予約システムとは？費用目安や開発会社の選び方を紹介

予約システムには数多くの種類があり、どれを導入したら良いのかわからないとお困りの担当者も多いのではないでしょうか。また、既存のシステムではなく、独自に開発したい場合にどれだけ費用がかかるのか知りたい方も多いでしょう。この記事では、そんな予約システムの導入について、開発する際の費用相場から開発会社の選び方までを、わかりやすく解説します。

 

目次

 

 

 

予約システムとは？

予約システムとは、様々な予約情報をまとめて、一元管理できるシステムのことです。ホテル、飲食店、美容院、サロン、Webサービスなどの多くの業界で導入されています。予約システムを活用することで、受付や管理業務を効率化できるようになるため、ビジネスにおいて欠かせないツールとなっているのです。

予約システムには、汎用型、業界特化型、LINE特化型のような種類があります。

 

• 汎用型：業界を問わず使える、予約の基本的な機能を提供するシステム

• 業界特化型：特定の業界ならではのニーズに合わせた機能を提供するシステム

• LINE特化型：LINEで予約を受け付けるためのシステム

また、システムの形態も事業内容や既存システムとの兼ね合いによって、カスタマイズしやすい「ASP・パッケージ型」、インターネット経由で利用できる「クラウド型」などから選択できます。

 

予約システムを開発・導入するメリット

予約システムの導入は、効率化、マーケティング戦略の強化、収益の確保などビジネス全体の側面で多くのメリットがあります。予約システムを導入することで得られるメリットは以下のとおりです。

 

• 予約管理業務を効率化できる

• 顧客管理システムと連携できマーケティングに役立つ

• 顧客の機会損失を防ぎ利益の確保につながる

 

●予約管理業務を効率化できる

予約システムは、手作業だった予約受付や管理業務を自動化するため、電話やFAX、メールに比べると効率的な予約対応が可能です。自動で記録・管理されるため予約内容の転記ミスがなくなり、一斉に予約をいただくことが多いピーク時もダブルブッキングなどのトラブルが発生しにくくなります。また、予約を行った顧客に対して詳細をメールで自動配信できるため、顧客は自身の予約内容を再確認でき、万が一予約内容にミスがあった場合もメールをもとに修正できます。このような仕組みによって、スタッフの負担も軽減できるというメリットがあります。

 

●顧客管理システムと連携できマーケティングに役立つ

予約システムには、予約情報を一元管理するだけでなく、顧客の予約履歴や好みの傾向を管理する機能もあります。このデータを顧客管理システムと連携させることで、ターゲットマーケティングの精度が向上し、パーソナライズされたサービスの提供が可能です。顧客に合わせた特典やプロモーションを提供することで顧客の満足度を高めると同時に、効果的なキャンペーンを実施するといったマーケティング活動も行えます。

 

●顧客の機会損失を防ぎ利益の確保につながる

予約システムを活用することで、24時間365日稼働できるので、ピーク時や営業時間外でも、顧客は好きなタイミングですぐに予約を確定できます。「予約したかったけど連絡が取れないからやめよう」という機会損失を防ぐためにも、予約の利便性を向上させることは重要です。また、予約データを分析してピークタイムや需要の増減を正確に把握できれば、より効率的なスタッフの配置やスケジュール調整が可能です。結果、待ち時間の短縮やスムーズな応対など質の高いサービス提供が可能になり、顧客満足度向上につながります。

 

予約システムを導入する費用相場

予約システムを導入する場合、どんなシステムを使うかによって金額が変わります。導入方法としては、「ASP・パッケージ型を利用する」「クラウド型の予約システムを利用する」「オリジナルで開発・構築する」の3パターンに大きく分けられます。それぞれの特徴や費用相場を紹介しますので、自社に合った導入方法はどれにあたるのか確認してください。

 

• ASP・パッケージ型の予約システムの費用相場

• クラウド型の予約システムの費用相場

• オリジナルで予約システムを開発する場合の費用相場

 

●ASP・パッケージ型の予約システムの費用相場

予約システムの導入に、ASPまたはパッケージ型を利用することで、オリジナルで開発するよりも費用を抑えられます。一般的な費用相場としては、5,000円～1万円程です。一部、無料で利用できるものもありますが、その場合には使える機能に制限がある場合が多くなっています。

ASPまたはパッケージ型は、既に予約システムが構築されているものなので、購入すればすぐに導入・利用できます。費用としては、毎月料金が発生するタイプのものから買い切り型のものまで、バリエーションが豊富に揃っています。

ASP・パッケージ型であれば、導入時の費用を大幅に軽減できます。しかし、既存のシステムとなっているため、自社のシステムとの互換性がなく使えないという場合もあります。導入前に、そうした問題がないか確認しておくことをおすすめします。

 

●クラウド型の予約システムの費用相場

クラウド型の予約システムを導入する場合、段階的な料金プランが用意されています。求める機能や規模に合わせて選択が可能で、料金プランの相場は5,000円～1万円前後が一般的です。月々の料金プラン以外に必要となるのが初期費用で、運用会社によって設定金額が異なります。一部、無料で気軽に始められるサービスもありますが、初期費用として5,000円前後が必要になることがほとんどです。また、大企業や大型プロジェクト向けに高度なサービスを提供している会社もあり、その場合は初期費用や料金プランも相場よりも高くなります。

クラウド型の予約システムは、提供されているサービスによって費用の違いが発生しますので、比較検討する際は、どんな料金システムになっているのかをしっかり確認することが大事です。

 

●オリジナルで予約システムを開発する場合の費用相場

予約システムを自社でゼロから構築する場合、どんな機能を搭載させるのか、大規模なのか小規模なのかなどによって費用は大きく異なります。予約システムとして、小規模かつ必要最低限の機能だけに絞った場合、数十万円で開発可能です。しかし、大規模かつ複雑な予約システムともなると数千万円を超える費用になることもあります。

予約システムの導入のために開発したいが、自社にリソースがない場合は、外部のシステム会社へ依頼して開発することも可能です。外注で開発・構築を依頼する場合の費用相場は、最低限のシンプルな機能に絞ったシステムで数十万円から数百万円。大規模なシステムの場合には、数千万円が相場です。ちなみに、オリジナルで開発した予約システムは、開発して終わりではありません。開発が完成した後も、運用・保守管理が発生してメンテナンスも定期的に行う必要があります。開発費用とは別に、導入後の人件費も忘れずにコストに含めたうえで検討してください。

 

予約システムの開発・導入・運用で必要な費用の内訳

予約システムをオリジナルで開発する場合、費用は開発の工数、開発難易度、人員数によって変動します。また、開発後も予約システムを維持するためにはコストが必要です。以下では、予約システムの開発・導入および維持において大きなコストとなる「人件費」「設備費」「運用費」について紹介します。

 

●人件費

予約システムに限りませんが、システム開発において、もっともコストがかかるのが人件費です。開発する規模や内容によっては、人件費だけで8割を占めるとも言われています。予約システムを開発するためには、発注者から要件を聞き、開発のスケジュールやスケジュール管理を行う「プロジェクトマネージャー」が必要です。また、システム設計を担う「システムエンジニア」、設計に従ってコーディングを行う「プログラマー」や「エンジニア」なども必要になります。このように、多くの方が予約システムの開発にかかわることになるため、人件費が高くなってしまうのです。そして、予約システムが大規模かつ高度な技術が求められるものであればあるほど、開発にかかわる人数が増えて人件費が高騰するのです。

 

●設備費

人件費の次に、大きなコストとして発生するのが「設備費」です。設備費には、主に2種類あります。1つは、システム開発や運営で必要な設備への投資費用です。これは、予約システムを動かすためのサーバ代やツールの費用といったものが該当します。これらがなければ、予約システムを稼働することができないため、必ず予算として必要になる費用です。

もう1つは、環境設備にかかる費用です。具体的には、予約システムの開発に伴い、エンジニアが使うパソコン本体やネットワーク通信費、さらには光熱費やスペース代などです。外注する場合には、環境設備に関して含まれた形で見積もりが出ることが多いため、そこまで考える必要はありません。しかし、自社で予約システムの開発を行う場合には、環境設備として一定の費用を算出する必要がありますので注意しましょう。

 

●運用費

予約システムを維持するために必要な費用が「運用費」です。運用費の内訳はシステムの形態によって異なりますが、システムを正常に稼働させるための定期的なメンテナンスや保守の費用は必ず発生します。問題や不具合が発生した場合の対応も重要ですが、個人情報を取り扱う機会が多い予約システムにおいては、セキュリティの維持と向上も必要不可欠です。

また、予約システムをより使いやすくするために、新機能の追加やアップデートをしたいと考えることがあるかもしれません。予約システムを開発すればカスタマイズや拡張に対応しやすいものの、追加の開発コストが発生します。運用費は、予約システムを社内で開発しても外注しても発生する費用です。予約システムの導入にあたって運用費まで含めて計画をすることで適切に運用でき、安全な予約システムを使い続けることができます。

 

予約システム開発の見積もり方法

予約システムを外注する場合、見積もりを取ることになります。見積もりを取ると一口に言っても、「予約システム一式」のように大まかな見積もりにしてしまうと、詳細な工程や人件費などがわからず、要望が含まれているのかもわかりにくくなります。さらに、各項目に対して費用が高いのか安いのかもわかりません。そうした問題を防ぐために、「FP法」という見積もりの方法があります。

 

●FP法（ファンクション・ポイント法）で見積もりをする

FP法とは、「Function Point method」の略で、ソフトウェアの規模を計測する手法の1つです。簡単にすると、機能の数と機能の複雑さをもとに考える見積もりの方法です。

やり方としては、まず予約システムの各機能にポイントをつけます。そして、ポイントごとに費用を算出する方法です。

例えば、予約システムに「A」、「B」、「C」、「D」の4つの機能をつけるとします。実装が難しい機能のAとBは20ポイント、一般的な機能のCは10ポイント、実装しやすい機能のDは5ポイントというように点数をつけ、合計ポイントに規定額をかけて費用総額を算出します。算出した費用総額と、依頼した機能の数と難易度のポイント数を比較することで、見積もり金額の妥当性を判断できるようになります。

FP法以外にも、工数試算係数という「作業単価×作業時間」で費用を算出する見積もり方法もあります。しかし、工数試算係数は過去に実績がない場合には見積もりに時間がかかり、大きく費用がブレる可能性もあるため注意が必要です。システム会社によって見積もり方法が異なることが多いため、先に算出方法を指定して依頼をすると確認も楽になります。

 

予約システムの開発コストを抑えるためには

予約システムの開発コストを抑えるためには、以下のポイントを考慮して開発を進めることが大切です。

 

●搭載する機能に優先順位をつける

最初からすべての機能を持つ完璧な予約システムを開発しようとすると、開発コストや開発工数が膨大になる可能性があります。初期段階では本当に必要な機能だけを追加することで、開発コストを抑えることが可能です。

予約システムの目的や実際に操作する現場の要求を明確にして、「絶対に必要」「あると便利」「将来的に欲しい」などのカテゴリーで分類し、優先順位をつけてみましょう。初期段階で「絶対に必要」な機能に集中して開発することで、開発にかかるコストや時間を削減できます。

既存のシステムを流用しない「フルスクラッチ開発」であれば後からのカスタマイズや拡張がしやすいです。長期的なコスト削減を狙う場合は、まずはスモールスタートしたうえで予約数増加や事業拡大など必要になったタイミングで機能を追加する方法が効果的です。

 

●複数の開発会社から相見積もりを取る

相見積もりを行うことで、各社の提案内容、価格、サポートの充実度などを総合的に比較でき、もっともコストパフォーマンスの良い開発会社を選定できます。予約システムの開発を外注する際には、最低3社の開発会社から見積もりを取ることをおすすめします。3社以上の見積もりがあれば、過度に安い見積もりや不当に高い見積もりを見分けやすくなるからです。

安すぎる見積もりを出す開発会社は、低品質のシステムを納品されるリスクが高くなるため、長期的にはコストが増加するおそれがあります。開発コストの安さだけでなく、開発会社の過去の実績、顧客の口コミ、サポート体制などを多角的に評価することが大切です。複数の見積もりを知ることで、価格やサービス内容に関する交渉もスムーズに進められます。

 

●開発会社へ具体的に要望を伝える

外注の場合でも、システム開発会社に任せっきりにするのはリスクを伴います。具体的な要件やイメージを伝えないまま開発を進めると、必要な機能がなかったり使い勝手が悪かったりして、途中から修正や変更が発生するかもしれません。開発コストは工数（時間）に影響されるため、予期せぬ修正・変更で開発期間が延びればそれだけコストが増えます。

開発の初期段階で欲しい機能やデザインのイメージをしっかりと伝えて、要件定義を正確に行いましょう。可能であればワイヤーフレームや仕様書を作成して開発会社に提示することで、具体的な要望やイメージを正確に伝えられます。余計なコストを発生させないためにも、最初のうちに具体的に要望を伝えておくことが大切です。

 

予約システムの導入における選び方のポイント

いざ、予約システムを導入しようとしても、何を基準に選んだら良いのかわからないという方も多いと思います。ここでは、どのように予約システムを選んだら良いのか以下の項目別にご紹介します。

 

• 予約の管理機能のタイプを確認

• 決済機能の有無を確認

• セキュリティ対策の確認

• 顧客管理機能の確認

• UIの使いやすさや操作性を確認

• 自社商品やサービスとの相性を確認

• 自社で使っている既存システムやサービスと連携できるかを確認

• 多数店舗管理機能の有無を確認

 

●予約の管理機能のタイプを確認

予約システムには、予約管理機能のタイプがいくつかありますので、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。例えば、以下のような予約タイプがあります。

 

• 運営側がスケジュールを設定して、顧客が選ぶタイプの予約管理機能

• 自由に日時を選択できるタイプの予約管理機能

• 時間と担当スタッフを自由に選択できるタイプの予約管理機能

• 時間割のようにカレンダーにしてマッピングできるタイプの予約管理機能

美容院、エステサロン、飲食店、スクール関連など、業種や業態によって必要な予約管理機能が異なります。自社に必要な機能はどんなタイプなのかを洗い出してから、ぴったりのものを導入するようにしましょう。既存の予約システムで、導入したい機能がなければ、オリジナルで開発したり、既存のシステムをカスタマイズしたりしてください。

 

●顧客管理機能の確認

予約システムには、顧客情報を蓄積できるものや一覧表示にできるものなどがあります。顧客管理機能があることで、必要な時にCSV形式の出力ができたり、情報を別のシステムと連携できたりします。クラウド上で管理するタイプのものなら、編集も簡単にできることが多いので、常に最新情報にしておくことも可能です。予約システムを使って自社のマーケティングにも活かしたいという場合には、顧客管理機能の有無を確認しておきましょう。

 

●決済機能の有無を確認

予約システムの中には、決済機能が付いているものもあります。旅行の際に、宿泊先や交通機関の予約をする際に、事前決済できることが多いと思いますが、それらが決済機能つきの予約システムです。予約の段階で決済できるので、入金忘れやキャンセル防止、手動決済の工数削減にもつながります。顧客にとっても、運営者側にとっても円滑にサービスを利用できるものとなっています。ただし、決済機能が必要ではない業種や業態もあると思いますので、本当に必要な機能かどうかを事前に検討してください。

 

●セキュリティ対策の確認

予約システムには、多くの顧客情報が含まれます。オリジナルで開発したものやクラウド型のものにしろ、セキュリティ対策ができていなければ重大な事故につながる可能性があるため、セキュリティ対策の有無をしっかり行いましょう。

 

• SSL設定（データ通信の暗号化）がされている

• 個人情報の取り扱いの対応がされている

• 不正アクセス防止の対策がされている

上記のようなセキュリティ対策ができているか、予約システムを導入する際の判断材料にしてみてください。

 

●UIの使いやすさや操作性を確認

予約システムを選ぶ際に重視したいのが、顧客とスタッフの両方にとって使いやすいことです。操作が難しい予約システムだと、顧客が途中で予約を諦めてしまうこともあります。また、スタッフにとっても操作が複雑なシステムは混乱を招きやすいため、初めて触る方でもわかりやすいUIを選ぶことが重要です。システムのデザインはシンプルにして、必要な機能だけが搭載されているかを確認しましょう。

 

●自社商品やサービスとの相性を確認

自社のサービス形態に合った機能が実装されているかどうかも重要です。例えば、習い事・スクール系のサービスであれば、レッスンの振替予約や振替の回数制限機能をよく使います。美容室なら、予約時にスタッフ指名までできるほうがスムーズかもしれません。このように、自社のサービス形態や顧客のニーズに応える機能があるかどうかをチェックしてください。

 

●自社で使っている既存システムやサービスと連携できるかを確認

もし、既に使用している分析ツールやSNSツールなどがあれば、予約システムとの連携ができるかどうかも重要です。外部のツール・サービスとのデータの連携が簡単にできると、データの一元管理がしやすくなり、業務や分析が効率的に進められます。

 

●多数店舗管理機能の有無を確認

複数の店舗を展開している会社にとっては、多店舗管理機能を備えた予約システムを選定することが大切です。多店舗管理機能を持った予約システムでは、各店舗の予約状況や顧客データなどを一元管理できます。さらに、店舗・役職ごとのアクセス権限管理機能や、店舗間のコミュニケーションツールを組み込むことも可能です。自社にとって必要な機能を考慮したうえで、必要な機能が揃っている予約システムを選定することが重要です

 

予約システムの開発はどんな開発会社に依頼すべき？

予約システムの開発を発注する際、適切な開発会社を選ぶためのポイントを以下の観点から具体的にご紹介します。以下のポイントをもとに開発会社を選定することで、予約システムの開発を成功させるための土台を築くことができます。

 

• 類似システムの開発実績がある

• 提案や助言をしてくれる

• コミュニケーション能力が高い

• 開発後のアフターフォローが手厚い

 

●類似システムの開発実績がある

開発会社ごとに得意とする開発分野や強みは異なります。自社が求めるものと類似したシステムの開発実績があるかどうかをチェックしましょう。例えば、予約システムの開発実績がある、同業種・同業態の業務システムを構築したことがある、という会社は、自社が求める要件を得意としている可能性があります。開発会社が手掛けたプロジェクトの事例やポートフォリオを見ることで、その会社の能力や方針をある程度把握できます。実績は企業の公式サイトや資料で確認できますが、公開されていない情報は担当者に問い合わせましょう。

 

●提案や助言をしてくれる

「予約システムを作りたいけど、どうすればいいかわからない」という状況なら、積極的に提案や助言をしてくれる開発会社を選びましょう。開発をリードしてくれる会社を頼ることで、プロジェクトの方向性が定まりやすくなるだけでなく、早い段階でリスクや課題を特定して対処してくれる可能性が高いからです。開発中に問題が起きても、迅速な対応が期待できます。特に具体的な要件や課題が不明確な初期段階であれば、提案や助言をしっかりと行ってくれる開発会社に依頼することで、プロジェクトの成功率が上がります。

 

●コミュニケーション能力が高い

具体的には、開発の進捗やトラブルをしっかりと共有してくれるかどうかを確認しましょう。明確な情報のやり取りがあれば双方に誤解が生じにくく、急な仕様変更や追加作業を最小限に留められるため、余計なコストが発生しにくいからです。

また、開発プロジェクトでは、想定外のトラブルや変更が生じることも珍しくありません。こうした状況でも、円滑なコミュニケーションを取れる関係性を築いていれば、速やかにプロジェクトの方向性を固めることができ、進捗の遅延を防ぎやすくなります。結果として、期間内に高品質な成果物を受け取れるようになります。

 

●開発後のアフターフォローが手厚い

開発が終わっても、システムの維持は続けなければなりません。システムの運用中にトラブルや不具合が発生した際、迅速に対応してくれるパートナーの存在は、ビジネスの安定性を保つという意味でも非常に重要です。システムの特性を理解している会社にアフターフォローまで一貫してお願いできれば、迅速かつ的確な問題解決ができるだけでなく、外部に運用保守を依頼する手間やコストを削減できます。

また、技術の進化やビジネスの変化に伴い、システムのアップデートや改善が必要になることもあります。フォローが手厚い会社であれば、追加コストを支払うことでアップデートや改善に対応してくれる可能性があります。開発後のフォローがしっかりとしている開発会社を選ぶことは、長期的な視点から見ると非常に有益です。

 

予約システムの開発を得意とする企業

自社に合った予約システムを開発するためにアウトソーシングするなら、予約システム開発に強く実績のある企業に依頼すれば安心感があります。予約システム開発に強いおすすめ企業を「 予約システムの開発でおすすめのシステム開発会社【最新版】」のページにまとめていますので、参考にしてみてください。

 

予約システム開発の外注会社を選ぶなら慎重に！

予約システムを外注に依頼をする場合、「実績」と「得意分野」を確認してシステム開発会社を選びましょう。

というのも、単に有名なシステム開発会社や大手のシステム開発会社であることだけを基準に選ぶだけでは、思っていた予約システムにならないこともあります。なぜなら、システム開発会社には、得意・不得意な分野があり、予約システムを請負っているものの、そこまで実績もないという場合があるのです。実績や得意分野をしっかり確認せずに、発注先を決めてしまった場合、作り直しになる可能性もあります。それでは意味がありませんので、必ずシステム会社を決める前は慎重に検討してください。

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