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基幹系システムの特徴とは?扱う業務の種類と導入のメリット

基幹系システムとは、企業における業務の中心となる情報や工程を管理するための重要なシステムです。
業務の効率性や正確性に大きく影響するため、価格や評判だけで適当に選定したシステムや、現状の業務プロセスを無視したシステムを開発すると使い勝手が悪いだけでなく、無駄なコストの発生や人為的な作業ミスが頻発するリスクが高まります。
今回は基幹系システムの特徴や導入のメリット、主に企業で活用される種類など、基幹系システムについて解説します。

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目次

 

基幹系システムとは?

基幹系システムとは、企業の業務遂行において必要不可欠なシステムであり、業務の中心となる情報を管理します。業務の重要な情報管理を担っているため、「バックオフィス系」とも呼ばれています。

一般的に基幹系システムというと、販売管理、在庫管理、財務管理、購買管理などを指します。代表的な基幹系システムには、銀行のATMシステムやクレジットカードの決済システムがあります。ATMやクレジットカードは金融業界における重要な業務であり、生活のインフラを支える基幹系システムです。

ただし、どのシステムが「基幹系」に該当するのかは、企業や業種によって異なります。例えば流通業や物販業の場合は仕入れや在庫を管理するシステムが基幹系システムとなり、製造業であれば工場の生産管理システムが基幹系システムにあたります。
一方、社員の出勤管理システムは、製造業・流通業ともに業務遂行とは関連しないため、基幹系システムには含まれませんが、人事部にとっては社員情報を適切に管理するために必要なシステムとなります。

企業の重要な業務を支えているシステムのため、基幹系システムは基本的に止めることができません。基幹系システムに予期せぬ障害が発生し、システム自体が停止してしまうと業務に大きな支障を与えます。万が一、工場で生産管理システムが停止すれば、生産状況や計画の進捗度が不明確となり、工場自体を一時的に停止せざるを得ない状況になる可能性もあります。
このように基幹系システムは簡単に止めることが許されないシステムであり、高い安全性やセキュリティが求められます。

 

基幹系システムと情報系システムの違い

企業活動を支えるシステムは主に「基幹系システム」と「情報系システム」の2つに分けることができます。基幹系システムと情報系システムの相違点について解説します。

 

●情報系システム

情報系システムは企業の業務遂行に直接は影響せず、トラブルが生じても致命的なダメージを与えないものを指します。例えば、メールソフト、オフィスソフト、グループウェア、社内SNSなど、社内のコミュニケーションや業務効率化、経費削減の目的で導入されているシステムが情報系システムです。
社内SNSが予期せぬ障害によって停止してしまっても、緊急の要件は電話やメールで代替することが可能です。効率性が低下することは考えられますが、業務が停止することはないでしょう。

 

●基幹系システムと情報系システムの相違点

情報系システムが止まっても企業の主業務が停止することはありませんが、基幹系システムが止まれば業務が止まるので、大きな支障が出るでしょう。そのため、基幹系システムと情報系システムを統合するのは避けるべきです。統合することによって、情報系システムの不具合が基幹系システムにまで影響を及ぼす可能性があります。
基幹系システムが止まるリスクを最小限に抑えるため、取り入れるのが一時的なものや、使わなくなる可能性のあるものは、基幹系システムには組み込まないようにしましょう。

また、情報系システムは基幹系システムとは違い、停止が許されるシステムです。業務効率アップのために、企業の状況や使い分けに応じて新しいシステムに乗り換えを検討しても良いでしょう。

 

基幹系システムの特徴

基幹系システムには、どのような特徴があるのでしょうか。業務の根幹を支える重要なシステムのポイントを見てみましょう。

 

●利用開始後にシステムの改良が行われることは少ない

基幹系システムは簡単に停止することができないので、利用開始後にシステムの改修や追加の修正を行うことは難しく、実際に行われることはほとんどありません。導入したシステムは長期間使用されるため、初めから完成度の高いシステムが要求されます。

 

●セキュリティが重視される

導入した基幹系システムは、企業全体で利用するシステムです。重要な業務に直接関係する情報を管理・処理しており、企業のノウハウが詰まっているシステムであることから、情報漏洩やなりすましは許されません。基幹系システムは高いセキュリティを求められるシステムです。

 

●操作が簡単で覚えやすい

基幹系システムは社員だけでなく、アルバイトや派遣社員、事務員、発注担当者など社内・社外問わず多くのユーザーが操作します。そのため、コマンド形式の操作など複雑なインターフェースが必要な基幹系システムにしてしまうと、「難しくて使いこなせない」というユーザーが出てきてしまいます。基幹系システムは誰が見ても直感的で操作しやすく、簡単に覚えられるシステムであることが必要です。

 

基幹系システムを導入するメリット

基幹系システムを企業が導入するメリットは、業界や職種によって異なります。主な4つのメリットをご紹介します。

 

●業務の効率化

手動で行っていた業務プロセスが自動に変わります。例えば、仕入れ管理や請求書の管理などは、会社の規模が大きくなるほど手動ですべて処理するのは手間とコストがかかります。基幹系システムで管理することで、自動的に業務化され作業の効率化が可能です。

 

●業務の属人化を防ぐ

共通のシステムを利用することによって、特定の社員がいないと業務が遂行できないといった業務の属人化を防ぎます。社員でもアルバイトでも、誰が担当しても同じように業務が扱えるので、クオリティの標準化も可能です。

 

●ヒューマンエラーの削減

業務の自動化によって、ヒューマンエラーやミスの削減ができます。手動オペレーションの場合、繰り返し確認を行っていても、少なからずヒューマンエラーが発生します。基幹系システムの導入によって、抜け漏れや誤字、担当者同士のコミュニケーションエラーといったヒューマンエラーを防止し、大きなミスにつながるのを未然に防ぎます。

 

●情報の一元化

業務に必要な情報を一元化することで、必要なときに必要な情報をすぐに抽出できるようになります。一カ所でデータ管理することでファイルの紛失や破損、最新版の重複という事態が生じる心配もありません。
また、一元化することで異なった情報同士を連動させることができます。例えば、「生産から販売まで」「受注と会計処理」など、一連の業務は連動しているほうが効率的で望ましいといえます。何らかのミスや不具合が発生したときに、どのプロセスに問題があったのか把握することも容易になるでしょう。

 

基幹系システムが取り扱う業務の種類

企業や業種によって基幹系システムは異なりますが、一般的に共通して取り扱う業務も存在します。代表的なのは、次の5つです。

 

●生産管理システム

主に製造業などで、基幹系システムとして位置づけられるのが生産管理システムです。計画通りに製造が行われ、出荷できるように進捗を管理したり、仕入れ在庫や製造済みの商品在庫、商品の出荷状況などをチェックしたりするために活用されます。製造業の要となる生産のプロセスを一元化でき、状況を随時確認できます。

 

●販売管理システム

販売管理システムは、実店舗やECサイトなどの販売業で基幹系システムとして利用されています。どの商品が売れているのか、逆にどの商品が在庫となって経営を圧迫しているのか、売り上げと仕入れ値はいくらで、実際の利益はどれくらい出ているのかといった販売における情報を正確に管理するシステムです。

 

●購買管理システム

購買管理システムは主に小売業、卸売業、製造業で基幹系システムとして利用されています。注文書の作成や出力、支払管理、支払伝票の発行といった業務プロセスを自動化します。

 

●在庫管理システム

在庫管理システムは、小売業や製造業で主に利用されている基幹系システムです。在庫の中には商品在庫のほかにも、商品を製造するための部品や原材料など管理するべき項目は多岐にわたります。業務上必要となる在庫をすべてまとめて管理するのが在庫管理システムです。

 

●ERP(統合基幹業務システム)

ERPは生産管理や販売管理などの複数のシステムを統合し、パッケージ化して一元化したシステムです。大手企業では通常ERPを導入するのが一般的です。
例えば、製造業では生産管理、購買管理、在庫管理、会計、人事給与といった複数のシステムが基幹系システムとして存在します。なかでも生産管理や購買管理、在庫管理という製造の基幹となるシステムは、同じデータを共通して利用することもあります。これらの基幹業務システムを統合的に管理できるのがERPのメリットです。

 

基幹系システムのクラウド化

近年、多くのシステムやサービスがクラウド化されていますが、基幹系システムもクラウド化が進んでいます。

統合的に管理できてメリットの多いERPですが、日本では導入が進みませんでした。価格が高く、大企業しか導入できなかったためです。また、海外での導入事例を参考にしたので、日本の企業には思うようにマッチしなかったことも理由のひとつです。

しかし、基幹系システムのクラウド化とともに、クラウドERPが登場しました。クラウドERPとは、ERPをクラウド環境で構築したSaaS型のサービスです。PC端末とインターネット接続環境さえあれば導入できるシステムで、価格も従来のERPに比べて安めに抑えられており、導入ハードルは格段に低くなりました。そのため、中小企業の間でニーズが高まっています。

 

基幹系システムの導入で、業務効率の大幅な改善を

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基幹系システムは、企業の中枢ともいうべき主要業務を管理しており、業務中に止まることが許されない重要なシステムです。
そのため、低価格・低品質なシステムよりも、品質を最優先に考えられた安全性の高いシステムを選定することが大切です。
もちろん導入の初期コストは発生しますが、品質に優れ、業務プロセスに沿った基幹系システムを導入できれば、自動化によるコスト削減や属人化の防止、ヒューマンエラーの削減など企業全体の業務効率を大幅に改善することができます。
導入する際には、現状の業務プロセスと比較して自社に最適なシステムかどうかをしっかりと見極めましょう。

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