システム開発会社では、システム開発をアウトソーシングで受ける機会が多く、依頼先を選ぶための参考として見積もりの作成を依頼されます。もちろん、ほかの業種でも見積もりを依頼される機会は多いでしょう。しかし、毎回ゼロから見積書を作成していると業務効率が悪くなってしまいます。少しでも効率良く見積書を作成して、見積内容をまとめて管理するために、見積システムを導入することが大事です。
今回は、見積システムの機能やセキュリティを高める方法を知りたい方に向けて、押さえておきたい見積システムの機能や見積システムの選び方、見積システムの開発会社を選ぶ際のポイントを中心に解説していきます。
目次
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押さえておきたい見積システムの機能とは
見積システムは、見積書に必要な情報の一元管理、共有をサポートしたり、経営戦略の精度を高めたりするのを目的としたシステムです。見積システムの開発を依頼する前に、まずは見積システムの機能を把握しておきましょう。見積システムには、以下のような機能が搭載されています。
●カスタム（セミ）オーダー機能
カスタムオーダー機能、セミオーダー機能は、ビジネスの拡大や取引先の効率化を実現するための機能です。元々ある製品にさまざまな機能やオプションを加えることで、新たなビジネスを開拓していきます。この機能は、見積システムならすべて搭載されている機能ではありません。見積システム導入時に必要な機能かどうかを判断して、その判断を基に見積システムを選んでいきましょう。
●商品管理機能
商品管理機能は、各製品情報をまとめて管理する機能です。この機能を活用することで、見積業務の効率化や正確性の向上が見込めます。従来では、Excelを使って見積書の作成が行われていました。この方法だと、営業先ごとに適切な商品情報を入力する必要があったため、効率が悪くて情報処理のミスも起きやすくなっていました。しかし、見積システムなら各製品情報をマスタとして管理して、そのまま情報を引っ張り出して見積書を作成できます。そのため、効率的かつ正確に見積書の作成できます。
●見積書作成機能
見積書作成機能は、その名のとおり見積書を手軽に作成してくれる機能です。かつては、一からExcelで作成、あるいは過去の見積書のデータを探して見積書を作成していました。しかし、見積システムの見積書作成機能は、受注内容を取り込み自動で見積書を作成してくれます。過去に取引したことのある取引先に対しては、自動で過去の取引のデータを探し出してくれます。手間をかけずに見積書が作成できるため、手書きで見積書を作成するよりも効率的です。
●セキュリティ機能
セキュリティ機能は、サイバー攻撃から情報を守る機能のことです。IT技術の進化とともにインターネットに関する犯罪も増えてきていて、すべてのシステムに必要な機能とされています。見積システムは、過去の取引のデータも管理しているため、それらのデータが漏洩するリスクもあります。どんなシステムであっても、セキュリティ対策をしっかりと行い、権限管理などを徹底することが大切です。
●システム連携機能
見積システムは、多数の周辺システムとの連携機能が搭載されています。営業システムや生産システムなど別のシステムと連携することで、自動化の精度を高くすることも可能です。そういったメリットがある反面、セキュリティ対策を怠っていた場合に被るリスクが広がる欠点もあります。サイバー攻撃を受けてしまったら、連携しているシステムにも影響が出るリスクが高いことを念頭に、セキュリティ対策を施すことが重要です。
使用用途によってシステムの種類が異なる
見積システムは、使用用途によって若干システムの種類が異なります。例えば、以下のようなものが挙げられます。
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販売管理や仕入・在庫管理などの機能があるシステム
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タブレットに対応しているシステム
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将来の法改正や制度改正に対応しているシステム
見積システムの使用用途をよく考えた上で、どういったタイプの見積システムを選ぶべきか検討してください。
見積システムの選び方
見積システムは、以下のことを基準にして選ぶのが理想です。
●導入形態が自社に適しているか
まずは、見積システムの導入形態を決めていくことが大事です。導入形態には、主にインストール型見積管理システムとクラウド型見積管理システムの2つがあります。
インストール型見積管理システムは、既存システムと連携しやすく、カスタマイズ性の高いシステムとして知られています。オフライン状態で使えるシステムなので、インターネット上にさらさない分、情報漏洩などのリスクを低減できる利点があります。一方のクラウド型見積管理システムは、インターネット環境さえあれば外出先でどこでも使えて、見積データを共有しやすいシステムとして知られています。情報の反映がリアルタイムで行われるため、急ぎの時でもすぐにデータの共有がしやすいです。この2つのシステムの特徴を押さえて、目的に合ったシステムを選択しましょう。
●業種に適した機能があるか
同じ見積管理業務でも、業種によってその形は若干異なります。特に商品を提供する業種とサービスを提供する業種との間で違いが出やすいです。例えば、建設業務では作業工程ごとに見積もって、あとで最終見積額を算出する方法が採用されています。また、中には特定の業種に合わせて作られた見積管理システムもあります。確実に業務でうまく活用するシステムを手に入れるなら、特定の業務に合わせて作られた見積管理システムを選ぶのが無難です。
●営業システムと連携できるか
見積システムは、ほかのシステムと連携させることでより大きな効果を発揮します。例えば、営業支援システムでは、顧客情報管理や営業活動の効率化、成約率向上などの効果が期待できます。そのサポートをするために、顧客情報と見積業務の紐づけが必要で、これらを紐づけられると適切な価格が提示しやすいです。営業効率を上昇させるためにも、営業システムとの連携だけでも進めておきましょう。
●カスタマイズできるシステムか
見積システムだけに限らず、カスタマイズできるシステムを用意すると柔軟な対応がしやすいです。ひと口に見積もりといっても、いつまでも同じ流れで見積業務ができるわけではありません。見積もりのやり方が時代の変化に応じて変わることもあり、業種によって方法も異なります。あらゆる業種に対応し、将来的にも効率良く見積業務をするために、カスタマイズできるシステムかどうかをチェックしましょう。カスタマイズできるという点ではインストール型見積管理システムがおすすめです。
●コストは最適か
見積システムを導入する際は、長期的な視点でコストを比較してから製品を選択しましょう。インストール型見積管理システムだと、自社独自のシステムを開発してもらうため、初期費用が高くなりやすく、その後はアップデートなどの実施によって運用コストがかかってきます。ただし運用コストはそこまで高くないため、高い金額がかかるのは初めだけです。
一方で、クラウド型見積管理システムは、毎月料金を払ってサービスを利用させてもらうサブスクリプションのような形態になります。そのため、導入コストがかかりませんが、毎月一定のコストがかかります。導入コストがかからない分、手元の資金が少ない中小企業でも導入しやすいです。
初めのうちはインストール型見積管理システムのほうが高くなりますが、一定期間使い続けると、クラウド型見積管理システムが高くなる可能性があります。成長中で雇用数も増加傾向にあるような企業が長期的に利用する場合は、インストール型のほうがコストを抑えられるケースも多いです。どこまで使い続けるのかを考えて、合ったほうを選んでください。
見積システムの費用相場
見積システムは、無料のものから100万円以上かかるものまであります。そのため、費用相場はあまりはっきりしていません。
無料の見積システムは、利用できるアカウントの数や機能に制限が設けられているケースがほとんどです。小規模な会社で扱う分には使いやすくても、大規模な会社だとすべての社員が使うのは難しいでしょう。一方で有料の見積システムは、金額が高ければそれだけ多彩な機能が搭載されていて、会社の規模にかかわらず使いやすくなります。見積システムを制限なく使いたい場合におすすめです。とはいえ、必ずしも高額な見積システムを導入すれば良いというわけではありません。なるべく、自社が必要とする機能だけを選んで、予算に見合うコストのシステムを選ぶことが大事です。
「自社独自の見積システムを使いたい」そう思ったら
自社独自の見積システムを使いたい方は、見積システムの開発をシステム開発会社に依頼することをおすすめします。
自社でシステム開発ができるなら、それに越したことはありません。しかし、システム開発ができるエンジニアやノウハウがない会社も少なくないでしょう。そうなると、システム開発会社に依頼する方法か、パッケージソフトを導入する方法のどちらかの選択肢しかありません。パッケージソフトを導入する形は、ある程度は販売元で機能をカスタマイズしてもらえます。とはいえ、自社に合う形でカスタマイズしてもらえるわけではないです。「自社業務に合う見積システムを使いたい」、「適宜カスタマイズしたい」という方は、見積システムをアウトソーシングして依頼することをおすすめします。
開発会社を選ぶ時のポイント
開発会社を選ぶ際のポイントとして、以下のものが挙げられます。
●目的や課題を明確にして依頼内容を固める
システム開発会社に依頼する場合、すべてを丸投げしても、システム開発会社としてはどんなシステムを作るべきなのかわかりません。何を目的として、どんな課題を解消するためのシステムなのか明確に要件を定義しましょう。経営陣だけの意見ではなく、現場の意見を参考にしながら要件定義していくことが大事です。
●予算をあらかじめ決めておく
システム開発を外注する際は、予算をあらかじめ決めておくと、システム開発会社を選びやすいです。システム開発会社はいくつもあり、まずは何社か候補を出していきます。その中から金額や依頼内容に沿って対応してくれるシステム内容を見て、正式に依頼先を決めていきます。
●依頼候補の会社から見積書の作成を依頼する
前項では、システム開発会社の候補を出して、そこから依頼先を決めていくと説明しました。その正式な依頼先を決めるための判断基準として、重要になるのが見積書です。見積書は実際にかかるコストを知るためだけでなく、相手が対応してくれるシステムの内容なども記載されています。見積もりは無料でできるところが多いため、複数の依頼先候補から見積書を作成してもらってください。
●開発会社ごとの得意分野や実績、セキュリティ対策を調査と把握しておく
システム開発の依頼先をいくつか決めていく中で、「どんな会社なのか」を調査するのが大事です。
例えば、相手の会社の得意分野や実績、セキュリティ対策を調べておくと良いです。同じシステム開発でも、自社の扱う業種での実績を持っていない会社に依頼すると、質の高いシステムを確保しづらくなります。少しでも自社の分野でも実力を発揮してもらえて、安全に使いやすいシステムを作ってもらうことが大切です。これらのことを基準に、依頼候補先を探してみましょう。以下のページでは、おすすめのシステム開発会社を紹介しています。システム開発会社の候補がなかなか絞れないという方は、ぜひ参考にしてみてください。
コストや従来システムとの連携をしっかり確認して
ユーザーは、少しでも良い商品やサービスを提供してもらうために、いくつかの会社で見積もりを取って比較します。そして、同業他社と比較して、ユーザーにとって有利となる会社が選ばれるのが一般的です。そのため、見積もりを受けている会社は、ユーザーが見積もりをしやすく、かつ自分たちが見積もり関連業務を円滑に行える仕組みを作ることが大切です。
そのサポートをしてくれるのが見積システムです。ただ、見積システムであれば何でも良いわけではなく、従来の業務システムとの連携やコスト面などを考える必要があります。総合的に見て自社で使いやすい見積システムを選ぶことを意識してみてください。
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