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会計システムの相場費用は?見積もりのコツと選び方

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会計システムには、数多くの種類がリリースされており、どれを選んだら良いのかわからないという人も多いのではないでしょうか。
また、自社用にオリジナルで会計システムを作りたい場合には、一体、どれくらいの費用がかかるのか確認しておきたいところです。
この記事では、会計システムを導入する際に困ることが多い、費用相場や見積もり方法、開発会社の選び方などを解説します。

 

目次

 

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会計システムとは?

会計システムとは、企業の会計業務をシステム化することで、帳票などの作成作業、帳票の連携などを行えるようにしたものです。従来、伝票を作成して帳簿に転記して、試算表を作成し、さらに決算書の作成や経営分析、管理などを手動で行っていました。

会計システムは、今まで手動で行っていた作業を、データとして一元化することによって、会計業務を効率良く回せるようにしたシステムです。

そもそも会計に関わる作業は手間がかかり、ミスが発生しやすいものでした。企業にとって大事である会計業務を円滑に進めるためにも、多くの企業で会計システムが導入されるようになりました。会計システムに関する詳しい内容は、「会計システムの機能とは?導入前に知っておきたいメリットとリスク」で解説していますので、気になる方はご覧ください。

 

「導入費用」と「運用費用」について

会計システムを導入する際に、よく見かけることになるのが「導入費用」と「運用費用」です。導入費用とは、言葉通り会計システムを導入する際にかかる費用のことです。つまり、会計システムのソフトウェアを購入するための費用を指しています。

一般的なソフトウェアの場合、購入すれば費用の計算は終了します。しかし、会計システムの場合は、導入費用以外にも運用費用がかかることがあります。その理由は、会計にまつわる法律が定期的に見直され、変更が加わるためです。法改正の内容に従ってアップデートしたり、機能を追加変更したりするために、導入費用とは別に運用費用が必要になる会計システムも多くあります。もちろん、買い切り方の会計システムもありますが、法改正があった場合には翌年には同じシステムが使えなくなる可能性があるのです。

 

会計システムを導入する際に必要な費用

会計システムには、「インストール型の会計システム」と「クラウド型の会計システム」に大きく分けられます。

 

●インストール型(パッケージ型)

インストール型の会計システムは、パッケージ化されているソフトを購入して、使用する端末にインストールするタイプです。パッケージで購入することから、パッケージ版ともいわれますが、ここではインストール型とします。

特徴は、インストールした端末でしか使用できないこと。重要な会計情報を固定の端末でのみ編集できることからセキュリティ面を強化できますが、社外などから会計情報にアクセスすることが困難です。

 

●インストール型の費用相場

小規模であれば、Webやパソコンショップでソフトウェアを購入して、自分でインストールすることができます。また、サービス提供事業者に依頼して、ハードウェアも含めて導入することも可能です。

【導入費用】

市販の会計ソフトは概ね2万円〜5万円程度で、高くても10万円程度で収まります。サービス提供事業者に依頼して一からシステム構築する場合は、オプションの有無にもよりますが、市販のものと比べて一桁ほど高くなるでしょう。詳しくは個別に見積もりを依頼することになります。

【運用費用】

パッケージの場合、サポート費用の名目で月々あるいは年間で費用が必要となります。自身で購入しインストールした場合は年間で数万円レベルです。無料ではないことにご注意ください。システム構築した場合はやはり一桁高くなるので、これも個別に見積もりが必要となります。

 

●クラウド型

クラウド型は、インターネットを利用したタイプのものです。データはインターネットを通して保管されるため、インストール型のようにバックアップを取る必要がなく、サービスにアクセスするだけで会計情報を閲覧、編集できるようになっています。

インターネットが利用でき、アクセス情報をもっていれば、どの端末からもデータにアクセスできるため、インストール型と違い、様々な場所からアクセスが可能です。税理士との会計情報の共有にも適しています。

 

●クラウド型の費用相場

【導入費用】

クラウドを利用することで、導入費用をほとんど無料にすることができます。自身でインストールする必要もなく、即日使い出すことができます。

【運用費用】

パッケージと異なり、クラウドでは月々の使用量が必要になります。個人や小規模企業の場合、1万円〜5万円程度となります。注意が必要なのは、クラウドが低コストとは限らないことです。長期間使うことを想定するとパッケージの方が低コストとなります。ただし、クラウドは所有しないため資産として計上する必要がありません。また、将来にわたって費用の予測が簡単になるので、投資計画が立案しやすくなります。

 

会計システムを導入するポイント

長期間使用することを考えれば、長く使えば使うほどコストが下がるような「インストール型」の方がメリットは大きいです。導入時の初期費用はかかりますが、一度投資すれば後は費用がかかりませんので一見お得なように見えます。しかし、税法は「水モノ」です。消費税率が5%から8%、10%と目まぐるしく改正されたように税制は毎年のように変化しています。

「インストール型」では税制改正の都度、最新版への更新費用がかかるのが一般的です。結果的に毎年費用が発生することにもなりかねません。その点「クラウド型」であれば、導入時の初期費用が発生しませんし、税制改正への対応も月額利用料に含まれており、追加費用が発生することはありません。

更新忘れがないという安心感も「インストール型」とは比べものになりません。総合的に見れば「クラウド型」を利用することをおすすめします。今回は費用を中心に解説しました。簿記と税金について多少の勉強が必要ですが、毎年確定申告があることを考えると、それは無駄になりません。また、仕訳入力などで時短したい方には、クラウド型会計ソフトの自動連携機能がおすすめです。

また、会計システムをゼロから開発する際、システム仕様をしっかり練ってから始めましょう。自社で開発または外注するにしても、仕様が決まっていなければ、きちんとした成果物が仕上がりません。特に税法が絡む会計システムは、一般的な開発システムを構築するよりも慎重に行わなければなりません。というのも、先述している通り、会計システムは法改正があるたびにアップデートをしなければなりません。せっかく開発したシステムも、法改正により使えなくなったら意味がありませんので、その点を見越したうえで、追加や変更ができるような仕様にする必要があるのです。

 

会計システムの見積もり依頼のコツ

特に大企業で顕著ですが、3番目の理由は社内営業するうえでとても重要な意味をもっています。また、複数社から見積もりをもらうことで、各社が提示している内訳が一般的なものなのかを第三者的な視点で評価することもできます。

 

●見積もりは複数社にする

複数の会社に依頼するとはいえ、あまりにも多くの会社に依頼すると、かえって混乱してまとまらなくなってしまいます。事前にいくつかのリフォーム会社を候補に挙げておき、その中から2、3社程度にしぼって依頼するとよいでしょう。

 

●同じ要望・条件で伝える

要望や条件は、すべての会社に同じように伝えましょう。違う内容で伝えてしまうと、相見積もりのメリットでもある工事費用の比較ができなくなってしまいます。必ず同じ要望・条件で統一して依頼しましょう。

 

●相見積もりであることも伝える

複数の会社に相見積もりを依頼していることは伝えましょう。

どの会社に依頼している、ということまで伝える必要はありませんが、「相見積もりをしている」ということで費用の面でも、プラン提案の面でも、よりよいものが提示される可能性が高まります。

 

会計システムの開発における見積もりを確認するポイント

システム開発表でプロジェクト期間が明確に示されているか確認しましょう。要件定義からリリースまでの予定が明記され、その期間の人件費が正しく請求されているかチェックするためです。そもそもシステム開発費用は人件費×作業期間が基準になるため、この期間を明示されていない場合は見積もりの正確性が損なわれます。記載がない場合は質問をし、プロジェクト期間について開発者側の説明を求めましょう。

 

●開発範囲は明確・妥当かどうか

開発範囲が明確、または妥当かどうかも確認しましょう。見積もりを出すにはシステムの開発範囲と期間を元に人件費を計算するので、開発範囲が曖昧な場合は見積もりが大まかすぎます。例えばシステムに機能を追加・または改修を依頼するのに無駄な範囲のシステムを動かす想定で動いていないか、作業する範囲をリスト化してもらいましょう。

 

●リスクが考慮されているか

システム開発は要件定義をして、後は放置すればシステムが完成するものではありません。途中でトラブルが起きたり、修正の依頼をしたりする場合があります。その際に修正に追加費用がかかるのか、または数回の修正が費用に含まれているかもチェックしましょう。

また、見積もり計算の前提条件が、自社の要望や状況と一致しているかも大事なポイントです。システム要件定義において伝えた要望が叶えられているか、過剰な機能を付加して見積もりを計算していないか確認しましょう。自社でも要望をリストアップしておき、見積もり内容と一緒にチェックをすると良いでしょう。

 

自社に合った会計システムを導入しよう!

見積もりを見てどうしても予算に収まらない場合は、パッケージの購入やASPの利用も検討しましょう。パッケージのシステムなら新規作成の必要がないため、比較的安価に購入できます。ASPはアプリケーション・サービス・プロバイダの略で、プロバイダにあらかじめインストールされたアプリケーションをレンタルして使う方式です。パッケージは買取方式で、別途カスタマイズができるので自社の運用システムに合わせやすいというメリットがあります。ASPはレンタルのため費用自体は安いのですが、カスタマイズ性は低く、自社の業務にフィットしない可能性があるので注意が必要です。

一昔前までは、会計入力をするためには日商簿記2級の知識が必要とされていました。そのため、会計ソフトは会計の知識がある人しか使いこなせないものでした。しかし、現在は、勘定科目の内容がわかっていて会計入力のルールさえ覚えられれば、使いこなせる会計ソフトも出てきています。様々な会計システムが開発・提供されていますので、まずは自社にとってどんなものが必要なのか、しっかり検討してください。

 

会計システムの導入におすすめの開発会社

会計システムの導入を行う場合、外部に依頼をすることもあると思います。そんな時には、しっかり実績・実例を公開している外注先であれば、安心して依頼できるようになります。今後のビジネスを成功させるためにも、会計システムに強いシステム会社の詳細が以下のページにまとめてありますので、参考にしてみてください。

 

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