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WBSとは?システム開発を成功させる管理方法

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システム開発を円滑に進行させるためには、WBS(Work Breakdown Structure)の導入が重要となることも少なくありません。
中には、「WBSとはどういう言葉?」、「重要性がよくわからない」という人もいるのではないでしょうか。
ここでは、WBSの概要をはじめ、WBSを導入するメリットや実際の作成方法を紹介します。

 

目次

 

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そもそもWBSとは?

システム開発におけるWBSとは、「開発全体の作業内容」を、細かく分解して、構造化する手法を指します。端的に言えば、プロジェクトを構成するために必要な作業を1つひとつ洗い出し、可視化する方法です。

たとえば、「スマホ向けの勤怠アプリ」の開発プロジェクトを打ち立てた場合、「システムの要件定義」、「ユーザーインターフェースを設計」、「プログラミング」などの工程が必要です。これらの作業内容をさらに細かく分解していけば、「プロジェクトを構成するタスクがいくつあるのか」を把握しやすくなります。WBSでは、これらのタスクを洗い出した後、タスクの担当者や工数などを大まかに決めてスケジュールを練っていくのが特徴です。

作業内容(Work)を

分解(Breakdown)して

構成図(Structure)にする。

上記のような手法で構造化を行うため、これらの頭文字を取って「WBS」と呼ばれるのです。以下の項では、企業でWBSを導入する目的やメリットについて詳しく紹介します。

 

WBSを導入する目的とは?

WBSをプロジェクトに導入する目的は、主に2つあります。ひとつは「それぞれの作業内容を明確にすること」、もうひとつは「タスクの抜け漏れを防止すること」です。WBSを導入することで、同階層ごとにタスクを洗い出せます。思いつくままタスクをあげる方法よりも効率的なうえ、タスクの抜け漏れも見つけやすくなるのがポイントです。

 

WBSを導入するメリット

  • プロジェクトの全体像が把握できる

  • 作業を分担しやすくなる

  • 工数の見積もりがしやすい

  • 各作業の関係性が見えやすくなる

  • 作業範囲の共通認識ができる

  • 進行管理がしやすくなる

WBSを導入することで、上記のようなメリットが生まれます。それぞれを以下で解説しましょう。

 

●プロジェクトの全体像が把握できる

WBSを導入することで、「どんな作業が必要か」、「工数がどれくらいかかりそうか」などの点が明確になります。その結果、プロジェクトの全体像を把握しやすくなるのです。同時に、必要な作業と不要な作業をあらかじめ可視化できるため、実行段階での無駄を省けます。

 

●作業を分担しやすくなる

作業内容が明確になれば、タスクごとに役割分担がしやすくなります。これによって、各タスクの責任の所在も明確にしやすくなるのが特徴です。加えて、プロジェクト全体の責任者がスムーズに進行管理を行えるようになります。

 

●工数の見積もりがしやすい

作業内容や作業する範囲が明確になるため、必要な工数が想定しやすくなります。工数が把握できれば、開発にかかるコストの算出もしやすくなるでしょう。費用の見積もりを出すうえでも、WBSは効果を発揮します。

 

●各作業の関係性が見えやすくなる

WBSによってタスク内容を洗い出していくことで、各作業の関係性が把握しやすくなるのもポイントです。WBSでは、プロジェクトのゴールからトップダウン式にタスク内容を洗い出していき、それをもとにツリーを作成します。こうすることで、「Aのタスクが終わらないとBのタスクに進めない」、「AのタスクとBのタスクは順序が逆でもOK」などの優先順位が掴みやすくなるのです。

 

●作業範囲の共通認識ができる

必要な作業が明確になっているため、プロジェクトメンバーそれぞれに共通認識が生まれます。共通認識を持つことで「共に1つのプロジェクトを担っている」という一体感が生まれ、チームワーク強化にもつながります。このほか、「作業範囲が把握できておらず、不要な作業を行ってロスが生まれた」という齟齬も発生しにくくなるでしょう。

 

●進行管理がしやすくなる

WBSを導入することで、各タスクの進捗状況も把握しやすくなります。「どのタスクがどれだけ進んでいるのか」、「どの程度の遅れが発生しているのか」という点が可視化できるため、進行管理がスムーズになるのがポイント。タスクの遅れを可視化できるため、迅速に対策を練られるのもメリットです。

 

システム開発におけるWBSの作り方

大タスク 小タスク 作業開始 作業終了 担当者
プロジェクト名 要件定義 ヒアリング調査 2月7日 2月10日 吉田
要求の細分化 2月11日 2月14日 吉田
要件定義書を作成 2月15日 2月20日 吉田
基本設計 業務フローの作成 2月21日 3月1日 佐々木
機能一覧表の設計 3月2日 4月1日 佐々木
テーブル定義 4月2日 5月1日 佐々木
内部設計 機能分割 5月2日 5月16日 古内
物理データ設計 5月17日 6月1日 古内
出入力の詳細設計 6月2日 7月1日 古内

以下では、「WBSの具体的な作成方法」を順序立てて紹介します。タスクの洗い出しから、各タスクの担当者決定までの流れは以下の通りです。

 

●1.作業内容(タスク)の洗い出し

WBSを作る際は、まずプロジェクトのゴールを決めたうえで、必要な作業をすべて洗い出します。このとき、できるだけ主要な作業内容から洗い出していくのがポイントです。たとえば、システム開発であれば「要件定義」や「基本設計」、「内部設計」などの作業が大きなタスクになります。

 

●2.作業内容を細分化する

プロジェクトを構成する「大タスク」を洗い出したら、さらに作業内容を細分化していきます。各大タスクを完了させるためには、どんな作業をする必要があるのかを考えましょう。たとえば内部設計であれば、「出入力の画面設計」、「機能ごとの明確化」などが詳細な作業になります。

 

●3.抽出・分解したタスクを細かくまとめる

タスクの抽出と分解が完了したら、タスクを細かくまとめていきましょう。「プロジェクト名」→「必要な大タスクA」、「必要な大タスクB」→「大タスクAに必要な小タスク」、「大タスクBに必要な小タスク」というように、タスクごとに書き出すのがおすすめです。こうすることで、各作業の因果関係や優先順位、上下関係も分かりやすくなります。

 

●4.タスクの作業時間を見積もる

タスク内容がWBS形式にまとまったら、タスクごとの必要工数を見積もりましょう。この段階ではタスクの優先順位や因果関係が明確になっているため、「どのタスクにどれぐらいの工数をかけるべきか」という点を適切に判断することができます。

 

●5.担当者を明確化する

WBSの図が完成したら、タスクの担当者を割り振っていきます。「できる人がその都度やる」という曖昧な決め方だと、最終的に責任の所在や進捗管理も曖昧になってしまうので注意が必要です。

以上の手順を踏むことで、晴れてWBSが完成します。必要に応じて、タスクをさらに細分化しても構いません。このほか、管理をしやすくする目的で、タスクごとに「費用」や「進捗状況」などの新たな項目を追加したりするのも良いでしょう。

 

WBSを作成する時のポイントと注意点

手順を把握できたところで、WBSを作成する際に意識すべきポイントを以下でご紹介します。

 

●プロジェクトに関わる作業は全部洗い出す

大前提として、プロジェクトに必要な作業は全部洗い出しましょう。たとえばシステム開発の場合、「データ移行」、「旧データの削除」などの作業が意外に漏れてしまいがちです。後から想定外の工数が発生しないように、過去の類似プロジェクトを参考にしたり、チームメンバー全員でタスク抽出をしたりして洗い出しに注力しましょう。

 

●タスクの順序や時系列を意識する

混乱を避けるため、作業内容はできるだけ時系列別に並べましょう。作業内容の中には、「次のタスクへ進めるために必要な作業」と「順序が変わっても問題ない作業」があります。これらの順序関係をしっかり把握していないと、作業時の混乱や抜け漏れにつながるため注意が必要です。

 

●階層は増やし過ぎない

WBSでタスクを掘り下げれば掘り下げるほど、階層が増えていきます。タスク内容を詳細に深堀りしていくことは大切ですが、階層を増やし過ぎるのは考えものです。スケジュールの構造が複雑化しやすくなり、管理の負担も増えてしまいます。結果として、万が一トラブルが発生した際にスケジュール調整が難しくなってしまうのです。スケジュールにある程度の柔軟性を持たせるためにも、タスクの階層は目安として3~4階層までに留めましょう。

 

WBS作成をサポートするツール

最後に、Excelやマインドマップ、ガントチャートなど「WBS作成に役立つツール」をご紹介します。上手に活用することで、WBS作成の負担を軽減しやすくなるでしょう。

 

● Microsoft Excel

表計算ソフトとして高い認知度を誇るMicrosoft Excel(エクセル)ですが、WBSに使用できるテンプレートも用意されています。テンプレートを導入したうえで、プロジェクトの内容やタスク数に応じて使いやすいようカスタマイズするのがおすすめです。ただし、Excelはリアルタイムでの進捗確認や複数人での共有には向いていません。Excelのテンプレートは、あくまでラフやベースをメモするものとして活用すると良いでしょう。

 

●マインドマップ

マインドマップとは、アイデアや作業内容など大まかなテーマを書き出し、その周辺に関連事項を書き連ねていく図です。マインドマップを作成することで、アイデアや作業内容同士の因果関係が掴みやすくなります。加えて、思いつくままに作業内容を書き出すことで、頭の中を整理できるのもポイントです。

 

●ガントチャート

ガントチャートとは、タスクの期間や作業担当者の割り当てなどを書き表した表を指します。縦棒グラフと横棒グラフを使用するのが特徴です。縦軸にはタスク内容、横軸には日付(日程)を書き記し、棒グラフの動きによってプロジェクトの進捗状況を視覚的に把握しやすくなります。WBSで作業内容を抽出・分解したら、ガントチャートを合わせて作成してスケジュールを管理すると良いでしょう。

今回は、WBSの概要と導入するメリット、実際の作成方法を詳しく紹介しました。システム開発に限らず、ビジネスのプロジェクトは規模が大きくなるほど、タスク内容も比例して複雑化します。明確なゴールを把握することはもちろん、抜け漏れを防いで確実な成果物を仕上げるためにもWBSは役立つ手法なのです。

 

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