる重要な目標です。時代に合わせた質の向上を目指すには、データをベースにマーケティングを行える宿泊システムの活用が重要になってきます。例えば宿泊システムには顧客管理機能として、以下を一覧で確認できる機能が搭載されています。

• 性別・年齢

• 好みの料理

• 宿泊回数

• そのほかの注意事項

確認しながら接客することで、新人でもスムーズにサービスを提供できるのがポイントです。属人化を防ぎ、誰が対応しても良いイメージへつながるように対応できるのが宿泊システムの大きな魅力です。

 

●経営分析ができる

宿泊システムには指標として以下をデータ化できる機能が搭載されています。

• 繁忙期や非繁忙期の宿泊状況

• 総合的な売上

• 宿泊部屋の稼働率

分析に使える各指標を設定して確認することで、どの接客や部屋に問題があるのかを可視化しながら改善策を提案することが可能です。

指標は複数組み合わせて多角的に分析することで、詳細な分析・課題の洗い出しが可能になります。分析作業に慣れるのは時間がかかるかもしれませんが、その場合はシステム提供側からのサポートを受け、学んでいきましょう。

 

宿泊システムに備わる機能とは

宿泊システムには次のような機能が搭載されています。システムによって省かれている機能もある可能性があるので、システム選定の際にはご注意ください。選ぶ時のポイントについては後述しています。

• 宿泊予約管理機能

• 客室管理機能

• 顧客管理機能

• 売上管理機能

• データ分析機能

• サイトコントローラー

 

●宿泊予約管理機能

宿泊予約管理機能は、ほとんどの宿泊システムに搭載されているデフォルトともいえる機能です。

宿泊予約管理の特徴はシステムごとに異なります。例えばあるシステムでは公式LINEアカウントと連携することで、LINE上から予約画面を開き、そのままお客様情報を自動反映させながら予約を済ませられる機能が搭載されています。宿泊予約に関しては手間がかからないように、お客様が情報を見てからすぐ予約を完了できるような入力の自動化などをシステムで実現する必要があるでしょう。

 

●客室管理機能

客室に関しては下記を確認しておく必要があります。

• 空き状況

• 利用状況

例えば2泊3日の場合は、3日目のチェックアウト後すぐに清掃を行い客室を空ける必要があります。空きの少ない宿泊施設を運営している場合は、細かい客室管理が顧客損失防止へつながるカギとなるでしょう。システム導入によってリアルタイムで空きの用意や清掃の有無確認などができるようになります。

またシステムによっては部屋の自動割り振り機能が使える場合もあります。いちいち空き部屋を目視で確認して提供するよりも自動化される分、無駄が削減できるでしょう。

 

●顧客管理機能

顧客管理機能はいわゆるCRMとも呼ばれる機能です。

性別や年齢、職業、来店スパンなどをデータ化してリストにしておくことで、次に予約があった際に最適な部屋の用意やサービスの提供が可能です。

顧客情報はクーポンの配信やレビューの収集などにも役立つので、リピーターとしてどれくらい価値があるのかを確認しながら整理を行ってみてください。

 

●売上管理機能

売上を管理して向上へつなげる機能も、宿泊システムには搭載されています。現在の売上や将来的な売上などを比較することで、どうすれば売上を確保しながら宿泊施設を運営できるかを考えることができるでしょう。

 

●データ分析機能

データ分析機能では以下のような指標が確認できます。

• 施設や部屋ごとの売上

• OTAごとの予約状況

• 予約メディアごとの実績

指標ごとに分析・課題洗い出しをすることで無駄な予約メディアの登録解除といったコスト削減に関する施策も打てるようになるでしょう。

また、自動レポート機能で必要な項目を集計・関係者にスムーズに共有できる機能も使うことができます。

 

●サイトコントローラー

予約サイトを一元管理して在庫などを共有する、サイトコントローラーは宿泊システムに必要です。最初から搭載されていない場合は、サイトコントローラーと宿泊システムを連携させて管理を行いましょう。

サイトコントローラーでは予約サイトにおける、以下のような項目を一括管理できます。

• 予約状況

• 空き部屋数

• 提供できるプランの価格

通常1つの予約サイトだけに経営している宿泊施設の掲載を行っている事例は多くありません。有名なサイトに複数登録して、利用者をなるべく多く確保しようという動きが一般的ですが、管理の手間やミスが増えるネックもあります。

ECサイトでは複数のサイト在庫を一括管理・変更できるサービスがあります。サイトコントローラーもEC在庫一括管理のサービスに似ており、ECの在庫に当たる部屋の空き数などをリアルタイムで一括変更可能です。ダブルブッキングや価格の食い違いなどを防ぐために必要なのがサイトコントローラーです。

 

便利な機能を事例とともに紹介

ここからは宿泊システムの便利な機能を、Aシステム・Bシステム・Cシステムの3つに分けてご紹介していきます。

 

●Aシステム（仮称）

運営規模などにかかわらず最適な形でシステムを導入できるのがAのサービスです。

売上向上まで考えた宿泊業務管理が可能であり、以下のような機能によって宿泊業をサポートしているのが特徴になっています。

• モバイルデバイスでのチェックイン

• モバイルオーダーの提供

• ブッキングエンジンの搭載

• 各種システムとの連携

例えばモバイルデバイスでのチェックインは、現地でのチェックイン受付を自動化して人件費削減にもつなげられる機能です。QRコードを介してチェックインが自動でできるのが特徴になっています。

すでに民泊やビジネスホテル、旅館といった宿泊施設での導入実績があり、会員向け価格の提示などもできる幅広い機能性が魅力です。

 

●Bシステム（仮称）

Bシステムは宿泊施設に必要な機能をすべてパッケージ化していることをアピールした宿泊システムです。無人ホテルでの導入実績もあり、システムによる自動化を促すには打ってつけのシステムになっています。

下記に関する機能が搭載されているのがポイントです。

• 複数の宿泊関連施設の管理

• アプリを使ったチェックイン非対面化

• ルームサービスなどの予約受付

• サービスのプロモーション

また、サイトコントローラー機能に関しては有名なサービスからパートナーシップを取得しており、信頼性が高いのがうかがえます。チェックイン機能についてはアプリを使わなくてもWebブラウザから使えるので、顧客としては手軽です。

IoTによるスマートロックなどとも連携可能であり、デジタル改革のベースにもなるシステムとなっています。

 

●Cシステム（仮称）

クラウドタイプで提供されているCシステムは、初期導入費などを抑えられるシステムとして予算が限られている方にもおすすめできるシステムです。実際取引先の多くは中小規模の宿泊施設であり、予算を抑えて宿泊業務を効率化したい時に導入したいシステムとなっています。

下記のような機能を利用することで、業務効率化が実現します。

• 客室管理といった各種PMS

• チェックインアプリを通じた情報管理

• 予約サイトなどとの予約連携

さらに、発生するのは月額費だけで初期導入費が0円なのも特徴です。月額費を合計して1年にかかるコストを計算しても、2万円しない価格で利用できます（連携性などが良くなる上位プランも用意されている）。

1ヶ月無料のトライアルも提供されているので気になる方はぜひお試しください。

 

最近ではAIを活用したシステムもある

最近ではAIを活用した機械学習を利用して、宿泊業務を自動化するようなシステムも登場しています。例えばあるシステムでは、AIによるチャットボット機能を利用可能です。宿泊予定客からの問い合わせを自動で受けてくれるので、対応の手間が削減されます。回答の精度は実際にデータが集まれば集まるほど上がっていくので、改善を行いながら使うことで継続的な自動化率向上が見込めるのがポイントです。従来のシステムによる自動化の限界を解決するのがAI搭載の宿泊システムとなっています。

さらに、宿泊に関する分析ツールにもAIが活用されるようになってきています。例えばあるシステムでは需要などの指標を基に自動で最適な宿泊価格を算出、サイトへ反映させてくれる機能が搭載されているのがポイントです。手動で最適な価格を算出して反映するのはミスの危険性もありリスキーですが、自動化することで常に最適な価格の宿泊プランを提供できるようになるでしょう。

ただしAIによる自動化は、一度エラーが起きるといろいろな業務で影響が出てくる、中身がブラックボックス化してなぜそういった対応を取ったのか理解しにくくなるといったデメリットも抱えています。デメリットを考えてそれ以上のメリットを得られるかで導入を判断するのがおすすめです。

 

宿泊システムを選ぶ時のポイント

宿泊システムを選ぶ時は次のポイントに注意してみてください。

• システムの使いやすさ

• 既存システムと連携できる

• 自社ホテル・旅館の業務と合っている

• 分析・マーケティング機能がある

• サポート体制

システムの使いやすさはドラッグ＆ドロップなどで操作できるか、直感的に理解できるイラストやグラフ、テキストが表示されているかといった面で判断できます。実際にトライアルで触ってみるのが一番です。

また、既存システムと連携できると、さらに効率化が促されます。LINEアカウントを使って情報を反映させるといった機能も宿泊システムとLINEの連携によって実現しています。自社ホテルや旅館の業務内容によっては、システムが合わないケースも出てきます。宿泊以外のサービスも提供している場合は対応できる機能を搭載しているシステムが限られてくる可能性があるので、注意してみてください。

分析・マーケティングに使えるシステムであるか判断するのも重要です。データを自動で算出して結果をグラフなどで確認できると安心です。

サポート体制については、電話といった方法でも対応してくれるか、いつ対応してくれるのかなどを確認してみましょう。導入や運用に関して総合的なサポートが受けられるシステム業者だと安心できます。

 

必要な機能を洗い出して最適なシステムを導入しよう

今回は宿泊システムの概要や利用メリットなどをご紹介してきました。

宿泊システムによって宿泊業務のミス低減や効率化などへつながる施策を実行できます。最近ではAIを使ってさらに自動化を進められるシステムもあるので、気になる場合は比較・検討を行ってみてください。

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