美容クリニックの予約システムとは？主な機能や選び方を解説

予約システムは、業務の効率化と顧客満足度の向上につながることから、美容クリニックをはじめとする医療機関や飲食店、宿泊施設、美容室など様々な業種で活用されています。予約業務や集客に関する経営課題の改善を期待できるため、クリニックの運営に悩んでいるのであれば予約システムは導入を検討した方が良いツールといえます。

予約システムの導入を検討している、もしくは予約システムについてもっと詳しく知りたいとお考えの方に向けて、どういったツールなのかをはじめ、主な機能や選び方までわかりやすく解説します。また、おすすめの予約システムについても紹介しているため、どのようなシステムがあるのか知りたいという方は参考にしてください。

 

目次

 

 

美容クリニックの予約システムとは？

予約システムとは、予約の受付や変更、キャンセルなど予約関連の業務を効率化できるツールです。これまでの電話予約や手書きの予約帳での管理と違って、患者がオンラインで予約・変更でき、さらに医療機関を集めたポータルサイトといった複数の媒体からの予約を一元管理することも可能です。予約の受付や管理業務の効率化によってスタッフの負担を軽減できるほか、オンラインからいつでも気軽に予約が取れるようになることで患者満足度の向上も期待できます。

予約システムによっては予約の前日にメールやLINEでリマインドを通知でき、予約忘れによる無断キャンセルの防止にも取り組めます。

 

美容クリニックの予約システムの主な機能

美容クリニックの予約システムでは、主にどのような機能を利用できるのかについて紹介します。

 

●オンライン予約

Webサイトや専用アプリなどを通じて、24時間いつでも予約できる機能です。美容クリニックの診療時間を気にせずに好きなタイミングで予約できるため、利便性の向上により新規顧客やリピーターの獲得につなげることが可能です。クリニック側にとっても電話や窓口で予約を受け付ける手間を省けるほか、予約状況も管理画面から確認でき、予約に関する業務を効率化できるメリットがあります。

 

●自動リマインダー

予約の数日前や前日にメールやSMSを自動送信し、予約日を通知・リマインドする機能です。自動リマインダーによって予約日をお知らせすることで、予約忘れによる無断キャンセルを防止できます。患者数の増加につながる重要な機能のため、集患対策やキャンセル率の改善に取り組みたい場合は自動リマインダー機能が搭載されているかを確認しましょう。

 

●カレンダー連携

Googleカレンダーとの連携機能が搭載された予約システムなら、受け付けた予約情報をGoogleカレンダーに自動で反映できます。予約内容の変更やキャンセルがあった場合も自動で反映されるため、最新の予約状況をリアルタイムで把握することが可能。手動で入力する手間を省け、予約スケジュールの管理が楽になるのもカレンダー連携のメリットです。カレンダー連携機能の活用により、ダブルブッキング防止やスタッフ間でのスムーズな情報共有、業務効率化などの効果を期待できます。

 

●顧客管理

患者の氏名や住所、カウンセリング結果、過去の施術内容などの情報を一元管理できる機能です。美容クリニックでは患者に合わせたサービスの提供が客単価やリピート率の上昇につながるので、患者情報の管理が重要になってきます。予約システムの顧客管理機能を使えば患者の治療履歴から好みや傾向を分析でき、マーケティング戦略にも役立てられます。

予約システムによっては、最後の治療から1年経過しているなどの条件を設定して該当する顧客を抽出することも可能。キャンペーン情報やお誕生日特典メールなどを配信して、来院を促すことができます。

 

●レポート機能

患者層や予約数、キャンセル率などの情報を分析できる機能です。多角的な視点からの分析結果をもとに今後の予約管理や経営数値の予測を立てられます。また、運営状況をデータで可視化することにより、経営上の問題点の把握や人員体制の見直し、空き時間の活用などの経営改善に役立てることも可能です。例えば、キャンセル率を算出して月別や診療内容などによる傾向を把握できれば、キャンセルが予想される層に集中的にリマインドを行ったり、連絡手段を変えたりなど、効率的なキャンセル対策に取り組めます。

 

●LINE連携機能

LINEから簡単に予約ができる機能で、さらにLINEを使った呼び出しやリマインドも行え、患者の利便性向上による集客効果を期待できます。また、LINEはメールに比べて開封率が高いため、キャンペーン情報やコンテンツを配信することで予約まで至らなかった方の集患や再診率のアップに取り組むことも可能。患者が普段使っているLINEアカウントを利用できるので、Webサイトや専用アプリに登録する手間がかかりません。わかりやすいUIで、友だち登録から予約までスムーズに完了できるのもLINE連携のメリットです。

 

●電子カルテ連携

電子カルテと連携できるシステムの場合、予約した患者の情報がカルテに記録されるため、来院したことのある患者なら既往歴や過去の処方薬などの情報を事前に把握できます。Web問診機能と組み合わせれば、初めて来院する患者でも来院の目的や症状を事前に知ることができ、診療前の準備をスムーズに行うことが可能です。また、予約システムに入力された情報をカルテに転記する必要がないので、業務の効率化を実現できます。

 

●非接触の来院受付機能

スマートフォンに表示される診察券をかざして受付ができる機能です。窓口での診察券の受け渡しが必要なくなるため、受付時の混雑緩和や業務負担の軽減につながります。非接触で来院処理できるので、感染対策に取り組んでいる美容クリニックとしてのアピール材料にもなります。

 

美容クリニックの予約システムの選び方

自院に合った予約システムを導入するには、ポイントを押さえたシステム選びがカギとなります。最適なシステムを選ぶうえで、注目したいポイントを紹介します。

 

●使いやすさ

予約システムは日々の業務で使用するものなので、使いやすさは重要なポイントです。画面設計が直感的で操作がわかりやすいか、スタッフだけでなく患者目線でも使いやすいかを確認しましょう。直感的な操作ができるシステムなら、スタッフ教育や患者への操作説明を簡潔に行えます。ストレスなく使用できるシステムを選ぶことで、スタッフや患者の利便性・満足度を高められます。

 

●機能の充実度

予約システムを選ぶには、クリニックの規模や導入目的に合った予約タイプか、必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。基本機能としては予約管理や顧客管理、リマインダー機能などが挙げられます。それに加えて、カレンダー連携やLINE連携など、クリニックのニーズに合った機能が充実しているものが理想です。

 

●カスタマイズ性

クリニックのニーズに合わせてカスタマイズできるかも重要なポイントです。サイトの文字や色使いなどのデザイン面はもちろん、特定の施術メニューやスタッフ指名、メニュー選択などクリニック独自の要件に対応できるかを確認しましょう。クリニック独自の特徴を生かせるカスタマイズ性の高いシステムを選ぶことで、ほかのクリニックとの差別化も図れます。

 

●サポート体制

予約システムを導入するにあたり、トラブルが発生した際に迅速に対応してもらえるかの確認は必須です。サポートの対応時間や連絡手段、オンラインマニュアルやFAQの整備状況などを確認し、サポート体制が充実しているシステムを選びましょう。予約システムを導入するのが初めてという美容クリニックの場合は、セットアップの支援やトレーニングといった導入時のサポートの有無もチェックしておきたいポイントです。予約システムによってサポートの内容に違いがあるため、どのようなサポートがあると嬉しいのかを考えながらサポート体制を比較検討すると、自院に合ったシステムが選びやすくなります。

 

●コスト

予約システムの料金が月額数千円～数万円のものが多く、プランによって予約できる件数や利用できる機能が変わってきます。オプションで必要な機能を追加することも考慮し、初期費用と月々の利用料金が予算に合っているかを確認しましょう。提供される機能と費用を比較しながら、コストパフォーマンスを評価することも大切です。予約システムの中には無料トライアルが用意されているものもあり、試しに導入してみて使いやすさや機能を確認したうえで、導入を検討できます。

 

おすすめの美容クリニックの予約システム

美容クリニックの予約システムの中から、おすすめのシステムを紹介します。それぞれのシステムの特徴や強みなどを解説しているため、導入するシステムを選ぶ際の参考にしてください。

 

●メディカル革命 by GMO

メディカル革命は医療特化型の予約管理システムで、美容外科・美容皮膚科に特化したシステムも提供しています。電話がかかってきた際に患者情報が自動で表示されるCTIシステムを導入しているのが特徴で、電話受付の効率化を実現。また、キャンセル対策に力を入れており、予約の前日リマインドをはじめ、キャンセルが多い患者や時間帯などの把握、自動キャンセル待ち機能、AIによるキャンセル率データ計算などの機能が搭載されています。

 

●ドクターキューブ

ドクターキューブでは1999年から診療予約システムに特化した開発を行っており、幅広い科目やクリニックのニーズに柔軟に対応できるカスタマイズ性の高い診療予約・受付管理システムを提供しています。時間予約・順番予約・時間枠予約に対応しているほか、メールやLINE、SMSでの案内機能も充実。電子カルテと連動でき、順番の情報や予約時のメモなども同期できます。全国の主要都市に拠点を設けており、顧客サポート体制が整っているのもドクターキューブの強みです。

 

●ヨヤクル

多彩な機能と柔軟なカスタマイズ性で幅広いニーズに対応している診療予約システムです。インターネット予約や自動音声電話予約、LINE予約などに対応しており、さらに予約の種類も順番予約や日時指定予約、時間帯予約、順番予約＋日時指定予約の併用と豊富。予約優先機能やWeb問診機能が備わっているほか、受付方法の種類やお知らせ機能なども充実しているため、待ち時間の短縮による満足度の向上やスタッフの業務負担の軽減に取り組めます。

 

●アポクル予約

病院口コミ検索サイト「Caloo」を運営しているカルー株式会社が提供するネット予約システムです。初期費用無料・初回3ヶ月間無料で導入できるほか、月額1万円からと低コストでの導入・運用が可能。それでいて予約業務を効率化する便利な機能がそろっているのも魅力です。病院口コミ検索サイトCalooやGoogleビジネスプロフィールとリンクさせて予約を誘導することもでき、集患力アップを期待できます。専任担当者が運用をサポートするため、予約システムの導入が初めてというクリニックに向いています。

 

●3Bees

3Beesはクリニック・診療所向けに開発された診療予約システムで、診察予約や順番管理、自動受付機といったサービスが用意されています。オプションを付ければ、LINEで診察の予約や順番取りを行うことが可能。オンラインで順番取りや順番の確認ができ、自分の番が近づいたら来院するという流れをつくることで、待合室の混雑の緩和や待ち時間の短縮を実現できます。使いやすさを意識したデザイン設計がされているほか、24時間受付のサポート専用ダイヤルが用意されており、いつでも相談ができる体制が整っています。

 

自分のクリニックに合うシステムが見つからないなら開発会社に依頼

もしも自分のクリニックに最適な予約システムが見つからない場合は、開発会社に依頼するという方法もあります。

予約システムを開発するメリットとしては、クリニックの業務フローやニーズ、顧客特性などに合わせてシステムを自由に設計できる点が挙げられます。複雑な要件にも対応できるので、かゆいところに手が届くシステムを構築できるでしょう。また、導入後にトラブルが発生した場合でも、システムを開発した会社に依頼できるので迅速に対応してもらえます。最新の技術に強い開発会社に依頼すれば、ICTやAIなどの技術を活用したシステムを開発できます。

ただ、実際に開発会社を選ぶとなると、どこに依頼したらいいのかわからないという方も多いでしょう。発注先の選定にお悩みの場合は、ぜひ発注ナビへの相談をご検討ください。

知識豊富な専門スタッフがご要望を丁寧にヒアリングし、全国6000社以上の独自データベースから最適な開発会社を最短1日でご紹介いたします。自力で探すよりも効率よく開発会社を見つけることができるため、選定になるべく時間をかけずにスムーズに導入したいとお考えのご担当者様にもおすすめです。

 

 

 

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