建築プロジェクトにおける発注から受注、請求、支払いまでのプロセスを効率化する受発注システム。建築業に導入すれば、工事の進捗状況や資材の調達、契約管理などの一連の業務を一元管理し、正確な情報管理と迅速な対応が可能になります。
本記事では、建築業向けの受発注システムについて、主な機能や導入時の注意点、導入メリットについて解説します。Excelなどのレガシーシステムや紙による受発注管理からの脱却を目指す方は、ぜひ参考にしてください。
目次
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建築業の受発注システムの主な機能
建築業向けの受発注システムには、主に資材の受発注状況や受発注先の管理、案件ごとの在庫管理ができる機能が備わっています。詳しい機能は以下のとおりです。
●受注管理
受注管理は、受注情報や協力会社からの工事受注に関する業務を一元管理する機能です。リアルタイムで受注状況を把握し、効率的にプロジェクトを進行させることができます。
登録されたテンプレートを使用することで、見積書や請求書の作成が簡単に行え、過去の書類の検索や共有も可能です。この機能により、受注業務の迅速化と手作業によるミスの削減が期待できます。
受発注システムによって搭載されている機能は異なりますが、一般的には顧客データの登録、社内承認、利益率の記録、納期確認などの機能も備わっています。
●発注管理
発注管理機能には、発注書の作成や管理機能のほか、購買依頼書や契約書の作成、発注先とのコミュニケーションをサポートする機能が含まれます。これまでの発注履歴を管理し、適切なタイミングで発注を行えることが特徴です。また、システムにはテンプレートが登録されているため、簡単に注文書を作成できます。この機能により、資材調達のプロセスが効率化され、プロジェクトの進行がスムーズになります。
●在庫管理
建築業では、資材や資源の管理が重要な課題の1つです。管理すべき品目が多く、手動の受発注管理では対応が難しい場合もあります。
在庫管理機能を導入することで、資材や資源の在庫をリアルタイムで把握でき、必要なタイミングで発注が可能です。これにより、在庫の過不足を防ぎ、プロジェクトの進行を円滑にします。さらに、在庫状況を常に最新に保つことで、無駄なコストを削減できます。
●プロジェクト管理
プロジェクト管理機能では、プロジェクトの進捗状況や予算を管理し、全体のコストとスケジュールを最適化。各工程をガントチャート形式で表示することで、作業の流れを確認でき、担当者や工期ごとの進捗も把握できます。これにより、大規模なプロジェクトや複数のプロジェクトの全体管理が容易となり、効率的な進行が可能です。
●情報の一元化
受発注システムは、注文や在庫、請求などのデータを一括で管理します。また、売上や経費、利益などの経営データも集約し、リアルタイムに可視化が可能です。これにより、全体の状況を迅速に把握し、適切な意思決定が行えます。さらに、社内の情報共有がスムーズになり、業務の効率化が促進されます。例えば、在庫が少なくなった場合、即座に発注して欠品を防ぐことで、販売機会の喪失を防ぎます。
●顧客管理
顧客管理機能では、顧客の注文履歴や購買傾向を分析可能です。これにより、顧客ニーズを把握し、サービスの改善や顧客満足度の向上が期待できます。また、過去の営業案件と蓄積した顧客情報を基に、営業先に適切な提案が行えます。
●分析・レポート機能
分析・レポート機能は、ビジネスのパフォーマンスを測定し、意思決定を支援するために重要です。受注状況や出荷状況、売上実績などのデータを分析し、レポートを作成できます。この機能を活用することで、経営判断の質が向上し、戦略的な意思決定が可能になります。
受発注システム導入の注意点
受発注システムの導入には多くのメリットがある一方で、デメリットやリスクも存在します。ここでは、建築業が受発注システムを導入する際に注意すべきポイントをまとめました。リスクを最小限に抑えるために、事前に把握しておきましょう。
●導入コスト
受発注システムの導入には初期費用や月額利用料金がかかります。中には無料で利用できるプランもありますが、本格的に運用するのであればある程度のコストを想定しておかなくてはなりません。
完全オリジナルで開発する場合、導入費・運用費ともにさらに高額になるケースが多くあります。追加機能のみを開発してもらうだけでも汎用システムに比べて導入費は高くなるでしょう。また、汎用システムの既存機能のみを利用するのであれば費用を抑えられますが、導入規模やプランの設定によっては高額になる可能性があります。
受発注システムの選定時には費用対効果を考慮し、適切な予算内で導入可能な機能やプランを選ぶことが重要です。
●取引先との調整
受発注システムの導入には、取引先との協力が不可欠です。特に、従来の電話やFAX、メールなどで受発注を行っていた場合、新しいシステムの導入について事前に通知しないと、発注書のフォーマット変更などで混乱を招くリスクがあります。また、受注先企業のシステム仕様に合わせるために、システムの改修が必要となる場合もあります。事前の調整が不十分だとトラブルの原因になるため、十分に注意しましょう。
システム導入前に、取引先に対して新システムの導入目的や利用方法を説明し、同意を得たうえで移行することが必要です。
●システムの普及と定着
新しいシステムの導入には、社内での教育や取引先へのサポートが必要です。操作や業務フローに慣れるまでには時間がかかり、システムが定着するまでにも時間を要します。大きな混乱を防ぎつつ、社内全体が新しいシステムに迅速に慣れるためには、適切なマニュアルの作成や研修を実施しましょう。
受発注システムの導入により業務効率化やコスト削減が期待できますが、それは適切な選定と導入後のサポートが行われてこそ実現します。システムを最大限に活用するために、導入前に十分な準備を行いましょう。
建設業の受発注システムの導入メリット
建設業に受発注システムを導入すると、受発注業務の効率化や精度の向上が見込めます。さらに、リアルタイムでの情報共有やミスの削減も可能です。システムの導入により、業務全体が円滑に進行し、生産性の向上が図れます。
●プロセスの効率化
受発注システムの導入により、受注から発注、在庫管理、納品までの一連のプロセスを自動化できます。発注書のテンプレート機能や注文履歴の保存機能が備わっており、簡単な入力だけで発注書を作成できるため、手動管理の手間や手入力によるミスが減少するでしょう。また、受発注書の状況をリアルタイムで把握できるため、在庫の不足や納期の遅れなどの問題に迅速に対応できます。このように、受発注にかかわる業務プロセスを効率化できます。
●正確な予算管理
受発注システムには、資材や資源の見積もり機能や実際にかかった費用との比較機能が備わっています。リアルタイムで予算を管理することで、無駄や予算オーバーを減らし、プロジェクト全体のコストを抑えられるでしょう。そのため、予算管理が正確に行えます。
●資材管理の最適化
受発注システムを導入することで、プロジェクトの進行状況に合わせた効率的な資材管理が可能です。在庫状況をリアルタイムで把握できるため、必要なタイミングで適切な量の資材を発注できます。これにより、過剰在庫や資材不足を防ぎ、現場での資材の過不足を抑えることで発注コストや資源の無駄を削減できます。
●人的ミスの防止
受発注システムを導入することで、手動のデータ入力ミスや見落としを防げます。紙やExcelを使った従来の管理方法では、記入漏れや誤記載によるヒューマンエラーが発生しやすく、電話やFAXによる注文も聞き間違いや共有ミスが多く見られました。
受発注システムでは、注文状況や在庫情報が自動で反映・計算されるため、これらのミスを大幅に減らせます。さらに、過去のデータを簡単に参照できるため、経験が浅い従業員でも正確な受発注が可能です。
●ペーパーレス化
受発注システムは、納品書や請求書をデジタル化し、保管の手間や紛失のリスクを軽減します。紙のムダを無くすことはコスト削減に加え、SDGsの観点からも重要であり、企業にとって大きな課題です。
さらに、紙で行っていた業務をすべて電子化することで、データの検索や共有が容易になります。過去の伝票を確認する際も簡単に検索・閲覧でき、管理者の負担やストレスが減少。協力会社とのデータ共有も迅速に行え、プロジェクトの進行がスムーズになります。
●顧客満足度の向上
受発注システムを導入することで、顧客の要望に迅速に応えられるようになり、顧客満足度が向上します。例えば、担当者が不在でもほかのスタッフが迅速に対応でき、見積もり提示や問い合わせへの回答がスムーズに行えるためです。また、業務効率化で削減できた工数を顧客対応に充てることで、満足度が一層高まるでしょう。受発注のミスがなく正確に対応することで、取引先や仕入れ先からの信頼度が向上します。
●コスト削減
受発注システムの導入により、紙やインクのコストを削減できます。伝票の印刷が不要になるため、保管スペースの確保も不要となり、場所にかかる費用も削減されます。さらに、業務の効率化によって人件費も減らせるため、総合的なコスト削減が可能です。
建設業の受発注システムの選び方
多くのメーカーやベンダーが受発注システムを提供しており、建設業向けの製品も様々です。自社に最適なシステムを選ぶためには、以下のポイントを確認することが重要です。
●必要な機能を確認する
自社の業務フローを洗い出し、必要な機能を明確にしてからシステムを選びましょう。発注書や見積書のテンプレート保存・カスタマイズ機能や分割納品の指定機能、進捗に応じた出来高設定機能など、建築業の業務プロセスに沿った機能は様々です。必要な機能が揃ったシステムを選ぶことで、業務効率が向上します。
●操作性
ITリテラシーの有無にかかわらず、誰でも簡単に使える操作性の高いシステムを選びましょう。特にデジタル機器やシステムに不慣れな従業員が多い場合、操作が直感的でわかりやすいかは重要です。事前のトライアルやデモを活用して、シンプルで見やすいか、誰もが使いやすいかなどの操作性を確認しておくと、大きな失敗を防げます。
●多端末対応
スマートフォンやタブレットでも利用できるシステムを選ぶと、場所を問わずに情報を確認しやすくなります。スマホやタブレット、ノートPCなど、どのデバイスでも現場スタッフが外出先から受注情報を確認できます。特に、現場での使いやすさを考慮し、デバイスに合わせて画面レイアウトが最適化される「レスポンシブデザイン」対応のシステムが便利です。
●サポート体制
導入時や導入後のサポートが充実しているシステムを選ぶようにしてください。初めてシステムを導入する場合、トラブル時や操作に関する問い合わせに迅速に対応してくれるサポートがあるかを事前に確認しましょう。サポート内容には、システムが正常に動作しない際のトラブルシューティングや、従業員が新しい機能を理解するためのトレーニングが含まれます。このようなサポートがあれば、スムーズにシステムを導入し、運用を開始できます。
●ほかシステムとの連携
既存の会計システムや顧客管理システムと連携できるシステムを選ぶことが重要です。連携ができないと、業務効率を上げるために導入したにもかかわらず、転送や転記に時間と手間がかかり、かえって業務を圧迫してしまいます。
例えば、受発注システムが会計システムと連携していれば、受注情報が自動的に反映され、手動での入力ミスを防げます。業務全体の効率化を図るためにも、データの一元管理が可能で、ほかシステムとのスムーズな連携ができるシステムを選びましょう。
自社に合った受発注システムが見つからないなら開発会社に依頼しよう
自社独自の業務フローやプロセスがあるなど、既存の受発注システムだと完全には自社のニーズに合わない場合、開発会社に依頼してカスタマイズを依頼する手もあります。
オリジナルの受発注システムや追加機能を依頼する際には、以下のポイントを抑えた上で開発会社を選ぶのがおすすめです。
- 実績と信頼性：建設業向けのシステム開発実績が豊富な会社か
- サポート体制：導入後のサポート体制が充実している会社か
- コミュニケーション能力：開発プロセス中にしっかりとコミュニケーションを取り、自社のニーズを正確に反映してくれるか
以上を踏まえても、開発会社が多すぎて選べない、または相性の良い開発会社がわからないといった場合には、プロに会社選びごと依頼してしまうのも1つの手です。
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