ベンダーマネジメントとは？必要な理由と役割、スムーズな進め方

さまざまなシステムを導入する企業が増えている昨今ですが、システム導入において、高い成果を収めるには、「ベンダーマネジメント」について知っておく必要があります。

ここでは、システム開発に会社に発注するうえで非常に重要な役割を担うベンダーマネジメントの概要や役割、課題について解説していきます。

 

目次

 

 

1.そもそもベンダーマネジメントとは？

ベンダーマネジメントとは、質の良いシステムやアプリを開発するため、企業が外部のベンダー（外注業者）を管理する一連の活動を指します。その仕事の内容は、ベンダーの選定から契約交渉、発注・指示、進捗管理、納品物の評価・チェック、パフォーマンス評価、円滑な関係構築まで多岐にわたります。

システム開発を依頼する際に「作りたいシステムについての構想はあるけれど、どのように依頼していいかわからない……」ということは多々あるでしょう。このような際に、ベンダーとの間に立つことで円滑にシステム開発を進めていくことが、ベンダーマネジメントでは求められます。

そんなベンダーマネジメントにおいて、活動を行うために特別な資格や研修は必須ではありません。求められる総合的なスキルは、リーダーシップや責任感、的確な決断力などの管理能力です。また、ITの知識は必要不可欠です。システム開発において豊富な知識を持っていることは非常に重要な要素となるでしょう。つまり、管理能力はもちろんのこと、現場のスキル・経験も重要になってくるというわけです。

 

2.ベンダーマネジメントが必要な理由

ベンダーマネジメントが企業に必要とされる理由は、大きく分けて二つ挙げられます。

 

●エンジニア不足による外注の増加

近年、社会におけるDXの加速化により、ITの重要性は高まり続けています。そのため、ITエンジニアの需要が急速に高まって人材不足の状況が続いています。

こうした状況下では社内のエンジニアだけでは足りず、外部のベンダーにシステムやアプリの開発を頼らざるを得ません。多くの企業が、システム開発・運用だけでなく、物流や広告などさまざまな専門性の高い分野でベンダーに委託しており、いわば依存している状況です。

そうなると重要になってくるのがベンダーの能力です。ベンダーの能力を最大限発揮するためにも、単なる丸投げの発注ではない、協働を目指したベンダーマネジメントが求められています。ベンダーの選定を誤ると、品質の良くないシステム・アプリになってしまいますし、ベンダーとの関係が悪化してしまうと、サービス停止や機密情報の漏えいなどの重大なリスクにつながるおそれがあります。

ちなみに自社で内製する際には、プロジェクトマネージャー（PM）が各部署と連携を取ることが一般的で、PMの働きがプロジェクトの成功を左右します。ベンダーマネジメントの担当者はPMに相当する重大な役目を持つと言えるでしょう。

 

●ITプロジェクトの複雑化

近年はAIや各種クラウドサービスなどの社会のIT化が進み、システム・アプリ開発のプロジェクト自体が複雑化し、規模も拡大しています。

プロジェクトが複雑化するにつれ、単一のベンダーではなく、専門性の高い複数のベンダーが関与するようになることがあります。こうした場合、適切なベンダーマネジメントを行わなければ、ベンダー間の調整・契約管理などの業務の遂行が難しくなりがちです。

また、単一ベンダーのみに依頼することは、ほかのベンダーへの乗り換えが難しくなるベンダーロックインのリスクが高まるため、一概に良い状態とは言えません。企業が複数のベンダーに依頼しても問題が起こらないよう、適切なベンダーマネジメントが必要とされています。

 

3.ベンダーマネジメントの主な役割

ベンダーマネジメントの役割は多岐にわたっており、大きく分けて次の五つが挙げられます。

 

●契約管理

ベンダーの選定後に契約を締結しますが、この契約内容の管理はベンダーマネジメントの重要な役割の一つです。「契約書の条項に問題はないか」「妥当な見積もり金額になっているか」などを精査し、トラブルを避けるためにも契約内容を明確化しておきましょう。特に、システム開発内容、料金、納期、納入方法、責任範囲、知的財産権の扱い、納品後のシステム保守・サポート内容、納品後にトラブルが生じた際の対応など、詳細まで取り決めておくことが重要です。複数のベンダーと契約する場合も、各ベンダーの担当者も相互に連携し合えるようにしておけば円滑に進めやすくなります。

 

●パフォーマンス管理（品質管理）

ベンダーからのアウトプット（納品物）全般の品質を管理することもベンダーマネジメントの大事な役割です。アウトプットが取り決めた品質基準を満たしているか、スケジュール通りに進捗しているかなどのチェックを行います。基準を下回ったり遅延が起こったりしている場合には、その事実をベンダーに伝え、協議しながら解決策を探ります。

また、品質が基準を上回っていても、予定していた費用や納期を超えていては良い結果とは言えません。そのような事態に陥らないよう、適宜品質や進捗管理を行い、必要な時には対応策を練るようにしましょう。

 

●リスク管理

品質管理と同様にリスク管理も大切です。トラブルを未然に>防げるよう努め、万が一問題が起こった際には迅速に対処する必要があります。

例えば、ベンダーの経営状況を把握して倒産などのリスクがないか、ベンダーのメンバーごとのスキルに問題はないかなどを確認しておくことが重要です。また、万が一トラブルが起こった場合を想定して、対応フローをあらかじめ決めておきましょう。

 

●モチベーション管理

ベンダーに「いかに発注先にやる気になってもらえるか」というモチベーション管理も、ベンダーマネジメントの重要な役割です。ベンダー側のモチベーションが下がれば、対応の優先順位は下がり、アウトプットの品質低下にもつながりかねません。

ベンダー側のモチベーションを維持するためには、進捗報告や意見交換会など、情報共有の機会を定期的に設けることが重要です。日頃からベンダーに対して無理難題を求めるばかりではなく、感謝の気持ちを持って接するなど、互いを尊重する姿勢が必須になると言えます。

 

●関係管理

自社が発注側だからといって、ベンダーに上からの一方的なコミュニケーションを取ることは良くありません。しっかりした信頼関係を構築するためにも、丁寧なコミュニケーションを長期的に行いましょう。相互に信頼に基づいた関係を構築できれば、長期的なパートナーシップの実現につながります。

 

4.ベンダーマネジメントの主な課題

ベンダーマネジメントは、スムーズなシステム開発に必要不可欠ですが、いくつか課題が生じるおそれもあります。

 

●ベンダーの作業状況の把握が難しい

ベンダーの作業の進捗状況はプロジェクト全体に大きな影響を与えますが、実際に進捗状況を詳細に把握することは困難です。だからといって、頻繁に連絡・確認することはベンダー側の負担になり、かえって進捗遅延を起こしかねません。遠隔で進捗状況を確認できるようなタスク管理システムをベンダーと共有しておくのも、一つの解決策といえるでしょう。

 

●ベンダーの管理が複雑で担当者の負担が大きい

近年はさまざまなシステムがクラウド化しており、低コストで導入しやすい状況にあります。そのため、企業はシステムを内製化するよりも、外部から調達することが一般的になっており、一つの企業が取引するベンダーの数は増加傾向にあります。もちろん、ベンダーの数が増えるごとに管理は複雑化しやすいため、担当者の負荷は増大しています。特に複数のベンダーを管理するマルチベンダーマネジメントでは、コミュニケーションコストだけでなく、ベンダー間の調整作業やトラブル対応が加わるため、担当者の負担は大きいと言えます。

 

●責任範囲や作業領域が曖昧になりがち

複数のベンダーを扱うマルチベンダーマネジメントでは、責任範囲が曖昧になりがちです。ベンダーごとに異なる契約内容を精査し、責任範囲を把握してトラブルを未然に防ぎましょう。

また、ベンダーと自社で作業領域（スコープ）を明確化してすり合わせておかないと、トラブルのもとになりがちです。基本的にベンダーは契約内容にないことは行わないため、作業内容は明確かつ具体的に指示することが必要です。

 

●ベテラン社員の知識や経験に依存しやすい

ベンダーマネジメントの業務は多岐にわたり、自社特有のルールや慣習に従うことが多いため、ベテラン社員の知識や経験に依存しやすいものです。その上、ベンダー選定や稟議、契約交渉など複雑な業務も多くあります。そうなると、コネでベンダー選定が行われたり、適切な価格交渉を行わなかったりなど透明性に欠けるケースが出てきます。なるべく属人的にならないような仕組みを作りましょう。

 

5.ベンダーマネジメントの進め方

ここからは、効率的にベンダーマネジメントを進める具体的な手順を紹介していきます。

 

●Step1：VMO（ベンダーマネジメント組織）を設立する

ベンダーマネジメントは、1人の担当者が兼任で行うには負担が大きすぎるため、ベンダーの管理に注力する専任組織の設立が重要です。これがVMO（Vender Management Office）です。

VMOはベンダーをリードしていく立場になるため、高いスキルを持つ専門性の高い人材を関連部署から集めなければなりません。ノウハウを社内に蓄積・継承していくためにもVMOの設立が望ましいと言えます。

 

●Step2：目指すべきゴールを明確化する

VMOを設立したら、実現したいゴールを明確化させましょう。ゴールが明確であれば、問題発生時に、軌道を修正しやすくなります。

VMOのゴールの方向性として大きく「調達最適志向」と「戦略最適志向」の二つがあります。「調達最適志向」はシステムの導入によりITコストを削減することが目的で、「戦略最適志向」はシステム導入で付加価値を創造することを目指します。自社のプロジェクトにふさわしい方向性を明確化してきましょう。

 

●Step3：ベンダーを選定し、契約を締結する

次に、パートナーとなるベンダーを選定します。ベンダー選定はプロジェクトの成否を大きく左右する要素です。ふさわしいベンダーを選ぶためにプロジェクトの成功に必要な技術や環境などの条件を洗い出します。ベンダーへの依頼時には、RFI（情報提供依頼書）やRFP（提案依頼書）を提出して、希望する条件を具体的に伝えるようにしましょう。

長期的な関係を結ぶことになるため、技術力・スキルの高さだけでなく、自社の考えに同意してくれてともに解決策を導き出してくれる姿勢のベンダーを選べば、プロジェクトを円滑に進めやすいでしょう。

ベンダーの選定が済んだら、契約を締結します。料金や納期、責任範囲などを明確にしておき、トラブルを未然に防ぎましょう。

▷システム開発のベンダー選定とは？ベンダー選定のポイントを徹底解説！

▷RFP（提案依頼書）とは？作成手順とメリット、注意点をわかりやすく解説

 

●Step4：コミュニケーション方法を確立する

ベンダーと契約締結後、進捗報告や会議の頻度、問題が起こった時の解決フローなど、コミュニケーション方法を定義します。コミュニケーション方法を明確化しておくことで、情報共有の遅延や認識の齟齬を防ぎます。

 

●Step5：品質評価と改善を繰り返す

定期的にベンダーのアウトプットやサービスの品質について公正に評価し、改善点があれば修正をしていくことも重要です。ベンダーが契約に従って作業できているか、委託した作業内容は正当か、指示を守っているか、コンプライアンス違反はないかなどを逐次確認します。一方的な評価にならぬよう、現場社員とベンダー双方の意見を聞いたうえで公平に行います。

評価はベンダーにフィードバックして、必要に応じて改善策をともに立てましょう。継続的にPDCAを繰り返すことで、ベンダーのパフォーマンス・価値の最大化と、リスクの最小化を目指します。

 

●Step6：プロジェクトを総括し、ノウハウを蓄積する

プロジェクトが終了したら、次のプロジェクトに進む前に総括を行います。プロジェクトの進行中に起きた課題と成果を洗い出して評価し、次回以降のベンダーマネジメントの改善に活かせるようにしましょう。

また、ノウハウをデータベース化してまとめておけば、自社に知見を蓄積できます。プロジェクトごとのノウハウがブラックボックス化して散逸してしまわないよう、BIツールやGoogleスプレッドシートなどを利用して、データベース化しておくと良いでしょう。

 

6.ベンダーマネジメントを成功させるポイント

ベンダーマネジメントを成功させるために必要な主なポイントは以下の通りです。

 

●ベンダーと一方的な関係にならない

ベンダーへの依頼時に「発注すればもうOK」という丸投げのスタンスの発注者は少なくありません。しかし、こういった意識ではベンダーと良好な関係性を築くことができません。また、丸投げ状態では適切なリスク管理もできず、プロジェクトが失敗しがちです。こうした事態を防ぐためにも、発注者側が積極的にプロジェクトに関わることが重要です。積極的に関わっていけば、課題やトラブルなど緊急性の高い情報も共有されやすく、結果的に失敗の防止につながります。

また、発注・受注という関係性から上下関係が生まれやすく、ベンダー側が言いなりになってしまうリスクもあります。一方に無理な要求・納期を押し付けるのではなく、双方がリソースや知恵を出し合って、十に解決策を導き出すことが重要です。

 

●VMOに適切な人材を配置する

VMOには「ITに関する技術力を持つ人材」と「マネジメント経験のある人材」を配置するようにしましょう。技術力を持つ人材がいれば、アウトプットの漏れやミスをすぐ発見でき、適切な修正指示も行えます。問題点を早く察知できるため、プロジェクトの遅延を防げます。

また、ベンダーマネジメントは、会社組織の垣根を超えて指示出しや調整などを行う必要があるため、高度なマネジメント能力が求められます。プロジェクトのスムーズな進行のためにも、マネジメント経験のある人材の配置は必須といえます。

 

●情報共有を密に行う

ベンダーとの情報共有の機会を密に行うようあらかじめ決めておくことも重要です。事前に進捗報告や会議などの頻度・方法を明確化させておきましょう。

一方で細かすぎる進捗管理は、かえって現場を疲弊させプロジェクトの遅延を招きかねません。互いに共有しやすいタスク管理ツールを導入しておくなどして、情報共有の作業自体を効率化させておくと良いでしょう。

 

●現場の実態を考慮する

ベンダーとのコミュニケーションでは、互いに決裁権を持つ管理職同士が話を進めてしまうことがあります。このコミュニケーションが現場の実態と乖離した状態になってしまうと、そのしわ寄せの負担が現場にかかって疲弊し、品質低下やプロジェクト遅延につながるリスクが高くなります。必ず現場の実態を考慮するようにしましょう。

 

●ベンダーマネジメントのフレームワークを活用する

ベンダーマネジメントには体系的なフレームワークが存在します。いずれも、ベンダー選定から契約管理、リスク管理などベンダーマネジメントに必要な業務をカバーしているため、自社の状況に合わせて適切なものを選びましょう。

代表的なベンダーマネジメントのフレームワークとして、主に以下の4つが挙げられます。

• ITIL：サプライヤ管理プロセス

• COBIT：ベンダー管理プロセス

• ISO9001：調達プロセス

• PMBOK：調達マネジメント

 

最適なベンダーをスムーズに見つける方法

システム開発のベンダー探しでお困りではありませんか？
日本最大級のシステム開発会社ポータルサイト「発注ナビ」は、実績豊富なエキスパートが貴社に寄り添った最適な開発会社選びを徹底的にサポートいたします。
ご紹介実績：19,000件（2024年3月現在）

外注先探しはビジネスの今後を左右する重要な任務です。しかし、

「なにを基準に探せば良いのか分からない…。」
「自社にあった外注先ってどこだろう…？」
「費用感が不安…。」

などなど、疑問や悩みが尽きない事が多いです。
発注ナビは、貴社の悩みに寄り添い、最適な外注探し選びのベストパートナーです。
本記事に掲載するシステム会社以外にも、最適な開発会社がご紹介可能です！
ご相談からご紹介までは完全無料。
まずはお気軽に、ご相談ください。　→詳しくはこちら

 

 

 

■システム開発に関連した記事