会計業務は企業の数字を取り扱う業務のため、正確性が何よりも求められます。そのうえ、会計業務は多岐にわたり、かなり複雑です。アナログでの対応だと担当者の負担が大きくなります。このような会計業務の課題を改善し、業務を効率的に進めるために、会計システムの導入が不可欠になっています。本記事では会計システムの基礎知識から効果、選び方まで解説します。
目次
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会計システム・経理システムの基礎知識
会計システムとは、その名の通り企業が行う会計業務をシステムによって動かすものです。会計システムを導入することで、帳票などの作成やデータの入力作業、決算書の作成などの業務を効率化できます。
会計システムの導入によって会計業務が効率化できる理由として、データの一元化が挙げられます。従来の業務体系では、決算書の作成や財務諸表の作成、キャッシュフローデータの作成などの業務に分かれていました。そのためデータを連動させることができず、担当者の手間や負担につながっていました。担当者の負担が増えれば、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
担当者の負担を軽減させ、データの入力や連携を自動化させることで効率的に進めるために会計システムの導入が各企業で進められています。
会計システムの役割
それぞれのシステムがどのような役割を担うかを解説していきます。
●財務会計システム
財務会計システムとは、企業の経営状況などを開示するために作成する財務諸表の作成などを担うシステムのことです。企業の経営活動において、自社の経営情報を外部のステークホルダーに明示することは、取引を行っていくうえで非常に重要です。日常的に行う仕訳入力のサポート、決算書の自動作成から帳票出力などの機能が財務会計システムには備わっています。財務会計業務の内容を網羅的に備えているため、煩雑になりがちな会計業務の効率化につながります。
●管理会計システム
管理会計システムとは、自社の経営状況について管理するためのシステムです。財務会計システムが外部のステークホルダー向けなのに対して、管理会計システムは自社の内部に向けた資料作成などの機能を備えています。予算管理からセグメント管理まで、自社の経営がどのように進められているか、適切な数値になっているかをデータとして抽出することが可能です。全体の数字や事業、部門ごとにデータを抽出することができるため、経営上の課題の発見につながります。
経営判断を行うためには、様々な視点からのデータを客観的に見る必要があります。そのための数値を効率的に出し、経営判断の役に立たせるのが管理会計システムです。
会計システムの主な機能
会計システムの主な機能を、財務会計、管理会計、債務・支払管理の3つに分けてご紹介します。
●財務会計システム
財務会計システムは、財務会計に関するデータを入力し、書類を出力します。
＜伝票入力機能＞
日々の仕訳伝票からデータを入力し、売掛帳、買掛帳、現金出納帳などに記帳します。入力は仕訳伝票が基本のため、日付順や番号順に並べ替えたり、仕訳項目がわからないときに自動で仕訳を行ったりする機能もあります。
財務会計システムを企業全体で統一すれば、支店や店舗などで入力したデータを本部でまとめて集計・管理することも可能です。
＜決算機能＞
決算機能では、伝票入力機能で入力したデータを基に、損益計算書や貸借対照表などの決算に必要な書類を作成します。税務申告用の書類も自動で作成できます。
＜帳票出力機能＞
帳票出力機能は、伝票入力機能で入力したデータを基に、各種伝票や帳簿、さらにそれを集計・分析したものを見やすいフォーマットで印刷する機能です。
●管理会計システム
管理会計システムは、財務会計のデータを事業別、部門別、プロジェクト別などに分けてさまざまな観点で分析を行います。予算管理やプロジェクト管理、セグメント管理など、主に経営幹部や部門責任者に向けて、経営についての意思決定を行うための資料を作成します。さらに細かい経営分析には、専用の外部ツールや基幹システムとの連携が必要になることがあります。
これまで、経営についての意思決定は経営幹部の経験や考えを基に行われることが一般的でした。しかし、管理会計システムを導入することで、さまざまな切り口からのデータを基準に判断をしたり、予算を細かく管理したりと、正確なシミュレーションを基に意思決定を行うことができるようになりました。
●債務・支払管理システム
債務・支払管理システムは、買掛金や未払金などの債務情報や売掛金、入金などの債権情報を集計し、一元管理するシステムです。支払予定日や債務残高などを把握し、債務の支払い処理や債権の入金確認を行います。財務会計システムや管理会計システム、営業など他部署のシステムと連携することで、債務や債権の計上、仕訳処理などもできます。
企業のキャッシュフローを正確に把握し、改善するために大切なシステムです。
会計システムの提供形態
会計システムの提供形態には、以下の2つが挙げられます。
従来ではExcelで会計管理を行っていた企業が多くありました。しかし、現在はアナログ的な業務からデジタルを活用した業務へと多くの企業が舵を切っています。自社で会計システムを導入する場合は、上記のどちらかの形態を選択して、自社開発や外注への依頼などを行っていきます。
それぞれの形態について解説します。
●インストール型
インストール型とは、自社に専用のサーバーを立て、会計システムのパッケージを導入して運用をしていく方法です。自社内での管理になるため、外部通信との接続もなく運用が可能。そのため、情報流出などのセキュリティリスクの担保ができます。加えて自社でソフトの管理を行うため、自社で運用しやすいようにカスタマイズすることも可能です。自社の業務形態に合わせて導入、運用ができるのがインストール型の大きなメリットです。
一方でデメリットは初期費用が大きくかかることです。パッケージ・サーバーの購入、設置費用など用意するものが多いため、コストが大きくなっています。またカスタマイズするものが増えれば、その分コストも増えていきます。
●クラウド型
クラウド型とは、インターネット上に展開されているサービスを利用して運用していく方法です。インストール型と異なり、自社内にサーバーを設置する必要はなく、インターネット環境があれば、サービスを利用することが可能です。現在ではクラウド型を利用している企業が増えてきており、サービス形態も増えてきています。
メリットは導入費用が安いことや、導入期間が短いこと、インターネット環境があればデバイスを問わず利用できることなどが挙げられます。クラウド型ではインターネット上のサービスを利用するため、運用をすぐに開始できます。専用サーバーの設置も必要がないため、インストール型と比較して導入費用を大きく抑えることが可能です。クラウド型ではサービス利用料という形で、月額料金を支払いながら利用するのが主流になります。
一方でデメリットは、インターネット環境は自社外部の通信環境になるため、セキュリティ面に不安があることです。万が一、情報流出などが起こってしまうと、自社の社会的信用が落ちてしまいます。そのためサービスを選択する際は、セキュリティ面がきちんと対策されているものを選ぶのが大切です。
会計システム導入の目的と効果
会計システムを導入することで、どのような効果が得られるのでしょうか？システムの導入を検討しているシステム担当者の方に、会計システムでどのような効果が得られるのか、導入のメリットについてご紹介します。
●経理業務の効率化
経理業務は、毎日発生する取引を入力する作業が必要です。会計システムを導入すると、負担が大きい仕訳伝票の起票作業が効率化されます。定期的に必ず発生する仕訳を一括入力したり、外部ファイルや販売管理システムなどの外部システムから取引データを取り込んで自動的に起票したりすることで、業務の省力化が可能です。もちろん処理スピードの向上も期待できるでしょう。
●人為的ミスを軽減
処理を自動化すると手書きや手入力による部分を減らすことができ、入力ミスや二重計上、残高の不一致などの単純なミスを防ぎます。また、ミスが発生しても該当箇所をすぐに特定でき、修正が容易になります。そのため、月末や期末の締め作業の負担が軽減します。
●新しい制度や税制改正に柔軟に対応
税率や税制の変更があったときには、システムの設定を変えたり、システムをアップデートしたりするだけで対応できます。税率の段階的な変更にも柔軟に対応可能です。
また、IFRS（国際会計基準）に対応するためには、これまでとは異なる帳簿が必要ですが、会計システムなら複数の帳簿を作成・管理できます。入力するデータはこれまでと変わらず、切り口の違う帳簿を出力するだけで済みます。
●電子帳簿保存が容易
電子帳簿保存法の要件緩和で、帳簿を紙ではなくデータで保存しておくことができるようになりました。会計システムなら、すでにデータを保存してあるのでコストもかからず、簡単に対応できます。
自社に合った会計システムの選び方
会計システムは自社に合ったものを導入しなければ、かえって手間が増えてしまい業務効率化には至りません。自社に合った会計システムを選ぶために、以下の4点を確認しましょう。
それぞれのポイントについて解説していきます。
●目的に合っているか
会計システムは導入することが目的ではなく、何のために導入するのかを考えることが大切です。会計業務を効率化することで、担当者の手間を減らしたい。経営分析までを行い、自社の成長につなげたいなど、目的は企業によって様々です。自社の目的が達成できるかどうかを、逆算的に考えて選択しましょう。
●導入しやすさ
導入のしやすさも大事な点です。自社にとって必要な機能が備わっていない場合、カスタマイズが必要な可能性があります。また長期間の運用中には、制度改正に対応するためにシステムの改修や拡張を行うこともあるでしょう。こうした拡張性や柔軟性を兼ね備えているシステムは、導入のしやすさにつながります。また、ほかのシステムと連携ができるか、無料トライアル期間などで試せるか、なども確認しておくと良いでしょう。長期間の運用を視野に入れて、導入のしやすさを見ていくことが大切です。
●機能
会計業務は多岐にわたります。そのため自社は会計業務のどの部分を改善したいか、また強化していきたいかを考えるのが大切です。例えばデータ分析を行い経営判断の精度を上げたいと考えている場合、単純なデータ集計だけの機能ではなく、部門別損益まで出せる、セグメント分析までできる機能が付いていると、より効果的であるといえます。
自社の課題解決や目的を達成できる機能を備えているかを確認しましょう。
●サポート体制
導入後に効果的な運用を行っていくためには、サポート体制の充実が不可欠です。システムを導入するベンダー企業は、どのようなサポート体制を整えているか、時間帯は何時まで対応が可能かなどの確認をしておくと良いでしょう。
スムーズな対応が受けられないと業務に支障をきたす場合もあるので、自社の業務と相関性のあるサポート体制かを確認することが大切です。
会計システムの開発方法
会計システムの開発方法は、システム開発会社に依頼するところから始まります。見積もりや提案内容を確認し、問題がなければ発注して正式に依頼することになります。
依頼を受けたシステム開発会社は、「要件定義」「設計」「開発」「テスト」の順で、会計システムの開発を行い導入に向けて動いていきます。システムが問題なく稼働したら、「検修」によって料金を支払う流れです。
導入後も「運用・保守」などを依頼する場合は、月額保守費用などもかかるので、依頼前の見積もりの段階で内容を精査が必要です。また会計システムの規模やカスタマイズの多さなどによって、開発期間も変わってきます。そのため、余裕を持ったスケジュールで依頼を行いましょう。
導入前に知っておくべき会計システムのリスク
会計システムにはメリットと同時にリスクも存在します。システム担当者の方は、導入前にリスクについても知っておきましょう。
●データ改ざんのリスク
会計システムは作業の特性上、入力や修正がしやすい仕様になっています。修正が簡単なので、データの改ざんも簡単にできてしまいます。書き換えができない紙の書類とは異なり、印刷しなければ証拠も残らないので、不正行為もしやすいといえます。
データ改ざんのリスクを回避するためには、パスワードを設定したり、作業担当者の立場によって権限を制限したりするなどの対策が必要です。
●データの消失リスク
会計システム上の帳簿は電子データのため、削除すれば簡単に消失します。一般的な会計システムには必ずバックアップ機能が搭載されていますが、通常のデータと同じディスク上にある場合、バックアップも同時に損傷することがあります。
万が一のために、バックアップデータの保存場所にも注意が必要です。バックアップデータは基のデータと異なる場所に置き、ウィルス対策やセキュリティ対策も万全にしておきましょう。
会計システムの選定は、制度変更への柔軟な対応が鍵
会計システムは税制改正や制度変更、国際会計基準への対応など、いろいろなことに影響を受けます。
しかし、制度変更を理由にシステムの導入が後回しになっていると、競合他社に後れを取ってしまいます。
そのため、システムの選定にあたっては、できるだけ制度変更やIT環境の変化に柔軟に対応できるタイプを選びましょう。
これからの企業活動には、会計システムが不可欠です。
自社の会計処理に的確に対応できるシステムを選び、業務効率化を図りましょう。
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