予実管理システムとは？企業の効率的な運営を支える基本と選び方

予実管理システムは、企業が予算と実績を管理し、迅速な経営判断を支援するツールです。このシステムはリアルタイムでデータを把握でき、自動化された分析機能を活用することで、手作業での管理に比べて効率が高まります。

また、企業の規模や業種に応じて必要な機能が異なるため、適切なシステムを選ぶことが重要です。例えば、大企業では複数拠点を統合管理する機能や高度な分析が求められ、中小企業では簡単な操作性やコストを抑えた運用が適しています。加えて、ほかの業務システムとの連携やサポート体制の整備も、導入後の活用に影響します。本記事では、予実管理システムの役割や導入の利点、企業規模や業種ごとの利用例、選定時のポイントについて解説。システム導入を検討している企業にとって、参考となる情報をお届けします。

 

目次

 

 

予実管理システムとは？

予実管理システムは、企業が予算と実績の差を管理・分析するためのツールです。リアルタイムでデータを把握することで、経営判断を支え、効率的な運営を可能にします。以下では、システムの概要、目的、予算管理との違いを詳しく説明します。

 

●予実管理システムの概要

予実管理システムは、予算と実績の差異を効率的に管理・分析するために設計されています。経営判断に必要な情報をスムーズに提供し、手作業で行うデータ管理に比べて効率と精度を向上。また、データを一元管理し、状況をリアルタイムで把握できる点が特徴です。

Excelによる管理では、データの分散や入力ミスが起こりやすく、統一性の確保が難しい場合があります。一方、予実管理システムでは、これらの課題が解決できます。また、自動レポート機能を活用することで、情報共有が簡単になり、日常業務の負担軽減も可能です。

 

●予実管理の目的

予実管理の目的は、予算と実績の進捗を把握し、必要に応じて計画の見直しや改善策の実行対応を行って、経営目標を達成することです。

予算に対する実績の差を明確にすることで、経営方針や計画の改善点が見えてきます。リアルタイムでの進捗把握により、問題を放置するリスクが軽減されるだけでなく、即座に方針を変えることで予算と実績の差を少なくすることができます。さらに、データの共有を通じて部門間の連携が強化されれば、情報の透明性が高まるのに加えて目標達成への意識が高まるでしょう。この結果、組織全体の効率化につながり、経営目標の達成に貢献します。

 

●予算管理との違い

予算管理は、収支の計画を立て、目標を定めることに重点を置きます。企業の方向性を明確にし、計画的に資源を配分することが役割です。主に計画段階で使用され、事前の戦略を立案する際に使われます。

一方、予実管理は、設定した予算が実際にどのように進行しているかを把握するために使うものです。予算と実績を比較し、その差を分析して課題を特定し、目標達成を支援します。また、データ分析を活用して状況の変化に柔軟に対応する点が特徴です。

予算管理が「計画を立てる」ことに重きを置くのに対し、予実管理は「計画を実行し、改善する」ための仕組みです。役割が異なる管理を組み合わせることで、計画と実行の精度を高められます。

 

予実管理システムで実現できること

予実管理システムを導入することで、企業は業務の効率化とデータの適切な活用を図れます。以下では、作業効率の向上、リアルタイムデータの把握、属人化の防止、正確な分析、そして情報共有の改善という具体的な効果を詳しく説明します。

 

●作業効率の向上

予実管理システムは、従来の手作業によるデータ入力や集計を自動化します。これにより、従業員がエラー確認やデータ収集に費やす時間を削減できるでしょう。また、複数の部門からデータを集める手間も軽減されるため、全体の業務効率も向上します。

従来はExcelを用いて各部門が手動でデータを更新していた場合でも、予実管理システムではデータを自動的に統合が可能です。手作業による煩雑さを解消することで、効率化が図れます。

 

●リアルタイムデータを把握

予実管理システムは、データをリアルタイムで反映し、迅速な意思決定を可能にします。進捗状況をその場で確認できるため、経営のスピード感が向上するでしょう。

例えば、新しいプロジェクトの進捗や予算の使用状況を即座に把握できれば、問題発生時に迅速に対策を講じられます。また、データがタイムラグなく更新されるため、会議や意思決定の場でも正確な情報をもとに話し合いを進めることが可能です。

 

●属人化の防止

予実管理システムを活用すれば、業務フローが標準化され、特定の個人に業務が依存する状況を減らせます。システム上に業務データや記録が保存されるため、担当者が変わっても業務を円滑に引き継ぐことが可能です。

特定の社員が退職しても、過去のデータがシステム内に保存されていれば、新しい担当者が業務をスムーズに進められるでしょう。さらに、全社で共通のデータを使用することで、部門間の認識の違いが解消され、意思決定に一貫性を持たせられます。

 

●正確な分析

予実管理システムでは、予算と実績の差異を一目で確認できるため、分析作業の精度が向上します。分析項目を詳細に設定することで、課題の発見や改善が容易です。

例えば、予算超過の原因を特定する際、どの部門やプロジェクトで課題が発生しているかが、予実管理システムに集約されたデータをもとに特定できるでしょう。

 

●情報共有の改善

予実管理システムは、データやレポートを一箇所に集約し、関係者が必要な情報に迅速にアクセスできます。各部門への情報共有がスムーズになれば、連携も強化できるでしょう。

従来はメールや手渡しで資料を共有していた場合でも、システム上で情報を管理することで、資料の作成や配布にかかる手間も削減できます。さらに、情報が統一されているため、会議や報告にかかった時間も減らせるでしょう。

 

企業の規模別｜予実管理システムの主な利用シーン

予実管理システムは、企業の規模や業務内容によって必要な機能や活用方法が異なります。以下に、それぞれの企業規模に適したシステムの特徴を説明します。

 

●中小企業

中小企業では、限られたリソースを有効活用するため、導入コストを抑えながら基本的な管理機能を備えた予実管理システムが適しています。

Excelで管理していたデータをシステムに移行できる機能があれば、現場の混乱も抑えられるでしょう。加えて、システムの使いやすさも重視しましょう。使いにくい・わかりにくいシステムの場合、導入してからきちんと運用できるようになるまで時間がかかってしまうためです。一時的な効率低下ではありますが、中小企業にとっては大きな損失になりかねません。

日々の業務を効率化する基本機能が重視されるため、複雑な分析機能よりも、シンプルで実用的な設計のシステムを選ぶと良いでしょう。

 

●大企業や複数拠点のある企業

大企業や複数拠点を持つ企業では、膨大なデータ量と複雑な業務内容に対応するため、高性能で広い業務をカバーできる予実管理システムが向いています。複数拠点や部署からのデータを一元管理し、統一性を保ちながら経営状況を正確に把握する機能の有無を重視しましょう。

会計や販売管理などの業務システムと連携できる機能があれば、異なるシステムからのデータ統合や部門間の情報共有がスムーズになります。海外拠点を持つ企業には、多言語対応や外貨換算機能がグローバルな業務環境に対応できるシステムがおすすめです。

さらに、大量のデータを短時間で処理し、リアルタイム分析を可能にする性能や詳細な分析レポートやデータの可視化機能も不可欠です。これらの機能を活用することで、企業規模が大きくても、迅速かつ正確な経営判断が行えます。

 

予実管理システムの選び方

予実管理システムは、企業の業務効率化や経営判断を支える重要なツールです。適切なシステムを選ぶには、自社のニーズに合った機能やサポートを持つものを選定する必要があります。以下では、選定時に検討すべきポイントを解説します。

 

●自社の規模や業種に合っているか

予実管理システムを選ぶ際、自社の規模や業種に適した機能が備わっているかを確認することが大切です。

前述したように、大企業では、複数拠点を統合的に管理する機能や連結決算に対応したシステムが必要です。データの一元管理が可能となり、経営全体を把握しやすくなります。

中小企業では、初期費用や運用コストを抑えたシンプルなシステムが適しています。特に操作が直感的で、専門知識がなくても扱えるものが現場で利用しやすいでしょう。

また、業種によっても異なるニーズがあり、製造業では原価管理や部門ごとの収支分析が重視されます。サービス業では、プロジェクトごとの予算と実績を管理できる機能が役立つでしょう。このように、自社の業務に合ったシステムを選ぶことがポイントです。

 

●外部システムとの連携が可能か

既存の業務システムとの連携性も重要なポイントです。予実管理システムが会計ソフトや販売管理システムとスムーズにデータ連携できれば、業務全体の効率化が期待できます。また、人事管理や経費精算システムとも連携できれば、さらに幅広い業務に対応できるでしょう。

API対応やデータのインポート・エクスポート機能が充実しているシステムを選ぶと、ほかのシステムと統合しやすくなります。導入前に既存システムとの互換性を確認し、運用のしやすさを見極めることが重要です。

しかし、互換性を重視するあまり、欲しい機能が搭載されていないシステムを選んでしまうと、結果的に管理の手間がかかってしまいます。予実管理に必要な機能とほかシステム連携の重要度を加味して、適したシステムを選ぶようにしましょう。

 

●使いやすさと費用のバランス

現場に予実管理システムを定着させるには、使いやすさが重要です。画面がわかりやすく、迷わない操作性のシステムを選ぶことで、従業員が早く慣れることができます。

また、機能が充実していても現場で活用されない場合もあるでしょう。高機能であるほど費用も高くなる傾向にあるため、機能の過不足は利便性とコストのバランスを崩す要因です。そのため、無料トライアルやデモ版を利用して機能や操作性を確認することがおすすめです。

初期導入費用や月額費用が予算内であるかを確認したうえで、費用対効果を考慮しながら、自社の現場で活用しやすいシステムを選ぶことが大切です。

 

●サポート体制の充実度

システム導入後のサポート体制もチェックしておきたいポイントです。

まず、システムの導入時にトレーニングや説明会を実施してくれるかを確認しましょう。これらを実施してくれる開発元・販売元であれば、導入がよりスムーズに進みます。次に、アフターフォローの有無です。例えば、システムトラブルが起きた際に、すぐに対応してもらえるか24時間対応の窓口があるかなどを確かめてください。

自社にシステムに詳しい人がいない場合は、専任スタッフが付いてくれるかもポイントです。こうしたフォローがあれば、万が一のトラブルが起きた際も、業務への影響を軽減できます。

 

予実管理システムで業務を効率化するためのポイント

予実管理システムは、業務の効率化やデータ活用などが行えることで、経営判断をより迅速に行える環境を整えてくれます。ただし、自社の業務内容や規模に適したシステムを選ぶことがポイントです。既存のシステムだけでなく、カスタマイズや外注してより自社に合わせたものを導入するという手もあります。

発注ナビでは、企業のニーズに合わせた予実管理システムを開発できるベンダーやメーカーを数多くご紹介しています。

「自社に合った開発会社がわからない」「選定にできるだけ時間をかけずにスムーズに導入したい」とお考えのご担当者様は、ぜひ一度発注ナビの利用をご検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

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