販売管理システムは、企業の受注・在庫・請求管理など、販売活動全体を一元的に管理するITツールです。導入により業務効率が向上し、ヒューマンエラーの防止やリアルタイムな経営判断が可能になります。本記事では、システムの基本機能や種類、企業規模や業種に合わせた選定ポイント、導入ステップをわかりやすく解説しています。「自社に合った販売管理システムを選びたい」とお考えのご担当者様はぜひ参考にしてください。
目次
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販売管理システムとは？
販売管理システムとは、企業が行う販売活動全般を一元的に管理するためのITツールのことです。見積もりから受注、納品、請求、入金といった一連の流れにおいて、「モノ（商品やサービス）」と「カネ」の動きを一つのシステム上でまとめて管理できる点が特徴といえます。
手作業で行っていたデータ入力や転記の工程が減ることで、ヒューマンエラーの大幅な削減につながりますし、担当者の作業負担も軽くなります。
さらに、顧客情報や在庫情報などが部門間で共有されやすくなるため、コミュニケーションミスの防止にも役立つでしょう。こうした管理の効率化により、企業は販売活動におけるリアルタイムな状況把握が可能となり、経営判断をスピーディに行えるようになります
●販売管理システムの役割
企業の販売活動の中心的存在となる販売管理システムには、大きく分けて受注管理や在庫管理、請求・入金管理、データ分析など複数の役割があります。例えば受注管理では、顧客からの注文を一括で扱い、見積書からのデータ引き継ぎや納期調整といった一連の作業をスムーズに進めることが可能です。自社に在庫を持たない形態であれば、受注と同時に発注の処理が行え、タイムリーな仕入れや出荷が実現しやすくなります。
在庫管理の面では、リアルタイムで在庫数を把握できるため、品切れを回避しながら過剰在庫を抱えるリスクも抑えられます。RFIDやバーコードを用いた管理機能を組み合わせて利用すれば、さらに正確性を高めることもできるでしょう。
導入前に要チェック！知っておきたい販売管理システムの基本機能
販売管理システムの基本的な機能は、以下の3つです。
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販売管理機能
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在庫管理機能
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購買管理機能
それぞれの機能がどのような役割を果たすのかを、ご紹介します。
●販売管理機能
販売管理機能とは、見積もり・受注・売上などの各種業務フローで発生するデータを管理する機能を指します。例えば、見積もりの管理機能では見積もり書の作成や入力、作成した見積もり書のデータ保管が可能です。受注管理機能では受注データの登録や過去のデータの保管、売上管理機能では売上データや売掛情報を入力・保管できます。
●在庫管理機能
在庫管理機能とは、扱っている商品の在庫状況の管理や出入荷管理を担う機能です。適切に管理できることにより、受注確定後の出荷指示の作成作業や、棚卸の管理・登録業務の負担を軽減できます。在庫管理機能は、仕入れ管理機能と連携できることが多くあります。入荷数に合わせて在庫数を正確に管理できるのが特徴です。在庫管理は、最新の在庫情報を正確かつリアルタイムに管理することが求められる作業。販売管理システムによって、在庫管理業務をより効率化できます。
●購買管理機能
購買管理機能とは、仕入れや発注にかかわる業務を管理する機能です。仕入れ契約の確定や仕入れ予定の入力、支払い管理などの作業を行います。商品そのものの仕入れだけでなく、商品を製造するための原材料や資材の調達時にも役立つ機能です。くわえて、「どの取引先から／どの程度の量を／どの程度の金額で仕入れるのか」といった購買計画を策定する際にも重宝します。
販売管理システムを導入するメリット
販売管理システムを導入することで、煩雑な販売管理業務の負担を軽減でき、業務の効率化につながります。くわえて、以下の３点のメリットも得られます。
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人為的なミスの防止
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データ共有の円滑化
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経営状況の可視化
●人為的なミスの防止
販売管理システムを導入することで、これまで目視や手作業で行っていた作業を自動化できます。その結果、入力ミスや計算ミスなどの人為的なミスを防止しやすくなるのがメリットです。なかには、不自然な数値を入力した際にアラートを表示し、確認を促す機能が搭載されている販売管理システムもあります。その場で間違いを訂正でき、より人為的なミスを防止する設計となっています。
●データ共有の円滑化
販売管理システムを導入することで、データや情報の共有がスムーズに行いやすくなります。これによって、仕入れから販売、発注までのサイクルにロスが生まれにくくなるほか、チーム間や部署間で必要な情報を迅速に確認できるようになり、コミュニケーションロスも発生しにくくなります。くわえて、購買・売上データを社内で横断的に共有できるようになるのもポイント。販売活動全般の改善にも役立てられます。
●経営状況の可視化
システムの導入によって、具体的で正確な数字を確認できるようになり、経営状況を可視化できます。「余剰在庫を抱えている」「生産が追いついていない」といった状況を数字で確認できれば、迅速に改善策を打てます。システムによってはAIを搭載しているものもあります。これによって、需要予測が可能となり、よりスムーズに経営戦略を立てられるようになります。くわえて、受注予測に携わる業務に慣れていない社員でも、システムを使えば業務に貢献できるようになります。業務内容による属人化も防げます。
販売管理システムの種類
販売管理システムは、業種や企業規模、導入形態によってさまざまな種類があります。自社の業務内容や抱えている課題、予算規模などを総合的に考慮し、最適なものを選ぶことが大切です。以下では代表的な分類方法に沿って、それぞれの特徴を確認していきましょう。
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汎用型販売管理システム
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業種特化型販売管理システム
●汎用型販売管理システム
汎用型販売管理システムは、業界を問わず幅広い企業が利用できるように設計されている点が特徴です。見積から請求、入金管理、在庫管理といった基本的な機能を広く網羅しており、特定の業種にとらわれずに導入しやすいでしょう。システムによっては購買管理まで含む場合もあり、中小企業から大企業まで、多様な規模の企業で活用されています。
また、ある程度のカスタマイズが可能な製品が多く、自社の業務フローに合わせて柔軟に運用できるケースが多いです。ただし、業種特化型システムほど細かい業務要件に対応しづらい場合もあるため、業界ならではの特殊な工程がある企業は注意が必要です。
●業種特化型販売管理システム
業種特化型販売管理システムは、食品業界やアパレル業界、建設業界や製造業など、それぞれの業種特有のニーズに深く対応できる機能を標準搭載しています。例えば食品業界の場合、賞味期限やロット番号、トレーサビリティの管理機能が必要となるケースが多いです。アパレル業界であれば、サイズやカラー別の在庫管理にくわえて、シーズンごとに商品を分析できる仕組みが求められるでしょう。
製造業向けシステムでは、受注データを生産管理システムと連動させ、部品表や生産計画をリアルタイムに組み立てられる機能が重宝されます。建設業界向けでは、工事ごとの原価管理や資材調達のフローを整理して、現場別に売上を追跡しやすくする機能が必要になることが多いです。業種特化型の製品はこうした機能を標準で備えているため、導入後に大掛かりなカスタマイズをしなくても即戦力として使える可能性が高いでしょう。
●クラウド型・オンプレミス型の違い
販売管理システムには、クラウド型とオンプレミス型という導入形態があります。クラウド型は、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるメリットがあり、自社でサーバーを持たなくてもサービスを利用できる点が大きいです。初期コストを抑えられるほか、保守運用もサービス提供事業者側が行うため、システム管理に割く手間を減らせるでしょう。
一方、オンプレミス型は自社にサーバーなどの設備を置いてシステムを運用する形態です。セキュリティを自社でコントロールでき、機密性の高いデータを扱う企業でも安心感が得られますし、自社の業務形態に合わせた細やかなカスタマイズを行いやすいことも強みといえます。
コスト、セキュリティ、運用負担などを踏まえ、どちらが自社にとって最適かをよく考えて導入することがポイントです。中小企業であればクラウド型が導入しやすい傾向がありますが、大企業や特殊な要件がある場合には、オンプレミス型やカスタマイズ性の高いクラウド型が選ばれることも少なくありません。
販売管理システムを選ぶ際のポイント
販売管理システムを導入する際には、企業の業務内容や運用体制をしっかり洗い出したうえで、システムに求める機能やサポート体制、コストを総合的に検討する必要があります。ここでは、導入前に確認しておきたい主なポイントを解説します。
●業務に適した機能があるか
最優先で考えるべきは、自社の業務フローに適した機能をシステムが備えているかどうかです。見積や受発注、請求管理、在庫管理などの基本的な機能はもちろんのこと、食品業界ならロット管理や賞味期限管理、サービス業であれば定期請求の仕組みなど、それぞれの業種に応じた特別な要件を網羅できるかをチェックしましょう。今後の事業拡大や業務多角化を想定するなら、追加機能を導入しやすい拡張性も大切です。
●拡張性と連携機能
会計システムや物流システム、ECサイトなど、既に運用している他のシステムと連携できるかどうかは、業務効率化に大きく関わります。APIやCSVによるデータ連携の有無、連携できるデータ範囲、カスタマイズ性などを事前に確認しておくと良いでしょう。特にクラウド型の場合は、カスタマイズの範囲が制限されることもあるため、システムの運用イメージを具体的に描きながら検討することがおすすめです。
●操作性とサポート体制
いくら多機能で優れたシステムでも、現場の担当者が使いこなせなければ意味がありません。画面のわかりやすさや操作手順のシンプルさ、入力作業のしやすさは、実際にシステムを操作してみないと分からない部分も多いでしょう。そのため、無料トライアルやデモ環境が用意されているシステムであれば、しっかり試用して現場の声を拾うことが大切です。
また、導入前後のサポートやトレーニング体制が充実しているかどうかも確認してください。マニュアルやFAQ、ヘルプデスクの対応時間といったサポートリソースが手厚いと、システム導入後の不安や混乱を抑えられます。
●コストと導入しやすさ
システム導入コストには、最初にかかるイニシャル費用だけでなく、月額の利用料や保守費用などランニングコストも含まれます。クラウド型は月額費用が中心で、オンプレミス型はサーバーなどの設備投資が必要になるといった違いがあります。企業としては長期的な視点で総費用を考慮しながら、費用対効果が高いかどうかを見極めることが重要です。
複数のシステムの無料トライアルやデモを活用し、実際に操作してみて自社の業務に合うかどうかをチェックするのも有効な方法でしょう。とくに社内の担当者や関係する部署のメンバーに試してもらうことで、導入後の運用のイメージをつかみやすくなります。
企業タイプ別の販売管理システムの選び方
企業の規模や業種によって、必要とされる機能や求める特徴は変化します。自社がどのような事業を展開しているか、またどの程度の拠点数やデータ量を扱うかを踏まえ、最適なシステムを見極めることが大切です。
●中小企業向け
中小企業の場合は、大掛かりな設備投資にコストをかけられないケースが多いため、クラウド型の販売管理システムが導入しやすい傾向にあります。クラウド型はインターネット環境さえあれば利用できるため、すぐに運用を開始できる点も魅力です。必要な機能がシンプルに揃っている製品なら、専門的なIT知識がなくても扱いやすく、担当者の負担を抑えながらスピーディに導入が進むでしょう。
●大企業向け
大企業の場合は、多拠点展開や大量データの一元管理に対応できる高機能な販売管理システムが必要となります。グローバル展開をしている場合には、多通貨・多言語対応が求められることも多いです。また、独自の業務プロセスを持つケースも少なくないため、オンプレミス型やカスタマイズの自由度が高いシステムを選ぶと、自社にフィットさせやすくなります。ただし、過度なカスタマイズは保守やアップデートの手間を増やす恐れがあるため、長期的な運用コストを見越して検討することが大事です。
●製造業向け
製造業では、販売管理システムと生産管理システムが連動し、部品や資材の在庫から工程管理、出荷までを一元化できるかどうかが特に重要です。受注に合わせて生産計画を組み立てる仕組みを整えると、需要に応じた最適な生産・在庫のバランスを保ちやすくなりますし、コスト面でも無駄を省きやすくなるでしょう。また、ロット単位の追跡やトレーサビリティ管理が必要な場合は、それに適した機能が標準装備されている製品を選ぶと導入後の負担を減らせます。
販売管理システムの導入ステップ
実際に販売管理システムを導入して成果を上げるためには、段階的かつ計画的な取り組みが欠かせません。現状の課題整理から導入後の社内トレーニングまで、一連のステップを順を追って行うことで、スムーズな運用を実現できます。
●1. 現状の業務課題を整理
まずは、手作業が多く時間やコストがかかる業務や、ヒューマンエラーが発生しやすい業務を洗い出します。受注や在庫管理、請求書の発行など、具体的にどの部分で課題が生じているのかを把握し、それをシステム導入によってどう改善したいのか目標を設定すると、導入の目的が明確になるでしょう。
●2. 必要な機能を明確にする
課題を整理したら、それを解決するために求められる機能をリスト化します。食品の賞味期限管理や製造業の生産管理連携など、業種特有の要望がある場合は最優先で検討してください。 自社の規模や将来の事業拡大に合わせて、最低限必要な機能から順に優先度を付けておくと、システム比較の際にもスムーズに判断できます。
●3. 複数のシステムを比較
要件を洗い出したうえで、複数のベンダーが提供するシステムを比較検討します。無料トライアルやデモの機会を活用して、実際に操作したときの使いやすさや導入後のイメージを確認するとよいでしょう。社内の複数部署から担当者を参加させ、各部署の要望を満たせるかどうかを総合的に見極めることが大事です。また、導入実績やユーザーの評判を調べ、自社に近い規模や業種での利用事例があるかどうかも参考になります。
●4. 導入後の運用計画を立てる
比較検討の末にシステムが決まったら、導入後の運用計画を策定します。現場の担当者向けに十分なトレーニングを実施し、システム操作に慣れてもらうことが重要です。OJTやマニュアル整備を通じて、実際の業務に即した使い方を浸透させるとスムーズに定着します。ベンダーのサポート契約内容や、トラブル時の連絡先、対応時間といった部分も事前に確認しておき、安心して運用できる体制を整えましょう。
販売管理システムの導入事例を紹介
販売管理システムの導入事例を、以下で3つご紹介いたします。それぞれの企業がどのような課題を抱えていたのか、販売管理システムの導入によりどのくらい課題が解消されたのか、ケーススタディの参考にしてください。
●Lafayetteの事例
アパレルブランド「Lafayette（ラファイエット）」は、店舗での販売にくわえ、オンラインショップも手がける企業です。それまでは主にExcelを使い、店舗とオンラインショップの注文確認や在庫管理を行っていました。一連の販売管理作業を手動で行っていたため、大きな業務負担になっていました。とくに、実店舗とオンラインショップの在庫を分けずに手動管理していたため、在庫調整の業務負担が大きかったといいます。そこで販売管理システムを導入し、手動での在庫調整をすべて自動化。くわえて、実店舗とネットショップの在庫データを集約し、不良在庫や売れ筋商品を可視化しました。結果、業務負担の軽減はもちろんのこと、商品の回転率や粗利率をより正確に把握できるように改善されました。
●株式会社IKUSAの事例
株式会社IKUSAは、イベント事業やデジタルマーケティング事業を展開している企業です。毎月の販売金額や販売数の集計において、数値データの参照先が多く、正確な数値を記入するのに時間がかかっていたことが課題でした。それが、販売管理システムを導入したことにより集計作業が自動化され、これまで半日ほどかかっていた集計作業が、10分程度に短縮されました。
●ヤマト株式会社の事例
文具や事務用品の製造・販売を手がけるヤマト株式会社。大量の商品と複数の販売チャネルを展開していたことから、管理業務の負担が大きかったといいます。なかでも、商品単価の管理や設定に時間がかかっていました。そこで導入したのが、単価設定機能が充実している販売管理システムです。システムの導入後、商品・販売チャネル・顧客ごとの単価設定作業の効率化に成功。くわえて、データ抽出機能により販売実績データを簡単に出力できるようになりました。
販売管理システムで業務の効率化を実現しよう
販売管理システムを導入することで、手間のかかる作業や入力ミスが減り、在庫や売上などの情報を一元的に可視化できるようになります。これにより、企業としては経営判断を迅速に行いやすくなり、時代の変化にも柔軟に対応できる体制作りが進むでしょう。さらに、システムに蓄積したデータを分析し、マーケティングや販売戦略に生かせるようになると、企業の成長速度を高めるきっかけにもなります。
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