ERPと会計ソフトの違いは？業務効率化に適したシステム選びの要点を紹介

企業が業務効率化を検討する際に、ERPや会計ソフトが選択肢として挙がることがあります。ERPは部門間のデータを統合して管理し、全社的な業務の効率化を支援します。一方、会計ソフトは経理業務に特化し、帳簿管理や税務申告の効率化に役立つシステムです。

これらのシステムは、それぞれが異なる特徴を持っているため、企業の業務内容や規模に応じて選択すると良いでしょう。本記事では、両システムの役割や機能、導入時のポイントについて詳しく解説します。

 

目次

 

 

ERPと会計ソフト、それぞれの役割とは？

ここでは、ERPと会計ソフトの特徴や役割について解説します。どちらも業務の効率化を支える重要なシステムですが、それぞれの目的や適した用途には違いがあります。

 

●ERP（業務管理システム）の概要

ERP(Enterprise Resource Planning)は、企業の人材、物品、資金といったリソースを1つのプラットフォームで統合的に管理するシステムです。販売管理、在庫管理、人事管理など、複数の業務を一箇所で扱えるように設計されているのが特徴です。部門ごとに分散していた情報を整理して効率的に管理できます。

例えば、販売部門で入力した取引情報が在庫管理や経理部門に即座に共有されるため、情報の整合性が保たれ、各部門が同じデータをもとに業務を進められます。

ERPのもう1つの特徴は、全社的なデータの透明性を高める点です。透明性とは、部門間で共有される情報が正確で一貫性があり、誰でも必要なデータを即座に確認できることを指します。

例えば、在庫管理では、販売部門が入力した受注データがリアルタイムでシステムに反映され、生産部門や物流部門が最新の在庫状況を把握できるといった具合です。透明性を担保することで、各部門が正確なデータをもとに業務を進められるようになります。

 

●会計ソフトの概要

会計ソフトは、経理業務に特化したシステムです。勘定科目ごとの仕訳や帳簿作成、決算作業の簡素化のほか、税務関連の機能も多くの会計ソフトに搭載されています。クラウド対応の製品では、データの保存や共有が容易になり、リモート環境でも円滑に業務を進められるでしょう。

さらに、損益計算書やキャッシュフロー計算書を自動生成する機能が備わっており、専門知識がなくても操作しやすい設計になっています。

会計ソフトは、これらの多様な機能を通じて、経理業務を効率化。加えて、自動計算機能によって、手計算で起こりやすいミスを防げるのも特徴です。

会計ソフトは、経理業務に特化している点でERPとは異なります。財務データを正確に管理し、法令に準拠した帳簿を作成することで、企業の信頼性を高めてくれます。

 

ERPと会計ソフトの主な違い

企業が業務管理を効率化するためのシステムには、ERPと会計ソフトがあります。それぞれの特徴と違いを紹介します。

 

●機能の範囲

ERPは財務会計に加え、販売、在庫、人事など多様な業務を1つのプラットフォームで統合管理します。これにより、部門間のデータ共有がスムーズになり、業務の効率化が進みます。

一方、会計ソフトは経理業務専用のシステムです。帳簿の作成や仕訳、決算書の作成を簡略化し、税務申告に必要なデータを管理できます。ERPが全社的な業務に対応するのに対し、会計ソフトは経理部門に特化している点が異なります。

 

●利用する企業の規模

ERPは一般的に、多部門や多拠点を持つ大企業向けです。部署や人数が多いと、各種データ管理が煩雑になります。それを一元管理できるのがERPです。導入コストは高めですが、管理業務の効率化によって得られるリターンは大きいでしょう。

対して、中小企業や小規模な事業者は、大企業と比べると管理するデータ量は多くありません。ERPを用いなくても、比較的管理が行いやすいでしょう。

また、会計ソフトは機能が経理業務に限られているため、中小企業や個人事業主でも活用しやすいのが特徴です。ERPに比べると、導入コストも抑えられます。

 

●データの連携と統合性

ERPは、各部門が入力したデータをリアルタイムで共有し、一元管理を実現します。この仕組みにより、部門間の情報整合性が高まり、全社的なデータ活用が可能です。

一方、会計ソフトは主に財務情報を管理します。他部門のデータと連携するには、追加設定や外部ツールが必要になるでしょう。そのため、情報連携を重視する企業にはERPが適しています。

 

●導入と運用の違い

ERPは導入に多くのコストと時間がかかります。一元管理するために業務プロセスに合わせたカスタマイズや計画が必要で、運用開始までにトレーニングを含めた準備期間も確保しなくてはいけません。

対して、会計ソフトは短期間で導入可能で、操作も比較的簡単です。特別なトレーニングを必要とせず、運用の負担も少ないため、小規模組織には適した選択です。

 

●カスタマイズ性

ERPは、企業の業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。特定の業界や業務に対応した機能を追加し、独自の要件を満たすことができます。もちろん、標準機能のみで運用できるケースもあります。

会計ソフトは標準機能を中心に提供されているのが特徴で、ERPと比べるとカスタマイズ性は限られています。ただし、中小企業や個人事業主の場合、標準機能で十分なケースが多く、特別な調整を必要としないことが多いでしょう。

 

ERPの導入が適しているケース

企業の業務環境に応じて、ERPの導入が効果的なケースがあります。以下では、具体例を挙げて解説します。

 

●複数の部署で連携が必要な場合

各部門が独立したシステムを使用していると、情報が分断され、全社的なデータの一貫性が保ちにくくなります。例えば、販売部門で入力した受注データが、在庫管理部門や経理部門に即時反映されないと、在庫過多や不足、収支のズレが生じるリスクがあります。このような状況を改善するには、部門間でのデータ連携が欠かせません。

ERPは、販売、在庫管理、人事、財務など複数部門のデータを一元的に管理し、リアルタイムで情報を共有するシステムです。情報の整合性が保たれ、業務プロセスの無駄やミスを削減できます。

 

●海外展開している企業

海外に拠点を持つ企業は、多言語対応や多通貨・税法対応が求められます。ERPはこれらの要件を満たす機能を備え、現地の法規制や業務要件にも柔軟に対応できます。例えば、海外支店が異なる通貨で取引する場合でも、ERPは全体の財務データを統合して管理できます。また、多言語対応機能を活用すれば、現地スタッフもスムーズに操作可能です。こうした特徴から、国際的な事業運営にはERPが適しています。

 

●複数の拠点を一元管理したい場合

複数の工場や営業所、支店を持つ企業にとって、拠点ごとのデータを一元管理できるERPは便利でしょう。各拠点の売上や在庫、財務状況をリアルタイムで把握することで、全社の運営状況を正確に管理できます。また、ERPは拠点間の業務プロセスを標準化し、グループ全体で統一された運用をすることも可能です。

 

●複雑な業務フローを簡略化したい場合

複数のシステムや手作業が混在する複雑な業務フローでは、ERPの導入が有効です。ERPは、異なる業務システムを統合したり、プロセスを標準化したりできるため、業務の流れがスムーズになります。

また、手作業を自動化することでミスを減らし、作業の効率化も図れます。例えば、受注から出荷までのプロセスをERPで一元管理すれば、これまでは個々のシステムに入力していた手間を削減できるでしょう。一度入力すれば良いので、入力ミスも起こりにくくなります。

 

●長期的な成長を見据えた運用を目指す場合

ERPは、業務の拡大や新市場への対応が求められる場合にも柔軟に対応できるスケーラブルなシステムです。例えば、新規事業の立ち上げや拠点の増設に際しても、既存のERPを拡張することで容易に対応が可能です。この柔軟性は、企業が長期的な成長を見据えて効率的に運営を進めるのに役立つでしょう。

 

会計ソフトが適しているケース

会計ソフトは、経理業務を効率化するシステムとして多くの企業で利用されています。ここでは、ERPと比較して会計ソフトの導入が向いているケースを紹介します。

 

●財務会計に集中した業務が必要な場合

経理業務を社内で管理したい企業や手作業を減らして効率化を図りたい中小企業では、会計ソフトの導入が効果的です。会計ソフトは、日常の取引記録から決算書や税務関連資料の作成までをサポートします。特に、専任の経理担当者が少ない企業では、作業の簡略化やミスの削減に役立つでしょう。

 

●初期費用を抑えて導入したい場合

システム導入に予算の制約がある企業にとって、会計ソフトは費用対効果が高い選択肢です。多くの製品は手頃な価格で提供され、月額料金を含むランニングコストも抑えられています。また、必要な機能を追加で購入できる柔軟性を持つソフトウェアも多く、段階的な導入が可能です。機能が財務管理に限られている分、ERPと比較しても安価です。

 

●簡単な運用を求める場合

経理担当者が少ない企業や、IT専任スタッフがいない企業では、操作がシンプルな会計ソフトが重宝されます。専門知識が不要で直感的な操作が可能な設計なソフトが多く、導入後すぐに活用できる点が魅力です。インストールや設定の手間が少なく、短時間で運用を開始できます。

 

●手軽に帳簿を管理したい場合

日々の収支記録を簡単にデジタル化したい企業には、会計ソフトが適しています。税務処理や年度末の帳簿整理といった定型業務を効率的に進める機能を備えており、複雑な手作業を減らしてくれるでしょう。また、定期的な帳簿管理を簡便に行えるため、日々の業務をシンプルに保ちつつ正確な記録を維持できます。

 

●単一業務に特化している場合

売上や支出、税金処理といった特定の業務に集中している企業では、会計ソフトの導入が業務効率化の基本です。会計事務所や税理士法人のような専門業者にとって、会計ソフトは正確かつ迅速な帳簿作成や税務処理を行うための必須ツールです。

また、経理部門が他部署と直接的な連携を必要としない場合でも、会計ソフトを活用することで、煩雑な作業を簡素化できます。例えば、売上や支出の記録、税額計算、決算書の作成がシステム内で完結するため、業務のスピードと正確性が向上。専門的な業務に特化した環境では、導入による利便性が特に高いといえるでしょう。

 

ERP導入時の注意点

ERPの導入は、業務効率化や情報管理を強化するための重要な手段です。ただし、導入を成功させるには、慎重な計画と管理が不可欠です。以下に、導入時に注意すべきポイントを解説します。

 

●導入プロジェクトの管理が重要

ERP導入は会社全体に影響を及ぼすことが多いため、事前に詳細な計画を立てましょう。導入の目的と目標を明確にし、各部署の役割やタスクを具体化することで、全員が同じ方向を目指して作業を進められます。

同時に、プロジェクトを円滑に進行させるため、専門チームや責任者を配置し、各段階で進捗状況を確認しましょう。問題が見つかった場合は、チーム内で迅速に対策を検討・実行します。課題を早期解消するためにも、導入計画時にはプロジェクトチームを立ち上げましょう。

 

●コストと期間に関する計画を立てる

ERP導入には、初期費用やカスタマイズ費用、運用コスト、さらにはメンテナンスやアップグレードにかかる費用も含まれます。これらを事前に把握し、予算計画を明確にすることが重要です。長期的な効果を見据えつつ、短期的な費用とリターンのバランスを考慮しましょう。

また、導入プロセスが長期化する場合、事業活動への影響を最小限に抑えるための対応策も必要です。例えば、在庫管理機能など事業の基盤となる機能をまず導入し、その後に販売管理や財務管理といったほかの機能を順次追加する方法があります。各段階でシステムの安定性を確認しながら運用を進められるため、影響を抑えられます。

 

●従業員へのトレーニングと支援を計画する

新しいシステムを導入する際には、従業員がスムーズに使いこなせるようにするための研修が欠かせません。各従業員のスキルレベルに応じたわかりやすいマニュアルを用意し、導入直後から正確に運用できるように準備しておきましょう。新入社員向けやシステムアップデート後のフォローアップなども行い、ERPの効果を最大化させます。

また、導入後のトラブルに対応するための社内サポート体制も整備しておきましょう。立ち上げたプロジェクトチームが引き継ぐのか、システム運用に長けた従業員を割り当てるのかは、企業によって異なります。

加えて、トレーニングの頻度やトラブル対応の範囲なども決めておくと、より運用がしやすくなるでしょう。

 

ERPと会計システムは自社に合わせて導入しよう

ERPや会計システムを導入する際は、自社の業務内容や規模に応じたシステムを選びましょう。ERPは部門間のデータ連携と統合して一元的に管理できるのがメリットです。一方、会計システムは財務管理を正確かつ迅速に行ってくれるため、担当者の負担軽減や人手不足の対策として使用できます。

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