メールは、使用した経験がある方が最も多い、コミュニケーションツールです。メールを利用したマーケティングは、現在多くの企業が活用しています。動画でのマーケティングやオウンドメディアに負けず、大きな成果を上げています。
メールマーケティングとは、メールを送信することだけを指すのではありません。メール配信システムを使ってメールマガジン（メルマガ）として大量のメールを一括送信し、顧客とコミュニケーションを取ります。顧客との交流を通して自社への興味関心を喚起させ、商品やサービスの購入に結びつけるのです。メール配信システムを活用すると、新しい商品やサービスの内容の解説、新着情報の紹介、顧客との関係構築などを効率的に行うことができ、手動では複雑なメールマーケティング業務も円滑に進めることができます。今回はメールマーケティングを活用したことがない方のために、メールを活用したマーケティングに必要なメール配信システムの概要、メインとなる機能、メリット・デメリット、ツールの選び方をご紹介します。
目次
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メール配信システムはメールマーケティングができる？
メール配信システムとは、商品やサービス、新着情報の紹介、顧客との関係構築など、メールマーケティングを支援するツールで、手動では煩雑になりがちなメールマーケティング業務を円滑に管理します。
具体的には、あらかじめ作成しておいた配信予定のメールを、指定した時間に一斉送信する際にメール配信システムを活用します。送信先は事前にリスト化することが可能で、対象のリスト宛に繰り返しメールを送信できます。
また、メールの送信だけではなく、メール配信後の効果測定にも対応しています。ユーザーのメール開封率やクリック率を測定でき、開封したくなるタイトル付けやクリックしたくなるメール本文の作成など、活用しながら改善が可能です。
メール配信システムの4つの基本機能とは
上記のように、メール配信システムが、メールを円滑に管理できるのは、メール配信システムの機能に秘密があります。ここでは、メール配信システムの基本機能についてご紹介します。基本機能は主にこの４つです。
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メールの種類に合わせた配信機能
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目的に合わせた配信機能
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開封率の測定機能
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クリック率の測定機能
●メールの種類に合わせた配信機能
メール配信システムを使うと、あらかじめ作成しておいた配信予定のメールを、指定した時間に一斉送信できます。
送信先を、事前にリスト化しておくことができ、対象のリストに向けて繰り返しメールを送信することも可能です。顧客に届きやすい形にした配信が可能なので、ダイレクトに自社の商品情報を届けられます。
●目的に合わせた配信機能
自社の発信の目的に合わせて、メール配信システムを効果的に活用し、顧客に届けたい情報を提供できます。ステップメール、パーソナライズメール配信やトランザクションデータ差し込みメール配信など、顧客に提供したい情報に合わせて配信方法を変えられます。
ちなみにステップメールとはあらかじめ作成しておいたメールを段階的に配信する機能のこと、パーソナライズメール配信とは顧客の性別や年齢、趣味などのパーソナライズ情報を参照して、それぞれのユーザーに合う情報を送り届ける機能です。
そしてトランザクションデータ差し込みメール配信は、商品の購入や発送、申し込みなど、発生したトランザクション数に応じたデータをメールに差し込んで配信する機能のことです。
●開封率の測定機能
メール配信システムを利用することで、顧客の何割がメールを開封しているかを把握できます。メールマーケティングは、開封し目を通してもらうことが前提です。開封率を測定することで、メール配信の戦略を立てることができます。
●クリック率の測定機能
こちらは、配信したメールのURLがどれだけクリックされているかを測定できます。メールマーケティングで重要なのは、配信したメールをきっかけに購入してもらうことです。
クリック率が測定されることで、顧客が購入したくなる施策をどのように実行するか検証し、改善につなげることができます。
【メリット】メール配信システムは業務をサポートする
メール配信システムは、多くの企業が導入しています。具体的にどのようなメリットは、以下の4つです。
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投資対効果（ROI）が高い
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一斉メール配信が簡単
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メールマーケティング機能が使える
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情報漏洩を防止できる
●投資対効果（ROI）が高い
メールマーケティングは、投資対効果が高い手法です。メールを作成するだけで済むため、中小企業やマーケティングの予算が低い企業でも、導入ハードルが比較的低いです。BtoBやBtoCを問わず、数多くの企業がメールマーケティングを活用しています。
●一斉メール配信が簡単
メール配信システムは、事前に作成したメールを設定した時間に一斉配信することができるため、送信ミスを減らすことができます。また、リアクションがないユーザーのメール開封率もチェックできます。
メール配信を手動で行うと、手間も時間もかかります。せっかくメールを送ったのに、メールアドレスが変更されていたり、入力ミスによる不達の可能性もあったりします。手動により配信が届かなかったのか、単にメールを読んだが反応がないだけなのか、配信した側は判別ができません。
●メールマーケティング機能として活用できる
手動でメール配信する場合はできないような、レベルの高いメールマーケティング機能が使用できることもメール配信システムのメリットです。例えば、開封率やクリック率をもとに様々なマーケティング施策が利用でき、自社のやり方に合ったメールマーケティングを展開できます。
●情報漏洩を防止できる
メール配信システムは、一度メール配信リストを作成しステップメールを登録することで、メールを送信し忘れることもなく自動的に送信処理が完了します。
手動で配信を設定する場合、メール配信対象の設定漏れや設定ミスによりユーザーのメールアドレスが漏洩してしまうなど、一回の送信のたびにリスクが発生しますが、メール配信システムならそのようなリスクを軽減できます。
メール配信システムはこれまでにメール作成や送信処理に活用していた時間を、開封率やクリック率の向上といったより効果の高い改善施策の策定に時間を活用可能です。このようなメール配信システムの開発会社をお探しなら、発注ナビをご利用ください。専用コンシェルジュとご相談いただいたのち、独自のデータベースを用いて最適な開発会社とマッチングします。
【デメリット】メール配信システムにも限界がある
数多くのメリットがあるメール配信システムですが、もちろんデメリットもあります。メール配信システムを導入する際は、デメリットの部分も良く理解し、自社の発信にあったものを選びましょう。
●自社の目的に合う設定をしなければならない
メール配信システムは、自社で細かく設定しなければなりません。メール配信システムでは、自社の目に合わせて分析方法や配信方法を細かく設定できますが、目的に沿った配信方法や分析の設定を的確にしなければ、効果的な配信や解析はできません。
質の高いメールを作り分析するためには、システムの機能を良く理解する必要があります。
●HTMLメールが受信されない場合がある
Webページのようなメールを作成できるHTMLメールは、読者の購買意欲を高められ、開封率の分析も可能です。しかしセキュリティ上の理由で、HTMLメールの画像や動画を開封できない読者もいることを忘れてはなりません。HTMLメールの受信を拒否している顧客もいるでしょう。読者の状況も踏まえ、顧客の状況を分析したうえで、効果的な配信をする必要があります。
受信者の環境を正確に分析可能なメール配信システムを選べば、受信者の環境に合わせてHTMLメールとテキストメールを使い分けしていくことも可能です。
失敗しないメール配信システムの選び方
メール配信システムを導入しても、メールが顧客に届かなかったり、開封されず読まれなかったりすれば意味がありません。メール配信システムを導入する時「安いから」を理由にしてしまうと失敗する可能性があります。選ぶポイントはあるのでしょうか。
ここでは、３つのポイントに絞ってお伝えします。
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対応端末
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配信数の上限
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メルマガの到達率
●対応端末
まず、対応できる端末をチェックすることが重要です。PC、スマートフォン、フィーチャーフォンなど、送信予定端末に対応しているかどうかを事前に確認します。PC用のHTMLメールを、そのままスマートフォンに配信すると、サイズが小さくなってしまいます。
ユーザーが読みづらいメールは、配信してもコンバージョンにつながりません。必ず事前に対応端末のチェックが重要です。
●配信数の上限
メール配信システムの申し込みプランにより、配信数の上限が決められています。メルマガの登録者数がいくら増えても、メールの送信ができないのであればメール配信システムを導入した意味がありません。
普段業務で送るメールの量を踏まえて、配信数の上限を決めましょう。
●メルマガの到達率
送信したメールをメールサーバーに迷惑メールと思われてしまうと、送信したメールの到達率、開封率が下がります。優良配信者の認定があるシステムを選ぶと、スムーズにメールを届けることができるでしょう。
【システム導入】メール配信システムの開発・構築・購入・改修の違い
メール配信システムを導入する方法は1つとは限りません。開発・構築・既存システムの購入・改修と、4つの選択肢があります。
開発・構築は、自社独自のメール配信システムの運用したい企業に向いています。その場合、専門的な知識と開発技術・スキルが必要となるため、開発・構築にかかるリソースの確保が必要です。ここで開発・構築には、厳密な違いがあります。
まず「開発」とは、プログラムの設計から完成したシステムのテストまでの作業を指します。
次に「構築」は、テスト作業後にシステム運用できるように組み立てていく作業です。新しいシステムの開発を「システム開発」と呼び、システムまで含めた開発を「システム構築」とすることもあります。
次に「既存システムの購入」はパッケージ化されたシステムを導入することです。購入後は購入先の会社が運用開始の準備やアフターサポートといったサービスをしてくれます。
既存システムのスペックや機能は、購入先の会社によって変わります。「自社に合うメール配信システムは何なのか」「自社にはどのような機能が必要なのか」などを考えなければなりません。
そして「改修」は、現状のシステムよりも使いやすい仕様にすることです。例として、古い仕様から現在のトレンドに合うように機能をアップデートすることや、目的に応じた新機能の追加などが挙げられます。
システムが自社オリジナルなら開発チームへ、既存システムを活用しているなら購入先の会社に、改修を依頼しましょう。
メール配信システムの構築方法と手順
もし自社の専用のメール配信システムを使いたいなら独自のシステムを、以下のような流れで、開発する方法があります。ここでは、メール配信システムの構築方法と手順について、簡単にご説明します。
●インターネット回線の準備
最初にインターネット回線を準備します。企業からのメール配信では大量のメールを一斉送信するので、サーバーに負担がかかり過ぎてしまい、サーバーダウンする恐れがあります。専用のサーバーを準備するのが良いでしょう。
>メール配信システムでは、送信用サーバーと受信用サーバーの2つを使用します。
●ルーターの設置
異なるネットワークを接続するためにはルーターが必要です。ルーターには、ルーティング処理とフィルタリング機能の2つの大きな役割があります。
同じネットワーク間を接続するデバイスにはリピーター（HUB）やブリッジ（スイッチ）がありますが、中・大規模のネットワークを構築するためにルーターを選択します。
●独自ドメインの取得
インターネット上の住所のことをドメインと呼びます。例えば、この記事のURLはhttps://hnavi.co.jp/knowledge/blog/mail_delivery_system/ですが、このうちドメインは「hnavi.co.jp」です。
独自ドメインの保持には維持費がかかります。しかし、顧客が安心してメールを開くためにも、独自ドメインを設定しておくのはおすすめです。
●DNS設定
独自ドメインを取得したら、ドメインとIPアドレスを関連づけて管理するためにDNSも設定します。DNSとは、ドメイン名とIPアドレスを紐付けし、そのしくみを提供するサーバーのことです。
●電子メールサーバーのインストール
次に、電子メールサーバーを準備します。電子メールサーバーには無償のオープンソフトを使うこともできます。こちらに、利用できるソフトを3つご紹介します。
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Postfix
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Sendmail
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qmail
電子メールサーバーのインストールには多少の専門知識が必要なため、専門知識を有する社内の人材がメインで作業すると良いでしょう。
●メーリングリストソフトウェアの導入
電子メールサーバーがインストールできたら、最後にメーリングリストソフトウェアを導入します。メーリングリストソフトウェアは「特定の相手に向けて定期的に情報発信を行う」ために必要です。
ただし、メーリングリストソフトウェアの導入にも、電子メールサーバーのインストールと同様に専門知識が必要です。
「開発がうまくいかない」「導入ノウハウがない…」なら、システム開発会社に外注するのがおすすめです。最短の日数で最適な開発会社を探したいなら、発注ナビを利用するのが便利です。専用コンシェルジュとご相談いただいたのち、独自のデータベースを用いて最適な開発会社とマッチングします。
まとめ
マーケティングに効果的なメール配信システムですが、自社の顧客や仕様と合致しないツールを選んでしまうと、効率的な活用ができません。まずメールマーケティングを行うのはなぜか、その目的、期待する効果、自社の仕様と合致したメール配信システムを選びましょう。次にコンバージョン獲得につながる効果的なメールマーケティングを行うために、マーケティングに必要なメール機能を理解し、マーケティングの目的に応じた機能設定を行うのがコツです。
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