保険業システムとは？概要や基本機能を解説

保険代理店で、「手作業による顧客・契約管理から脱したい」と、IT化を進めていこうとしている方もいらっしゃることでしょう。
これから保険業システムの導入をご検討される方に向けて、険業システムの概要、基本機能などをご紹介します。

 

目次

 

 

 

保険業システムとは

保険業システムとは、保険代理店が取り扱っている顧客・契約情報を一元管理できるシステムのことです。売上アップ機能だけではなく、改正保険業法にも対応しています。

大切な書類をファイル保存できるため、紙媒体で保存されてきた情報も顧客・契約情報に紐づけて管理できるのが特徴です。社員の営業管理・顧客・契約情報の管理、契約時の把握管理のため、保険業システムは欠かせない存在でしょう。

 

保険業システムでできること

保険業システムでは以下のことができます。

保険業システムでできること	内容
損害保険・生命保険契約の自動化・管理	損害保険・生命保険契約の自動化・管理により、最新の保険契約情報を閲覧できる
顧客単位の管理	顧客情報に紐づき、顧客情報・案件履歴情報・契約情報・見込情報を閲覧できる
期日管理	ToDo管理により、予定業務の管理ができる
紐づけによるファイル保存	顧客・契約・案件履歴情報と紐づけて、スキャン画像・PDF・Word・Excelのデータを保存できる。
見込客の管理	見込契約情報・顧客の対応履歴など見込客の管理ができる
グループウェア機能	個人・グループでのスケジュール管理、会議室・打ち合わせの施設管理
マーケット検索による抽出	条件設定で対象顧客を絞り込み検索できる

 

保険業システムの基本機能を解説

保険業システムの基本機能は下記のとおりです。

• 顧客契約管理

• スケジュール管理

• 保険商品比較

• 手数料計算

• 社内情報共有

• 勤怠管理

 

●顧客契約管理

「顧客契約管理」は、顧客の契約情報・面談記録・ライフ情報などを検索できる機能です。家族・法人単位で管理することもできます。性別・家族構成・年齢など顧客の基本情報を一元管理できるため、効率的な業務につながるでしょう。

 

●スケジュール管理

「スケジュール管理」機能により、インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも社内のスケジュール情報を閲覧可能です。個人単位からチーム単位で代理店のスケジュール・情報を活用できます。営業担当者のアポイントの状況や社内ミーティングの日程を確認できます。

 

●保険商品比較

乗合保険代理店では保険商品の比較が必要になります。「保険商品比較」機能により、保険種類・保証期間・払込期間・保険金額などの条件を指定し、保険商品の比較が可能です。手間がかかる保険商品の比較も簡単にできるため、作業負担を減らし業務の効率化につながります。

 

●手数料計算

乗合保険代理店経営者は複数の保険会社を扱うため、複雑化する手数料計算で下記のようにさまざまな課題を抱えていました。

• 手数料のデータのフォーマットが保険会社により異なる

• 手数料の支払後に計算ミスが発覚する

• 募集人ごとに支払明細を配布するのに手間がかかる

• 収益予測の計算が複雑である

• 計算ルールが複雑である

• 契約店舗ごとの成績管理が面倒である

• 代理店全体の収入予想をしたい

「手数料計算」は、こうした課題を解決し、これまで手作業で行っていた下記の手数料計算を簡単にしました。各保険会社の手数料明細データから、手数料計算に必要な情報を自動的に抽出し計算ミスを防ぎます。手数料計算の導入により、業務負担を減らせるほか、営業や事務などほかの仕事に充てることも可能です。

手数料計算の機能	特徴
保険会社の手数料データ取り込みの自動化	・手数料計算に必要な情報を自動的に抽出し同じフォーマットで取り込める
自動計算による正確性の向上	・支払条件をグループ単位で設定できる ・計算ミスを防止できる
支払明細をWeb上で閲覧可能	・募集人ごとの支払明細データを作成しWeb上で即日公開 ・支払明細を募集人に非公開の設定もできる
募集人への支払予想の出力	・保有契約に基づいた募集人への支払予想の計算ができる
複雑な計算	・グループ単位で初年度・次年度・移管契約、インセンティブ・ボーナスの支払率の設定ができる
店舗ごとの成績管理	・成約時の店舗の手数料として計算できる
代理店全体の収入予測	・代理店全体の手数料収入予測を計算できる

 

●社内情報共有

「社内情報共有」で共有資料・掲示板情報をアップロードできます。システムでの情報共有のメリットは「担当者の引き継ぎがスムーズにできる」「苦情処理がしやすい」などが挙げられます。

 

●勤怠管理

「勤怠管理」で出勤・退勤・直行・直帰・出張・休日などの申請・承認ができます。

 

保険代理店が抱える現状と課題とは

保険代理店が抱える現状と課題にはどのようなものがあるのでしょうか？

 

●現状

国内の保険代理店には、少子高齢化による保険加入者の減少といった不安材料があります。少ない保険加入者を争い、代理店同士の競争が激化していくでしょう。

 

●課題

上述の保険代理店が抱える現状から、保険代理店には効率的な営業が求められています。面談の成約率を高めるため必要な情報収集により、無駄のない営業活動が重要です。保険代理店には「成約率が高まる営業アプローチの情報共有」が必要になります。

 

保険業システムが解決できること

保険業システムは、成約率が高まる営業アプローチの情報共有の面から保険代理店の課題を解決できます。

保険業システムが解決できることは以下の3点です。

• 業務を効率化できる

• オンラインでの業務に対応できる

• 顧客情報の管理の強化・顧客満足度の増加につながる

 

●業務を効率化できる

保険業システムを導入すると、営業の進捗状況を可視化でき業務の効率化につながります。

個人の営業管理任せの場合、失注案件が発生するなど初期対応でのクレームが発生することもあるでしょう。保険業システムの導入で、保険契約データを自動的に取り込むことができます。そのため、入力ミスを予防することができ、コスト削減につながります。案件共有により入力漏れもなくなるため、業務を効率的に行うことが可能です。

 

●オンラインでの業務に対応できる

保険業システムを導入するとオンライン接客ができるようになります。インターネット環境があれば、どこにいても実施できるため面談の日程調整の負担も軽減可能です。担当者が顧客の家まで移動する交通費や時間の削減ができます。

また、損害保険においても損害の現場にスタッフを派遣したり、紙の資料を郵送したりする手間を省くことが可能です。保険業システムの導入は業務の効率化につながり、対応件数も増やせるでしょう。

 

●顧客情報の管理強化・顧客満足度の増加につながる

保険業システムの導入により、顧客情報の管理強化・顧客満足度の増加につながります。保険見直しのタイミングやライフイベント発生時期を把握することで、顧客の希望に沿った商品を提案することが可能です。その結果、タイミングを逃さずスムーズな契約締結ができるでしょう。

 

保険業システムを導入するときのポイント

保険業システムを導入するときは、どのような点に注意したら良いのでしょうか？

注意すべきポイントは下記の3点です。

• 必要な機能がシステムに内蔵している

• 自社業務・業界的に合っている

• 導入することで利益になるかを考える

 

●必要な機能がシステムに内蔵している

保険業システムを導入する場合、必要な機能がシステムに内蔵しているかどうかをチェックする必要があります。業務ごとに必要なシステムが異なると、システムを横断して操作しなくてはなりません。その結果「業務効率の低下を招く」「システム利用料金が増加する」などの課題が発生します。

また、顧客に紐づけて情報を管理できない場合「顧客へのフォローができない」「契約のタイミングを逃す」といったリスクも生じるでしょう。システムを選ぶ場合、必要な機能が一元管理されているかどうかに注意して選ぶことをおすすめします。

 

●自社業務・業界的に合っている

保険業システムは、自社業務・業界的に合っているシステムを選ぶことが重要です。システムは「生命保険業務向けのシステム」と「損害保険業務向けのシステム」に特化したものがあります。

自社の業務・業界に合わないシステムを選ぶと、コストや手間の増加につながるでしょう。必ずシステムの内容をチェックし、自社に合ったものを選ぶことをおすすめします。

保険業システムのタイプ	特徴
生命保険業務向けのシステム	・複数の証券の横断管理が可能 ・リマインド機能がある
損害保険業務向けのシステム	・満期管理 ・早期更改 ・事故対応の進捗管理

 

●導入することで利益になるかを考える

保険業システムは、管理・効率化目的のために導入すると「コスト」が発生するだけになります。

また、システムの使い勝手が悪い場合、導入しても使用されないといった事態も起こるでしょう。解決策として「売上アップにつながる機能」を持った保険業システムの導入をおすすめします。「売上アップにつながる機能」は企業・保険募集人双方にメリットがあり、導入成功につながるのです。

売上アップにつながる機能は下記のとおりです。

売上アップにつながる機能	特徴
リマインド機能	・顧客のライフプランの節目に合わせた能動的なアクションができる ・顧客満足度の向上につながる
検索機能	・既存の顧客を特定の条件で絞り込みができる ・既存の顧客へのアプローチにつながる

 

保険業システムを導入する方法

保険業システムを導入する方法には下記の2つの方法があります。

• パッケージソフトを購入する

• 自社独自のシステムの開発を依頼する

 

●パッケージソフトを購入する

パッケージソフトの購入はすでにできあがっているシステムを購入することです。

パッケージソフトにはコストが安い、導入までの期間が短い、品質が良いなどのメリットがあります。デメリットは、必ずしも自社に必要なシステムとは限らない可能性や、カスタマイズが自由にできないなどが挙げられます。

費用を抑えたい場合や導入時間を短くしたいという場合、パッケージソフトの購入をおすすめします。ただし自社に適していないパッケージソフトを購入した場合、業務効率を下げるため注意が必要です。

 

●自社独自のシステム開発を依頼する

自社独自のシステム開発を依頼すると、オーダーメイドで自社に合うシステムの構築・導入が可能です。

必要な機能だけ追加し使い勝手の良いシステムを導入できます。デメリットは、システムの導入に時間がかかることです。また、オーダーメイドのため費用も高額になるでしょう。

 

システムの導入で無駄をなくそう

国内の保険代理店は少子高齢化により保険加入者が減っており、保険代理店には「無駄のない営業活動」が求められています。そうした保険代理店の課題を解決してくれるのが「保険業システム」です。

保険業システムの導入で、保険代理店が取り扱っている顧客・契約情報を一元管理でき、業務の効率化にもつながります。システムを導入する場合、業務の効率化アップの機能だけではなく、売上アップの機能が付いたものを選ぶことが重要です。「リマインド機能」などの売上に直結するようなシステムを導入することで、顧客との契約成約率を高めることができるでしょう。

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