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基幹システムの連携方法とは?連携の必要性や注意点を紹介

基幹システム連携のイメージ図

近年、あらゆるシステムと基幹システムの連携を進める企業が増えています。
システムを単体で使用するよりも業務の効率化や円滑な情報管理、有効なデータ活用ができるからです。
システム同士を連携させる際に何に注意すれば良いか知りたいという方のために、今回は「基幹システムの連携」について詳しく解説します。
基幹システムと連携できるシステムにはどのようなものがあるのでしょうか?
また、連携が必要な理由や注意点についてもわかりやすく解説します。

 

目次

 

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基幹システムを様々なシステムと連携させる方法

基幹システムをほかのシステムと連携させる方法は、主に以下の3つです。

  • データベース連携

  • ファイル連携

  • API連携

 

●データベース連携

データベースとは、構造化した情報またはデータの組織的な集合であり、通常はコンピューター・システムに電子的に格納されている。データベース連携はシステムのデータベースにアクセスし、中の情報を紐づけることで連携させます。
データベース連携を用いることで、より多くのデータが連携可能です。ただ、それだけデータの容量が大きくなりがちという問題点もあります。また、ホスト系の基幹システムの場合、Webシステムからのアクセスに関する制約が厳しく、利用が限られる連携方法です。

 

●ファイル連携

ファイル連携では、送信側のシステムが情報をCSVやExcelなどの形式でエクスポート(データを出力)し、FTPをはじめとする通信プロトコルを使って送ります。その後、送られてきた情報を受け取る側のシステムがインポート(データを入力)することで連携する方法です。
大量の情報を一括で送れることや、送信側・受信側どちらかのシステムにトラブルがあっても、影響の拡大を防げる点がメリットです。

 

●API連携

API連携は、システムとプログラムを繋ぐインターフェース(API=Application Programming Interface)を活用し、情報のやり取りを行う連携方法です。ほかのシステム同士の機能を紐づけできるため、自社以外のサービスやアプリで使用する情報を活用できます。外部のユーザー情報を分析して新しい事業の展望を考えたり、情報の共有のしやすさから業務の円滑化につなげたりとAPI連携のメリットは様々です。

 

基幹システムと連携できるシステムの一例

基幹システムと連携できる代表的なシステムには、以下のようなものがあります。

  • POSレジ

  • ECサイト

  • クラウドシステム

 

●POSレジ

POSレジとは「バーコードを読み取り、いつ・何を・いくらで・いくつ販売したのか」という情報を集積するシステムを利用しています。スーパーやコンビニエンスストアで目にするレジです。
基幹システムとPOSレジを連携すれば、各店舗のデータを本社と共有しやすくなります。POSレジ側で読み取った情報がそのまま基幹システムに送られるため、基幹システム側でもう一度入力する手間がありません。また、各店舗からの報告も不要になるため、報告時間や負担の短縮にもつながります。

加えて、複数回入力することで起こりがちな伝達ミスなど、人的ミスも防ぐことが可能で、修正対応に取られていた時間を有効活用できます。
そのほか、POSレジの情報と基幹システムの情報を手軽に統合・分析できるため、業務の見直しやマーケティングを効率的に行えます。例えば、どの店舗でどの商品の売上が好調なのか、売上が不調な商品はあるか、無駄なコストが発生している部門はないかなど、あらゆる角度から分析できます。

 

●ECサイト

ECサイト(Electronic Commerce Site)は、電子商取引を行えるサイトを指します。オンラインショッピングサイトはまさにこの代表例です。Amazonや楽天などに代表されるモール型のサイトと、自社ですべての運営管理を行う自社型のサイトがあります。
ECサイトを基幹システムと連携することで、ECサイト側の情報を自動的に基幹システムに送れるようになるため、データの登録や更新作業に手間がかかりません。また、人的なミスも防ぎやすくなり、業務に費やす時間を短縮するのに有用です。

「取扱商品が多い」「在庫数の少ない限定品系の商品を扱っている」「発注頻度が高い」「発注数が多い」などの場合、ECサイトは特に基幹システムとの連携に真価を発揮します。例えば取扱商品が多いと、発売を中止した商品の情報がECサイト上に掲載されたままになることもあります。その場合でも、基幹システムと連携することで防止できます。

 

●クラウドシステム

クラウドシステムとは、ブラウザからIDとパスワードを使ってログインし、ネットワークを経由してサービスを利用するシステムのことです。現在では、基幹システムをクラウド化する企業も増えています。
クラウドシステムを基幹システムと連携することで、各システム内の情報を統合できるようになるため、データを二重に入力していた手間を省けます。

 

なぜ基幹システムとの連携が必要なのか?

基幹システムとあらゆるシステムの連携は、やみくもに進めるのではなく、目的や自社の課題をもとに進めることが大切です。ここでは、そもそも基幹システムとほかのシステムの連携が必要な理由がいまいちわからない方のために、主な理由を3つ紹介します。

  • 業務を効率化するため

  • 整合性を維持して情報を管理するため

  • 収集したデータを事業改善に活用するため

 

●業務を効率化するため

基幹システムをほかのシステムと連携することで、複数のシステムへ手動で同じデータを入力する手間が省けます。在庫情報や受発注の情報などを一度入力すれば、ほかのシステムと自動で共有されるため便利です。
複数の支店や店舗の情報を即時に本社へ送信できるため、報告にかかる時間も削減できます。業務の効率化が進めば、これまで後回しにしていた業務やもっと時間を確保したかった業務に空いた時間を使えます。

 

●整合性を維持して情報を管理するため

手動でデータを入力していると、打ち間違いや計算間違いなどの人的ミスが発生しかねません。基幹システムをほかのシステムと連携することで、入力回数が減り、正確に情報を扱えるようになります。
それぞれのシステムのデータを統合することで、時間差により情報にずれが生じたり、データが重複したりすることを防ぎ、整合性を維持した情報の管理が可能です。データを正しく扱うことは、商品の品質を維持するうえで重要です。高いクオリティを維持するためにも、基幹システムとそのほかのシステムの連携が求められます。

 

●収集したデータを事業改善に活用するため

基幹システムとそのほかのシステムを連携させることで、多くの情報をリアルタイムで管理し可視化できます。システムを活用して得た情報を分析することで、業務の問題点を洗い出したり、マーケティングに活用したりすることが可能です。

例えば、日本全国どこの店舗で何の商品が売れたのかが即時に把握できれば、無駄なく商品を補充できます。売れ筋の傾向や特徴に関する情報は、今後の販売戦略を立てるうえでも有用です。また、コストを一括管理することで、どこで余計な支出が発生しているのか発見しやすくなります。

このように、基幹システムとそのほかのシステムを連携すると、多数のメリットを得られます。何を連携すべきか、どの方法で連携すべきか企業によって異なるため、自社に最適な方法を検討することが大切です。

 

基幹システムを連携する際の注意点

基幹システムをほかのシステムと連携する必要性がわかったうえで、具体的な注意点を解説します。主に注意すべき点は、以下の4つです。

  • セキュリティ対策が万全か確認する

  • 連携のタイミングを考慮する

  • 連携するデータの範囲を決める

  • 自社に適した連携方法を選ぶ

 

注意点を事前に把握しておくと、無駄な手間や大きなトラブルを防止できます。これから基幹システムとの連携を考えている方は、押さえておきましょう。

 

●セキュリティ対策が万全か確認する

1つ目のポイントは、セキュリティ対策が万全かどうか確認することです。基幹システムでは多くの場合、顧客情報など社外に出してはいけない機密性の高い情報を取り扱っています。もし情報が外部に漏れてしまうようなことがあれば、企業としての信頼がなくなり重大な損失を招きかねません。連携するファイルの置き場所に注意し、ウイルス対策も行ったうえで情報漏えいを防ぐことが肝心です。

 

●連携のタイミングを考慮する

2つ目のポイントは、連携のタイミングを考慮することです。情報を連携する適切なタイミングは、事業内容や連携目的、データの容量などによって異なるため、慎重に見極めることが重要です。
例えば、情報を即時に連携するのが理想だとしても、リアルタイムの連携はシステムに大きな負荷がかかるため、エラー発生確率を考えると現実的ではないケースもあります。その場合、どのデータをどのタイミングで連携すれば良いか現状を見極めたうえで、無理なく実現できる提案が必要になります。

 

●連携するデータの範囲を決める

3つ目のポイントは、連携するデータの範囲を決めることです。基幹システムと連携するにあたって、連携したいデータは何かを事前に検討しておくことが大切です。業務を効率化するためには、現在の業務内容を見直して、連携が必要な情報はどれか、連携が不要なものはどれかを精査します。

 

●自社に適した連携方法を選ぶ

4つ目のポイントは、適切な連携方法を選ぶことです。前述したように、連携の方法には「データベース連携」「API連携」「ファイル連携」などいくつもの種類があります。これらの連携方法の中から、業務内容に適した方法を見つけることが重要です。また、データが集まってから一括で転送するのか、リアルタイムでデータを反映させるのかなど、相性の良い方法を検討する必要があります。
連携方法により費用が大きく変わる場合もあるため、予算内に収まるかどうかも検討することが大切です。

この記事では、主に「基幹システムとほかのシステムの連携」について説明しました。業務効率化を推進するためには、基幹システムとほかのシステムの適切な連携が求められます。連携方法は様々ですが、最も大事なのは自社の課題やシステムに最適な方法です。

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