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基幹システムとは?ERPの違いや導入のメリット

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基幹システムは、業務の中心となる情報を管理しており、業務効率化やヒューマンエラーの削減に大きく貢献します。価格や評判をチェックするのは大切ですが、それだけで決めてしまうと現状の業務プロセスを無視したシステムになりかねません。そうなると使い勝手が悪くなるだけでなく、無駄なコストや人為的な作業ミスが頻発するリスクが高まります。

今回は、基幹システムの特徴や導入のメリット、ERPや情報系システムとの違いについて詳しく解説します。基幹システム導入時の判断材料として、ぜひ参考にしてください。

 

目次

 

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基幹システムとは?

基幹システムは、業務の核となる情報を管理するシステム(またはソフトウェア)の総称です。より分かりやすく言えば、基幹システムは「業務を行うのに絶対必要となるシステム」という認識でも良いでしょう。業務の重要な情報管理を担うバックオフィスに集中しているため、「バックオフィス系」と呼ばれることもあります。以下では、代表的な基幹システムやその役割について詳しく紹介します。

 

基幹システムが取り扱う業務の種類

企業や業種によって基幹システムは異なりますが、主に以下の5つに分けられます。

 

●生産管理システム

生産管理システムは、主に製造業で用いられている基幹システムです。製造業の要となる生産のプロセスを一元化でき、状況を随時確認できます。計画通りに製造・出荷するための進捗管理や、仕入在庫・製造済みの商品在庫・商品の出荷状況などをチェックするために活用されます。

 

●販売管理システム

実店舗やECサイトなど、販売管理システムは販売業で利用されています。どの商品が売れており、どの商品が在庫を圧迫しているのか、売上・仕入値はいくらか、実際の利益はどれくらい出ているのかといった、販売における情報を正確に管理できるシステムです。

 

●購買管理システム

購買管理システムは、主に小売業や卸売業、製造業で基幹システムとして利用されています。注文書の作成・出力、支払管理、支払伝票の発行といった業務プロセスを自動化します。

 

●在庫管理システム

在庫管理システムは、その名の通り、業務上必要となる在庫をすべてまとめて管理します。完成品を格納する在庫だけではなく、製造用の部品・原材料、製造途中の半製品など、管理するべき「在庫」が多岐に渡る小売業・製造業で主に利用されている基幹システムです。

 

●統合基幹業務システム(ERP)

統合基幹業務システムは、先に挙げた生産管理や販売管理などの複数のシステムを統合し、パッケージ化して一元化したシステムです。企業の規模によっては、関わる業務の規模も大きくなりやすく、総合的な管理が可能となる統合基幹業務システムを導入することも少なくありません。

例えば、製造業では生産管理・購買管理・在庫管理・会計・人事給与といった複数のシステムが基幹システムとして存在します。なかでも製造の基幹となる生産管理・購買管理・在庫管理を担うシステムは、同じデータを共通して利用することもあります。これらの基幹業務システムを統合的に管理できるのが、統合基幹業務システムの特徴です。このように基幹となる複数のシステムを1つに統合するため、「業務統合パッケージ」とも呼ばれます。

 

基幹システムを導入するメリット

基幹システムを導入するメリットとデメリット
メリット 業務の効率化を実現しやすくなる
業務の属人化を防ぎやすくなる
業務の自動化によりヒューマンエラーを発生させにくくなる
情報の一元化してデータの紛失や破損を防ぎやすくなる
デメリット システムが止まると業務がストップしてしまう
業務にあったシステムでないと効果が半減しやすくなる

企業が基幹システムを導入するメリットは、業界や職種によって異なりますが、企業を問わず当てはまる普遍的なメリットも存在します。下記では、基幹システムの主なメリットを4つご紹介します。

 

1.業務の効率化

システムの導入により、これまで手動で行っていた業務プロセスが自動に変わります。仕入・売上管理や見積・請求書管理などは、会社の規模が大きくなるほど手間とコストがかかるものです。基幹システムがあれば、最初にコンピュータへ情報を入力しておくだけで自動的に数値を更新するため、作業の大幅な効率化が可能です。

また、データ連携が可能な点も業務効率化に大きく貢献します。財務会計では仕入台帳からさまざまな書類を作成する必要がありますが、仕入データをもとに総勘定元帳や決算書、売掛帳、買掛帳といった必要書類がすべて自動的に作成されます。

 

2.業務の属人化を防ぐ

基幹システムが共通認識になることで、「特定の社員がいないと業務が遂行できない」といった業務の属人化を防ぎます。社員でもアルバイトでも、誰が担当しても同じように業務可能であるため、クオリティの標準化も可能です。

 

3.ヒューマンエラーの削減

業務の自動化によって、ヒューマンエラーやミスの削減が可能です。手動オペレーションの場合、繰り返し確認を行っていても、少なからずヒューマンエラーが発生します。基幹システムの導入によって、抜け漏れ・誤字・担当者同士のコミュニケーションロスといったヒューマンエラーを防止し、小さなミスが大きなトラブルへと発展するのを未然に防ぎます。

 

4.情報の一元化

業務に必要な情報を一元化することで、必要なときに必要な情報をすぐに抽出可能です。一元管理することで、データの紛失や破損、最新版の重複といったミスに繋がりやすい事態が生じる可能性も低くなります。

また、一連の業務で共用される情報は、システムを横断して反映されます。例えば、基幹システムに顧客の基本情報を入れておくと、見積や生産、受注、販売を担うシステムに反映され、受注金額は会計システムにも反映されます。情報の一元化により、同データをわざわざ入力しなおす手間がありません。また、何らかのミスや不具合が発生したときに、どのプロセスに問題があったのか把握することも容易になるでしょう。

 

基幹システムを導入するデメリットはあるの?

企業に多くのメリットをもたらす基幹システムですが、デメリットについても簡単に触れておきましょう。

 

●システムが止まると業務がストップする

「企業の重要業務を管理するシステム」という都合上、一度稼働した基幹システムは基本的に止められません。もし基幹システムに予期せぬ障害が発生し、システム自体が停止してしまうと、業務に大きな支障を及ぼします。工場で生産管理システムが停止すれば、生産状況や計画の進捗度が不明確となり、工場全体を一時的に停止せざるを得ない状況に追い込まれる可能性もあります。

このように、基幹システムは企業活動のまさしく「基盤」を成しているため簡単に止めることが許されないシステムであり、動作の安定性や高いセキュリティが求められます。

 

●必ずしも効果が発揮されるとは限らない

仕事の根幹を担う基幹システムと言っても、業務に関係のないシステムを導入しても効果を得られません。また、どんなに多機能な基幹システムでも、従業員が使いこなせなければ、享受できる恩恵も少なくなります。基幹システムを導入する際は「どんな基幹システムを導入するのか」、「どうやって従業員に周知するのか」などを事前に検討する必要があるでしょう。

 

基幹システム・ERP・情報系システムの違い

基幹システム 「企業の核となる業務」の効率化を目指すシステム
ERP 「企業が持つ資源」を一元管理する計画や概念
ERPシステム ERPの概念を実現するための統合基幹業務システム
情報系システム 社内のコミュニケーションや業務効率化を目的に導入されるシステム

企業活動を支えるシステムは、主に「基幹システム」、「ERP」、「情報系システム」の3つに分けられます。以下ではERPや情報系システムの概要と、基幹システムとの相違点について解説します。

 

●ERP(Enterprise Resource Planning)とは

基幹システムの種類の項で紹介した「統合基幹業務システム」のことを、別名で「ERPシステム」とも呼びます。そもそもERPは「企業資源計画(Enterprise Resource Planning)」の頭文字から作られた言葉です。端的に言えば、企業が保有しているヒト・モノ・カネという資源を一元管理して、経営戦略に役立てるという計画(または概念)を指します。

  • ERPは、「企業の資源を一元管理する計画や概念」

  • ERPシステムは、「ERPの概念を実現するためのシステム」

  • 基幹システムは、「企業の核となる業務の効率化を目指すシステム」

それぞれの言葉の意味を端的に述べれば、上記のような違いがあります。ERPが2つの意味を含有している分、混同されることもしばしばですが、違いについては上記の通りになります。とはいえ、令和の現代ではERPが概念という意味で使用されるケースは少なく、単純にERPと言うと「システムそのもの」を指すことがほとんどです。

 

●情報系システムとは

情報系システムは、メールソフトやオフィスソフト、グループウェア、社内SNSなどが該当します。端的に言えば、社内のコミュニケーションや業務効率化、経費削減の目的で導入されているのが「情報系システム」です。企業の業務遂行に直接は影響せず、トラブルが生じても致命的なダメージを与えないものを指します。

  • 情報系システムは、システムがストップしても業務を継続できる

  • 基幹システムは、システムがストップすると業務を継続できない

情報系システムと基幹システムとの大きな違いを挙げれば、上記のような相違点があります。

例えば、社内SNSが予期せぬ障害によって停止してしまっても、緊急の要件は電話やメールで代替することが可能です。効率性が低下することは考えられますが、情報系システムのトラブルによって業務が遂行不可能になるケースはほとんどありません。一方、重要なデータを管理する基幹システムが止まってしまうと業務全体が遂行不可能となり、大きな支障が出てしまうのです。

ERPと情報系システム、基幹システムはいずれも意味が似通っている上、どれも業務(仕事)に関わるという特性から、ひとくくりに「業務システム」と呼ばれることもあります。ですが言葉の意味を紐解くと、それぞれで細かな違いが見て取れるのです。

 

基幹システムを選ぶ際のポイント

基幹システムの概要を把握できた所で、実際に基幹システムを導入したい企業担当者の方にむけて、「選ぶ上でのポイント」について解説しましょう。

 

●システムの停止を想定しない

基幹システムは簡単に停止することができないので、利用を開始してしまうとシステムの改修・追加の修正が難しく、実際に行われることはほとんどありません。導入したシステムは長期間使用されるため、初めから完成度の高いシステムを導入することが求められます。

 

●セキュリティが強固なシステムを選ぶ

導入した基幹システムは、企業全体で利用するシステムです。重要な業務に直接関係する情報を管理・処理しており、企業のノウハウが詰まっている「核」となるシステムであることから、情報漏洩やなりすましが許されないデータが蓄積されています。

基幹システムの情報が漏れてしまえば、企業の信頼は失墜するでしょう。令和の現代では、報道やニュースを通じて、銀行や大企業の情報漏洩が大々的に報じられることも珍しくありません。そのため、基幹システムを扱うには、ウイルス対策、パスワードや権限設定、変更履歴管理といったセキュリティ対策が求められます。

 

●操作が簡単で覚えやすいシステムを選ぶ

基幹システムは社員だけでなく、アルバイトや派遣社員、発注担当者など社内外を問わず多くのユーザーが操作します。そのため、コマンド形式の操作など複雑なインターフェースが必要だと、「難しくて使いこなせない」というユーザーが出てきてしまいます。基幹システムは誰が見ても直感的で操作しやすく、簡単に覚えられるシステムであることが大切です。

以上のポイントに配慮をすれば、業務に見合った最適な基幹システムを導入しやすくなるでしょう。とはいえ、事業や業務内容によっては「最適な基幹システムが見つからない」というケースもしばしばです。そのため、企業によっては、自社の業務に最適なシステムを導入すべく「基幹システムをゼロから開発する」というケースもあります。

 

基幹システムのクラウド化

最後に、「基幹システムのクラウド化」についても触れておきましょう。近年は、クラウド(インターネット経由で利用するシステムのこと)の普及が目覚ましく、基幹システムやERPもクラウド化が進んでいます。技術の進歩によってクラウドのセキュリティが向上し、重要情報のクラウド化が現実的になったからです。加えて、基幹システムの老朽化によって業務に影響が出ており、「再構築の必要性を感じる企業」が増えているという背景もあります。統合的に管理できる点でメリットの多い基幹システムのクラウド化ですが、日本では導入が進んでいないのが現状です。

日本におけるシステム開発は、外部のベンダーに依存するケースが大半で、システム構築の内製ノウハウを持たない企業が多いのです。そのため基幹システムの再構築にメリットを感じにくく、再構築予算について経営陣が難色を示しやすいという現状があります。このように、「基幹システムの導入やクラウド化が進みにくい環境」が日本にはあります。

基幹システムだけに限らず、クラウド化はランニングコストが生じるものの、必要な容量・機能に合わせてサイジングできる柔軟性を持っており、利用目的によってはコストを最小限に抑えられるメリットがあります。また、サーバの追加やCPU・メモリ・ディスク容量の増強といったカスタマイズをシステム停止させずに対応できるため、基幹システムにとっては申し分ない利便性を備えていると言えます。

  • 社外からも基幹システムを利用したい!

  • 常にセキュリティを最新のものに保ちたい!

  • 災害に強いシステムを導入したい!

上記のような点を重視したい企業担当者の方であれば、基幹システムをクラウドに移行するのも良い方法です。IT業界におけるクラウドについては、以下のページでも詳しく紹介しているので、ご参照ください。

IT業界で使われる「クラウド」とはどういう意味?どんなことができるの?|発注成功のための知識が身に付く【発注ラウンジ】

 

基幹システムの導入で、業務効率の大幅な改善を

今回は、基幹システムの特徴や導入のメリットについて詳しく紹介をしました。基幹システムは、企業の中枢とも言うべき主要業務を管理しており、業務中に止まることが許されない重要なシステムです。そのため、低価格・低品質なシステムよりも、品質を最優先に考えられた安全性の高いシステムを選定することが大切です。

もちろん導入の初期コストは発生しますが、品質に優れ、業務プロセスに沿った基幹システムを導入できれば、自動化によるコスト削減や属人化の防止、ヒューマンエラーの削減など企業全体の業務効率を大幅に改善することができます。導入する際には、現状の業務プロセスと比較して自社に最適なシステムかどうかをしっかりと見極めましょう。

 

 

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