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情シス業務を外注する方法は?おすすめのアウトソーシングサービスとは?

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「情シス」とは、業務に必要や様々なデータを記録・処理・保管するシステムを管理する部署のことです。
企業活動や成長戦略に欠かせない情シスですが、最近では情シス業務を外注するという企業も増えています。
今回は情シスの概念をはじめ、情シス業務を外注する際のポイントやメリットを詳しく紹介します。

 

目次

 

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そもそも情報システムとは?

従業員データや顧客データを管理したり、企業内の機密情報を保守・管理したり、様々なデータを扱うシステム(仕組み)を総称して「情報システム」と呼びます。情報システムを導入することで、企業活動に必要な膨大な情報もストレスなく管理できるのがポイントです。

この情報システムは、「基幹システム」と「情報系システム」の2種類に分けることができ、それぞれに異なる特徴があります。

「基幹システム」は、企業活動をする上でなくてはならないシステムのことで、銀行業務における勘定系システムや、製造業務における受注・販売・在庫管理システムがこれに該当します。一方の「情報系システム」は、業務をさらに効率化したり、生産性を上げたりすることを目的としたシステムです。メールソフトや情報共有で活躍するグループウェアなども、情報系システムの一種となります。

基幹システムと情報系システムのどちらも「情シス」に含まれますが、意味合いはそれぞれで異なるのが特徴です。

 

情報システムの管理を担う「情シス」とは?

情報システムの基本情報を把握できたところで、「情シス」について解説しましょう。

情シスとは?
言葉 意味
情報システム デジタル化された情報(データ)を取扱う仕組み。
基幹システム 情報システムの一種で、企業活動の根幹を担うシステムのこと。
情報系システム 情報システムの一種で、業務効率化や経費削減などを目的としたシステムのこと。
情シス 情報システムを扱う部署で、略さずに「情報システム部」と呼ぶこともある。
情シス業務 情シスが扱う業務全般のこと。

企業で情報システムを専門的に扱う部署のことを「情シス」と呼びます。端的に言えば「情報システムのすべてを統括する部署」が情シスです。先に挙げた基幹システムや情報系システムの導入から運用管理、メンテナンスに至るまでを包括的に担うのが、情報システム部の役目となります。

類似する言葉がたくさん登場しているので、混乱を招かないためにも、それぞれの意味を上図に列挙しておきましょう。ちなみに、当コンテンツでは情シスのことを略さずに「情報システム部」と記述しています。

 

情シス業務の具体例

情報システム部が担う業務(情シス業務)は多岐にわたります。インフラ開発や構築、サーバー運用や保守などエンジニアとしての業務をこなすこともあれば、IT戦略を練ったり企画を提案したりとマーケターに近い業務を担うパターンなど様々です。情シス業務の代表的な例を以下に紹介します。

 

●情報システムの開発

顧客情報の管理システムや商品の在庫管理システムなど、様々な情報システムを開発する業務です。業務効率化やコスト削減などを目的に、社内のニーズに沿った情シスを開発します。このほか、社内の業務に合わせるため、情報システム部が既存システムの改良を担うケースもあります。

 

●情報システムの運用企画

情報システム部は、経営戦略や社内での利用状況に基づいて、情報システム全体の運用企画や改良企画も提案します。情報システムは開発と導入だけで終わるわけではありません。実際にシステムを使う社員の声を聞いて、より現場のニーズに合ったシステムへ改良していく必要があるのです。

 

●サポートデスク

また、企業によっては情報システム部が「サポートデスク」として機能するケースも珍しくありません。情報システムによっては操作が難解であったり、使い方に慣れるまでに時間がかかったりすることもしばしばです。そこで情報システム部が、システムの使い方をレクチャーしたり、新人研修の一環で指南役になったりします。

 

●企業のセキュリティ対策

セキュリティ対策の検討や実施も、情報システム部の大切な業務の一環です。通信機器や通信技術の発展が目覚ましい現代において、企業には情報漏洩やハッキングなどの危険性が常につきまといます。どのようなセキュリティ対策を導入すべきか、導入したセキュリティ対策をどのように運用すべきかなどを考え、実践していくことが求められます。

 

情報システム部で外注が求められる理由

先の項で紹介したように、情報システム部の業務は広範囲にわたります。業務に加えて情報システム部は「求められる知識量」も広域に及ぶ分、ITに精通したエンジニアの存在が不可欠です。したがって、「社内の担当者だけでは情シス業務が回せない」という企業も少なくありません。

そもそも情シス業務を担える従業員がおらず、情報管理をする上で「アナログな方法に頼らざるを得ない」というケースもあります。情シス業務を外注することで、こうした課題をクリアしやすくなるのです。

 

情シス業務を外注するメリット

情シス業務を外注(アウトソーシング)することで得られる主なメリットは以下の通りです。

 

●エンジニアが別の業務に注力できるようになる

情シス業務を外注することで、社内のエンジニアが抱える負担を軽減でき、別の業務に注力してもらえるようになります。情報システムは担当者が少ないと、サポートデスクや細かな管理業務も、エンジニアが担うことになりがちです。この「技術者ではなく雑用係」とも言える立場に対して、モチベーションが低下してしまうエンジニアもいるほどです。こうした事態を改善するためにも、情シス業務の外注は効果的な手段となります。

 

●スキルの偏りや属人化を防止できる

情報システム部だけに限らず、担当者が一人または少人数の業務は、業務に必要な知識やスキルが一部の従業員にだけ偏りがちです。そうなると担当者が急な退職をしたり、長期休暇が必要になったりすると、業務が上手く回りにくくなるのです。情シス業務を外注することで、こうした偏りや属人化を防げます。万が一、担当者が不在となっても、その分の穴をリカバリーしやすくなります。

 

●採用コスト・育成コストを抑えて業務を行える

情報システム部に配属する従業員を採用したり、育成したりするのには相応のコストが発生します。また繫忙期と閑散期では情シス業務の需要も変化するため、「一時の繁忙期のために人を雇うのももったいない」と考える企業も少なくありません。そんな時に外注を活用することで採用コストや育成コストを軽減しやすくなります。業務量に応じて柔軟に業務を依頼できるのは、外注における大きな魅力です。

 

情シス業務の外注を成功させるポイント

情シス業務を外注する際は、事前に予算額を決めておくことと、複数の外注先を比較することが大切です。以下で、それぞれの項目を具体的に解説します。

 

●事前に予算額を決めておく

実際に情シス業務を外注する前に、予算計画をしっかりと立てておきましょう。オプション料金や違約金など、契約金以外に必要な費用の内訳もしっかり把握することが大切です。費用の内訳をしっかり把握しておかないと、思わぬところで経費がかさむこともあります。

 

●複数の外注先を比較する

ひと口に「情シス業務」といっても、そのジャンルや業務内容は多岐にわたります。外注先によっても、得意とする情シス業務は異なるのが特徴です。ミスマッチを防ぐためには、複数の外注先を比較することが欠かせません。「どんな情シス業務を得意としているのか」、「どの程度の業務範囲に対応してくれるのか」といった点を確認しながら、外注先を選びましょう。

 

情シス業務の外注先を探す方法は?

情シス業務を外注する際は、専用のマッチングサイトを活用するのがおすすめです。発注ナビは情シス業務を外注したい企業様と、確かな実績を持った専門企業様のマッチングを支援するサービスを提供しています。

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