ホテル管理システム（PMS）の費用相場は？機能選びや外注する際のポイントを解説

ホテル経営には多くの課題がありますが、PMS（Property Management System）を利用することで、予約管理や顧客管理などの業務を効率化できます。さらに会計や経理業務もスムーズに行えるようになり、ホテル運営をより円滑に進めることができます。今回はそんなホテル業務のマストシステムとなりつつあるPMSを検討している担当者へ向けて、導入費用について紹介します。本記事ではPMSの機能や規模ごとによる費用相場、必要な機能の選び方から外注を依頼するポイントまで、導入の基本事項を解説します。

 

目次

 

 

ホテル管理システム（PMS）とは？

ホテル管理システム（PMS）とは、ホテルなどの宿泊施設で予約情報、顧客情報、会計・経理情報などのデータを一元管理できるシステムです。PMSには、ホテルの空き部屋、宿泊予約、販売価格、料金精算などを一元管理する機能があります。これらの機能により、予約管理が効率化され、顧客情報の管理もできます。

PMSを導入することで、宿泊予約や残室数の把握、客室管理、施設管理など、これまで手作業で行っていた業務の自動化と効率化を実現し、従業員の業務負荷を軽減が可能です。さらに予約データや顧客データを活用したデータ分析が可能となり、顧客サービスの向上にも寄与します。

 

ホテル管理システム（PMS）の主な機能

PMSには多様な機能が存在します。そのため、実装する機能によって金額が変わります。まずは、PMSの機能を理解しておくことで、費用の概算がしやすくなります。そこで、PMSの主な機能について以下の表を参照ください。

 

機能名	説明
予約管理機能	ホテルの空き部屋、宿泊予約、販売価格、料金精算などを一元管理し、予約の管理が効率化できる機能。
顧客管理機能	一度でも宿泊した顧客の情報を登録・管理し、誕生日や記念日の登録も可能。DM配信ができるシステムもある機能。
フロント業務支援	チェックイン・チェックアウト、部屋別の伝票入力、請求書の発行などフロント業務の自動化と効率化を支援。客室のステータスも一目で確認できる機能。
施設管理機能	会議室や会場など施設の利用予定時間を見える化し、予約や空き状況を一目で確認できる機能。
料理管理機能	朝食や夕食の有・無の確認および料理の種類や会場などの集計ができ、必要な食事数の把握に役立つ機能。
手配管理機能	マッサージやカラオケ、送迎などの手配が必要な業務を支援し、カテゴリーや利用目的別でも管理できる機能。
売掛管理機能	売掛金の台帳管理や入金管理、残高管理ができ、クーポン券やカードなどの管理もできる機能。
会計機能	売り上げの登録やチェックアウト処理を支援し、レシートや日別の利用明細の発行、明細情報の管理にも対応できる機能。

 

以上のようにPMSは、ホテル運営に関する様々な業務を支援する機能を持つシステムです。

 

ホテル管理システム（PMS）導入料金目安

PMSの導入の料金目安は、導入方法やホテル施設の規模により異なります。既存システムを使って導入する場合やスクラッチ開発で導入する場合など、ホテル施設の規模などにより導入料金は変わってきます。ここからは、料金目安に影響が大きい要素となる施設規模ごとの料金目安について解説していきます。

 

• 中小規模の施設の場合

• ビジネスホテルの場合

• 大規模施設の場合

 

●中小施設の場合

旅館や民宿、ペンション、ゲストハウスなどの100室以下の中小規模の施設には、使い勝手やコストパフォーマンスに優れた既存システムやサービスがおすすめです。このようなシステムでは月額約3万円から利用可能であり、予約管理や部屋割り、会計管理、集計など、幅広いホテル運営業務をカバーする製品も存在します。

 

●ビジネスホテルの場合

ビジネスホテルでは、得意先の法人管理や売掛管理、請求書払い対応が求められます。また、リピーター向けにポイント管理や、客室タイプ・曜日ごとの金額調整などの機能も必要です。これらの要求を満たすためには、大規模施設向けの導入が必要となることがありますが、ビジネスホテルに適した機能を備えた既存システム（パッケージソフトウェア）も多く販売されています。基本的なパッケージ製品では、ベッド数に応じて金額が変わるものが多いです。1ベッドあたり200円のような形式となります。

 

●大規模施設の場合

100室以上のホテルなどの宿泊施設では、団体予約機能や、大人数の宴会を手際よく進めるための料理管理機能などが必要となります。また、独自オペレーションに対応可能なカスタマイズ性も重要です。さらに、PMS導入後にもオペレーションの変更や、部屋のステータス変更、増設などへの対応が求められます。これらの要求を満たすには、既存システムでもカスタマイズ性の高い製品、もしくはスクラッチ開発での導入が必要となり、費用は高額になる可能性があります。
大規模施設の場合は、カスタマイズ性が高いため金額を明言することはできません。つまり、開発会社と相談して金額を決定していくことになります。

以上のように、ホテルや旅館、ペンション、ビジネスホテルなど、施設規模によって必要な機能が異なります。これによって、PMSの導入方法や種類も変わります。また、PMSは開発・導入するだけでなく、時代の変化に合わせた運用方法や業務内容を更新していく必要があります。PMSの開発や導入を行う際には、将来性を考慮することが大切です。自社の課題を洗い出し、システム要件をまとめると共に、必要な機能を検討してまずは開発会社へ相談することから始めましょう。

 

ホテル管理システム（PMS）に実装する機能選びのポイント

ホテル管理システム（PMS）の費用相場は、機能や施設規模によって料金が変動することが理解できたと思います。では、実装する機能はどのように選べば良いでしょうか。ここからはPMSに実装する機能の選び方について解説していきます。

 

• 宿泊予約サイト・サイトコントローラーの連携範囲

• 既存予約システム・サイト（自動精算・チェックインシステムなど）との連携

• システムで対応したい業務範囲（清掃管理・帳簿管理もやりたいかどうかなど）

• 複数施設の状況を一元管理したいかどうか

 

●宿泊予約サイト・サイトコントローラーの連携範囲

自社のサイトや国内外のOTA（じゃらんnetや楽天トラベルなど）とのサイトコントローラー連携が可能です。そのため、料金や空室情報の変更を一括で反映することができ、予約情報も一元管理が可能となり、業務の効率化がさらに促進されます。作業の省力化や効率化を実現させるためには、この機能は必要なものの一つです。

 

●既存予約システム・サイト（自動精算・チェックインシステムなど）との連携

自社における既存システムとの連携も、作業の省力化・効率化を促進するために重要な機能です。ホテル管理システム（PMS）の中には、チェックインやチェックアウトを顧客自身で完結できるセルフチェックインシステムや、鍵がなくてもスマートフォンや暗証番号で解錠・施錠ができるスマートロックなどと連携機能を実装しているシステムもあります。

 

●システムで対応したい業務範囲（清掃管理・帳簿管理もやりたいかどうかなど）

ホテル管理システム（PMS）の使いやすさや、費用面をクリアしていても、自社に必要な機能が搭載されていなければ活用することができません。PMSを選ぶ場合、予約管理業務や顧客管理業務など以外にも、清掃管理、帳簿管理、データ分析など、自社がシステムで対応したい業務の省力化や効率化ができる機能が搭載されているのかを確認することが大切なポイントです。

 

●複数施設の状況を一元管理したいかどうか

自社が運営・経営しているホテルなどの宿泊施設が複数ある場合は、宴会場、会議室など複数施設の状況を一元管理したいかどうかを検討する必要があります。複数施設を一元管理する場合としない場合では、ホテル管理システム（PMS）の種類や機能が大きく異なります。また、一元管理する場合、PMSで管理する業務の範囲を明確化する必要があります。さらに、複数施設を一元管理した場合、導入後の運用方法や業務の変更などについても検討しておくことが大切です。

PMSには、使いやすさや費用面をクリアしていても、自社が必要とする機能が搭載されていなければ活用することができません。機能を選ぶ際は、宿泊予約サイトや既存システムとの連携、業務範囲、複数施設の一元管理など、自社がシステムに求める要件を、その機能で実現できるかを判断することがポイントになります。

 

ホテル管理システム（PMS）開発を外注する際のポイント

ここまでホテル管理システム（PMS）の機能選びのポイントについて解説してきました。機能選定のポイントについて理解できたと思います。しかし、実際に自社が実現したいことに合った機能が選べるのか不安を抱いている担当者の方は多いのではないでしょうか。自社単独で、PMSを導入することは難しいことです。そこでPMSをスムーズに導入する方法として、開発・導入を外注する方法があります。ここからはPMS開発・導入を外注する際のポイントについて解説していきます。

 

• 実装する機能を明確化（要件定義書を作成するため）

• 実績やスキルのあるシステム開発会社の選定

• 複数社の見積もりを検討

• 開発会社への丸投げはNG

• 保守・運用体制の確認

• セキュリティ対策の充実性

 

●実装する機能を明確化（要件定義書を作成するため）

ホテル管理システム（PMS）開発・導入を外注する際、最も大切なのは、システムに希望する内容を明確にして要件定義書を作成することです。要件定義書の有無により、開発要件のすり合わせなどの打ち合わせがスムーズに進みます。また開発中に要望どおりに開発が進んでいるかの確認にも役立ちます。さらに要件定義書があることで、発注側と開発側の双方の認識ズレを防ぎ、開発の修正ややり直しなどの発生を最小限に抑えることで、余計な費用をかけることなく開発を進めることができます。

 

●実績やスキルのあるシステム開発会社の選定

ホテル管理システム（PMS）の開発・導入において、充実した機能を予算内で実現することが重要です。しかし、システム導入後に業務がスムーズに進まない状況は避けるべきです。そこで、開発・導入を外部委託する際のポイントとして、導入実績やエンジニアのスキルが重要になります。PMS導入実績が豊富な委託業者は、ホPMSの知識や技術面での理解に加え、実績経験から得られるホテル業務の知識も持っているでしょう。また、システム導入後のアフターフォロー体制も整っていることが期待できます。

 

●複数社から見積もりを検討

ホテル管理システム（PMS）の開発・導入を外部委託する際には、複数の企業から見積もりを取得することが重要です。同じシステム開発内容であっても、企業ごとにエンジニアの単価に違いがあり、見積もり金額が異なります。ただし、見積もり金額が安いからといって開発業者を選ぶのではなく、導入実績やエンジニアのスキル、アフターフォローなどを総合的に判断し、開発委託会社を選ぶことが重要です。

 

●開発会社への丸投げはNG

ホテル管理システム（PMS）の開発・導入において、開発委託会社にすべてを任せることは避けるべきです。開発途中で定期的に打ち合わせを行い、進捗状況や要求定義書通りの開発が進んでいるか、両者の認識にズレがないかなどを確認することが必要です。また、開発中に発生した問題や課題を双方で話し合い、解決策を見つけ、共通の認識で開発を進めることも重要なポイントです。

 

●保守・運用体制の確認

ホテル管理システム（PMS）の導入は、一度きりのものではありません。時代の変化に伴い業務内容や運用方法が変わることから、システムの変更やソフトウェアのアップデートが必要になります。また、ホテルなどの宿泊施設ではシステムが24時間365日稼働し、業務を行っています。このような事情から、PMSの開発を外部委託する際には、導入後のシステム保守体制や保守内容・範囲、障害発生時の復旧方法や体制などを確認しておくことが重要です。

 

●セキュリティ対策の充実性

ホテル管理システム（PMS）は、顧客の個人情報や経営情報など、機密性の高い情報を多く保有しています。そのため、情報漏洩を防ぐための対策が必要です。特に、自社のサイトや国内外のOTA（じゃらんnetや楽天トラベルなど）と連携している場合は、外部からの攻撃を受ける可能性も高まります。PMSの開発を外部委託する際には、セキュリティ対策が適切に行われているか確認しておくことが重要です。

PMSの開発を外部委託する場合、システム導入の目的を明確にし、望む内容を整理して要件定義書を作成することで、開発期間の短縮や費用の抑制が可能となります。また、開発会社に全てを任せず、定期的に打ち合わせを行い、進捗状況や要件定義書に基づく開発が進められているか確認し、認識のズレを調整しながら進めることが大切です。さらに、複数の開発会社から見積もりを取得し、価格だけでなく導入実績、エンジニアのスキル、導入後のサポート体制や範囲などを総合的に判断して選ぶことが重要です。

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