工事管理業務では、工事の受注・顧客への請求書発行・工程管理など様々な作業が発生します。Excelでの管理作業は膨大になり、記入漏れなどの人的ミスも発生しやすくなります。こうした問題を解決してくれるのが工事管理システムです。
しかし、工事管理システムの機能やそのメリットについてはよくわからず、導入をためらう企業も多いのではないでしょうか。
今回は工事管理システムの主な機能、工事管理システムを導入することのメリット、工事管理システムを導入する方法などについて解説します。
目次
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工事管理システムの主な機能とは
工事管理システムとは、工事の受発注・施工の進捗管理・売上金の回収など、工事に関する様々な機能を備えたシステムのことです。従来は紙ベースや複数のシステムで管理していたため、情報の見落としがあったり管理が複雑になったりしました。工事管理システムで情報を一元管理できると、情報が確認しやすくなり業務効率が向上します。作業状況もリアルタイムで確認でき、スピーディーに対応できるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
工事管理システムの主な機能は下記の通りです。
●受注工事管理機能
「受注工事管理機能」は、受注した工事の物件情報・契約情報などを管理できる機能です。案件ごとに、金額・契約年月日・工期などを一覧表示できます。過去の見積りの引用や受注履歴も確認でき、案件ごとの入金額・残金の管理も可能です。
●実行予算管理機能
「実行予算管理機能」では売上・利益・損益を可視化できるので、案件ごとの予算が立てやすくなります。予算と実績の差を少なくし、予定どおりの利益を上げられます。実行予算管理機能の導入により仕入管理のほか、総売上に対しての原価率の計算をすることもできます。
●発注管理機能
「発注管理機能」では、工事の実行予算データをもとにした発注先・発注金額の管理ができます。発注金額の決定は、実行予算に利益を追加した掛け率から算出可能です。Excelでの管理は、発注をかけるたびにその内容をシートに直接入力する必要がありました。
発注管理機能を利用することで、過去に入力したデータを自動で反映させたり、自動発注したりできます。発注履歴を保存できるため、発注漏れや発注ミスを減らし、再発注や引継ぎの際も簡単です。
●業者・得意先請求管理機能
「業者・得意先請求管理機能」は、月別・取引先別の請求書管理を行う機能です。請求書の作成・発行・承認など請求書に関するすべての業務を一元管理できるため、請求書の承認忘れ・入金漏れを防ぐことができます。
従来はExcelで請求書を管理していましたが、検索に手間がかかり、数年分の請求書データを記録すると処理速度が低下する問題もありました。これに対し「業者・得意先請求管理機能」は、取引データをもとに施主への請求書発行や入金管理が行われるため、手入力によるミスの削減や作成作業の大幅な簡略化によって業務の効率化を促進します。
●業者支払管理機能
「業者支払管理機能」により支払依頼書の作成・支払方式の調整・仕分けの自動作成ができます。
●入金管理機能
「入金管理機能」により入金データが未収入金一覧として集計され、契約金額に対して正しく入金されているか確認できます。
●工事原価管理
「工事原価管理」は工事・仕入先について原価データを入力できる機能です。
登録済みマスタの参照で、名称・仕様・単位・単価などを自動入力できます。実行予算管理機能で登録した原価項目の絞り込み入力、予算残額を確認しながらのデータ入力も可能です。
●工程管理機能
「工程管理機能」で工事工程の進捗状況を管理できます。遅延によるトラブルを防ぎ過去の履歴も確認可能です。現場の進捗状況や職人の稼働状況も確認できるため無理のないスケジュールで工事を進められます。急な工程変更にも対応でき、進捗状況をいつでも把握できるため作業工数の短縮が可能です。
●作業日報管理機能
「作業日報管理機能」は日ごとの作業内容やかかった原価などを管理できる機能です。
工事管理システムが活躍している業界
工事管理システムを利用しているのは建設会社・工事会社・ゼネコンなど、工事関連の業界です。工事管理システムには、幅広い業界に対応しているシステムと、特定の業界向けのシステムがあります。
工事管理システムの特徴は以下の通りです。
| 業界 | 特徴 |
|---|---|
| 塗装会社・リフォーム会社向け | 建設工事の現場管理に特化 |
| 建設業向け | 定型黒板、図面の高解像・高速表示 |
| 土木現場向け | 管理表の作成に必要な情報を入力できる |
| 設備・電気会社向け | 電力量計確認機能・コンセント試験機能 |
工事管理システム導入のメリット
工事管理システム導入のメリットは以下の通りです。
●データを一元管理できる
工事管理システムの導入で、工事・施行に関する情報が一元管理でき状況を把握できるようになります。別々のシステムを使っていると、必要なデータを取り出す場合も手作業が必要ですが、データを一元管理することで必要なデータをすぐに取り出せるようになり、手入力によるミスも防げます。
●業務の効率化ができる
工事管理システムの導入により業務が効率化できます。従来は紙やFAXで受発注や請求を行っていたため手間や時間がかかりました。また、特定のスタッフに仕事が偏るなどの弊害もありました。
工事管理システムの活用により、見積りや受発注に対応できるほか、金額の入力ミスの削減にもつながります。「生産性を高められる」「ペーパーレス化を実現できる」「業務を標準化できる」などの効果もあります。
●作業状況をリアルタイムで確認することが可能
工事管理システムにより、作業状況をリアルタイムで確認できます。従来は工事現場ごとに作業の進捗状況を確認する必要がありました。工事管理システムでは現場でタブレットやスマホでデータを確認しながら指示できます。工事管理システムでは作業進捗状況だけではなく、原価・売上見込も把握できるため、正確に予実管理ができるでしょう。
●社外でのコミュニケーションが円滑になる
工事管理システムにより社外でのコミュニケーションが円滑になります。現場が「見える化」されるため社外への工事進捗報告もスムーズにでき、トラブルもなくなるでしょう。工事管理システムの中には顧客が工事の状況を把握できるものもあります。
●工程ミスの削減につながる
工事管理システムにより工程ミスの削減につながります。Excelで工程表を作成すると、手入力のため入力ミスや数式の間違いや遅延ミスがありました。工事管理システムの工程管理機能により、プロジェクト全体の工程内容・進捗状況を管理できるため、遅延ミスを減らすことが可能です。
●工事の品質が向上する
工事管理システムを使うことで工事の品質が向上します。これまではExcelで管理していたため、発注ミスや工期の遅れなどの問題がありました。システム導入により、こうしたミスも減らせるため、工事の品質の向上につながります。
工事管理システムを導入する方法
工事管理システムを導入する場合どのような方法が良いのでしょうか？
システム導入方法には以下の2つの方法があります。
-
パッケージソフトを購入する
-
独自システムの開発（フルスクラッチ）をシステム会社に依頼する
●パッケージソフトを購入する
パッケージソフトを購入するメリットは、コストが安く済むことです。既存システムをベースに開発するため、時間とコストを抑えられます。
パッケージソフトを購入するメリット・デメリットは下記の通りです。
| パッケージソフトを購入するメリット・デメリット | |
|---|---|
| メリット |
|
| デメリット |
|
●独自システムの開発（フルスクラッチ）をシステム会社に依頼する
工事管理システムを導入する方法として、独自システムの開発（フルスクラッチ）をシステム会社に依頼する方法があります。フルスクラッチは、パッケージソフトでは満たせない自社に合った形の開発が可能です。初期費用は高くなりますが、オーダーメイドで開発できるため、独自性の高い要件についても柔軟に対応できます。
独自システムの開発（フルスクラッチ）をシステム会社に依頼するメリット・デメリットは下記の通りです。
| 独自システムの開発（フルスクラッチ）をシステム会社に依頼するメリット・デメリット | |
|---|---|
| メリット |
|
| デメリット |
|
●どちらが自社に合うかを検討する
パッケージソフトとフルスクラッチではどちらが自社に合うのか検討する必要があります。初期費用で考えるならパッケージソフトがおすすめです。しかし、独自性が強い業務の場合、パッケージソフトでは対応できないこともあります。両者のメリット・デメリットを踏まえ、自社に最適な方法を検討しましょう。
検討すべきポイントは下記の通りです。
| 方法 | ポイント |
|---|---|
| パッケージソフト |
|
| フルスクラッチ |
|
導入する時に注意したいこと
上述のように工事管理システムには様々なメリットがありますが、一方で注意すべき点もあります。
工事管理システムで注意すべき点は下記の2点です。
-
導入のタイミング
-
自社に必要な機能
工事管理システムを導入する場合、導入のタイミングには気を付けるべきでしょう。現場の繁忙期に導入すると、現場スタッフがまだ使いこなせず、業務効率が低下してしまう可能性があります。多機能な工事管理システムを選んだ場合、操作が複雑で使い勝手も悪く、スタッフからクレームがくる可能性もあります。自社に必要な機能を洗い出し、シンプルな機能だけを選びましょう。
工事管理システムを選ぶ時のポイント
工事管理システムを選ぶ時の4つのポイントは下記の通りです。
●自社の課題を整理する
工事管理システムを選ぶ時は、まず自社の課題を整理する必要があります。どのような業務でどの機能が必要なのか洗い出さなくてはなりません。業務において一連の流れの中でシステム化すべき項目を棚卸しすると、入れるべき機能が明確になります。
●自社の業界・業種に合うシステムか確認する
工事管理システムを選ぶ時は自社の業界・業種に合うシステムか確認します。システムには汎用的なものと特定の業界に特化したものがあるため、事前に確認することが重要です。自社の業界に特化したシステムであれば、ニーズに合ったものを豊富なオプション機能から選択できます。
●必要な機能が網羅されているかチェックする
工事管理システムで必要な機能が網羅的に揃っているかチェックします。工事管理システムには様々な機能があるため、自社に不要な機能が搭載されていたり、必要な機能がもれていたりする場合もあります。必要な機能を上手く取り入れると、業務改善につながります。
●費用対効果が良いか検討する
工事管理システムを導入する場合、費用対効果の良さについても検討すべきです。多機能で高額なシステムを導入しても社員が使いこなせない場合、費用がムダになります。一方で費用対効果の良いシステムを選ぶと、業務の効率化につながりコスト削減が可能です。工事管理システムにかける費用に対し、利益を向上できるシステムを選びましょう。
工事管理システムの費用相場
工事管理システムの費用相場はシステムによって異なりますが、必要なのは「初期費用」「月額費用」「オプション費用」です。
| 費用 | 内容 | 費用相場 |
|---|---|---|
| 初期費用 |
|
30,000円～100,000円 |
| 月額費用 |
|
1,650円～40,000円 |
| オプション費用 |
|
30,000円～100,000円 |
必要な機能を洗い出すことで最適な導入を
工事管理システムとは、工事の受発注・施工の進捗管理・売上金の回収など、工事に関する様々な機能を一元化したシステムです。従来はExcelで工程表を管理し、請求書の発行なども紙ベースで行っていましたが、工事管理システムは工事に関するあらゆる業務をシステム化できるため効率化ができ、コスト削減にもつながります。システム導入方法はパッケージソフトを導入する方法とフルスクラッチ開発の2種類です。
工事管理システムの機能は幅広く、不要な機能を導入すると使い勝手が悪くコストもかかります。自社に必要な機能を洗い出し、費用対効果の高い工事管理システムを選びましょう。
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