支社や系列企業を多く抱える企業の場合「複数の会社で合同の会議を行いたい」、「グループ会社の役員同士で会議を開催したい」と考えるケースも少なくありません。
ちょっとした打ち合わせや会議を行うため、オフィスに会議室を備えている企業は数多く存在しますが、複数の人間のスケジュールを管理し、物理的に集まってもらうことは困難です。
そんな状況下においては、複数人同士が離れた場所から会議を開催できる「ビデオ会議」と呼ばれる会議システムが重宝します。
今回は、ビデオ会議の基礎知識から具体的な導入方法に至るまで、詳しくご紹介します。
目次
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ビデオ会議（テレビ会議）ってどんな会議？
ビデオ会議とは、「室内に設置したカメラやモニター越しで行う会議」を指す言葉です。カメラと専用の回線（LAN回線やISDN回線など）を通じて、「遠隔地にいるもの同士で会議が行える」のが、最大の特徴と言えます。撮影した映像と音声をコーデック（データの圧縮と伸張を行う装置のこと）に通し、会議に参加している相手と映像と音声の共有を行う仕組みです。
令和の時代においては、「G7」の首脳同士がビデオ会議を通じて意見交換などを行う機会もあるほど、世界規模でも使用されている会議システムと言えるでしょう。会議室や役員室といった、ある程度の広さを備えた部屋さえあれば、企業でもビデオ会議を導入が可能です。本社と支社の役員同士で行う経営会議や、複数の店舗責任者を交えた製品開発会議など、様々な用途としてビデオ会議を活用できます。
ちなみにモニターを通じて会議を行うという特性から、企業によってはビデオ会議のことを「テレビ会議」と呼ぶ場合もありますが、ここではビデオ会議とテレビ会議を同義のものとして扱います。
企業でビデオ会議を導入するメリットって？
●映像や音声の品質が高い
遠くにいる人と映像や音声のやり取りを行うには、「テレビ電話」や「Skype」などの方法も存在します。これらの方法は、端末の性能や電波状況のような外的要因に影響されやすく、映像や音質が低下してしまうこともしばしばです。反面、ビデオ会議は専用の端末と回線を通じて会議を行う分、高品質の映像と音声を保ちやすくなっています。映像や音声の品質が高ければ、モニター越しでも場の雰囲気や参加者の表情を把握しやすくなるのです。ビデオ会議は、遠隔地から「臨場感のある会議を開催したい！」というケースに最適な方法と言えるでしょう。
●通信のセキリュティ性にも優れる
インターネット接続を行わずに、専用回線を介して映像と音声の通信を行うビデオ会議は、ウイルスや不正アクセスに対して高い堅牢性があります。開催場所も、会議室や応接室という室内に限定されている分、会議の内容や漏洩してしまうリスクも少なくなっています。「セキュリティ性が高く、情報漏洩の心配が少ない」という点を挙げれば、ビデオ会議は「コンプライアンスをとくに重視する企業」に向いている会議システムなのです。
ビデオ会議におけるデメリットとは？
●導入コストが高い
企業でビデオ会議を導入するには、ビデオ会議を行う場所に専用のカメラやマイクを設置する必要があります。機材の設置には工事が必要となるうえ、既存のモバイル機器やネット回線なども使用できないため、ビデオ会議の導入コストはどうしても高くなってしまうのです。この導入コストに加え、設置した機材の点検やメンテナンスを行う分、ビデオ会議には「運用コストも負担になりやすい」という欠点があります。
●データの送受信ができない
メリットの段落で紹介した通り、高品質の映像や音声に定評のあるビデオ会議は、クオリティの高い会議を開催したいケースに最適です。とはいえ、ビデオ会議で送受信ができるのは、あくまで「映像と音声のみ」で、インターネット通信のような「データの受け渡し」はできません。そのためビデオ会議は、会議に使用する資料の共有などが行いにくく、「利便性に劣る」というデメリットがあります。
ビデオ会議を企業へ導入するには？
ビデオ会議の導入には、室内に専用機材を設置する必要がある分、「ビデオ会議の機材を扱うメーカーや販売代理店」などに依頼をする形で行われます。契約の完了後、ビデオ会議の機材を設置する工事や、機器の調整などを行ってもらう流れです。
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ビデオ会議専用カメラ
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ビデオ会議専用モニター
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マイクスピーカー
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LAN回線やISDN回線など
ビデオ会議を導入するうえで、必要な機材は上記の通りですが、「どのような機材やシステムを選べば良い？」と疑問を持つ人も少なくありません。ことビデオ会議の機材やシステムは、種類によって性能や機能、価格設定が異なります。会議システムの総合メーカーとして高いシェアを誇る「Poly（ポリー）」や、リーズナブルな価格設定に定評のある「AVer（アバー）」など、ビデオ会議の機材やシステムを扱うメーカーは数多く存在します。性能や機能に加え、サポート体制などを比較検討したうえで、機材やシステムを選ぶと良いでしょう。
ですが、ビデオ会議を選ぼうにも、エンジニアや通信技術者がいないために、「比較検討が行えない」というケースもあるでしょう。こと、ビデオ会議の機材を扱うメーカーや販売代理店の中には、機器の選定からセッティングに至るまで、すべてを担っている企業もあります。「自社に最適な機材やシステムが分からない」というケースにおいては、ビデオ会議の導入をすべて専門家に一任してしまうのも賢い方法と言えます。ただし「専門家に選んでもらう」、「自社で比較検討をしたうえで選ぶ」のどちらにしても、「ビデオ会議を導入する目的や求める要素」だけは事前に決めておく方が良いでしょう。
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「ビデオ会議をどんな用途に使用するのか」
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「準備できる予算はどのくらいか」
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「どれほどの人数で利用するか」
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「導入後に機材を増設は可能か」
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「増設にかかる費用は」
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「期待する効果は」
これは、上記のような項目を細かく定めておくほど、自社に合ったシステムや機材を探しやすくなるためです。このほか、ビデオ会議に求める機能や具体的な用途が分かれば、正確な数値の見積もりを算出しやすくなります。
ビデオ会議に向いている業務って？
| ビデオ会議（テレビ会議） | Web会議 | 電話会議 | |
|---|---|---|---|
| 適した用途 | ・経営会議 ・フォーラムの開催 ・役員会議、定例会議 ・遠隔授業や遠隔医療など |
・オンラインの採用面接 ・セミナーや講義の開催 ・顧客との商談､打ち合わせ ・在宅勤務やリモートワーク、など |
・フォローアップ会議 ・短時間のミーティングなど |
| メリット | ・映像や音声が高品質 ・通信の安定性に優れる ・セキリュティ性が高い |
・導入コストが安い ・データ送信が自由に行える ・場所を選ばずに参加可能 |
・導入コストがとても安い ・通信の安定性に優れる ・使用方法が簡単 |
| デメリット | ・導入コストが高い ・データ送信ができない ・参加は機材設置場所のみ |
・セキュリティ性に劣る ・通信トラブルに苛まれやすい ・場の雰囲気を把握しにくい |
・参加者の表情を確認できない ・データ送信ができない ・規模の大きい会議に不向き |
最後に、ビデオ会議に適した業務について紹介しましょう。先に挙げたメリットとデメリットを踏まえると、ビデオ会議は「経営会議」や「役員会議」といった、重要度の高い会議や打ち合わせに適しています。このほか、複数人同士で参加がしやすいという特徴から、集団面接などの用途にもビデオ会議は最適です。反対に、業務データのやり取りが発生するテレワークやリモートワーク、日常的に行うチームミーティングなどの用途として、ビデオ会議は不向きと言えます。
とはいえ「離れているもの同士で会議を行う方法」は、ビデオ会議だけに限りません。このほかにも、インターネット回線を通じて会議を行う「Web会議」や、電話回線を介して音声だけの会議を行う「電話会議」など、様々な方法が存在します。たとえビデオ会議には不向きな用途だったとしても、Web会議や電話会議で賄えるケースも少なくないのです。したがってビデオ会議だけにこだわらずに、目的や用途によっては「導入する会議システムを変更する」ことをおすすめします。
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