建設現場や工事現場における取引やスケジュール調整、人員調整などあらゆる管理を行うシステムを「施工管理システム」といいます。建設関連の仕事は煩雑な業務が多く、施工管理システムは業務効率化を図るうえで大変重宝するシステムです。今回は、施工管理システムの基本機能を紹介するとともに、メリットやデメリットを解説します。
目次
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施工管理システムとは？データの一元管理可能って本当？
施工管理システムは、建設や工事における契約や売上金の管理など、すべてのデータを一元管理することが可能です。
従来は業務ごとに情報をまとめ、それぞれを照らし合わせる作業が主流でしたが、施工管理システムは工事現場や建設現場に特化した仕様になっているため、無駄がなく作業効率化が期待できます。
建設業システムと何が違うのか？
建設にかかわるシステムには、施工管理システム以外にも建設業システムがあります。
建設業システムは、建設業における一連の業務に関する情報を管理する仕組みです。例えば経営管理や営業管理、経理管理にまつわる機能が備わっています。
一方、施工管理システムは施工業務に特化した仕組みであり、建設業システムよりも的が絞られている点が特徴です。
施工管理システムの9大機能とは
施工管理システムにも各種ありますが、多岐にわたる施工管理業務の効率化を上げるための基本的な機能は共通しています。ここでは9つの機能を解説します。
機能についてある程度理解し、実際に導入した時のイメージをしてみましょう。
●受注工事管理機能
受注した工事に関する情報を一覧で管理できる機能です。物件や契約の情報に加えて予算や契約日、工期などが案件ごとに登録できるため、契約書を作成する時にも役立ちます。
また、一元管理されているため工事担当者も閲覧でき、引き継ぎに関する人為的ミスを防ぐことも可能です。
●実行予算管理機能
実行予算管理機能では案件ごとに費用や工事の手段、工期などを具体的に入力していきます。売上や損益などが可視化されるため、予算を立てる時に役立つ機能です。
また、システム上で施行中に発生した原価と実行予算を比べられるため、スムーズなコスト管理にも繋がります。
●発注管理機能
実行予算管理機能で作成した予算をもとに、発注業務を管理する機能です。案件や業者ごとに発注先のデータを登録したり、発注額を記録したりできるうえに利益を踏まえた掛け率で発注金額を決められます。
システム上で情報がまとめられているため、各情報を呼び出して効率的な注文書の作成が可能です。
●業者・得意先請求管理機能
施工管理システムでは業者・得意先請求管理という機能があり効率的な管理が可能です。施工管理では乱雑になりがちな各業者の情報管理業務や、仕入先業者の請求情報を、工事や工種などで仕分けして管理します。
また、原価情報の更新も自動的に行えるため大変便利です。そのほか、発注元に関する情報の管理機能も備わっており、請求書発行や入金予定など細かな情報管理も実行できます。
●業者支払管理機能
施工管理システムでは、業者支払管理機能によって支払日の登録や支払方法の調整が行えます。
建設や工事現場では様々な資材が必要になるため、かかわる業者のごとに支払いをしなければなりません。施工案件や資材数が多くなれば支払管理も煩雑になりがちですので、業者支払管理機能が業務の効率化に貢献してくれます。
また、支払額の仕分けも自動的に作成されるため、業者ごとの集計も表示され効率的な管理が可能です。
●入金管理機能
施工管理システムでは、支払管理だけでなく入金管理も行えます。
建物や工事の施工では受注金額の大きい案件もあり、その場合は分割して入金されるケースも少なくありません。入金管理機能があれば、請求金額と照合して残金の明細管理も可能です。手作業だと発生しがちな重複請求や入金忘れなどのミスも回避できます。
●工事原価管理機能
受注を受けている最中の案件ごとに、原価管理を行う機能が工事原価管理機能です。工事原価管理機能があれば、効率的に作業が行えるうえに隅々まで管理できるため、万が一想定とは別の外注費が発生したとしても赤字を防ぐことができます。
また、今後発生する予定の支払いに関しても管理できるほか、売上全体の原価率を管理もできます。
●工程管理機能
作業をスムーズに進めるためには、進捗状況を管理することが大切です。施工管理システムには工程管理機能が搭載されており、案件ごとの進捗状況をリアルタイムで確認できます。
工期が遅れそうな案件があった場合でも、逐一確認することで早期発見できるため、リスケジュールや工程の見直し、スタッフの配置変更など柔軟かつ速やかな対応が可能です。
●作業日報管理機能
施工管理システムでは、案件ごとの日報作成と管理が可能です。現場の状況を確認するためには、現場で働くスタッフによって記録される日報が重要な役割を果たします。日報制度を設けることで、施工の工程における問題点や進捗の課題などを表面化しやすくなるからです。
ほかにも施工管理システムを用いて日報を管理しておくことで、実行予算との比較や作業工程のズレなどの確認にも役立ちます。
施工管理システムを導入したほうが良い理由5選
施工管理システムを導入すると、以下5つのメリットが得られます。
施工管理システムを導入すると、従来のアナログのやり方よりもはるかに効率が上がります。システムを導入する前になぜ効率化できるのか、メリットを具体的に把握しておきましょう。
●施工データを一元管理できる
施工管理システムなら受注したすべての案件に関して、人員や資材、お金の流れなどの一元管理が可能です。
従来は、各工程や案件ごとに情報を管理するケースが多く、必要な情報を得るためには担当者を介して調べたり、それぞれのシステムから抽出したりする必要がありました。
それだと大変手間がかかり人為的なミスも多くなるため、施工管理システムを導入すると、データを探し出す手間が削減されミス防止にも繋がります。
●進捗状況をリアルタイムで把握できる
施工管理システムを使うと、業務の進捗状況をリアルタイムで確認できます。従来の手段だと現場ごとに管理していたため、その都度連絡を取り合いながら確認しなければなりませんでした。
確認作業だけで相当な手間がかかるうえに、集めたデータを踏まえて計算し利益予測を行うため、時間的なロスもあります。施工管理システムによって進捗状況や原価、売上見込みなどがひと目でわかるため、手間の削減だけではなくより正確な予算実績管理が可能です。
●意思決定が迅速化する
施工管理システムは場所や時間を問わず閲覧できるため、施工管理に携わる現場のスタッフだけでなく、経営陣も確認しやすいのが特徴的です。現場の生の状況が簡単にわかるため、大切な経営判断を行う時にも重宝します。
従来の方法だと、判断が遅れリスクを被るケースも少なくありませんでしたが、施工管理システムによって確実な意思決定が素早くできるようになるでしょう。
●ペーパーレス化が実現できる
従来の管理方法だと、予算管理や日報作成などにおいて膨大な量の紙が必要でした。施工管理システムであれば、Web上で作業ができるため、ほとんど紙を使うことがありません。
ペーパーレス化により、これまでかかっていた印刷コストや郵送コストが削減され、業務の効率化にも繋がります。
●ミスを削減できる
手書きやパソコンへの手入力で行っていた従来の管理方法だと、ケアレスミスが起こりやすいのが実状でした。
そこで施工管理システムを導入するとシステム上で管理されるようになるため、人為的な細かいミスがなくなり、さらに情報漏れや見落としもなくなるため、業務の効率化が期待できます。
施工管理システム導入前に注意したい2つのこと
施工管理システムは、従来の管理方法に比べてたくさんのメリットが得られる便利な仕組みです。しかし、デメリットも少なからずあるため、導入する時はしっかりと確認する必要があります。次に挙げる2つのデメリットを押さえて、より効果的にシステムを使いましょう。
●システムを使いこなせない場合がある
施工管理システムに備わっている機能は多岐にわたります。どの機能も、施工管理をするうえで大変役立ちますが、あまりにも機能が多すぎるタイプを選ぶと、うまく使いこなせないかもしれません。
多機能であるほうが良いだろうと安易に考えて導入すると、従来のやり方よりも手間がかかるという本末転倒になってしまいます。
●コストの問題
施工管理システムは、無料で使えるものではありません。サービスによって価格は異なるもの、導入時・運用時それぞれにコストがかかるため、事前に試算しておく必要があります。
また、多機能タイプのシステムを選ぶと、割高になる可能性が高いため注意が必要です。本当に必要な機能を見極めて、不要な機能は削ぐようにしましょう。
新たに施工管理システムを導入もしくは開発を考えている方は、ぜひ発注ナビの利用をご検討ください。
施工管理システムを選ぶポイント
近年、建設現場におけるテクノロジー化が進み、施工管理システムも多数の企業からリリースされています。複数あるシステムの中から、どのタイプを選べば良いか困っている方も多いはずです。施工管理システムを選ぶポイントを3つ紹介します。
施工管理システムを選ぶ時は、闇雲に導入するのではなくポイントを押さえて考えることが大切です。
●自社の課題を整理する
施工管理システムを導入する目的として、自社の課題を解決することが挙げられます。システム導入の前に、施工管理の課題を洗い出すことが大切です。
契約段階から売上回収までを改めて確認し、作業が滞る原因を見つけておくと、製品を選ぶ時の良い判断基準になります。
●必要な機能が十分に備わっている
続いて、洗い出した課題をもとに製品を選んでいきます。いずれの施工管理システムも様々な機能が搭載されていますが、その内容は各社で異なるため注意が必要です。
細部まで細かく確認して、本当に必要な機能が備わっているかを見極めましょう。無駄な機能があるとランニングコストにも影響してくるため、慎重に選ぶことが大切です。
●クラウド型とオンプレミス型か決める
施工管理システムの導入方法には、クラウド型とオンプレミス型の2パターンがあります。
クラウド型は、インターネットを介してサービス提供会社が共友するサーバーにアクセスし、情報を管理する仕組みです。自社にサーバーを設置する必要がないため、すぐにでも使えるうえに月額で利用料を支払うため、コスト的にも比較的リーズナブルに導入でき、さらに場所や時間を選ばずに使えるため、現場でのチェックも容易にできます。
一方、ある程度型が定まっているため、自社の業務に合わせたカスタマイズがしづらい点がデメリットです。また、セキュリティ面が脆弱になりがちなため、しっかりと対策をしている会社のサービスを選ぶ必要があります。
オンプレミス型は自社内にサーバーを設置し、その中にシステムを構築するタイプです。そのため、カスタマイズが自由にでき、自社の業務に合わせられるため使い勝手が良いです。また自社内で運用管理もあり、セキュリティ面も安心です。
ですが、クラウド型と比べて、導入時に多額の資金が必要な点がデメリットといえます。
システム購入する前に管理体制を整えておくこと
システムを購入する前に、施工管理だけでなく経理業務や現場での業務も踏まえて、現状を把握しておきましょう。そのうえで、システム導入後の流れをイメージしておくと円滑に取り入れられます。
施工管理は、単純にシステムを導入しただけで効率が上がるものではありません。管理体制が整っていない状態で導入してしまうと、後になってトラブルが発生する可能性も考えられます。
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