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営業支援システムってなに?そのメリットや機能とは

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営業活動をサポートするための営業支援システムですが、具体的にどのように営業担当者を支援していくのかについてはあまり知られていません。
実際のところ、営業支援システムの概要や役割についての知識が曖昧な方も少なくないでしょう。
そこで本記事では、営業支援システムの概要やメリット、機能について解説します。
今、営業支援システムの導入を検討している方は必見です。
 

目次

 

■営業担当者をサポートする営業支援システム

営業支援システムとは、Sales Force Automation(SFA)を意味する営業活動を効率化するツールのことです。1990年代前半にアメリカで誕生し、日本でも長く利用されているシステムになります。主に営業担当者が抱えている案件情報や顧客情報、営業アプローチの進捗状況などをデータベース化して社内に共有することで、営業活動の効率化を向上させることを目的としています。例えば、顧客情報を社内で共有することによって営業担当ではない社員も営業状況が把握できたり、新入社員が営業を担当することになった場合にもスムーズに業務を開始できたりするわけです。

 

●マーケティング自動化システムや顧客管理システムとは違うの?

営業支援システムと似たシステムとして挙げられるのが、マーケティング自動化システム(MA)と顧客管理システム(CRM)です。

 

■マーケティング自動化システム(MA)
簡単に説明すると「顧客の購買意欲を育てるために使うツール」です。例えば、マーケティング手法の1つに、Web広告などで獲得した顧客(見込み客)に対して、DMやメルマガなどを使って自社の魅力を伝えるといったアプローチ方法があります。これは自社のサービスや製品により興味を持ってもらうことが目的です。その際にサポートをするのがマーケティング自動化システムになります。つまり、顧客が購入やサービス利用をする意欲が高まった状態で営業担当者にパスするといった重要な役割を担うわけです。

 

■顧客管理システム(CRM)
こちらは顧客の情報を管理するシステムです。「営業支援システムと同じではないの?」と疑問に感じた方もいるでしょう。しかし、顧客管理システムの場合は自社と顧客の関係性を管理するといった意味合いがあります。すでに自社の商品を購入している顧客、すでにサービスを利用している顧客に対して、長期的な関係を構築することが目的です。


つまり、営業支援システムは商談中に活用するツールになりますが、マーケティング自動化システムは商談前に活用し、顧客管理システムは商談後に活用するツールということになります。

 

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■営業支援システムのメリットを知りたい

●メリット1:営業情報を集約することが可能!

営業支援システムを導入する大きなメリットは、営業情報を社内で共有できることです。案件情報、顧客情報などの営業情報を集約することによって有効的に活用できます。例えば、これまでの訪問記録や提案内容などを営業担当者ごとにデータベース化しておけば、それらの情報を企業資産として活用できます。また、営業担当が転職した場合においても顧客情報は残るため、引継ぎもスムーズです。

 

●メリット2:営業活動を最適化できる!

案件情報や顧客情報をまとめることは、営業戦略を立案するうえでも役立ちます。システム上に残したデータは、表やグラフなどで表示できるケースも多く、検証や分析の際に役立ちます。案件情報や顧客情報を正確に把握することで、ビジネスチャンスを逃さない戦略立案はもちろんのこと、無駄のない生産計画を考えることができるのです。

 

●メリット3:営業担当者の手間が減る!

営業支援システムについては案件情報や顧客情報を集約するのみでなく、営業日報や契約書を簡単に作成できる機能もあります。スマートフォン端末からも利用できることが大半のため、移動中などの時間を使って情報の入力ができます。このように営業担当者の業務が効率化されることによって、営業活動に集中して取り組める時間が増えることでしょう。

 

■営業支援システムにはデメリットもある?

多くのメリットが存在する営業支援システムになりますが、企業によってはデメリットに感じる部分もあります。例えば、導入コストがかかることです。営業を支援するための便利な機能が備わっているため、当然のことながら費用は発生します。コスト削減のために大事なことは、導入前に現状の課題を洗い出し、必要な機能を決めておくことです。無駄のない発注をすることでコストを抑えることができるのです。導入後に後悔しないために、まずは無料トライアルなどから始めてみるのもありでしょう。
このほか、営業システムの導入までに時間を要することもデメリットの1つです。初めてシステムを導入する場合においてはシステム移行が発生してしまいます。スケジュールはしっかりと把握したうえで段階的に導入をするとよいでしょう。

ただし、これらのデメリットを加味したとしても大きなメリットをもたらしてくれるのが営業支援システムです。現状の営業方針に課題を感じている場合であればもちろんのこと、より効率的に営業活動を進めていきたい場合にもおすすめです。

 

■営業支援システムにおける便利な機能

営業支援システムには多くの機能が搭載されています。ここでは、代表的な機能に絞って紹介します。
※搭載している機能についてはシステムによって異なりますのでご了承ください。

●案件管理機能

営業支援システムにおける代表的な機能の1つが、営業案件の詳細情報を管理できる機能です。案件における企業情報、担当者情報、提案しているサービス、営業フェーズ、受注見込み、受注予定日、受注見込額などの情報を管理します。案件情報が可視化されることによって、社内で進捗状況を共有できます。管理者が案件情報を見れば、どの営業担当者がどの企業に対して何を提案しているのかが分かります。これにより、各営業担当者に対して、フェーズごとの適切なアドバイスを出すことができます。顧客に対して重複したアプローチをしてしまうミスも避けることができるでしょう。

●顧客管理機能

顧客に関する詳細情報を管理する機能もあります。この機能を見ることによって、会社名や所在地はもちろんのこと、担当者名なども把握できます。例えば、営業担当者が不在のタイミングで顧客から連絡があった際、「担当でないので分からない」といったケースは多々あると思います。こういった場合でも顧客管理機能があれば安心です。社内にいる誰もがスムーズに対応できることでしょう。また、名刺の自動取込ができるシステムもあるので、顧客情報を入力する手間も省けます。

 

●商談管理機能

商談情報を社内で共有できる機能です。訪問の目的、過去の商談の内容、商談進捗状況、商談の進捗状況、ネクストアクション予定などの商談にかかわる詳細の情報を管理できます。例えば、優秀な成績を残している営業担当者が「どのようなアプローチをしているか?」、「どのようなタイミングでクロージングをおこなっているか?」などを共有することで社内の営業力強化につながります。

 

●営業プロセス管理機能

プロセス管理を簡単に説明すると、「営業担当者の行動や結果を数値化して管理すること」です。例えば、アポイントの数や実際に訪問した数、受注率などが挙げられます。つまり、営業を担当している社員の現状を可視化できるわけです。これによって、管理者は結果を出している営業担当者や伸び悩んでいる営業担当者を正確に把握することができます。

 

●分析レポート作成機能

分析レポートを自動で作成できる機能もあります。例えば、営業担当者別の売上状況、商材別の売上状況、エリア別の売上状況などの分析ができます。レポート作成をおこなったことがない担当者であっても、データを簡単に抽出して自動でレポート化できるので便利です。営業会議などで使用する資料作成にも役立ちます。

 

●予実管理機能

売上予測や売上実績などを確認できる機能です。前述した分析レポート機能を使うことによって、自社の現状や課題などを一目で把握できます。また、案件ごとに見込受注額を入力すれば、自動で売上予測が算出されます。管理者はリアルタイムで状況を確認しながら優先するべき案件、人員の配置などを決定していくことができるのです。

 

●日報管理機能

営業支援システムには、営業日報を簡単に作成できる機能があります。システム上で作成した日報についてはリアルタイムで共有できるので、管理者は営業担当者の行動や成果をすぐに把握できます。また、基本的にスマートフォンなどのモバイル端末でも更新することができるため、外出先でも対応ができます。時間の効率化に大きく貢献してくれることでしょう。

 

●タスク管理機能

タスク管理機能も便利です。営業担当者が行動予定や仕事内容を登録することで、スムーズかつ効率的に営業活動を進めていくことができます。また、管理者はそれをリアルタイムでチェックできるため、各営業担当者のリソース状況を一目で把握できます。

 

■営業支援システムはどう選ぶべき?

「営業支援システムの魅力は分かったけど、実際のところシステムの選び方が分からない」という方も多いでしょう。営業支援システムを選ぶときには覚えておきたいポイントがあります。

 

●コストパフォーマンスを確認

システム導入において最も気になるのがコストでしょう。初期費用、月額費用はもちろんのこと、場合によってはオプション機能の費用やコンサルティング費用などのコストがかかるケースもあります。初期費用が高く設定されている代わりにランニングコストが安いケースもあれば、初期費用が安く(あるいは無料に)設定されている代わりにランニングコストが高額になるケースもあります。利用期間や利用人数によっても費用は大幅に変わりますので、導入前にはこれらを考慮したうえで「トータルコストはいくらになるか」、「コストパフォーマンスは高いのか」という点を整理しておいてください。

 

●必要な機能・不要な機能を確認

機能のチェックも非常に重要です。まずは「システム導入後にどのように使っていくか」ということを具体的に洗い出してください。そうすることで必要な機能、不要な機能が見えてきます。機能は多ければ多いほどよいと思っている方も多いですが、そんなことはありません。使わない機能がたくさん搭載されている場合には業務の妨げになるだけです。営業担当者やシステムを使う社員から「使いにくい」という意見があれば、せっかくのシステム導入も失敗に終わってしまうかもしれません。そうならないためにも「なんとなくこの機能も追加して……」というのは避けてください。あくまでも確実に必要な機能のみを搭載するようにしましょう。

 

●自社でシステムを利用する人数を確認

営業支援システムを利用する人数によって、最適な営業支援システムは異なります。例えば、大企業向けのシステムを少人数で利用しても機能を使いこなすことは難しいかもしれません。社員のうち何人が営業支援システムを利用するのか明確に洗い出して、その人数に適したものを選びましょう。

 

●サポート体制の充実度を確認

初めて営業支援システムを導入するとなると、不明な点が出てきたり、トラブルなどが起きたりするケースも考えられます。そんなときにサポート体制が充実していれば安心です。困ったときに24時間365日体制でサポートしてくれるケースもあるので、事前にしっかりとチェックしておくとよいでしょう。

 

●スマートフォン端末からも利用可能か確認

営業担当者が使うシステムになる以上、スマートフォン端末での利用ができることは非常に大事でしょう。また、アクセス可能領域についても事前に確認しておくことが大事です。

 

いかがでしたでしょうか。ここまでの内容で営業支援システムの機能やメリットについてご理解いただけたと思います。もし、営業支援システムの導入を検討されているのであれば、しっかりと比較することが何よりも大事なポイントです。「せっかくシステムを導入したのに活用できなかった」という失敗を避けるためにも信頼できる開発パートナーを探しましょう。

 

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