働き方改革って何？導入に必要なシステムツールとは？

2019年4月から、働き方改革に関連する法律が施行されました。
この法律が導入されたことにより、企業は人材確保・定着、生産性向上のためにも働き方改革を取り組む必要があります。
今回は働き方改革の概要やメリット・デメリット、そして働き方改革の導入に必要なシステムツールについて紹介します。

 

目次

 

 

 

そもそも働き方改革って

働き方改革特設サイト（支援のご案内） | 厚生労働省

働き方改革とは、政府が重要政策の一つとして掲げているもので、多様な働き方を可能にするための政策です。その背景には、少子高齢化による労働人口の減少があります。そこで、労働人口の増加や生産性の向上、出生率の向上を目的に働き方改革が推進されているわけです。働き方改革では「長時間労働の是正」、「正規・非正規の不合理な処遇格差の解消」、「多様な働き方の実現」を軸に、それらを実現するために関連法規の整備を行っています。

中でも時間外労働の上限を原則として月45時間、年360時間とする「時間外労働の上限規制」と「年5日の有給休暇の取得」「雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保」が義務付けられました。今後は中小企業の月60時間を超える時間外労働の割増賃金率を50％以上とする「割増賃金率の引き上げ」が適用されます。より詳しい概要については、先に挙げた厚生労働省のオフィシャルサイトをご確認ください。以下の項では、企業で働き方改革を導入するメリットやデメリットについて解説します。

 

企業で働き方改革を導入するメリット

●業務の質の向上と効率化の実現

日本国内の労働環境に着目すると、従来は「長時間働くことが美徳」とされている部分がありました。しかし、働き方改革を推進する上で、長時間労働の是正や業務の効率化に着手する必要があります。労働時間の短縮化により従業員の集中力が高まり、生産性の向上が期待できます。

 

●業務効率化に伴う経費や人件費の軽減

企業を運営するにあたって、人件費や光熱費といったコスト(経費)の発生は避けられません。働き方改革で従業員の労働時間が減少すれば、事務所やオフィスが稼働する時間も比例して減少するため、従来よりも発生するコストを抑えることに繋がります。運営コストの面で支出が減少すれば、それだけ企業の利益増大にも繋げやすくなるでしょう。

 

●優秀な人材の確保と人材定着率の向上

働き方改革に則った施策を導入することで、経営資産の一つである人材の確保や定着率向上といったメリットをもたらします。日本では少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少により、人材不足が深刻化する恐れがあるため、企業は優秀な人材を確保・定着させなければなりません。金銭的なインセンティブも重要な要素ですが、従業員一人ひとりのワークライフバランスの実現に向けて働き方改革の推進が求められます。柔軟で多様性のある働き方が可能な企業には、優秀な人材が集まりやすく、定着させることができるため、従業員だけではなく企業側にもメリットがあるというわけです。

 

企業で働き方改革を導入するデメリット

●管理側の負担が増えやすい

従業員の就業時間が減っても、業務効率化を実現できなれければ「仕事が終わらない」という事態が発生しやすくなります。残った業務を処理するために、管理職へ負担が集中してしまう可能性があるのです。不要な業務はツールを使って自動化したり、外注業者へアウトソーシングしたりするなど、業務全体の見直しが必要となるでしょう。

 

●導入や運営ルールを把握していないと法律に抵触する恐れもある

これまでは従業員に長時間の労働をさせても企業に罰則はありませんでしたが、働き方改革（法改正）に伴い、違反企業に罰則が追加されました。企業側が、有給休暇取得義務や長時間労働・残業時間の制限などを守らないと、罰則が課される恐れがあります。企業側が知らなかったでは済まされないので、場合によっては就業規則や社内制度の改定が必要となります。

 

●セキュリティ面の不安

テレワークは社外での仕事を基本としているため、セキュリティ対策が疎かになる可能性があります。テレワークは従業員一人ひとりがセキュリティ意識を高くもつのは当然ですが、企業側としても物理的な対策と技術的な対策、ルール作りが重要になってきます。セキュリティ事故が起きてしまうと、ビジネスの機会損失に繋がり、事業継続が難しくなる事態になりかねません。働き方改革への施策と同時に、セキュリティ対策も必須となります。

 

働き方改革を導入に必要なツールやシステムとは？

働き方改革を企業で導入する際は、業務効率の改善ができるツールやシステムが重宝します。ツールやシステムを導入する際に気をつける点は、業務に適した製品を導入することです。ツールやシステムの機能を使いこなせない従業員が多いと、導入しても使われなくなってしまいます。以下では、働き方改革に役立つツールとシステムの一例を紹介しましょう。

 

●Web会議ツール

Web会議ツールを導入すれば、どこでも会議が行えます。とくに、企業でテレワークやリモートワークを導入したいケースにおいては、必須のツールと言えるでしょう。

Zoom

操作が簡単で接続しやすいという点ではWeb会議におすすめのツールは「Zoom」です。招待メールをクリックするだけでオンライン会議が行えるので、外出先でもWeb会議が簡単に行えます。基本は無料で、接続する人数によって月額利用料が異なります。

 

Google Meet

Googleアカウントがあれば誰でもオンライン会議で利用できるGoogle Meetも、Web会議ツールとして定評があります。パソコンやスマホから手軽に参加できる上、高いセキュリティも備えています。無料のGoogleアカウントでも最大で100人の接続が可能なので、規模の大きい企業向けのツールと言えます。

 

●勤怠管理システム

出退勤を記録する勤怠管理システムは、従業員の労働時間の管理だけではなくシフトの管理や各種手続きが可能です。勤務スタイルが違う従業員の出退勤を管理するためには、機能性に優れた勤怠管理システムの導入が欠かせません。

MITERAS（ミテラス）

MITERASを導入すれば、従業員の申告時間とパソコンを利用している時間を比較し、労働時間に差分がないかチェックすることができます。サービス残業や休日出勤など、実際の作業実態を把握可能です。ユーザー数に応じて3つのプランから選択可能で、1ライセンス当たり150～250円/月で利用できます。

 

F-Chair+（エフチェアプラス）

F-Chair+は、パソコンの作業画面を自動録画してくれるツールです。労働時間の1ヶ月の推移や偏りが分かりやすく、管理者が気になる部分が直感的に把握可能です。一人当たり1日50円から利用できます。

 

●オンラインストレージサービス

外部で作成した業務データを保存しておくためには、オンラインストレージサービスが便利です。クラウドにデータを保管できるオンラインストレージサービスは、無料と有料のツールがあります。

Google Drive

Google Driveは、ビジネスにおいて世界的に使用されているオンラインストレージです。強固なセキュリティに守られているため、重要なデータを保管するならGoogle Driveをおすすめします。パソコンだけではなく、スマホでも簡単にアクセス可能な点も嬉しいポイントです。無料版で15GBまで利用可能なG Suiteで提供されています。

 

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive は、WindowsのようにMicrosoft製品と相性がいいオンラインストレージサービスです。シンプルな操作画面で扱いやすく、5GBまで無料で利用できます。

 

ツールを導入する際の注意点

ただし、先に紹介したツールはアップデートや仕様の変更に伴い、内容が変更する可能性があるため、導入の際は、具体的なサービスの内容や費用などをオフィシャルサイトで確認をするようにしてください。

また、働き方改革に必要なツールをすべて導入するのは、費用面や管理面を考えても現実的ではありません。そのために「総合的な機能を備えたツールを選ぶ」というのも良い方法です。例えば、Googleが提供するグループウェアの「G Suite」などが挙げられます。テレワークや在宅勤務に必要なツールがすべて揃っているので、働き方改革をスムーズに導入しやすくなります。

ちなみに、企業の労働環境によっては「最適なツールが見つからない」というケースもあります。そのため、場合によっては「業務に最適なツールやシステム」の開発を検討しても良いでしょう。自社の労働環境に最適なツールを開発できれば、働き方改革を一層推し進めやすくなります。

 

IT業界やシステム開発における働き方改革とは

以下の項では、実際にIT業界が実践している働き方改革についてご紹介します。

 

●テレワークの導入

テレワークには「育児休暇や妊娠休暇など出社できない状況でも無理なく続けられる」、「営業担当者が外出先でもノートパソコンを使って仕事ができる」などのメリットがあります。在宅勤務で導入した場合、従業員の通勤時間がゼロになるので、通勤費が発生しなくなり、オフィス利用時の光熱費といった経費削減効果も期待できます。さらに自然災害やパンデミックによる非常事態でも事業継続と早期の復旧が可能です。テレワークを導入することで、内外に「働きやすい環境である」という点をアピールでき、優秀な人材の採用や離職防止に役立ちます。

 

●1週間ごとに長時間労働になっていないかチェックする

従来より改善されてきたとはいえ、IT業界では長時間労働が発生しやすいのが現状です。とりわけ作業の管理進捗や品質管理が難しく、さまざまな問題が積み重なって長時間労働が強いられやすくなっています。その対策として、1週間単位で労働時間の管理を実施する企業も少なくありません。後々のしわ寄せにより長時間労働にならないように調整が可能です。

 

●従業員全体のスキル向上

IT業界では、スキルの差によって「優秀な人への負担」がより大きくなってしまいます。企業側でも、そのような個人差を是正するために、技術に関する勉強会や、資格取得のサポートなどを実施し、従業員一人ひとりのスキル向上を図るよう取り組んでいます。働き方改革の導入は、従業員はもちろん、企業にとってさまざまなメリットがあります。働き方改革の実現に向けて、柔軟な働き方ができる制度やツールの導入など検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

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