飲食業システムとは？種類やメリット、導入時のポイントを解説！

飲食業界でもITシステム導入の必要性は高まっています。中小規模の店舗でもクラウドなどを活用することで、低コストで自店舗の各業務を効率化できます。しかしそういったポイントを理解しきれずに、システム導入に踏み切れていない方もいらっしゃるでしょう。
今回は飲食業システムについて知りたい方に向けて、その概要や導入メリット、種類やケースに応じた導入事例などを解説していきます。

 

目次

 

 

 

飲食業システムとは

飲食業システムとは、「飲食にかかわる様々な業務を効率化してくれるシステムの総称」のことです。

飲食業では以下のような業務が発生しますが、すべてを人の手でやっているとミスが増えたり、業務効率化が止まったりするのでリスクがあります。

• 販売商品の管理

• 顧客のデータリスト作成

• 予約の受付

システムへ置き換えて各業務を効率化することで、将来的なデジタル改革（DX）にもつながり競争力を高められるでしょう。

 

飲食業システムのメリットとは？何が改善できる？

具体的には飲食業システムを導入すると、次のようなメリットがあります。

• 集客や顧客管理など業務の効率化ができる

• 導入効果を可視化して改善を図れる

• コストの削減につながる

• 店舗運営にかかわるマネジメントが最適化される

 

●集客や顧客管理など業務の効率化ができる

飲食業システムの種類は様々ですが、課題に応じたシステムを導入することで業務効率化が達成できます。

例えばテイクアウトを導入したが、電話注文などを受け付ける時間がないとします。この場合、自動予約システムを導入することで、インターネット上でテイクアウトの受付を済ませることが可能です。このように課題によってはシステムを導入して解決できることもあります。

また、顧客の好みやリピート率などを把握する際に、1人1人を頭で覚えて可視化するのは難しいです。共有も難しくなり特定の人にデータが集まってしまう属人化が発生するリスクもあります。しかし対応時にデータを顧客管理システム上へ反映できれば、1人1人の細かいデータリストを作成して共有することが可能になります。

 

●導入効果を可視化して改善を図れる

業務の改善策を練る時にデータが活用できます。アナログな方法ですと「なんとなく」という理由で改善策を練りがちですが、それだと逆効果になってパフォーマンスが改善されないケースもあります。結果を数値付きで共有しないとスタッフに効果を説明するのが難しいですし、上層部へレポートを提出する際も説明が難しくなってしまいます。

導入効果を飲食業システム上で可視化することで、以下のように説明を数値付きでできるようになり、飲食業のマーケティング活動を活性化することができるでしょう。

• 今年度はこれくらいこのメニューが売れた

• こういった傾向のある顧客がリピーターになっている

• 今年はこれくらい人件費や材料費などがカットされた

 

●コストの削減につながる

飲食業では以下のようなコストが発生します。

• 人件費

• 材料の仕入れ費

• 広告費

店舗によってどのコストで課題が発生しているのかは変わってくるでしょうが、飲食業システムの導入によってこういった各コストが圧縮されて無駄がなくなるのがポイントです。

例えば人件費については、顧客が混雑する時間帯や曜日をデータ化して人員の配置を細かく変更することで、人員があるタイミングで余ってしまうといった状況を防げるようになります。複数のコストで課題が発生している場合は、すべてのコストを可視化して問題を分析できるシステムを選定・導入することが自店舗のメリットへつながります。

 

●店舗運営にかかわるマネジメントが最適化される

タイムカードや筆記で1人1人の就業時間を把握、必要な計算を行うのは簡単な業務ではありません。また、人員配置のスケジューリングや柔軟な調整についても、アナログな方法だと時間がかかり、把握が難しいデメリットもあります。

飲食業システムにおいて店舗運営における各雑務を効率化することで、マネジメントにおいて重要な課題の分析や改善策の提案といったほかの業務へ時間をかけられるようになります。このようにリスクマネジメントを行いながら業務を最適化できるのも飲食業システムのメリットです。本店のほかにもチェーンがいくつかある場合は、各店舗で計算してから本店の運営へデータを送信できるようなシステムを導入すると効率的でしょう。

 

「飲食業システム」にも種類がある

飲食業システムには次のような種類があります。

 

●販売管理システム

販売管理においては以下のような作業が発生します。

• 売上や売掛金の管理

• 在庫の把握・管理

• 販売履歴のデータリスト化

上記のような作業を一括して効率化してくれるのが販売管理システムです。

データの条件付き検索や指定フォーマットでの帳票出力といった機能を備えています。

 

●POSレジ

会計時に販売したメニューや金額、個数などを一括してデータ化できるのがPOSレジシステムです。すでに導入している店舗も多いですが、老朽化といった問題でうまく扱えていないところも多いのではないでしょうか。

最近では中小店舗でも気軽に導入できる、タブレットPOSというシステムが人気を集めています。タブレットを自前で用意、あるいは購入・レンタルすることでそこにアプリをインストール、POSとして活用できるようになっているのがポイントです。一時的なイベントでPOSを外部に持っていきたいという場合でも気軽に持っていける携帯性、クラウドタイプの場合更新が自動的に行われるので法律に関する改正にも対応できる柔軟性などがメリットです。

 

●顧客管理システム

顧客の年齢や性別、好みなど関係するデータをリスト化して管理できるのが顧客管理システム（CRM）です。POSとも関連性が強いシステムであり、連携することで様々なデータをリスト化、検索して分析することができます。

顧客管理システムを使うと、例えば入電時に誰から電話がきているのか、データがポップアップで表示される機能などが利用可能です。誰が電話を受けてもデータを基に適切な対応ができます。

 

●顔認証システム

来店しても購買に至らなかった顧客なども含めて分析ができるのが、顔認証システムです。IoTの一環として顔認証システムを導入することで、オフラインのデータをオンラインにアップロードして分析へ活用できます。

• 推定の年齢・性別

• 入退場のカウント

上記のような顧客データを可視化できるようになるのがポイントです。ただしプライバシーの問題があるので、自店舗でデータを活用する際は顔などの要素で個人が特定されないように注意しながら加工を行う必要性もあります。

 

●予約管理システム

来店やテイクアウトといった予約を受け付けるシステムは、クラウドタイプであれば無料からでも導入できるので小規模の店舗にも向いています。店舗の規模が大きかったり、管理項目が多かったりする場合は有料のシステムを検討してみてください。

予約管理システムでは以下のような機能が利用可能です。

• Web上での予約受付

• 店舗側からの予約可能な日時の提示

• 顧客からの予約日時の指定

• 予約画面のカスタマイズ

 

●受発注システム

飲食業にとって必須な材料の仕入れに関して、最適化を行ってくれるのが受発注システムです。攻めの姿勢で受発注のデータを管理して分析・対策を行えるようになるのがポイントです。

受発注システム上では以下のような機能が利用可能になっています。

• 原価の計算

• Web上での発注

• 受発注データの管理

 

事例で見る導入の考え方

ここからは飲食業システムの導入に関する考え方を、事例ごとに解説していきます。

 

●店舗の課題を解決するために導入する

業種・業態にかかわらず以下のような課題が発生します。

• テーブル案内で待たせてしまう

• 会計に時間がかかる

• メニューの在庫が切れているのをいち早く伝えられない

こういった課題を解決したい時は、課題の優先順位に基づいて対応した機能が複数搭載されている飲食業システムを導入してみてください。

例えばセルフオーダーシステムを導入することで、店舗内に設置された端末あるいはお手持ちのスマートフォンから注文したい内容を入力・席を確保したりテイクアウト予約を完了させたりできます。テーブル案内といった業務で顧客を待たせている場合は無駄がなくなり最適化を狙えるでしょう。

 

●業種・業態特有の課題に対応するために導入する

レストランや居酒屋、カフェといった業種・業態ごとに必要になってくるシステムは異なります。例えば居酒屋では一品一品料理を頼みながらお酒を飲むのが一般的なので、もう一品を促進できる機能があると役立ちます。

そこで業種・業態ごとにカスタマイズしてくれる飲食業システム業者に依頼をしてみましょう。居酒屋の場合はおすすめを紹介して販売につなげる機能などを搭載可能ですし、ほかにも各飲食業務のデータ連携などで業務パフォーマンス向上が目指せます。

 

●店を新規オープンするために導入する

お店を新規オープンする際は、いかに便利な飲食業システムを安く導入するかがポイントになってきます。また、将来的な成長に合わせて柔軟に変更ができるシステムだとより効果が出るでしょう。

例えばPOSは必須ですが、固定POSではなくタブレットPOSにすることでコストが下がりますし、タップといった操作で簡単に利用できるので手間がかかりません。変更に関してもプランアップグレードなどで対応できるケースがあります。

 

システムを導入する時のポイント

システムを導入する時は、次のポイントに注意してみてください。

• 店舗が抱える課題を解決できるか考える

• 導入する目的や用途について考える

• システムの使い勝手は良いか検討する

• ほかのシステムと連携できるか調べる

自店舗の課題をまずは洗い出して、一番解決したい課題をまずは解消してくれるシステムを選んでみてください。複数課題がある場合はシステムを併用する考えも必要になってきますが、システムの整合性や管理を行うのが面倒になるリスクがあるので注意しましょう。

課題に基づいて導入目的や用途を考えるのも重要です。例えば「予約管理を自動化・効率化したい」という場合は予約管理システムを導入する必要があります。飲食業システムの定義は広く、目的や用途によって具体的なシステム内容は変わってくるので事前の計画立てが重要です。

また、システムの操作性も重要です。操作性はスタッフの知識・スキルにばらつきがあっても一定の操作ができる状態だと望ましいです。実際に触らないとイメージがわかないため、できるだけトライアルサービスを利用して検証を行うことが重要になってきます。

販売管理といった飲食業システムをすでに導入しており、そこへ追加してシステムを導入する場合には連携性が重要です。マイナーなシステムだと連携できるシステムが限られてくる可能性があるので、どのシステムと連携できるのか、また連携にはどういった方法が利用できるのかを確認することが重要です。

 

複数のシステムがまとまった「飲食業システム」はあるの？

先ほど複数課題がある場合は、飲食業システムを併用・連携して使う必要があると説明しました。また飲食業システムの定義が広く具体的に導入すべきシステムがどうなってくるのかは課題や目的などによって異なることも説明しました。

残念ながら利便性の懸念点もあるのか、複数のシステムがパッケージになって販売されているサービスは多くありません。仮に導入できたとしてもAとB、Cという別々のシステムがひとつになっている場合、Cをまったく使わないでコストが無駄になるリスクも考えられます。

課題が明確になっていれば、導入すべきシステムをスムーズに選定できます。課題自体の洗い出しが進んでいないのならば、これについてもITシステムを使って可視化してみると作業が効率化するでしょう。

独自性の高い業務を行っている場合は店舗の業務形態に合う独自システムの開発を業者へ依頼してみてください。複数のシステム機能をパッケージとして開発・提供してもらうこともできるでしょう。

 

課題解決のために適切な飲食業システムの導入を

今回は飲食業システムのメリットや導入事例などをご紹介してきました。タブレットPOSやセルフオーダーシステムなど、飲食業システムに該当するシステムは多いです。そのため、まずは課題・目的ありきで計画を立てて、デジタル改革にもつながるようなシステムを順次導入していくのがおすすめです。

ケースによっては出来合いのソフトウェアだけだと効率化が限定的になる可能性がありますが、オプションや独自システムの開発などを依頼することで課題を解決できます。予算を確保しながら効率化を最大限広められるように工夫を行ってみてください。

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