システム開発のプロジェクト計画書とは？記載すべき内容や作り方について徹底解説！

システム開発のプロジェクトを効率的かつ円滑に進めるためには、プロジェクト計画書が欠かせません。プロジェクト計画書において、詳細なスケジュールや人的リソース、コストの見積もりなどを決定しておくことによって、プロジェクトの途中段階でも現状を把握しやすくなります。

しかし、システム開発を検討している企業のご担当者の中には、プロジェクト計画書の作成方法に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、システム開発のプロジェクト計画書に記載すべき内容や作り方、注意点などについて詳しく解説します。

 

目次

 

 

システム開発のプロジェクト計画書とは

システム開発におけるプロジェクト計画書とは、プロジェクトを進めるために必要となる情報をまとめた文書のことです。プロジェクトの規模によって計画書の粒度は異なりますが、プロジェクトを遂行する際には必ず作成します。プロジェクトを進行するうえで、プロジェクトの目標や工程、コストなどの詳細な情報は必須です。そのため、プロジェクトの背景や目的、範囲、スケジュール、予算、リスク管理などを具体的に記載します。

プロジェクト計画書を通して詳細情報をプロジェクトメンバーに共有することによって、チーム全体が共通の認識を持ち、効率良く作業を進められます。また、プロジェクトの進行中の段階や完了時においても使われる文書です。プロジェクト計画書を用いてこれまでの実績を振り返ることで、計画どおりに進んでいるか、ミスが発生していないか、ということをチェックできます。プロジェクトのスタート時はもとより、計画と実績に乖離がないかの確認に役立つ文書のため、プロジェクト計画書の作成は必要不可欠です。

 

システム開発のプロジェクト計画書の記載内容

システム開発における数多くのプロジェクト計画書は、 PMBOKのフレームワークが土台となっています。

PMBOKとは、「Project Management Body of Knowledge」の略称で、プロジェクトマネジメントの知識体系です。PMBOKではプロジェクトに必要なプロセスが定義されており、ここでは、PMBOKをベースとしたプロジェクト計画書の記載内容について、詳しくご紹介します。

 

●プロジェクト概要

まず、プロジェクトの基本情報である概要を記載します。具体的には、プロジェクトの名称や作業期間、目的、ゴールが挙げられます。

目的とは、何のためにシステム開発プロジェクトを遂行するのかという指標のことです。開発するシステムの役割やプロジェクトの狙いを明確にしてください。

一方、ゴールとはQCDの具体的な数値を指します。QCDとは、Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）の3つの頭文字を並べたもので、「生産管理の3要素」とも呼ばれています。

プロジェクト概要における目標
Quality（品質）	開発するシステムの品質目標値。性能・機能なども含め、細かいところも設定する
Cost（コスト）	開発コスト面での目標値。原価率、利益目標を具体的に記載
Delivery（納期）	開発期間やシステムのリリースなどの目標値。中間目標の日程、ローンチの日を記載

 

●作業の範囲と成果物（スコープ）

続いて、プロジェクトで取り組む業務範囲や成果物の定義を明確にします。プロジェクトのゴールに向かうには、詳細な作業の洗い出しが必要です。その際、「WBS」を利用するのがおすすめです。

WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略称で作業分解構成図を指します。行うべき作業（Work）を細かく分析（Breakdown）し、階層構造（Structure）で示すことで、プロジェクト完了までのすべての作業を抜け漏れなく洗い出せます。

タスクや作業をすべて漏れなく洗い出すためには、タスクをできるだけ細分化することがポイントです。細かく設定することで、具体的な作業の時間や内容、コストなどを推定できます。

 

●コストと予算

プロジェクトに必要なコストと予算をすべて明確に記載します。システム開発に関する人件費、外注費、社内ネットワーク構築費用などが挙げられます。具体的な項目は、以下の表のとおりです。

人件費	プロジェクトの中で大部分を占めるコストのため、正確な数字を記載する
外注費	システム開発を外部に委託する場合に記載する項目
社内ネットワーク構築費用	プロジェクト進行に必要になる、ハードウェアやソフトウェアの費用を指す。使用機器やソフトウェアに必要な保守管理費用、通信費やサーバなどのインフラ費用も該当する
ライセンス費用	契約しているサービスを利用するために必要な費用
備品費	プロジェクトに使用する備品の費用

 

プロジェクト開始後に予算外の資源が必要になった場合、それを確保するのが難しいケースもあるため、プロジェクト計画書を作成する段階で、必要な予算を確保することが大切です。

 

●スケジュールとタイムライン

スケジュールを作成する際は、プロジェクトの開始や完了予定日、要求、設計、実装、テストといった大きなレベルでの工程ごとの日程スケジュールを記載します。

スケジュールは、細かく記載する必要はありませんが、開発日程上の主要なマイルストーン（中間目標地点）においては、日付や責任者も含めて記載してください。スケジュールを設定する際は、WBSをもとに計画するとスムーズに作成できます。

 

●体制とリソース

一般的にシステム開発は複数の組織や部門、担当者が関係し、プロジェクトチームを立ち上げて行います。プロジェクトに参加するメンバーと各々の役割を定義し、システム全体の開発プロジェクトの体制や責任分担を、図表を活用して整理するのがポイントです。

社外にプロジェクトにかかわるメンバーがいる際は、社内外問わずすべてのメンバーを記載してください。プロジェクトの体制は、プロジェクト体制図にまとめるのがおすすめです。指揮命令系統が明確になり、責任所在が把握しやすくなります。

また、プロジェクトを遂行するためにはリソースが必要です。プロジェクト体制図が完成したら、役割表において会社名、ポジション、役割を記載し、各工程のリソースを明確にします。

 

●リスク管理

システム開発の過程において、トラブルが発生することは珍しくありません。しかし、予測できるトラブルもあるため、あらゆるリスクを想定したリスクマネジメントが求められます。プロジェクト計画書にリスク管理の項目がないと、トラブルが発生した時に迅速に対応できません。

リスク管理では、起こり得るリスクを想定し、対策を記載します。リスクの具体的な内容や、トラブルが発生する確率・頻度、各リスクへの具体的な対策、重要度を明確にし、記載してください。また、リスクマネジメントの体制についても明記しておくことが大切です。

プロジェクトにおいて、誰が主体的にリスクマネジメントを進めていくかを明確にする必要があります。

 

システム開発のプロジェクト計画書の作成方法

システム開発のプロジェクト計画書の作成には、以下の5つのステップが必要です。

1. プロジェクトのスコープの定義
2. 人的リソースの見積もり
3. スケジュールの決定
4. コストの見積もり
5. リスク想定

 

上記の手順に則って作成を進めていくことによって、手戻りを防ぎ、効率的に作業が行えます。ステップごとに詳しくご紹介します。

 

●1.プロジェクトのスコープの定義

まず、プロジェクトで取り組むスコープの定義を記載しましょう。具体的には、タスク、時間、リソースなどのプロジェクトの完遂に必要な作業や、成果物、納品日などを指します。スコープを明確にしなければ、プロジェクト計画書を作成できません。プロジェクトのスコープを適切に定め、タスクを洗い出すことによって、やるべきことが明確になり、限られたリソースの中で効率的にプロジェクトを進行できます。

 

●2.人的リソースの見積もり

スコープが定義されることによって、プロジェクトに必要な工数や作業内容が明らかになります。各工程に必要な人員をはじめ、外注が必要な際は外注に出す部分・外注先などを詳細に決め、人的リソースを見積もります。その際、類似プロジェクトでの人員リソースを確認しておくことも効果的です。

人的リソースの見積もり段階で組織図や役割表を活用することによって、視覚的にわかりやすくなり、各タスクの整理にも役立ちます。

 

●3.スケジュールの決定

プロジェクト全体の工期や着手時期、マイルストーン、ローンチの日程などを決めます。スケジュールは、大枠をマスタースケジュールとして作成し、WBSを用いて詳細なスケジュールを管理すると、プロジェクト全体像の可視化にもつながります。

 

●4.コストの見積もり

プロジェクトを完遂するまでに必要な作業量、作業時間、人的リソースから最終的なコストを見積もります。システム開発のプロジェクトにおける最終的な目標は「利益を出すこと」であるため、収支を計算して見積もることが重要です。類似プロジェクトでの開発規模や見積もり根拠も確認しておくと、数字が出しやすくなります。

コストをある程度確定することで、目標売上高や目標利益額が明確になり、予期せぬ超過の発生を抑えらます。

 

●5.リスク想定

最後に、予想されるリスクを洗い出します。プロジェクト内で起こり得るリスクをできるだけ洗い出し、トラブル発生確率、頻度、各リスクに応じた対策を提示してください。想定内のトラブルが起きることを避けるためにもさまざまな観点からリスク想定を行い、トラブルに備えることが大切です。

 

システム開発のプロジェクト計画書作成時の注意点

ここでは、プロジェクト計画書を作成する際に注意したいポイントを3つご紹介します。

• フォーマットを統一する

• 図やグラフを活用する

• 情報をスムーズに共有できる体制を定める

 

上記のポイントを注意することによって、より効率的にプロジェクト計画書を作成できます。

 

●フォーマットを統一する

プロジェクト計画書はあくまで計画であるため、実際にプロジェクトが動き出した際、予定どおり進まないことも起こり得ます。その際、プロジェクト計画書の修正も行いますが、フォーマットがないとイチから作り直す必要があり、修正に手間や時間がかかります。

大規模なシステム開発プロジェクトでは、多くのメンバーが計画書の作成に携わるものです。作成段階からフォーマットを統一しておくことによって、責任者や担当者が変更になった場合でも対処がしやすくなり、混乱やリスクを防げます。

 

●図やグラフを活用する

プロジェクト計画書は、プロジェクト参加メンバー以外の方も見ることがあります。専門用語を乱用するとわかりにくくなってしまうため、図やグラフを活用し、視覚的に把握しやすいよう作成するのが大切です。図やグラフの作成で用いられるデータはエビデンスのベースとなり、説得力が増す効果もあります。

 

●情報をスムーズに共有できる体制を定める

プロジェクトにかかわるメンバーが多いほど情報共有が難しい傾向にあるため、効率的に情報を共有できる仕組みを整えることがポイントの1つです。

プロジェクト計画書を作成したら、情報共有ツール内にストックし、迅速に関係者全員に共有できる仕組みを作ります。検索機能やフォルダ機能を使って簡単にアクセスできる仕組みがおすすめです。

メールやチャットなどで共有する際、ほかのメールやメッセージで見落としが発生することも起こり得るため、フォルダ・ラベルの自動振り分けやアーカイブ機能、メール管理ツールなどを活用し、プロジェクト計画書が流れないよう管理してください。

また、計画書の修正や変更が生じた際はもとより、作成後も適切に活用できるよう、計画書を運用する体制を築くことも大切です。

 

システム開発のプロジェクト憲章とプロジェクト計画書の違い

プロジェクト計画書と一見類似している文書として、プロジェクト憲章が挙げられます。どちらもプロジェクト開始前に決定し、プロジェクトを円滑に進めるために大きく役立つ文書ですが、果たす役割は異なります。

ここでは、プロジェクト計画書とプロジェクト憲章の特徴と両者の違いについて解説します。

 

●プロジェクト計画書の特徴

プロジェクト計画書とは、プロジェクトチーム全体が調整された計画のもとに、作業を進めるための指針となる文書です。

記載される具体的な内容としては、プロジェクトのスコープやスケジュール、リソース、コスト、リスク管理などが挙げられます。プロジェクトマネージャーがプロジェクトの進捗状況を確認し、関係者に報告する際の情報源としての役割も果たす文書です。

 

●プロジェクト憲章の特徴

プロジェクト憲章とは、プロジェクトの立ち上げに関わる方たちに向けて、目的や範囲、方向性を認識してもらうための文書のことです。プロジェクト開始の必要性や、プロジェクトのビジョンを明確にする役割を担い、プロジェクト計画書の前段階に作成されます。

 

●両者の違い

プロジェクト計画書とプロジェクト憲章の違いとして、まず目的と内容が挙げられます。プロジェクト憲章がプロジェクトの承認を得るために作成される文書である一方、プロジェクト計画書はプロジェクトを円滑に進めるための指針となる文書を指します。

また、対象者が異なる点も特徴の1つです。プロジェクト計画書は、プロジェクトに実際にかかわるメンバーを対象としていますが、プロジェクト憲章は、プロジェクトの立ち上げや承認にかかわるメンバーが対象です。

一般的には、プロジェクト憲章を作成し、プロジェクトの承認を得てからプロジェクト計画書を作成するため、作成するタイミングにも違いがあります。

 

システム開発を円滑に進めるために、適切なプロジェクト計画書を作成しよう

システム開発には多くの作業や工程が必要となるため、プロジェクト計画書の作成が欠かせません。

プロジェクト計画書は、システム開発のプロジェクトの目的や目標、スケジュール、スコープ、人的リソース、コストなどを記載した文書です。プロジェクトのゴールまでのスケジュールを明確にする役割を担っているため、システム開発を円滑に進めるだけでなく、関係者間で共通の認識を図るツールとしても役立ちます。

プロジェクト計画書の作成中、社内のリソースではプロジェクトが進まない可能性があると判断した場合は、外注を検討するのも1つの手段です。

「自社に合った開発会社がわからない」「選定にできるだけ時間をかけずにスムーズに導入したい」とお考えのご担当者様はぜひ一度発注ナビをご検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

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