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予約システムの見積もり方法は?開発にかかる費用相場や注意点

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予約システムには数多くの種類があり、どれを導入したら良いのかわからないとお困りの担当者も多いのではないでしょうか。
また、既存のシステムではなく、独自に開発したい場合にどれだけ費用がかかるのか知りたい人も多いでしょう。
この記事では、そんな予約システムの導入について、開発する際の費用相場から開発会社への見積もり方法までを、わかりやすく解説します。

 

目次

 

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予約システムとは?

予約システムとは、様々な予約情報をまとめて、一元管理できるシステムのことです。ホテル、飲食店、美容院、サロン、Webサービスなどの多くの業界で導入されています。予約システムを活用することで、受付や管理業務を効率化できるようになるため、ビジネスにおいて欠かせないツールとなっているのです。

 

予約システムを導入する費用相場

予約システムを導入する場合、どんなシステムを使うかによって金額が変わります。導入方法としては、「ASP・パッケージ型を利用する」、「クラウド型の予約システムを利用する」、「オリジナルで開発・構築する」の3パターンに大きく分けられます。それぞれの特徴や費用相場を紹介しますので、自社に合った導入方法はどれにあたるのか確認してください。

 

●ASP・パッケージ型の予約システムの費用相場

予約システムの導入に、ASPまたはパッケージ型を利用することで、オリジナルで開発するよりも費用を抑えられます。一般的な費用相場としては、5,000円~1万円程です。一部、無料で利用できるものもありますが、その場合には使える機能に制限がある場合が多くなっています。

ASPまたはパッケージ型は、既に予約システムが構築されているものなので、購入すればすぐに導入開始が可能です。費用としては、毎月料金が発生するタイプのものから、買い切り型のものまでバリエーションが豊富に揃っています。

ASP・パッケージ型であれば、導入時の費用を大幅に軽減できます。しかし、既存のシステムとなっているため、自社のシステムとの互換性がなく使えないという場合もあります。導入前に、そうした問題がないか確認しておくことをおすすめします。

 

●クラウド型の予約システムの費用相場

クラウド型の予約システムを導入する場合、段階的な料金プランが用意されています。求める機能や規模に合わせて選択が可能で、料金プランの相場とは5,000円~1万円前後が一般的です。月々の料金プラン以外に必要となるのが初期費用で、運用会社によって設定金額が異なります。一部、無料で気軽に始められるサービスもありますが、初期費用として5,000円前後、必要になることがほとんどです。また、大企業や大型プロジェクト向けに高度なサービスを提供している会社もあり、その場合は初期費用や料金プランも相場よりも高くなります。

クラウド型の予約システムは、提供されているサービスによって費用の違いが発生しますので、比較検討する際は、どんな料金システムの仕組みになっているのかをしっかり確認することが大事です。

 

●オリジナルで予約システムを開発する場合の費用相場

予約システムを自社でゼロから構築する場合、どんな機能を搭載させるのか、大規模なのか小規模なのかなどによって費用は大きく異なります。

予約システムとして、小規模かつ必要最低限の機能だけに絞った場合、数十万円で開発可能です。しかし、大規模かつ複雑な予約システムともなると数千万円を超えるほど費用になることもあります。

また、予約システムの導入のために開発したいが、自社にリソースがない場合は、外部のシステム会社へ依頼して開発することも可能です。

外注で開発・構築を依頼する場合の費用相場は、最低限のシンプルな機能に絞ったシステムで数十万円から数百万円。大規模なシステムの場合には、数千万円が相場です。

ちなみに、オリジナルで開発した予約システムは、開発して終わりではありません。開発が完成した後も、運用・保守管理が発生してメンテナンスも定期的に行う必要があります。開発費用とは別に、導入後の人件費も忘れずにコストに含めた上で検討してください。

 

予約システムの開発における「人件費」と「設備費」

予約システムをオリジナルで開発する場合、システム開発における工数、開発難易度、人員数などによって変動します。その中でも、大きなコストとなる「人件費」と「設備費」について紹介します。

 

●人件費

予約システムに限りませんが、システム開発において、もっともコストがかかるのが人件費です。開発する規模や内容によっては、人件費だけで8割を占めるとも言われています。予約システムを開発するためには、発注者から要件を聞き、開発のスケジュールやスケジュール管理を行う「プロジェクトマネージャー」が必要です。また、システム設計を担う「システムエンジニア」、設計に従ってコーディングを行う「プログラマー」や「エンジニア」なども必要になります。このように、多くの人が予約システムの開発にかかわることになるため、人件費が高くなってしまうのです。

そして、予約システムが大規模かつ高度な技術が求められるものであればあるほど、開発にかかわる人数が増えて人件費が高騰するのです。

 

●設備費

人件費の次に、大きなコストとして発生するのが「設備費」です。

設備費には、主に2種類あります。1つは、システム開発や運営で必要な設備への投資費用です。これは、予約システムを動かすためのサーバー代やツールの費用といったものが該当します。これらがなければ、予約システムを稼働することができないため、必ず予算として必要になる費用です。

もう1つは、環境設備にかかる費用です。具体的には、予約システムの開発に伴い、エンジニアが使うパソコン自体やネットワーク通信費、さらには光熱費やスペース代などです。外注に依頼する場合には、環境設備に関して含まれた形で見積もりが出ることが多いため、そこまで考える必要はありません。しかし、自社で予約システムの開発を行う場合には、環境設備として一定の費用を算出する必要がありますので注意しましょう。

 

予約システム開発の見積もり方法

予約システムを外注する場合、見積もりを取ることになります。見積もりを取ると一口に言っても、「予約システム一式」のように大まかな見積もりにしてしまうと、詳細な工程や人件費などがわからず、要望が含まれているのかわかりにくくなります。さらに、各項目に対して費用が高いのか安いのかもわかりません。そうした問題を防ぐために、「FP法」という見積もりの方法があります。

 

●FP法(ファンクション・ポイント法)で見積もりをする

FP法とは、「Function Point method」の略で、ソフトウェアの規模を計測する手法の1つです。簡単にすると、機能の数と機能の何度をもとに考える見積もりの方法です。

やり方としては、まず予約システムの各機能にポイントをつけます。そして、ポイントごとに費用を算出する方法です。

例えば、予約システムに「A」、「B」、「C」、「D」の4つの機能をつけるとします。実装が難しい機能のAとBは20ポイント、一般的な機能のCは10ポイント、実装しやすい機能のDは5ポイントというようにポイントをつけ、合計ポイントに規定額をかけて費用総額を算出します。算出した費用総額と、依頼した機能の数と難易度のポイント数を比較することで、見積もり金額の妥当性を判断できるようになります。

FP法以外にも、工数試算係数という「作業単価×作業時間」で費用を算出する見積もり方法もあります。しかし工数試算係数の場合、過去に実績がない場合には見積もりに時間がかかり、大きく費用がブレる可能性もあるため注意が必要です。システム会社によって見積もり方法が異なることが多いため、先に算出方法を指定して依頼をすると確認も楽になります。

 

予約システムの導入における選び方のポイント

いざ、予約システムを導入しようとしても、何を基準に選んだら良いのかわからないという人も多いと思います。ここでは、どのように予約システムを選んだら良いのか以下の項目別にご紹介します。

  • 予約の管理機能のタイプを確認

  • 決済機能の有無を確認

  • セキュリティ対策の確認

  • 顧客管理機能の確認

 

●予約の管理機能のタイプを確認

予約システムには、予約管理機能のタイプがいくつかありますので、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

例えば、以下のような予約タイプがあります。

  • 運営側がスケジュールを設定して、顧客が選ぶタイプの予約管理機能

  • 自由に日時を選択できるタイプの予約管理機能

  • 時間と担当スタッフを自由に選択できるタイプの予約管理機能

  • 時間割のようにカレンダーにしてマッピングできるタイプの予約管理機能

美容院、エステサロン、飲食店、スクール関連など、業種や業態によって必要な予約管理機能が異なります。自社に必要な機能はどんなタイプなのかを洗い出してから、ぴったりのものを導入するようにしましょう。既存の予約システムで、導入したい機能がなければ、オリジナルで開発したり、既存のシステムをカスタマイズしたりしてください。

 

●顧客管理機能の確認

予約システムには、顧客情報を蓄積できるものや一覧表示にできるものなどがあります。顧客管理機能があることで、必要な時にCSV形式の出力ができたり、情報を別のシステムと連携できたりするようになります。クラウド上で管理するタイプのものなら、編集も簡単にできることが多いので、常に最新情報にしておくことも可能です。予約システムを使って自社のマーケティングにも活かしたいという場合には、顧客管理機能の有無を確認しておくと良いでしょう。

 

●決済機能の有無を確認

予約システムの中には、決済機能が付いているものもあります。旅行の際に、宿泊先や交通機関の予約をする際に、事前決済できることが多いと思いますが、それらが決済機能つきの予約システムです。予約の段階で決済できるので、入金忘れやキャンセル防止、手動決済の工数削減にもつながります。顧客にとっても、運営者側にとっても円滑にサービスを利用できるものとなっています。ただし、決済機能が必要ではない業種や業態もあると思いますので、本当に必要な機能かどうかを事前に検討してください。

 

●セキュリティ対策の確認

予約システムには、多くの顧客情報が含まれます。オリジナルで開発したもの、クラウド型のものにしろ、セキュリティ対策ができていなければ重大な事故につながる可能性があるため、セキュリティ対策の有無をしっかり行いましょう。

  • SSL設定(データ通信の暗号化)がされている

  • 個人情報の取り扱いの対応がされている

  • 不正アクセス防止の対策がされている

上記のようなセキュリティ対策ができているか、予約システムを導入する際の判断材料にしてみてください。

 

予約システムの開発を得意とする企業

自社に合った予約システムを開発するためにアウトソーシングするとなると、それだけ実績のある物流システム開発に強い企業に依頼すれば安心感があります。予約システム開発に強いおすすめ企業が以下のページにまとめてあります。参考にしてみてください。

 

予約システム開発の外注会社を選ぶなら慎重に!

予約システムを外注に依頼をする場合、「実績」と「得意分野」を確認してシステム開発会社を選びましょう。

というのも、単に有名なシステム開発会社や大手のシステム開発会社であることだけを基準に選ぶだけでは、思っていた予約システムにならないこともあります。なぜなら、システム開発会社には、得意・不得意な分野があり、予約システムを請負っているものの、そこまで実績もないという場合があるのです。実績や得意分野をしっかり確認せずに、発注先を決めてしまった場合、結局作り直しになる可能性もあります。それでは意味がありませんので、必ずシステム会社を決める前は慎重に検討してください。

 

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