文書管理システムの費用相場とは。開発とパッケージ導入のどちらにすべき？

ペーパーレス化が叫ばれるようになった昨今において、文書管理システムの重要性が増しています。文書管理システムを導入することで、ペーパーレス化はもちろんのこと、業務効率化やコスト削減なども見込めるでしょう。
本記事では文書管理システムの費用について解説しています。また導入時に考えておくべきことについても解説していますので、ぜひ最後まで読み進めてみてください。

 

目次

 

 

 

文書管理システムの費用相場について

文書管理システムの相場は、クラウド型やオンプレミス型によって変わってきます。クラウド型は、オンライン上のサーバーで提供されているシステムを利用するタイプです。オンプレミス型は、自社でサーバーやソフトウェア、ハードウェアを用意してシステムを構築するタイプです。サービスによってはプランが複数ある場合もあるので、あくまでも目安として考えてみてください。

文書管理システムの費用は、1ユーザーが月額500円で利用できるものから、ユーザー数無制限で月額600,000円で利用できるものもあります。クラウド型で利用する場合、導入の初期費用が50,000円、月額費用が9,800円で利用できるシステムなどがあります。オンプレミス型の場合は、初期費用が100,000円、月額費用が57,000円で利用できるシステムなどもあります。しかし、多くのシステムが目安としての費用になるため、導入時には自社の規模感に合った見積もりをベンダー企業から貰うことが大事になります。

 

スクラッチ開発・カスタマイズ・パッケージのどれが良い？

文書管理システムを導入する際に、スクラッチ開発か、カスタマイズで導入するか、パッケージを適用させるかで迷う方もいると思います。結論から言えば、自社に適したシステムであれば、どの方法で導入しても間違いではありません。しかしそれぞれの導入方法には良し悪しがあるので、きちんと理解して導入を進めることが大切です。

なお、自社がどの導入方法が適しているかでお悩みの場合は、実際に相談してみるのも有効です。発注ナビでは適した導入方法について、無料相談を受け付けていますので、気になった方はぜひ試してみてください。

 

●スクラッチ開発

スクラッチ開発とはその名のとおり、自社に合ったシステムをイチから作り上げて運用する方法です。スクラッチ開発のメリットは、必ず自社に適したシステムになるという点です。なぜなら自社の環境と要望を捉え、条件に合ったシステムをオリジナルで作成するからです。そのため完成後の運用に関しては、カスタマイズやパッケージと比較してもスムーズに進むことが多いでしょう。

一方でスクラッチ開発は他社にはないオリジナルシステムになるため、開発期間が長期に渡ってしまう、開発コストが高額になってしまうなどのデメリットがあります。そのため、すぐにでもシステムを導入して業務を改善したいと考えている場合は、適していない導入方法であるといえるでしょう。

 

●カスタマイズ

カスタマイズとは、すでに存在しているシステムを基にして、自社に適したシステムに合わせていく方法です。自社に必要な機能を追加する、管理画面を自社の担当者が操作しやすいように設定するなどが挙げられます。カスタマイズのメリットは、すでに存在しているシステムをベースに開発していくため、スクラッチ開発よりも開発期間が短かくて済むことが多い点です。

一方で、カスタマイズはシステムのすべての部分を行えるわけではありません。システムの中にはどうしてもカスタマイズができない部分もあるため、この機能をカスタマイズしたいと思っても対応できない場合もあります。そのため機能の優先順位を決め、時には妥協しなければならない場面も出てくるのがデメリットです。

またカスタマイズの規模が大きくなってしまうと、カスタマイズ費用はもちろんのこと、運用後の保守費用も高額になってしまう恐れもあります。そのため汎用的なシステムの運用で問題はないが、より業務効率化を目指したいと考えている企業に適しているといえるでしょう。

 

●パッケージ

パッケージとは、適した企業であればどのような企業でも利用ができる汎用的なものです。パッケージで導入を行うメリットは、導入期間が短期であることと、費用がスクラッチ開発やカスタマイズと比較して安価であることです。そのため、コストをかけずに短期でシステム化を行いたいと考えている場合は、とても有効な方法です。

しかしパッケージでシステム化を行う場合は、パッケージソフトで備わっている機能のみが利用できます。自社で操作したいと思った箇所があったとしても、パッケージが適用していなければ操作はできません。そのためせっかくパッケージを導入しても、利用しない機能が多くなってしまうとかえって業務の効率が落ちてしまう恐れもあります。

パッケージを導入する時は、パッケージソフトに合わせて運用していくことになるという点を納得したうえで導入することが大事になります。

 

文書管理システムの基本機能には何があるの？

文書管理システムの基本機能は主に下記の6つが挙げられます。

• 文書管理登録機能

• 検索機能

• バージョン管理機能

• ライフサイクル機能

• セキュリティ機能

• ワークフロー機能

それぞれの機能について解説していきます。

 

●文書登録機能

文書登録機能とはその名のとおり、文書を登録・保管する機能のことです。この機能により、文書をデータ化して一元管理できます。

 

●検索機能

検索機能では「全文検索」がほとんどの製品で利用できます。文書を探したい時に、指定の文書を検索にかけることで対象の文書を簡単に探し出すことが可能です。また文書検索も「全文一致検索」や「あいまい検索」で行えるものもあり、用途に沿った検索が可能です。

ほかにも文書やフォルダに「タグ」を設定し、検索の容易性を高める機能なども備えています。検索機能があることで、紙での保管時に起こっていたような、目的の文書を探し出すまでに時間がかかることが軽減されます。

 

●バージョン管理機能

バージョンとは文書の更新を行った際に、最新の状態にしたものと更新前の状態のもの、それぞれのデータのことです。文書は更新されることが多々ありますが、Wordなどで共有保管をしている場合、どの文書が最新のものか分からなくなってしまうことも少なくありません。文書管理システムでは、検索した文書は常に最新版へのアクセスになります。しかし、間違えてデータを上書きしてしまい前の状態に復元したい場合には、過去のバージョンを開くことも可能です。こうしたバージョン管理機能があるため、安心して文書の更新を行えます。

 

●ライフサイクル管理機能

ライフサイクルとは文書の作成から保管、破棄までの流れのことです。文書の中には法律で保管期間が定められているものもあり、非常に重要なものと言えます。ライフサイクルを手動で管理するのは負担が大きいため、文書管理システムではライフサイクル管理機能として、文書の破棄期限が迫っているものを通知で教えてくれるなどの機能が備わっています。

 

●セキュリティ機能

文書のセキュリティも重要です。文書管理システムでは「いつ・誰が・どのような」操作を行ったのかが分かる履歴機能が付いています。そのため重大なインシデントが起こってしまったとしても、履歴を遡って問題を特定するなどの迅速な対応が可能です。ほかにも特定の方のみが閲覧できるようになる「アクセス制限機能」や「ファイル暗号化機能」など、多方面からのセキュリティ機能が備わっています。

 

●ワークフロー機能

文書管理におけるワークフローとは、社内で契約書、稟議書、経費精算などを申請し、承認権のある方に承認、決済をしてもらう一連の流れを指します。これまでは、このワークフローが紙の書類で行われていましたが、見落としてしまう方が出てきたり、どこかで書類の回覧が止まってしまったりすることもありました。文書管理システムのワークフロー機能では、書類が承認権のある方に自動で通知されるので、承認フローがスムーズになります。

 

文書管理システムを開発する・導入する前に考えておくべきこと

文書管理システムを開発する、導入したいと考えた時は事前に準備が必要です。それぞれの場面から考えるべきポイントがあるので、一つずつ自社の中で落とし込んでみてください。

 

●まず考えるべきこと

スクラッチ開発またはパッケージでの導入などを考える前に、考えるべきことは以下のようなものです。

• 管理したい書類はどのようなものか

• 自社が導入する目的は何か

• 自社にとって必要な機能は何か

まずは自社でどのような書類が存在し、管理していきたいのかを考えていくと良いでしょう。完全に電子保存に移行できるものもあれば、紙との併用が好ましいものもあるかもしれません。

まずは自社が管理したい書類を洗い出していくことが大事です。また管理を行う際には、どのような機能が最低限必要か、備わっていたら、より効率化が目指せる機能は何かなどを考え、導入時の優先順位を付けておくと良いでしょう。

 

●パッケージソフトを導入する前に考えておくべきこと

パッケージソフトは前述したように、汎用的なシステムになります。そのため以下のようなことを考えて進めていく必要があります。

• 必要な機能がきちんと備わっているシステムか

• 使わない機能が多くなっていないか

• 法令に適した文書管理が行えるか

• セキュリティ対策は万全か

• オンプレミス型、クラウド型のどちらになっているか

パッケージシステムを導入したとしても、必要な機能が備わっていなかったり、使わないシステムのほうが多かったりすると作業効率は大幅に落ちてしまいます。また費用対効果も悪くなってしまうので、慎重に考えることが大切です。

また法令の順守やセキュリティ対策も必要な要素になります。文書を紛失してしまう、外部へ流出してしまうなどが起こってしまうと、社会的信用の失墜にもつながってしまうので、きちんとした対策が取られているシステムでなければなりません。最後にオンプレミス型かクラウド型かを考えていきます。どちらも良し悪しがあるため、自社の状況や今後の事業戦略に沿って考えていくことが大切です。

 

●独自で開発する・開発を外注する前に考えておくべきこと

独自開発、または外注によって文書管理システムを導入しようとした場合に考えるべきことは、以下のようなものが挙げられます。

• マルチデバイス対応

• 法令などへの対応

• セキュリティ対策

昨今は働き方の多様化などによって、会社に出社しないケースも増えてきています。そのため離れた場所からでも文書の確認ができるように、マルチデバイス対応で行うことを前提で考えると良いでしょう。

パソコンだけではなく、タブレットやスマートフォンからでも確認できるようになれば、効率性は大幅に上がっていきます。またパッケージソフトでの導入と同様に、法令などへの対応やセキュリティ対策も万全にすることが大切です。

 

文書管理システムのパッケージソフト

本章では文書管理システムのパッケージソフトを3つ紹介していきます。文書管理システムには多くのソフトが存在していますので、本章の3つを参考にぜひ様々なパッケージソフトと比較してみてください。

 

●ASTRUX

ASTRUXは株式会社デジタルマトリックスが提供している文書管理システムです。文書の登録や検索はもちろんのこと、アクセス制御やシングルサインオンなどのセキュリティ面もきちんと対応がされています。ワークフロー機能では、代理承認機能や自動承認機能が備えられているため、承認の遅れなどが発生することなく業務が円滑に進むことをサポートしてくれます。

 

●楽々Document Plus

楽々Document Plusは住友電工情報システム株式会社が提供している文書管理システムです。楽々Document Plusの特徴は、操作性が抜群であるという点です。登録したい文書は、手入力はもちろんのことWordやExcelでまとめられた文書もドラッグ&ドロップでも登録が可能です。またすべての申請、承認もシステム上で行われるので、文書に関連する業務を一元管理することにつながります。

 

●NotePM

NotePMは株式会社プロジェクト・モードが提供しているクラウド版の文書管理システムです。NotePMの特徴は「社内wiki」と呼ばれる共有ツールを作成できることです。作成した文書は、この社内wikiに保存されていくため、検索も容易に可能になります。また閲覧履歴や変更履歴も管理できるため、インシデント対策にも対応ができます。

 

スクラッチ開発ならシステム開発会社に依頼しよう

スクラッチ開発でのシステム導入を考えているのであれば、システム開発会社に依頼を行うのが最も有効です。

「発注ナビ」では文書管理システムの開発についての相談から検討、見積もりまでを完全無料で対応いたします。まずは「発注ナビ」で適切な見積りなどを行ってから、自社に合ったシステム開発会社を探してみてください。

 

まとめ

文書管理システムには多くの種類が存在しています。そのため自社に合ったシステムを探すのは、労力を要します。

しかしきちんとしたシステムを導入しなければ、導入後の自社の業務はまったく効率化されないと言っても過言ではありません。ぜひ本記事を参考に、事前に考えるべきことなどを明確にし、自社に合った文書管理システムの導入に向けて動いてみてください。

 

 

 

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