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インボイス制度に対応したシステム開発とは?制度の概要と必要な準備

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インボイス制度のイメージ図

2023年10月からいよいよインボイス制度が開始されます。インボイス制度は、企業や個人の経理業務が複雑化する可能性があるため、「結局、今までと何が変わるのだろうか?」「どんな準備が必要なのだろうか?」と頭を抱えている担当者の方もいらっしゃいます。
そこで今回は「インボイス制度とそれに関係するシステム開発」をテーマに、インボイス制度の概要や変更点、必要なシステムの準備などわかりやすく解説します。

 

目次

 

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インボイス制度って何?今までとの違いは?

インボイス制度への対応を考える際には、以下の2点を把握する必要があります。

  • インボイス制度の概要

  • インボイス制度が始まると変化すること

 

それぞれについて具体的に確認していきます。

 

●2023年10月開始!インボイス制度の概要

インボイス制度は正式名称を「適格請求書等保存方式」といい、2023年10月1日から開始されます。インボイス制度は消費税が何にどれだけかかっているのかを、誰でもすぐわかるよう明確にするための制度です。
インボイス制度開始後、仕入側が仕入れに関する消費税の控除を受けるためには、定められた必要事項が記載された「適格請求書(=インボイス)」の取得や保存が必要になります。

インボイス制度の対象となるのは、消費税納税が義務付けられている「課税事業者」だけです。しかし、消費税納税が免除されている「免税事業者」にも無関係ではありません。

 

●インボイス制度が始まると請求書の種類が増える

インボイス制度が始まることで最も変化が大きいのは「請求書の種類が増えること」です。
インボイス制度が義務化されるのは「課税事業者」だけで、「免税事業者」は対象外となるため新しい適格請求書を使う必要はありません。「免税事業者」は従来の請求書を使用することは可能で、以下の2種類の請求書が混在することになります。

  • 課税事業者が使用する適格請求書

  • 免税事業者が使用する従来の請求書

 

免税事業者が従来の請求書を使用した場合、買い手側(仕入側)は税額控除を受けることはできません。そのため、コストのかかる免税事業との取引が減ることが予想されています。免税事業者は従来の請求書を使い続けることはできますが、「消費税課税事業者選択届出書」を提出して課税事業者にならないと取引相手が減ってしまうという自体に陥ってしまうのです。

 

●適格請求書は今までの請求書とは何が違う?

適格請求書と従来の請求書の違いは、記載項目の数です。適格請求書は従来の請求書より記載項目が増えます。大きな違いは「インボイス制度の登録番号」を書く欄がある点です。登録番号は、税務署に登録申請することでしか付与されません。また、「適用税率」や「税率ごとに区分した消費税額」も追加されました。

 

インボイスを受領する買い手側の対応は?

インボイス制度に関する対応は「買い手側(仕入側)」「売り手側(販売側)」で異なります。買い手側は主に以下の5つの対応や準備が必要です。

  • インボイス制度が必要な取引かどうか確認する

  • 受け取った適格請求書の内容確認する

  • 適格請求書を保存できる体制を整える

  • 適格請求書に対応した帳簿作成を行う

  • インボイスに対応した効率的な経理フローを考える

 

それぞれについて具体的に解説します。

 

●インボイスが必要な取引かどうか確認する

インボイス制度が始まっても、すべての取引で適格請求書の発行や保存が必要になるわけではありません。例えば、日常的なものとして少額の交通費は適格請求書が不要です。
円滑に対応するには、どのような取引に適格請求書が必要なのかを事前に確認しておく必要があります。関係者が必要かどうか判断に迷うことを想定して、理解しやすい工夫をすることも大切です。

 

●受け取ったインボイスの内容を確認する

買い手側(仕入側)は請求書を受け取ったら、内容を確認する必要があります。確認の手順は大きく分けて以下の3つです。

  1. 取引先が適格請求書発行事業者かどうか確認する
  2. 適格請求書発行事業者の場合、記載事項に記載漏れがないか確認する
  3. 正しく記載されていない場合、再発行の依頼をする

 

今までになかった手順として、まず取引先が適格請求書発行事業者かを確認することが挙げられます。適格請求書発行事業者とは、課税事業者と税務署に登録申請した一部の免税事業者のことです。どちらの場合もインボイス制度の登録番号を付与されているため、番号の有無でわかります。

適格請求書発行事業者であることが確認できたら、適格請求書の記載事項に記入漏れがないかどうかも確認します。チェック項目は以下の6つです。

 

  • 適格請求書発行事業者の氏名(もしくは名称)と登録番号(※)

  • 取引年月日

  • 取引内容

  • 適用税率別に区分し合計した対価の額とその適用税率(※)

  • 適用税率別に区分した消費税額など(※)

  • 適格請求書を受け取る事業者の氏名(もしくは名称)

 

(※)は従来の請求書にはなかった項目のため、確認する際はこの3点を忘れないよう注意が必要です。
確認後、もし内容に不備があった際は発行元に修正を依頼します。

 

●インボイスを保存できる体制を整える

仕入税額控除を受けるためには、適格請求書を活用するだけではいけません。受け取った適格請求書を適切な方法で、7年間保存する義務があります。すべての適格請求書を7年間わかりやすく保存するための体制を、事前に整えておくことが必要です。

 

●インボイスに対応した帳簿作成を行う

インボイス制度に対応した帳簿作成ができるよう準備しておく必要もあります。
例えば、インボイス制度開始後には、仕入税額の計算方法を「積上計算」および「割戻し計算」の2通りから選べます。変更になった税額の計算方法を確認し、自社にとって何が有益で何が不利益なのかを整理しておきましょう。

そのうえで、仕入税額控除を受けられるような新たな帳簿作成に切り替えてください。

 

●インボイスに対応した効率的な経理フローを考える

前項でも述べたように、インボイス制度が始まると請求書の種類が増えます。従来の請求書と新たな請求書が混在するため、経理事務の手間が増えることが予想されます。
人手を増やす・システムを導入するなど、インボイス制度開始前に効果的な経理フローを見直しておきましょう。

 

インボイスを発行する売り手側の対応は?

「売り手側」は主に以下の3つの対応や準備が必要です。

  • 税務署に「適格請求書発行事業者」の登録を申請する

  • 条件を満たした適格請求書が発行できるようにする

  • 適格請求書を保存できる体制を整える

 

それぞれについて具体的に解説していきます。

 

●税務署に「適格請求書発行事業者」の登録を申請する

売り手側(販売側)が適格請求書を発行するためには、税務署に適格請求書発行事業者の登録を申請しなければなりません。登録申請を適切に行うことで、登録番号が付与されます。

課税対象の売上高が1,000万円に満たない免税事業者は、必ずしも登録の必要はありません。なお、適格請求書を発行できるようにしたい場合は、登録申請を行えば消費税課税事業者届出書の提出で適格請求書が使用可能です。

インボイス制度開始の2023年10月1日に間に合わせたい場合、基本的には2023年3月31日までに登録申請する必要があります。

 

●条件を満たしたインボイスが発行できるようにする

税務署に適格請求書発行事業者としての登録申請を行い、登録番号を付与してもらったら、次は新しい仕様に請求書を整えておきましょう。

 

  • 登録番号

  • 適用税率

  • 消費税額等

 

以上の項目は必須となるため、現在の請求書に反映されているか確認をしておきましょう。
また、複数の書類で記載事項を満たすことも可能となっています。

 

●インボイスを保存できる体制を整える

発行した適格請求書は、受け取り側だけでなく発行側も適切な方法で7年間保存する義務があります。すべての請求書を保存できるための体制を、事前に整えておかなくてはなりません。インボイス制度開始前に制度に対応したシステムを準備しておく必要があります。既存のシステムの改修で対応するべきか、新たなシステムを開発するべきか、自社にふさわしい方法を考える必要があります。

 

インボイス制度はシステム開発や改修で乗り切る

インボイス制度開始に合わせて、既存システムの改修や新しいシステムの開発、新たなクラウドサービスの導入など社内のシステムを整えておく必要があります。

インボイス制度の影響を受けると考えられるのは、主に以下の4つのシステムです。

  • 会計に関するシステム

  • 受注と発注に関するシステム

  • POSシステム

  • 電子データの受注に関するシステム

 

それぞれについて具体的に解説していきます。

 

●会計に関するシステム

特にインボイス制度の影響を受けると考えられるのが、会計に関するシステムです。仕入税額控除を受けられるのは、適格請求書発行事業者が発行した適格請求書のみです。
そのため、適格請求書かそうでないかを、システムで簡単に区分できるようにしておく必要があります。また、免税事業者など適格請求書発行事業者以外から仕入れる場合に備えて、新しい税区分の追加や取引先ごとに税区分の切り替えが自動で行える機能がないと不便です。

ほかにも、「積上計算」および「割戻し計算」の2通りから、仕入税額の計算方法を選べる状況が発生する場合に備え、どちらの算出方法も使用できるようにしておく必要もあります。

 

●受注と発注に関するシステム

受注や発注に関するシステムでは、課税・免税の区別が簡単に行える仕組みが良いでしょう。ここでも、適格請求書発行事業者かどうかの判断が重要で、システムで区別できないと作業の手間が増えてしまいます。適格請求書発行事業者の場合とそうでない場合では、税率や書類の保存方法が異なります。

 

●POSシステム

インボイス制度では各商品の税率を明確にするため、POSシステムを軽減税率に対応できるようにします。また、インボイス制度開始後は、領収書や納品書に必要事項の記載があれば、簡易的な適格請求書として利用できます。

 

●電子データの受注に関するシステム

物の取引だけでなく、電子データの受注でも同様です。取引でEDIシステム(電子データの交換に関するシステム)を利用している場合、電子データによる適格請求書の導入が予想されます。なお、電子帳簿保存法に対応した電子保存が求められるため、ほかのシステムと同様に改修や開発を進めておきましょう。

今回はインボイス制度の概要や変更点などを解説しました。インボイス制度開始にあたり、社内システムの見直しが求められています。既存のシステムの改修で対応可能か、新たなシステムの開発が必要か、紹介した内容を参考に自社に適した方法を検討してみてください。

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