システム導入を成功させ効果を最大化！失敗を防ぐポイントとは？

人材不足や業務改善、生産性向上を目的に多くの企業でシステム導入が進んでいます。しかし、業務改善・生産性向上のために新しいシステムを導入したのにうまくいかず、当初想定していたような効果が上がらないケースは少なくありません。システム導入では、事前準備が重要になってきます。事前準備を曖昧に行っていることで、本当に必要な課題の解決ができない、想定していた予算より超えてしまったなど、様々な問題が発生します。そこで今回は、システムを導入する際に重要な、事前準備について解説します。またシステム導入で起こりがちな失敗から、業種別の導入例までを紹介しています。ぜひ、参考にしてください。

 

目次

 

 

システム導入時に起こりがちな失敗

システム導入時の失敗は様々ですが、中でもよく起こりがちな2つの失敗を参考に、原因と解決策を考えます。

 

●【失敗例1】システム導入後も問題点が改善されない

システムを導入しても業務が効率化されず、これまでと同じように時間や費用がかかっていることがあります。

原因

システムを導入しさえすれば、業務が改善されると考えている場合に起こりがちです。システムは、それぞれの職場に合ったものでないと意味がありません。しかし、システムさえ導入されれば何とかなると考えて、十分な打ち合わせもせずに丸投げしてしまうことがあります。それでは業務フローに合わせたシステムは開発できません。

その結果、使いづらく非効率的なシステムが導入され、システム導入のプロジェクト自体が失敗に終わってしまいます。業務フローを理解しておらず、どう改善したいのかという具体的な要望がない場合など現状把握が不十分なままでは、システム導入による効率化は望めません。どのようなシステムを構築したいのか、どのような機能が欲しいのか、システム導入の目的は何かをはっきりさせましょう。

 

失敗しないために知っておくべきこと

システムを導入しただけで問題は解決しません。開発前に問題点を把握し、要望やシステム導入の目的をはっきりさせることが大事です。途中で仕様を変更したり、追加したりする必要がないようにしておきましょう。

また、システムは導入するだけでなく、実際に社員が使えなければ意味がありません。導入教育や移行期間をしっかり取り、現場の社員がスムーズに使えるようになってから本格稼働させましょう。

 

●【失敗例2】期間・予算をオーバーした

見積もり以上に開発期間や予算がかかってしまうこともよくあります。希望どおりのシステムであっても、大幅に期間や予算をオーバーしていては、導入成功とはいえません。

原因

現状把握ができず、問題点が把握しきれていないと、開発が始まってからも仕様変更や修正が発生し、時間も工数もかかってしまいます。システム導入への期待が大きく、要件を盛り込みすぎた場合も時間や費用が膨らみ、予算をオーバーする原因になります。

 

失敗しないために知っておくべきこと

優先順位の低い機能まで盛り込んでも、業務の効率化にはつながりません。それだけではなく、さらにシステムが複雑化し操作も難しくなってしまうでしょう。仕様変更が起こったり、無駄な機能が増えたりしないように、開発前に問題点を把握しておく必要があります。

 

システム導入の効果を高めるポイント

人材不足や、新規ビジネスへの取り組みに向けた生産性向上や業務効率の改善を目的として、新たにシステム導入を検討している企業は増えています。しかし、システムを導入したからといって想定している成果が必ず出るとは限りません。ここではシステム導入のポイントについて解説しています。

 

●導入の目的を明確にする

システムを導入することで、どのような課題や問題を解決したいのか、どの業務の効率化を進め、生産性を上げたいのかなど、企業によってシステムに求める内容は様々です。しかし、目的や成果を明確にしないまま導入してしまうと、導入をしたことによる効果の確認すらできません。場合によっては、思っていた効果につながらず、必要性を見出せずに「失敗に終わった」となってしまう可能性も考えられます。このようなケースを防ぐために、新しいシステムは何のために導入するのか、このシステムを導入することでどのような問題が解決できるのかなど、システム導入の目的を明確にしましょう。何の役に立つのかわからないような目的が不明瞭なシステムは、現場でスムーズに受け入れられず、効果的に使われることはありません。

 

●予算を算定する

素晴らしいシステムを導入しようと無理な予算をかけて導入した結果、資金繰りが厳しくなってしまうと本末転倒です。システムを導入する場合は無理のない範囲で予算を決め、予算内で最大の成果が出るシステムを導入することが重要です。

 

●課題を徹底的に洗い出す

現行システムの不満や改善点、要望などを洗い出し、「今のシステムでは何がいけないのか」という点を明確にします。重要なのは、システム導入の担当者や管理職だけでなく、現場の声や要望を反映させることです。業務に何が一番必要なのかを知っているのは現場で作業している社員です。システムを実際に利用する現場の社員にとって、何が不満で、何を求めているのかをはっきりさせないと、導入後も業務がスムーズに進みません。課題や問題を精査し優先順位を付け、費用対効果を考慮したうえで、予算内で最適なシステムを導入することが重要です。

 

●社内に定着しやすいシステムを導入する

業務用システムは毎日使われてこそ意味があります。そのため、誰にでもわかりやすく使えるものが理想です。複雑で操作が難しく、理解に時間がかかるシステムでは現場に定着しません。現場目線で検討し、操作方法や入力方法は操作に手間がかからない覚えやすいものにしましょう。

 

●管理体制を整える

システムは導入がゴールではありません。導入後も様々な課題や問題が発生します。そのためシステム管理に関する専門知識を理解している担当者を早い段階で確保しておきましょう。また、災害やヒューマンエラーによるシステム障害が発生した際の対応方法も決めておく必要があります。不正アクセスを受ける可能性もあるので、セキュリティ対策もあわせて整えましょう。

 

●導入後の教育期間を設ける

システムを導入したら、自動で効率が良くなるわけではありません。該当部門の社員全員がシステムを使えるようになる必要があります。導入スケジュールには、教育期間も設けて全員に使い方を指導しましょう。各部門やグループごとに代表者を決めておくと、レクチャーがスムーズに行えるでしょう。

 

システム導入に取り組むメリット

システム導入は企業にとって様々なメリットがあります。導入する際のニーズにもよりますが、主に次のようなメリットがあげられます。

 

●業務の効率化や生産性向上

システムを導入することにより、業務の効率化を図れます。例えば、情報の共有がスムーズに行えたり、業務を標準化できたりと、ヒューマンエラーを減らすことや属人化を防ぐことにつながります。情報共有がスムーズになることで、ほかの方にも情報が行きわたりやすくなるため作業の分担ができるなどの生産性の向上にもつながります。

 

●ミスやロスの削減

ミスは企業の信用を失う大きな要因となります。例えば、飲食業や医療業界では、小さなミスが人の命や健康にかかわるケースもあり、いかにミスをなくすことができるか、ミスを減らすための仕組みが作れるかが課題となっています。そのほかにも、膨大な情報の入力が必要な事務作業では、ヒューマンエラーを避けることは難しいものです。その点システムであれば、情報のインポート・エクスポート機能を使って手作業による入力作業量を極力減し、ヒューマンエラーが発生するリスクを軽減できるようになります。さらにエラーを発見する時間や、手間を省けることで、ロスタイムの削減にもつながります。

 

●データの活用

システム導入によるデータの活用では、蓄積されたデータを元に過去の情報を確認し、現状のデータとの比較検討が簡単にできます。これにより、売れ行き予測や製品戦略の立案に役立てることができます。データの活用は、企業の意思決定や戦略策定において重要な要素となります。適切なデータの蓄積と活用をすることは、企業の競争力を高めるために不可欠です。

 

●コストの削減

 

システム導入はコスト削減にもつながります。上記であげたメリットで紹介しているように、今まで人が時間と手間をかけていた作業の一部を、効率的に処理できるようになります。これにより作業時間を減らすことができ、人件費の削減にもなります。また、余った人員を別の作業に回すことで、生産性を向上させることにもつながり、製品コストを下げられる可能性も高まります。

 

新しいシステムの導入フロー

システムの導入は、上記のプロセスで行われます。新しいシステムを導入するまでのそれぞれの作業フローについて解説します。

 

●見積もり

見積もりでは、まず現状のヒアリングをします。クライアントの業務について、インタビューや業務分析を行い、システム導入の担当者や該当部門の管理者の要望だけでなく、現場の状況を聞き出し、帳票や承認ルート、グループ構成、業務フロー、課題や問題点なども確認します。利用しているシステムがあれば、そのシステムでの問題点や要望なども確認します。

業務用システムの場合、ゼロベースでのシステム構築ではなく、ソフトウェアベンダーで扱っているものの中から対応しやすいと思われるパッケージのシステムをカスタマイズして導入することも多くあります。そのため、ヒアリングに基づいてどのシステムをベースにするかを選定し、そこから費用やスケジュールなどの見積もりを出します。

 

●設計

ヒアリングを基にしてシステム分析を行います。業務をどのように切り分けてシステムとして構築するのか、パッケージのシステムをどうカスタマイズするかなどを決めます。大まかなところから少しずつ細かい範囲まで絞り込み、システムの全体像を作り上げます。

システム分析ができたら基本設計と詳細設計を行います。システム分析で作り上げた全体像を技術的な形で表現します。

同時に、導入までのスケジュールを作成して、関係者に共有します。クライアントが利用しているシステムとの移行準備があるため、導入に時間がかかるなど、個別の事情に対応したスケジュールを作ります。

 

●開発

開発作業では、システムで使用するデータベースの構造を定義します。画面表示もこの段階で細部まで設計し、開発と並行してテストも行います。単体テストや結合テストを実行し、修正して再度テストというプロセスを繰り返します。

 

●導入

システムが完成したら納品し、環境設定（インフラセットアップ）とクライアントの該当部門でオペレーション指導を行います。

 

●アフターサポート

システムを納入して終わりではありません。納品後もトラブル対応や障害対応などのサポートが必要です。電話対応やメール対応、リモート作業、現地作業など内容はいろいろありますが、一定期間以降は有償サポートに切り替わる場合が多いでしょう。

 

業界別システムの活用例

ここまで、システム導入を成功させるための重要なポイントについて解説してきました。ここからは業界別にシステムの活用例を紹介します。

 

●製造業界

製造業に導入されることが多い業務システムは「生産管理システム」です。生産管理システムは基幹業務である製造に関する、計画・進捗管理から、出荷、請求、入金までの一連の情報を管理しています。販売管理や在庫管理の機能が一体化されているシステムが多くあります。そのほかにも、部品表管理システムやIoT実績収集システムでは、部品の効率的な管理やリアルタイム情報の確認が可能です。また、勤怠管理や人事・給与システムの導入により、大規模なペーパーレス化を実現している企業もあります。これらのシステムを組み合わせることで、事務処理業務を簡素化し、余裕ができた人材を生産的な業務へシフトさせることが可能になります。

 

●金融業界

銀行や信用金庫の多くは「勘定系システム」を導入しています。勘定系システムは預金や融資の取引履歴の管理や、利息計算を行うシステムです。導入している企業の中には、勘定系システムに補完業務システムを連携させている金融機関もあります。補完業務システムは、勘定系システムから顧客情報や信用情報、ローン試算のような取引情報を切り出してデータベース化するシステムです。データベースから帳票を作成する機能のような手作業での業務削減やペーパーレス化にも対応しています。さらに営業支援システムを活用し、窓口業務を効率化している金融機関も増えています。顧客からの問い合わせにAIが24時間365日、自動で対応するチャットボットがその一例です。

 

●飲食業界

飲食業界では、「オーダーエントリーシステム」を多く導入しています。オーダーエントリーシステムは、オーダーの自動化や注文情報を一括管理できます。オーダーをIT化することで、人員配置の効率化や、注文のミスを防ぐ効果があります。またPOSレジシステムも導入の多いシステムのひとつです。POSレジシステムは、レジ会計した際の金銭取引や顧客情報、在庫状況などをリアルタイムで更新・分析ができます。近年では、クレジット・電子マネー決済サービスと連携ができるPOSレジシステムも多くあり、支払い方法を増やしたい場合に導入されることもあります。

さらに顧客管理システム（CRM）や予約管理システムを導入している店舗も増えてきています。予約した顧客へ、自動的に事前連絡メールを送れるシステムもあり、当日や直前のキャンセル防止に役立ちます。

 

●旅行業界

旅行業界に特化した「旅行業システム」というのもがあります。旅行業システムでは、予約や顧客の情報、売上仕入れ、在庫、実績など、旅行業で必要な一連の情報を管理できます。施設や時刻表などのデータベース、インターネット予約システムとも連携して使うことができます。そのほかにも、行程表や見積書の作成も簡単にできる行程・見積書作成システムも多く採用されています。作業の手間や時間を削減し、業務の効率化を図ることができるほか、法廷運賃や、休憩時間の算出・表示もでき、コンプライアンスの強化にもつながります。また、予約サイトを簡単に設置・運営できる予約管理システムを導入している旅行会社も多くあります。24時間365日、自動で予約受付ができ、情報を管理してくれるので、効率化と収益アップが期待できるシステムです。

 

●物流業界

出荷から配送まで一元管理ができる「配送管理システム(TMS)」が物流業界で主流のシステムです。配送管理システムでは、最適な配送計画立案、運賃自動計算、配送の動向のリアルタイムな確認ができます。そのほかにも、配車や運行管理をサポートする運行管理システムを導入している企業も多くあります。最新の運行管理システムは、車両速度や走行距離、燃費、CO2排出量などを計算できるシステムもあり、安全運転やエコドライブのツールとして便利です。そのほか倉庫管理システムや在庫管理システム、ピッキングシステムなど作業の効率化を図るためツールも多く導入されています。

 

●ネット・通販業界

ネット・通販業界では、「販売管理システム」が多くの企業で活用されています。販売管理システムには、売上・仕入れ管理、帳票作成、データ分析など商品の販売に必要な一連の機能が搭載されています。また、商品在庫の更新や把握、発注書・請求書の自動作成などができる在庫管理システムも幅広く利用されています。このシステムを導入することで、在庫管理に関する作業を削減でき、業務の効率化を図ることが期待できます。さらに顧客情報管理・参照ができる顧客管理システム(CRM)も便利です。電話での注文や問い合わせの際に、該当顧客情報が自動で表示されることで、スムーズな対応が可能です。

 

システムを導入するには事前準備が重要

新しいシステムの導入は企業にとって大きなプロジェクトですが、導入までには長期の時間がかかります。そのため、システムが導入された時点で「プロジェクトが終わった」と感じることがありますが、本来の目的は現場の業務改善です。現行システムや解決すべき問題を把握し、事前に準備を怠らないようにしましょう。現場の視点から具体的なスケジュール案を策定し、システム導入を具体的に検討してください。重要なのは、システム導入後に現場の業務がしっかりと改善されることです。

システム導入を進める場合、事前準備から自社単独で行うことは、手間も時間もかかります。「自社に合った依頼先がわからない」「選定にできるだけ時間をかけずにスムーズに導入したい」とお考えのご担当者様はぜひ一度、発注ナビのマッチングサービスをご検討してみてはいかがでしょうか。

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