Webサイト制作のヒアリングシートとは？重要性や記入する際のポイント

ヒアリングシートの記入は、Webサイト制作において最初に行われる工程です。発注者の要望を反映し、成果を出すWebサイト制作には欠かせません。しかし、ヒアリングシート作成に慣れていないと「どこまですり合わせをしたらいいのかわからない」と悩む方もいるでしょう。

本記事では、Webサイトを制作する際に必要なヒアリングシートについて紹介しています。ヒアリングシートとはそもそもどういったものなのか、重要性や主な項目内容、記入する際のポイントなどについてまとめているため、Webサイト制作の発注を考えているご担当者様はぜひご一読ください。

 

目次

 

 

Webサイト制作に必要なヒアリングシートとは

Webサイト制作におけるヒアリングシートとは、発注側と受注側で認識のずれが起きないようWebサイト制作に必要な項目を確認するのに用いられるシートです。制作会社が発注会社に話を聞きながら作成するのが一般的で、Webサイトを制作する目的やターゲット層、必要な機能・コンテンツ、希望するスケジュールや予算などの項目を記入します。

 

●ヒアリングシートの重要性

Webサイト制作において、ヒアリングシートが担う主な役割は以下のとおりです。

• 受注側と発注側で認識のすり合わせをする

• Webサイトの目的や要件を整理する

• 目的達成につながるWebサイトを制作する

ヒアリングシートは、Webサイトに対する発注側の要望や想いを伝えるのに欠かせない重要な存在です。どういった目的でWebサイトを制作しようと思ったのか、どのようなWebサイトにしたいのかといった目的や要件を整理しながら明確化することで、成果を出すWebサイトを実現する土台となります。

 

●ヒアリングシートの項目内容

ヒアリングシートを作成するにあたり、押さえておきたい7つの項目について紹介します。それぞれの項目で確認するポイントについてもまとめているため、ヒアリングシートを作成する際の参考にしてください。

 

Webサイトの基本情報および制作の目的

Webサイトの基本情報の項目では、主に以下の点を確認します。

• サイトの種類

• 事業内容

• 新規制作かリニューアルか

• ターゲット

• 最終的な目的・ゴール

• アピールしたい事業内容のポイントや強み

細かい部分まで詰めておくことでヒアリングの場を再度設ける手間を省けるため、基本情報はヒアリングシートの中でも特に時間をかけたい項目です。最終的な目的・ゴールについては、プレビュー数や成約数など具体的な数値目標があれば共有しておきましょう。ヒアリングシート作成の段階で成果指標を整理することにより、目標達成に向けてどのような施策を行うべきかを検討するのに役立ちます。

 

希望するデザイン

デザインの項目では、サイト全体のイメージや企業のイメージカラー、思い描くデザインのイメージに近い参考サイト、Webサイトを訪れたターゲットユーザーに与えたいイメージなどの希望を記入します。これらの情報をもとにサイトデザインがつくられるため、強いこだわりがあれば具体的に伝えるようにしましょう。特に希望がない場合は、制作会社にデザイン案を提示してもらいながら話を進めていきます。そのほかにも、Webサイトに取り入れたい会社のロゴをはじめ、BI（ブランドアイデンティティ）やCI（コーポレートアイデンティティ）、コーポレートカラー・カラーパレット、各種資料などがあれば制作会社に共有しましょう。

 

Webサイトへ搭載する機能や仕様

希望するWebサイトの規模や実装したいシステム機能を記入します。Webサイトに搭載するシステム機能としては、チャットボット機能やサイト内検索機能、決済機能、セキュリティ機能、アクセス解析機能など。サイトの規模や搭載したい機能をただ伝えるのではなく、なぜこの規模で制作したいのか、どうしてこのシステム機能が必要なのかをできる限り具体的に伝えるようにしましょう。そのうえで、システム機能の搭載で得られる効果や予算内で搭載できるかどうか、追加費用がどのぐらいかかるのかなどを確認します。

 

掲載コンテンツ

Webサイトに掲載したい記事や動画、画像などのコンテンツを記入します。また、発注側が自ら制作予定のコンテンツや受注側に制作してもらいたいコンテンツも確認しましょう。Webサイトをリニューアルする場合は既存コンテンツを転用する場合もありますが、リニューアルを機に新たなコンテンツを用意したり既存コンテンツを整理し直したりするケースもあります。発注側でコンテンツを制作する場合は、コンテンツを配置したい箇所も伝えておきましょう。

 

素材

Webサイト制作における素材とは、Webサイトに使用するロゴや画像、テキストなどのことです。素材の有無を確認したうえで、発注側と受注側でどの素材を用意するのかを記入します。担当する範囲を間違えると費用面や作業面などでトラブルに発展する恐れがあるので、お互いの担当範囲をしっかりと明確にしておきましょう。

 

制作の環境について

制作の環境についての項目では、サーバやドメイン契約の有無について記入します。Webサイトを新規で制作する場合、制作会社にサーバやドメインの契約を依頼するのが一般的です。制作会社に契約を依頼する際は、トラブルにならないようにサーバやドメインの契約内容を報告してもらうようにしましょう。発注側ですでに契約しているサーバやドメインがある場合は、ログイン情報を共有します。

 

予算とスケジュール

Webサイト制作にどのぐらいの予算を想定しているか、希望デザインや仕様を実現するのにどのぐらいの予算が必要かどうかをすり合わせます。また、Webサイトのリリース予定時期や制作に着手すべき時期なども記入しましょう。発注側が想定しているスケジュールや予算でWebサイトを制作するには、初期段階での計画の精度が重要です。制作会社が費用を提示する場合は口頭ではなく書面で確認できるようにしてもらうと、「聞いていた費用と違う」と後にトラブルになるのを避けられます。

 

ヒアリングシートを記入する際のポイント

ヒアリングシートを作成するにあたり、記入前から記入中の段階において意識しておくべきポイントを紹介します。

 

●自社の課題や戦略の現状を正確に把握する

ヒアリングシートを作成する目的の一つが、受注側が抱えている課題や現状の戦略の把握です。Webサイトを新規制作するにあたり、ヒアリングシートを作成する前段階の準備として自社の事業が抱えている既存の課題、Webサイトに求める役割を整理しておきましょう。Webサイトをリニューアルするのであれば、既存のWebサイトのアクセス数やCV数などのパフォーマンス状況を可視化しておきます。Webサイトはマーケティング戦略を実現する手段の一つのため、自社の現在のマーケティングまたはWebマーケティング戦略について整理しておくことも大切です。戦略を整理する際は、事業目標とターゲット層、扱っている製品やサービス、重要指標（KGI・KPI）といった要素を洗い出しておきましょう。自社の抱えている課題や戦略の現状を正確に把握することにより、どのようなWebサイトを制作すべきか、どのようなアプローチをしていくべきかの基本方針が決まってきます。

 

●最終的な目標や展望を明確にする

ヒアリングシートを作成する前段階の準備として、Webサイトを通して実現したい最終的な目標や展望も明確にしておきましょう。ヒアリングシートを作成する前に最終的な目標や展望を明確にすべき理由としては、目標や展望によって必要なWebサイトの要件やデザインが大きく変わってくるためです。例えば、自社ブランドの認知向上が目的であれば、コンテンツ主体のWebサイトを制作する必要があります。Webサイトを通して販売力の強化を図るなら、EC機能の充実化を検討する必要があるでしょう。そのほか自然検索での流入を増やしたいのであれば、目指すべきWebサイト像はSEOを意識したシンプルかつフレンドリーな構造となります。このようにWebサイトを通して実現したい最終的な目標や展望をはっきりさせておくことで、どのようなWebサイトを制作すべきかが逆算しやすくなります。結果につながるWebサイトを制作するためにも、ヒアリングシートの記入前に最終的な目標や展望を整理しておきましょう。

 

●競合サイトや参考サイトをピックアップする

競合他社や参考にしたい優良なWebサイトを調べてピックアップしておくことも、付加価値の高いWebサイトを作成するのに欠かせません。競合他社がどのようなWebサイトを制作しているのか、ほかのWebサイトではどのような設計やデザイン、機能などを採用しているのかを調べて優れた点を分析することにより、自社のWebサイトの差別化を図りやすくなります。また、ベンチマークとなるWebサイトを提示すれば思い描いているイメージを視覚的に共有できるので、求めているUI（ユーザーインターフェース）やデザイン、機能要件を制作会社とすり合わせしやすいというメリットもあります。

 

ヒアリングシートを作成する際の注意点

質の高いヒアリングシートを作成するには、どのようなことに注意すればいいのかについて紹介します。

 

●対面でやり取りする機会も設けられているか確認する

ヒアリングの方法には、対面形式（直接会う、オンライン面談など）とデータ形式（メール、Googleフォームなど）があります。どちらで行っても問題ありませんが、できる限り対面形式で行うのがおすすめです。データ形式だと制作会社が求めている水準の回答ができているかがわかりにくく、認識をすり合わせるのに何度もやり取りすることになりかねません。

そのため、直接またはオンライン面談などの対面形式で、ヒアリングシートを見ながら認識のすり合わせができるかどうかを確認しましょう。対面でのやり取りならその場で細かな確認や補足を行え、認識のすり合わせがしやすくなります。すり合わせを十分に行って不明点をつぶしておくことは、目指すべきWebサイト像を実現するのに重要なプロセスです。対面でやり取りする際は、ヒアリングシートと口頭で同時に認識のすり合わせを行いましょう。

 

●ヒアリングシートに専門用語が多用されていないかチェックする

ヒアリングシートを作成する前に、ITやシステム、Web系の専門用語が多用されていないか確認しましょう。難しい専門用語が多用されていると質問の意図が理解しづらく、ヒアリングシートをスムーズに作成できません。それだと発注側に負担がかかってしまうほか、抱えている課題や悩みも伝えにくくなります。また、制作側が精度の高い回答を得られないことで認識のずれが生じ、満足のいくWebサイトを実現できない可能性もあります。

ヒアリングシートに専門用語が多用されていてわかりにくい場合は、その都度質問できる環境かどうか、質問に対してわかりやすく正確に答えてくれるかを確認しましょう。ヒアリングシートはお互いの認識をすり合わせるのが作成する目的の一つのため、IT用語や専門用語に詳しくない発注側に寄り添ってくれるかは重要なポイントです。

 

●確定事項と曖昧な事項は明確に分ける

制作会社に共有する際は、確定事項と曖昧な事項は明確に切り分けるようにしましょう。ヒアリングシートの作成は発注側の確定事項を伝えるだけではなく、まだ不確定であったり言語化するのが難しかったりする事項についても制作会社とすり合わせていく場でもあります。

例えば「競合他社と差別化を図れるコアコンピタンスがあるものの、概念的で言語化するのが難しい」「大まかな方針は決まっているが、成果物にどうやって落とし込むかといった具体的な方法が決まっていない」といったことがあります。このような曖昧な事項を制作会社と納得いくまで話し合いながら具体的に言語化していくことは、満足のいくWebサイトを実現するために必要なプロセスです。Webサイト制作ではブランドイメージや社風といった目に見えないものをデザインや機能に落とし込んで視覚化する必要があるからこそ、Webサイトの核となるテーマを制作会社と一緒に詰めていき、お互いの認識をしっかりとすり合わせることが大切です。

 

●制作側が提案する余地を残しておく

中～大規模の組織だとWebサイトを発注・制作した経験が何度もあり、社内で方法論やサイト要件が固まっているということがあります。同質のWebサイトを量産するにあたって、規格化は効果的な方法です。

ただ、「これまでとは違う領域のWebサイトを制作したいので制作方針から提案してもらいたい」「トレンドを押さえたWebサイトで競合他社のサイトと差別化を図りたい」という場合は、制作側が提案できる余地を残しておくことをおすすめします。社内の共通認識に固執せず制作会社からの提案を促すことにより、社内の共通認識をアップデートでき、これまでになかった発想から新たなデザインやUI・UXが生まれる可能性があります。

また、初めてのWebサイト制作で右も左もわからないという場合は、その旨を伝えたうえで制作会社にアドバイスをもらいながら進めていきましょう。

 

発注会社は基本的にWebサイトの構築に必要なIT用語やWeb系の専門用語などに詳しくないため、制作会社とのやり取りに不安を感じている担当者様もいます。頼りになる制作会社であればクライアントに負担をかけないように、わかりやすく的確なヒアリングシートを用意してくれます。優良な制作会社を効率よく探したいなら、発注会社と受注会社をつなげてくれるマッチングサービスをぜひお役立てください。

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