固定資産管理システムの費用相場は？導入方法や選び方も解説

企業は、自らが保有している土地や物件、特許権や、ソフトウェアなどといった固定資産を正しく把握する必要があります。なぜなら所有している固定資産は、税務申告する必要があるからです。固定資産管理を企業が行うと、減価償却が正確に行われているか、不正に利用していないかなどが把握できます。また、固定資産管理を正しく行うと、固定資産税を正確に把握し、節税につなげることができます。様々なメリットがある固定資産管理を正しく行うには、固定資産管理システムを活用することが有効です。本記事では、固定資産管理システムの概要と、基本機能、導入方法や選び方までを解説していきます。

 

目次

 

 

固定資産管理システムとは

固定管理システムは、企業が行う固定資産管理業務を効率化させるシステムです。具体的には、固定資産に係る台帳管理や減価償却計算、税務の申告などを管理するものです。

固定資産管理業務は多岐に渡るため、業務がアナログの場合、担当者の業務負担は大きくなってしまいます。固定資産管理システムは、複雑で膨大な固定資産業務をシステム上でまとめて管理するため、所有している固定資産の把握が容易になります。

また、固定資産は税務にも大きくかかわってくる業務のため、計算が複雑になりがちです。しかし固定資産管理システムに固定資産に関する情報を入力するだけで、減価償却費などを自動で計算してくれます。こうした固定資産にかかわる業務を効率化させるのが、固定資産管理システムです。

 

固定資産管理システムの基本機能

固定資産管理システムの基本機能には、主に以下のようなものが挙げられます。

• 固定資産台帳の作成、管理
• 減価償却費の計算などの会計処理
• リース資産の管理
• 帳簿の出力
• 会計ソフトとの連携
• 税制改正への対応

固定資産台帳とは、企業が保有している固定資産に関する情報を記録するものです。取得したときの状況や減価償却を正しく記録し、保存していきます。固定資産台帳は企業の決算書の作成や税務の申告などの基となるもののため、非常に重要なものです。

固定資産管理システムでは、有形固定資産、無形固定資産など様々な固定資産をシステム上で一元管理できます。

また、様々な減価償却方法への対応が可能です。

固定資産管理システムでは、複雑な減価償却費の計算を自動計算してくれるため、会計業務の負担を軽減することができます。

これらの会計にかかわる業務は、自社で利用している会計ソフトと連携することで、より業務効率化につながります。固定資産管理システムは、会計ソフトと連携ができるものが多いのが特徴です。具体的には、固定資産等の仕訳データを会計ソフトと連携することで、統合会計が行えます。加えて償却資産税申告書等の出力も容易になるため、会計業務の効率化に貢献ができます。

固定資産管理業務では、様々な帳票の出力が必要です。税務処理に必要な固定帳票から自社の決算書作成のための帳票まで、用途は幅広いです。こうした帳票の出力も固定資産管理システムを利用することで、簡単に行えます。特定の様式に沿った出力はもちろんのこと、自社にとって必要な情報を抽出し、出力することも可能です。

固定資産業務は税務に大きくかかわるもののため、常に最新の税制への対応が求められます。そのため固定資産管理システムは、最新の税制改正への対応のため、適宜アップデートを行っています。自社で利用する際も、常に最新のバージョンで利用できるので税制への不安がなく、業務にあたれます。

 

固定資産管理システムのメリット

固定資産管理システムのメリットは、主に以下の3点が挙げられます。

• 資産の一元管理ができる
• 正確な減価償却ができる
• ほかのソフトとの連携ができる

それぞれのメリットについて、解説します。

 

●資産の一元管理ができる

企業が保有する固定資産をまとめて管理できるのが、固定資産管理システムの強みです。固定資産に関する情報は多岐に渡るため、一元管理すると、保有している固定資産の全体を把握することができるでしょう。固定資産を管理するため、固定資産の状況や修繕歴、稟議書といった書類に紐づけての管理も可能です。

ほかにもリース契約に係る資産も管理ができ、リース資産の状況把握はもちろんのこと、支払い管理などもまとめられます。固定資産にかかわる情報が、システムを通してすぐに確認できるのは、大きなメリットと言えます。

 

●正確な減価償却ができる

固定資産は正確な減価償却で処理を行っていくことが必要です。減価償却には、定率法や定額法、特別償却など様々な方法があるため、該当している処理方法で計算をしなければ重大なミスにつながってしまいます。また、計算方法も複雑なため、計算ミスを起こしやすい部分でもあります。固定資産管理システムでは、こうした計算を該当する計算方法に当てはめて自動で行うため、計算ミスなどのヒューマンエラーが起こりません。また固定資産をリアルタイムで現状把握ができるので、より正確な減価償却が行えます。

 

●ほかのソフトとの連携ができる

会計業務と密接にかかわっているため、固定資産管理システムとほかのソフトで連携が容易に行えます。固定資産管理システムを導入すると、固定資産業務に限らず、ほかの業務を効率化させることができます。

導入を考えている固定資産管理システムは自社で活用している会計システムなどと連携ができるか、事前に確認しておくと良いでしょう。

 

固定資産管理システムの費用相場

固定資産管理システムは、クラウド型のものからパッケージソフトとして提供されているものまで様々で、システムの形態や規模感によって費用が変わってきます。

そのほか、月額制のものから年額制のものまで支払い形態も様々です。連携するソフト等にも関連しているため、問い合わせが必要な固定資産管理システムが多いです。そのため気になった固定資産管理システムについて、きちんと問い合わせることが大切です。

 

固定資産管理システムの導入方法

固定資産管理システムの導入方法には、以下の2つの方法が挙げられます。

• オンプレミス型

• クラウド型

それぞれの導入方法について解説していきます。

 

●オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社内にソフトを動作させる専用サーバーを設置し、社内ネットワークを構築したうえで導入する方法です。オンプレミス型のメリットは、長期的な運用に向いている点とセキュリティが強い点です。オンプレミス型は、自社内のネットワークを活用して運用するため、セキュリティが強固です。加えて長期的な運用により、コスト面での費用対効果は上がります。さらにソフトのバージョンアップや改修などを行う際も、カスタマイズが行いやすいというメリットがあります。こうしたメリットは、長期的な運用において非常に有効です。

パッケージソフトのほかに、サーバーの設置や社内ネットワークの構築が必要になるため、初期費用が高額になります。また、導入までの期間が長期化してしまう点もデメリットでしょう。長期的な運用を視野に入れ、長期的なコストを抑えたいと考えている企業におすすめです。

 

●クラウド型

クラウド型とは、インターネットのネットワークを活用して導入する方法です。クラウド型のメリットは、インターネットに接続できる環境があればどこでも利用できる点です。テレワークを行っている企業は、クラウド型での導入をぜひ検討してみましょう。導入までの期間も、オンプレミス型と比較すると圧倒的に早いのが特徴です。サーバーの設置やソフトのインストールなどの作業は必要ありません。大掛かりな準備は必要ないので、すぐ運用を開始できます。そのため、初期導入の費用も抑えられます。

一方、セキュリティのリスクやコスト面には注意が必要です。クラウド型はインターネットを利用するため、自社の固定資産に関する情報を外部に置くことになります。クラウドのセキュリティは強固になってきているとはいえ、情報漏えいのリスクなどは理解しておくことが大切です。また、クラウド型は月額の利用料金を支払い、運用していくことがほとんどです。しかし、自社の規模を越えた機能を有しているシステムを導入してしまうと、費用対効果が悪くなってしまいます。自社にとって、適切なコストで運用ができるか確認することが大切です。

 

固定資産管理システムの選び方

自社に合った固定資産管理システムの選び方は、以下の3点に注目して選んでいくことが大切です。

• どの利用タイプか

• 税制改正などに対応できるか

• 必要な機能が備わっているか

 

●どの利用タイプか

一口に固定資産管理システムと言っても、様々なタイプがあります。「特化型」「会計システム併用型」「ERP型」などがあり、自社の運用に合わせて選択が可能です。例えば「特化型」は、その名の通り固定管理業務に特化したシステムです。会計システム併用型などとは異なり、固定資産業務だけを効率化させたいなどに向いています。ただ特化型と言っても、ほかのシステムとの連携は可能です。自社ですでに会計システムなどを運用している場合は、連携ができるかなどを確認すると良いでしょう。

「会計システム併用型」は、会計システムを主体として固定資産管理機能を有しているものです。そのため、会計システムとの連携などは必要ありません。

「ERP型」は、統合基幹業務システムの頭文字をとったものです。企業の業務で必要なソフトやアプリケーションを搭載しており、ERPを導入することで、様々な業務を最適化することができます。固定資産管理業務のみならず、自社のほかの業務も一気に効率化したい場合に有効です。

 

●税制改正などに対応できるか

固定資産管理は、税制改正がよく行われる部分です。そのため、固定資産管理システムも最新の税制に対応することが求められます。多くのシステムは、バージョンのアップデートで税制改正への対応が可能です。しかし、中には税制改正に対応しておらず、税制改正ごとにシステム改修が必要なシステムもあります。システム改修にはコストがかかるため、自社にとっては痛手になります。導入を検討しているシステムは、導入前に税制改正に対応できるか確認しておくと良いでしょう。

 

●必要な機能が備わっているか

自社の業務の中で必要な機能が備わっているか、確認しておくことも大切です。例えば、リース資産が多い場合はリース管理機能を搭載している固定資産管理システムが適していると言えるでしょう。

固定資産管理システムはどれも同じではありません。基本機能として様々な機能が備わっているものや、オプションとして追加が必要な場合があります。導入後に「必要な機能が搭載されていなかった」とならないように、自社の業務に必要な機能が搭載されているか確認しましょう。

 

固定資産管理システムの開発時の注意点

固定資産管理システムの開発を行う際の注意点は、以下の3点です。

• 要件定義を明確にする

• システム開発会社の実績などを確認する

• 定期的にコミュニケーションを取る

 

●要件定義を明確にする

要件定義とは、システムの仕様を決定する開発において非常に重要なものです。システムで実現することや、ほかのシステムとの連携など、開発の設計書になります。この要件定義が明確でなければ、コストの増加やスケジュールの遅延、仕様の変更などにつながってしまいます。

 

●システム開発会社の実績などを確認する

固定資産管理システムを開発できる実績があるかどうかを確認しましょう。多くのシステム開発会社は、自社のHPにこれまでの実績を掲載しています。気になるシステム開発会社の実績を、事前に確認することができます。実績が十分に積まれているシステム開発会社であれば、望んだ固定資産管理システムの導入につながるため、実際に問い合わせて事前に確認しましょう。

 

●定期的にコミュニケーションを取る

システム開発会社との定期的なコミュニケーションも大切です。なぜなら、システム開発がスムーズに進むことは少ないです。開発途中で、様々な問題が発生することがほとんどです。特に、改正された税制への対応など、リアルタイムで確認が必要な場面も出てきます。コミュニケーションを定期的に取ることで大きなリスクを避け、開発を進めることが可能です。「定例の打ち合わせを設定する」「コミュニケーションツールを導入する」などの工夫を行い、コミュニケーションを促進させることが大切です。

 

まとめ

固定資産管理は業務が煩雑になりやすく、また税制にも対応しなければならないため、システムを活用しての効率化は非常に有効です。クラウド型やオンプレミス型など、自社に適した導入方法でシステムを導入できるので、自社の業務に合わせて導入を行うと良いでしょう。

固定資産管理システムの開発を行う際には、専門のシステム開発会社に依頼するのが一般的です。ただ、開発実績のある開発会社を、自分だけで探すのはなかなか難しいです。1社ずつホームページを確認して問い合わせ、依頼する会社候補を絞り、様々な要素を比較してみて最終決定を下すのは時間と手間がかかってしまいます。

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