複数のスタッフが在籍する企業やチームにおいて、円滑なコミュニケーションは生産性を上げるうえで大変重要なポイントです。グループウェアは、こうしたコミュニケーションをより効率化するために役立ちます。社内の交流を活性化させ生産性の向上を狙うため、グループウェアの導入を考えているけれど、詳しい概要を知らない方も多いでしょう。今回は、グループウェアの代表的な機能を紹介するとともに、メリット・デメリットや導入のポイントも解説します。
目次
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この資料でわかること
・システム開発の流れ
・専門用語の解説
・開発手法によるメリット・デメリット
・失敗を防ぐコツ
グループウェアとはビジネスで役立つツールの1つ
グループウェアとはスケジュールや進捗など、業務を進めるうえで必要な情報を迅速に共有したり、チャットや掲示板などでチーム内のやり取りを活発化させたりするビジネス向けツールのことです。
企業では個人で担当する業務とは別に、複数人でチームを組み作業を進めるケースがあります。多くのスタッフがかかわる現場では、円滑なコミュニケーションが大切です。人数が増えると交流しづらくなり、業務自体に影響が出てしまいます。こうした問題を解決するサービスが「グループウェア」です。グループウェアの導入によって、より効率的にコミュニケーションを図ることが可能です。
●グループウェアとビジネスチャット・社内SNSの違い
これらに対し、グループウェアはスケジュール管理、ファイル共有、ワークフロー、掲示板など、業務に必要な「多機能なパッケージ」であることが特徴です。ビジネスチャットやSNSの機能も提供している製品も多く、単なる会話だけでなく、業務プロセスそのものをデジタル化して統合管理する役割を担っています。
●グループウェアが向いている企業の特徴
グループウェアの導入が特に推奨されるのは、情報の「属人化」や「不透明さ」に課題を感じている企業です。例えば、外回りの営業職が多く個々のスケジュールが把握しづらい組織や、多拠点を展開しており情報伝達にタイムラグが生じている企業に向いています。また、ペーパーレス化を推進したい企業にも最適です。
グループウェアの代表的な7つの機能
グループウェアは各社から提供されているサービスであり、搭載される機能はさまざまですが、ベースとなる7大機能は多くの製品で共通しています。
機能の概要を理解し、導入した時のイメージを固めてみましょう。
●スケジュール管理機能
チーム内でお互いの予定を把握するのに役立ちます。個々の予定も把握できるため、ミーティングの日程決定時にも活躍します。予定変更が発生した場合も簡単に調整でき、メンバーには通知が入るため情報漏れの心配はありません。
●プロジェクト管理機能
カレンダーやガントチャートなどの形式で、メンバー全体のタスクが一目でわかるようになっています。情報を一元管理できるようになるため、時間と手間の削減が可能です。また、遅れているタスクもすぐに確認できるため、迅速な対応に繋がります。
●ファイル共有機能
PDFやExcelデータなどをメンバー全体に共有する機能です。1つのデータを全員で閲覧できるため、共有にかかる時間を削減できます。また、クラウド上で管理できるため、場所や時間に関係なく安全に閲覧可能です。
●設備予約機能
会議室や社用車、備品などの空き状況を見ながら予約ができます。設備管理者を訪ねる手間が省けるだけでなく、人為的なミスで重複予約になるのを避けるのにも重宝します。
●コミュニケーション機能
チャットや掲示板で交流が図れます。メールよりも迅速に使えるうえに気負う必要がないため、コミュニケーションの活発化に貢献できます。リアルタイムに連絡が取りやすいため、すぐに情報が欲しい場合にも役立ちます。
●簡易的なワークフロー機能
稟議や許可、依頼などさまざまな業務手続きを行えます。文書による手続きとは違い、スタッフに回して確認してもらう必要がありません。申請や承認手続きがスムーズになり、複数人が同時に閲覧できる点もメリットです。
●文書管理機能
電子化した文書を一元管理できます。検索も容易にできるようになり、膨大な資料の中から必要なものを探し出す無駄な時間の削減が可能です。
グループウェアの導入で得られる4つの利点
グループウェアを導入すると以下の4つのメリットが得られます。
●情報共有が活性化する
共有する情報はクラウド上に保管されるため、スマートフォンやタブレットがあればリアルタイムで確認可能です。メンバー全員に一斉送信できるため、時間や手間の削減が可能です。億劫になりがちな相談なども気軽に行えるようになります。
●コミュニケーションが活発になる
メールや電話と違い、リアルタイムで気軽な交流が可能です。チャット機能を使えばオンライン会議も簡単に開催できるため、現地に移動する手間がなくなり、生産性アップにも繋がります。
●稟議や報告のスピードが上がる
直接上司の座席に出向く必要がなくなります。在宅ワークや出張先でもすぐに報告できるため、承認待ちによるタイムロスを防ぎ、ストレスなく作業を進行できます。
●リモートワークなどの柔軟な働き方を支援できる
オフィスに出社しなくてもチームの状況を把握でき、孤独感を感じにくい環境を構築できます。掲示板やチャットを見れば不在時の流れをすぐにキャッチアップできるため、育児や介護などによる短時間勤務の際もスムーズに業務に当たることが可能です。
グループウェア導入で注意したいこと4点
非常に便利なグループウェアですが、以下の4点のようなデメリットも少なからずあります。
●導入には費用がかかる
快適に使うのであれば有料タイプがおすすめです。導入時には、初期費用や月額費を把握したうえで、自社の予算と比較して選びましょう。提供企業によってサービス内容や機能が異なる点に注意が必要です。
●定着を促す教育・サポートが必要
導入後に定着・浸透しなければ、コストが無駄になってしまいます。導入前に利用マニュアルやルールの整備、そして利用研修などの準備が必要です。社員が迷わず使える環境を整えましょう。
●ほかのツールで事足りるケースがある
目的によっては、ビジネスチャットやクラウドストレージだけで十分な場合もあります。「なぜグループウェアが必要なのか」を事前に確認し、オーバースペックにならないよう注意することが大切です。
●他部署とのコミュニケーションは難しい
グループウェアは部署内のチーム利用に適していますが、他部署間との連携には不向きな側面があります。部署を超えた緩やかな繋がりを重視するのであれば、社内SNSの併用や導入を検討するほうが向いています。
グループウェアの導入は事前検討が大切
グループウェアを導入する時は、以下の4つのポイントを押さえましょう。
●導入目的を明確化する
社内のどこに課題があるのかを明確にしましょう。目的が明確になると無駄な機能を省けるため、コスト削減にも繋がります。すでに活用しているツールとの役割分担を整理することも重要です。
●既存システムとの相性を考慮する
既存システムと連携できなければ、利便性が悪くなり業務に支障が出ます。スムーズな連携が可能かを確認し、将来的な拡張性も考慮して導入を検討しましょう。業務フローの断絶を防ぐことが大切です。
●無料トライアル版でグループウェアを試す
いきなり有料製品を導入するのではなく、無料トライアルを活用して自社の業務に適しているかを確認しましょう。実際に試すことで導入後のイメージが湧き、現場への浸透もスムーズになります。
●サポート体制・運用体制を確認する
導入後のトラブル時の対応を確認しましょう。社員向けの教育支援まで提供しているサービスを選ぶと、定着までのスピードが格段に早まります。
独自のグループウェアが欲しいなら開発を依頼してみよう
既存の製品では相性が悪く、効果的に使えないケースもあります。自社の目的や業務内容に合うものが見つからない場合は、自社独自の開発も視野に入れましょう。本当に必要な機能に特化したシステムに仕上げられるため無駄がありません。
グループウェアのシステム導入や開発を検討している方は、ぜひ発注ナビの利用をご検討ください。
グループウェア導入に関するよくある質問（FAQ）
Q. グループウェアとはどのようなツールですか？
スケジュールや進捗などの業務情報を共有し、チーム内のコミュニケーションと業務プロセスをデジタル化して統合管理するツールのことです。チャットや掲示板機能を活用することで情報の属人化を防ぎ、組織全体の生産性を高める基盤として機能します。
Q. グループウェアにはどのような代表的機能がありますか？
スケジュール管理、プロジェクト管理、ファイル共有、設備予約、コミュニケーション、ワークフロー、文書管理の7つが主な代表的機能です。これらが一つのシステムに統合されていることで、ツールを切り替える手間を省き、個々の業務情報がシームレスに連携されるようになります。
Q. グループウェアを導入するメリットは何ですか？
情報共有とコミュニケーションの活性化、意思決定の迅速化、および柔軟な働き方の支援が主なメリットです。稟議や報告のスピードが向上して業務の停滞を防げるだけでなく、クラウド環境などを通じてリモートワークなどの多様なワークスタイルにも対応しやすくなります。
Q. グループウェアを導入する際に注意すべきデメリットは何ですか？
導入・維持コストの発生、社内定着のための教育負荷、およびツール特性によるコミュニケーションの限界に注意が必要です。既存の運用方法との乖離がある場合、スタッフへの教育やサポートが必要になります。また、他部署や外部との連携においては、別のコミュニケーション手段が適している場合もあります。
Q. グループウェアの導入を検討する際のポイントを教えてください。
導入目的の明確化、既存システムとの親和性、無料トライアルによる検証、およびサポート体制の確認が重要なポイントです。自社の業務フローをどこまでカバーできるかを事前にテスト運用で確認してください。既製品で対応できない特殊な要件がある場合は、独自開発を検討することも一つの手です。
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