会計システム・経理システムの機能とは？導入前に知っておきたいメリットとリスク

数字を取り扱う会計業務は正確性が求められるほか、業務内容も複雑で多岐にわたるため、業務負担の大きさが課題となります。会計業務の効率化を図るための鍵となるのが、会計システムです。

本記事では、会計システムの導入を検討している担当者様に向けて会計システムの基礎知識をはじめ、主な機能や導入による効果、自社に合ったシステムの選び方などについて解説します。

 

目次

 

 

会計システム・経理システムの基礎知識

会計システムとは、その名のとおり企業が行う会計業務をシステムによって動かすものです。会計システムを導入することで、帳票などの作成やデータの入力作業、決算書の作成などの業務を効率化できます。

会計システムの導入によって会計業務が効率化できる理由として、データの一元化が挙げられます。従来の業務体系では、決算書の作成や財務諸表の作成、キャッシュフローデータの作成などの業務に分かれていました。そのためデータを連動させることができず、担当者の手間や負担につながっていました。担当者の負担が増えれば、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。

担当者の負担を軽減させ、データの入力や連携を自動化させることで効率的に進めるために会計システムの導入が各企業で進められています。

 

会計システムと経理システムの違い

会計業務と経理業務は重複している部分が多いため、会計システムと経理システムも似たようなシステムだと混同されがちです。ただし、会計システムと経理システムでは目的や機能が異なるため、その違いを理解することが重要です。

自社に合ったシステムを導入するためにも、会計システムと経理システムの違いを把握しておきましょう。

 

●違い1：システムの目的が異なる

会計システムは、企業全体の入出金の記録・管理や仕訳の入力、各種書類作成など会計業務全般を行うことを目的としています。一方、経理システムは名前のとおり経理業務（支払いや入金管理など）をするシステムで、会計業務全般には対応していません。経理システムはあくまでも経理業務を効率化・自動化するためのものであるため、会計業務全体の効率化を目指す場合には、会計システムのほうが適しています。

 

●違い2：機能が異なる

会計システムには「財務会計システム」「管理会計システム」「債務・支払管理システム」などの機能が含まれており、経理業務を含む会計業務全般をカバーできます。

一方、経理システムには「経費精算システム」「請求管理システム」「債権管理システム」といった日常的なお金の記録や管理を行う機能が含まれています。会計システムと経理システムでは搭載されている機能が異なるため、どの業務をシステム化したいのかを検討したうえで、必要な機能を持つシステムを選ぶことが重要です。

 

会計システムの役割

会計システムは、主に次の2種類に分けられます。

• 財務会計システム

• 管理会計システム

それぞれのシステムがどのような役割を担うかを解説していきます。

 

●財務会計システム

財務会計システムとは、企業の経営状況などを開示するために作成する財務諸表の作成などを担うシステムのことです。企業の経営活動において、自社の経営情報を外部のステークホルダーに明示することは、取引を行っていくうえで非常に重要です。日常的に行う仕訳入力のサポート、決算書の自動作成から帳票出力などの機能が財務会計システムには備わっています。財務会計業務の内容を網羅的に備えているため、煩雑になりがちな会計業務の効率化につながります。

 

●管理会計システム

管理会計システムとは、自社の経営状況について管理するためのシステムです。財務会計システムが外部のステークホルダー向けなのに対して、管理会計システムは自社の内部に向けた資料作成などの機能を備えています。予算管理からセグメント管理まで、自社の経営がどのように進められているか、適切な数値になっているかをデータとして抽出することが可能です。全体の数字や事業、部門ごとにデータを抽出することができるため、経営上の課題の発見につながります。

経営判断を行うためには、さまざまな視点からのデータを客観的に見る必要があります。そのための数値を効率的に出し、経営判断の役に立たせるのが管理会計システムです。

 

会計システムの主な機能

会計システムの主な機能を、財務会計、管理会計、債務・支払管理の3つに分けてご紹介します。

 

●財務会計システム

財務会計システムは、財務会計に関するデータを入力し、書類を出力します。

 

＜伝票入力機能＞

日々の仕訳伝票からデータを入力し、売掛帳、買掛帳、現金出納帳などに記帳します。入力は仕訳伝票が基本のため、日付順や番号順に並べ替えたり、仕訳項目がわからない時に自動で仕訳を行ったりする機能もあります。財務会計システムを全社的に統一すれば、支店や店舗などで入力したデータを本部でまとめて集計・管理できます。財務会計システムを企業全体で統一すれば、支店や店舗などで入力したデータを本部でまとめて集計・管理することも可能です。

 

＜決算機能＞

決算機能では、伝票入力機能で入力したデータを基に、損益計算書や貸借対照表などの決算に必要な書類を作成します。税務申告用の書類も自動で作成できます。

 

＜帳票出力機能＞

帳票出力機能は、伝票入力機能で入力したデータを基に、各種伝票や帳簿、さらにそれを集計・分析したものを見やすいフォーマットで印刷する機能です。

 

●管理会計システム

管理会計システムは、財務会計のデータを事業別、部門別、プロジェクト別などに分けてさまざまな観点で分析を行います。予算管理やプロジェクト管理、セグメント管理など、主に経営幹部や部門責任者に向けてさまざまな意思決定を行うための資料を作成。さらに細かい経営分析には、専用の外部ツールや基幹システムとの連携が必要になることがあります。

これまで、経営についての意思決定は経営幹部の経験や考えを基に行われることが一般的でした。しかし、管理会計システムを導入することで、さまざまな切り口からのデータを基準に判断をしたり、予算を細かく管理したりと、正確なシミュレーションを基に意思決定を行うことができるようになりました。

 

●債務・支払管理システム

債務・支払管理システムは、買掛金や未払金などの債務情報や売掛金、入金などの債権情報を集計し、一元管理するシステムです。支払予定日や債務残高などを把握し、債務の支払い処理や債権の入金確認が可能です。財務会計システムや管理会計システム、営業などほかの部署のシステムと連携することで、債務や債権の計上、仕訳処理などもできます。

企業のキャッシュフローを正確に把握し、改善するために大切なシステムです。

 

会計システムの提供形態

会計システムの提供形態には、以下の2つが挙げられます。

• インストール型

• クラウド型

従来ではExcelで会計管理を行っていた企業が多くありました。しかし、現在はアナログ的な業務からデジタルを活用した業務へと多くの企業が舵を切っています。自社で会計システムを導入する場合は上記のどちらかの形態を選択して、自社開発や外注などを行います。

それぞれの形態について解説します。

 

●インストール型

インストール型とは、自社に専用のサーバを立て、会計システムのパッケージを導入して運用をしていく方法です。自社内での管理になるため、外部通信との接続もなく運用が可能。そのため、情報流出などのセキュリティリスクの担保ができます。加えて自社でソフトの管理を行うため、自社で運用しやすいようにカスタマイズすることも可能です。自社の業務形態に合わせて導入、運用ができるのがインストール型の大きなメリットです。

デメリットは初期費用が大きくかかることです。パッケージ・サーバの購入、設置費用など用意するものが多いため、コストがかさみます。またカスタマイズするものが増えれば、その分コストも増えていきます。

 

●クラウド型

クラウド型とは、インターネット上に展開されているサービスを利用して運用していく方法です。インストール型とは異なり、自社内にサーバを設置する必要はなく、インターネット環境があればサービスを利用できます。現在ではクラウド型を利用している企業が増えてきており、サービス形態も増えています。

メリットは導入費用が安いことや、導入期間が短いこと、インターネット環境があればデバイスを問わず利用できることなどが挙げられます。クラウド型はインターネット上のサービスを利用するため、運用をすぐに開始できます。専用サーバの設置も必要ないため、インストール型と比較して導入費用を大きく抑えることが可能です。クラウド型はサービス利用料という形で月額料金を支払いながら利用するのが主流になります。

デメリットはインターネット環境が自社外部の通信環境になるため、セキュリティ面に不安があることです。万が一情報流出などが起こってしまうと自社の社会的信用が落ちてしまいます。そのため、サービスを選択する際はセキュリティ面がきちんと対策されているものの選定が大切です。

 

会計システム導入の目的と効果

会計システムを導入することで、どのような効果が得られるのでしょうか？システムの導入を検討しているシステム担当者の方に、会計システムでどのような効果が得られるのか、導入のメリットについてご紹介します。

 

●経理業務の効率化

経理業務は毎日発生する取引の入力作業が必要です。会計システムを導入すると、負担が大きい仕訳伝票の起票作業が効率化されます。定期的に必ず発生する仕訳を一括入力したり、外部ファイルや販売管理システムなどの外部システムから取引データを取り込んで自動的に起票したりすることで業務の省力化が可能です。もちろん、処理スピードの向上も期待できるでしょう。

 

●人為的ミスを軽減

処理を自動化すると手書きや手入力による部分を減らすことができ、入力ミスや二重計上、残高の不一致などの単純なミスを防げます。また、ミスが発生しても該当箇所をすぐに特定でき、修正が容易になります。そのため、月末や期末の締め作業の負担が軽減します。

 

●新しい制度や税制改正に柔軟に対応

税率や税制の変更があった時にはシステムの設定を変えたり、システムをアップデートしたりするだけで対応できます。税率の段階的な変更にも柔軟に対応可能です。

また、IFRS（国際会計基準）に対応するためにはこれまでとは異なる帳簿が必要ですが、会計システムなら複数の帳簿を作成・管理できます。入力するデータはこれまでと変わらず、切り口の違う帳簿を出力するだけで済みます。

 

●電子帳簿保存が容易

電子帳簿保存法の要件緩和で、帳簿を紙だけではなくデータでも保存できるようになりました。会計システムならすでにデータを保存してあるのでコストもかからず、簡単に対応できます。

 

●ペーパーレス化に伴うメリットもある

会計システムを導入すれば、これまで紙で運用していた帳票や帳簿、財務諸表などのデータを電子化でき、ペーパーレス化の促進につながります。ペーパーレス化を実現できれば電子帳簿保存法に対応した管理ができるほか、印刷にかかっていた費用の削減も可能。また、紙書類の保管場所の確保や管理する手間が不要になるというメリットもあります。

そのほか、膨大な書類の中から必要な書類をすぐ検索できるのも、電子化で得られる大きなメリットです。

 

●経営判断に役立てられる

管理会計の機能が搭載された会計システムなら、経営分析や予実管理などを簡単に行うことができます。さらに、経理の現状や目標に対する予算・実績の管理も行えるため、意思決定や計画の立案などといった経営判断を下しやすくなるのもポイントです。

企業全体だけでなく、部門ごとの経営分析や予実管理も可能です。そのため、企業の規模に応じた使い分けができ、詳細な業績分析や目標設定にも役立ちます。

 

●複数拠点間で会計関連の情報を共有しやすくなる

これまでの取引が記録された会計データは企業の現状を把握するのに不可欠で、企業戦略を立てるうえでも重要な資料です。そのため、本部や経営者が会計データをスムーズに確認できる体制の構築が求められます。特に、複数に拠点を持っていて、なおかつ会計業務を紙書類で行っている企業の場合は帳簿を確認するだけでもやり取りに時間がかかるため、会計データの共有問題は解決すべき課題です。

クラウド型の会計システムならインターネット経由で会計データをリアルタイムで確認でき、複数拠点間でのスムーズな情報共有が可能です。また、顧問税理士や会計事務所ともクラウド上でデータを共有できるため、やり取りの負担軽減につながります。

 

自社に合った会計システムの選び方

会計システムは自社に合ったものを導入しなければ、かえって手間が増えてしまい業務効率化にはつながりません。自社に合った会計システムを選ぶポイントは以下の4点です。

• 目的に合っているか

• 導入のしやすさ

• 機能

• サポート体制

それぞれのポイントについて解説していきます。

 

●目的に合っているか

会計システムは導入がゴールではないため、何のために導入するのかといった目的を考えることが大切です。会計システムを導入する目的は「会計業務を効率化して担当者の手間を減らしたい」「会計システムで経営分析までを行って、自社の成長につなげたい」など企業によってさまざまです。導入によって自社の目的が達成できるかを逆算して考えたうえで、自社に合ったシステムを選択しましょう。

 

●導入しやすさ

自社に必要な機能が備わっていない場合、カスタマイズが必要な可能性があります。また、制度改正に対応するためにシステムの改修や拡張を行うこともあるでしょう。こうした拡張性や柔軟性を兼ね備えているかどうかは、導入のしやすさにつながる大切なポイントです。また、ほかのシステムと連携ができるか、無料トライアル期間などで試せるか、なども確認しておくと良いでしょう。長期間の運用を視野に入れて、導入のしやすさを確認することが大切です。

 

●機能

会計業務は多岐にわたるため、会計システムの導入前に会計業務のどの部分を改善したいか、また強化していきたいかを考え、必要な機能を絞り込んでいきましょう。例えばデータ分析を行って経営判断の精度を上げたいと考えている場合、単純なデータ集計だけの機能ではなく、部門別損益まで出せたり、セグメント分析までできたりする機能が付いているとより効果的です。

自社の課題解決や目的を達成できる機能が備わっているかを確認しましょう。

 

●サポート体制

導入後に効果的な運用を行うには、充実したサポート体制が不可欠です。導入を検討しているシステムのサポート体制や、対応可能な時間帯などを確認しておくと良いでしょう。スムーズな対応が受けられないと業務に支障をきたす場合もあるので、自社の業務と相関性のあるサポート体制かを確認することが大切です。

 

会計システムの導入方法

会計システムを導入する際は、以下のフローで行うのがおすすめです。

1. システムの導入目的やゴールを明確にする
2. 会計システムの知識を身につける
3. システムの比較を行う
4. 導入スケジュールを立てる
5. 導入準備を行う

それぞれのフローで行うべきことや注意点などについて解説します。

 

●1.システムの導入目的やゴールを明確にする

会計システムを導入するにあたり、まずはシステムの導入目的やゴールを明確にすることから始めましょう。

「どのような課題を解決したいのか」「課題解決にはどのような機能が必要となるのか」「課題が解決したといえるゴールをどこに設定するのか」などを明確にしておかないと、システムの導入そのものが目的となってしまいます。導入目的やゴールがあいまいだと「機能が多くて便利そうだから」「費用が安いから」という理由でシステムを選んでしまい、期待していた効果が得られないこともあります。課題解決に導いてくれる会計システムを導入するためにも、自社の会計業務の現状と問題点を整理し、システムの導入目的とゴールを明確にしておきましょう。

また、自社の現状と問題点を整理する際は、経営者やシステム担当者、実際の運用者など異なる立場の方から話を聞き、複数の視点から自社の現状分析を行うことも大切です。

 

●2.会計システムの知識を身につける

会計システムの導入目的やゴールを明確にしたら、次は各システム開発会社（ベンダー）が提供しているシステムのサービスや機能を把握しましょう。

会計システムによって提供形態も異なり、インストール型やクラウド型、基幹システム連動型があります。例えば基幹システム連動型は大企業で多く採用されている提供形態で、ほかの業務システムや基幹システムと連携させて財務管理と会計を行うのが特徴です。社内のネットワーク内部で利用できるのでセキュリティ面が優れているものの、システムの管理維持に一定のコストがかかるデメリットがあります。

導入する企業が増えているクラウド型はインターネット経由で利用するサービスで、個々の機器にソフトウェアをインストールする必要がないため、場所を選ばずに作業できるのがポイント。また、システム開発会社が運用や保守の大部分を担うので、自社での運用に比べて手軽に始めやすいというメリットがあります。

こうした会計システムに関する基礎知識を理解しておくことで、自社に適したシステムの選定に役立ちます。

 

●3.システムの比較を行う

導入目的やゴールを明確にして自社に必要な機能を洗い出したら、その機能を備えている会計システムを選定して比較しましょう。システム開発会社にRFI（情報提供依頼書）を提出するとシステムの詳細な情報を得られるため、システムを比較検討するのに役立ちます。

システムによっては無料トライアルが用意されていることもあるので、トライアルを積極的に活用して実際の使用感や操作性を確かめておくのもおすすめです。

 

●4.導入スケジュールを立てる

導入するシステムが決まったら、次は導入スケジュールを立てます。データ移行をどのように実行するか、並行稼働期間をいつからいつまでに設定するか、システムを使用する社員への研修期間をどの程度確保するのかといった計画を立てましょう。

 

●5.導入準備を行う

導入スケジュールを立てたら、次は導入準備です。

導入準備で行うことは主に「既存データの移行」「並行稼働」「システムを使用する社員の教育」の3つです。現場の負担にならないように、スケジュールに沿ってスモールステップで導入していきます。

既存データの移行にあたって実施しておきたいのがマスタの整理です。特に取引先の名称が登録者によって異なってしまったり、二重登録になってしまったりすることがあり、ミスの原因になります。そのため、会計システムを導入するタイミングで、取引先の名称表記のルールを統一しておくと良いでしょう。

並行稼働を行う際は必ずひととおりの実務作業を実施し、正しい処理ができるかの確認を行います。また、システムの動作に問題がなかったとしても業務フローや業務分担の見直しが必要になる場合もあるので、並行稼働では新システムの作業にかかる時間にも注意するようにしましょう。

 

会計システムの開発方法

既存製品のカスタマイズでも理想的な機能がなかったらシステム開発会社に会計システムの制作を依頼してみましょう。

会計システムの開発方法は、システム開発会社に依頼するところから始まります。見積もりや提案内容を確認し、問題がなければ発注して正式に依頼します。

依頼を受けたシステム開発会社は、「要件定義」「設計」「開発」「テスト」の順で、会計システムの開発を行い導入に向けて動いていきます。システムが問題なく稼働したら、「検修」によって料金を支払う流れです。

導入後も「運用・保守」などを依頼する場合は、月額保守費用などもかかるので、依頼前の見積もりの段階で内容の精査が必要です。また会計システムの規模やカスタマイズの多さなどによって、開発期間も変わってきます。そのため、余裕を持ったスケジュールで依頼を行いましょう。

 

導入前に知っておくべき会計システムのリスク

会計システムにはメリットと同時にリスクも存在します。システム担当者の方は、導入前にリスクを知っておきましょう。

 

●データ改ざんのリスク

会計システムは作業の特性上、入力や修正がしやすい仕様になっています。修正が簡単なので、データの改ざんも簡単にできてしまいます。書き換えができない紙の書類とは異なり、印刷しなければ証拠も残らないので、不正行為もしやすいといえます。

データ改ざんのリスクを回避するためには、パスワードを設定したり、作業担当者の立場によって権限を制限したりするなどの対策が必要です。

 

●データ消失のリスク

会計システム上の帳簿は電子データのため、削除すれば簡単に消失します。一般的な会計システムには必ずバックアップ機能が搭載されていますが、通常のデータと同じディスク上にある場合、バックアップも同時に損傷することがあります。

万が一のために、バックアップデータの保存場所にも注意が必要です。バックアップデータは基のデータと異なる場所に置き、ウィルス対策やセキュリティ対策も万全にしておきましょう。

 

おすすめの会計システムの例

さまざまな会計システムの中から、おすすめしたい製品をピックアップして紹介します。それぞれのシステムの費用や提供形態、機能の特徴などをまとめているため、導入するシステムを検討する際の参考にしてください。

 

●freee会計

freee会計はひとり法人や小規模な法人に適している法人向けクラウド会計ソフトです。インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しており、さらに運用中に法令の変更などがあった場合でも自動でアップデートされます。銀行口座やクレジットカードの明細とシステムを同期すれば、システムへの転記作業や仕分け入力が自動で行われるため、複雑で面倒な会計業務の効率化を実現できます。

初期費用や解約料は無料なので、会計システムを導入するのが初めてという企業にもおすすめです。30日間の無料お試し期間では有料プランとほぼ同じ機能を実際に使えるため、使用感や操作性を確かめたうえで導入を検討できます。自社に合ったプランを提案してほしい場合は、担当者に相談しながら検討することも可能です。

導入後にわからないことがあっても担当者に電話やメール、チャットで質問してすぐに解決できるので、会計システムの導入が初めてでうまく運用できるか心配という企業でも安心です（※電話やメール相談はスタータープラン以上が対象）。

 

●マネーフォワードクラウド会計

• システムの費用：（月額プラン）基本料金4,378円～、（年額プラン）基本料金39,336円～

• 提供形態：クラウド型

マネーフォワードクラウド会計は、小規模～中小企業向けの会計ソフトです。インターネットバンキングやクレジットカード、電子マネー、POSレジなど幅広いサービスとの連携に対応しているため、日々の取引明細データの取得や入力を自動化できます。また、搭載されているAIが日々登録される仕訳の内容を学習するので、使えば使うほど自動仕訳の精度が向上。自動入力・自動仕訳によって業務効率が大幅に改善され、会計業務の負担軽減を実現できます。

インボイス制度にも対応しており、仕訳入力画面のチェックボックスで適格請求書発行事業者との取引かどうかを簡単に区別することが可能。チェックを外して仕訳登録を行うと、取引日によって経過措置が適用された仕入税額控除の額が自動的に計算されます。

マネーフォワードクラウドでは会計システムのほかにも請求書や経費、勤怠、給与などバックオフィスに必要なサービスが用意されているため、経理業務全体の効率化に取り組むことも可能です。

 

●SuperStream-NX

• システムの費用：要問い合わせ

• 提供形態：クラウド型

SuperStream-NXは、キヤノンITソリューションズ株式会社が提供している財務会計や人事、給与といった企業のバックオフィスの中核企業の最適化を目的とした会計・人事給与システムです。ユーザーファーストの思想を開発に取り入れており、多くの機能を実装しながら誰でも使える操作性を追求。キヤノンITソリューションズ株式会社が培ってきたノウハウと高度なテクノロジーを結集し、バックオフィスの業務負担の軽減を実現しています。

自宅でも業務ができるクラウドサービスをはじめ、電子化によるペーパーレス化の推進や経理の提携業務の自動化などの機能を搭載。グローバル展開に必要な機能も実装されており、グループで導入すれば海外の子会社を含めた経営情報をすぐに可視化できます。

 

●弥生会計オンライン

• システムの費用：（年額）30,580円～

• 提供形態：クラウド型

弥生会計オンラインは、簿記の知識がない方でも記帳作業や決算書の作成などの面倒な会計業務を簡単に行えることを目指した法人向けクラウド会計ソフトです。日々の記帳作業は取引の内容を選択し、日付・金額を入力するだけです。銀行口座や請求書、アプリなどのデータが自動で取り込まれるため、入力作業の効率化も実現できます。初年度の利用料金が無料のため、コストを節約できるのも嬉しいポイントです。

また、ベーシックプランなら業務に精通した専門スタッフが製品の操作方法をはじめ、決算時期の仕訳・経理業務のやり方まで丁寧にサポートしてくれるので、スムーズな導入や運用を叶えられます。

 

●ジョブカン会計

• システムの費用：（月額）2,750円～

• 提供形態：クラウド型

ジョブカン会計は、快適な操作性とデスクトップ版のような処理速度を実現しているクラウド会計サービスです。パソコンとインターネット環境があれば場所を選ばずに会計業務を行え、複数名での同時作業にも対応しています。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、法改正があった場合も無料でアップデート版が提供されます。

運用中にわからないことがあればメールやチャット、電話で質問が可能です。30日間の無料お試し期間中もサポートサービスを無制限で利用できるため、サポート体制を確認したうえで導入を検討したい方におすすめです。

 

会計システムの選定は、制度変更への柔軟な対応が鍵

会計システムは税制改正や制度変更、国際会計基準への対応などの影響を受けるため、制度変更やIT環境の変化に柔軟に対応できるタイプを選びましょう。また、会計業務の効率化を図るには、自社の会計処理に的確に対応できるシステムを選ぶことも大切です。

ただ、会計システムはサービスによって使用できる機能が異なるため、どのシステムが自社に合っているのかわからないというご担当者様もいるはず。

発注ナビであれば、全国5000社以上の開発会社の中からご要望や案件内容に合った開発会社を厳選してご紹介いたします。『自社に合った開発会社がわからない』『選定にできるだけ時間をかけずにスムーズに導入したい』とお考えのご担当者様はぜひ一度ご検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

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