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文書管理システムとは?業務効率化に最適なソリューションの活用を

文書管理システムとは、業務に必要な文書をデジタル化し、情報を効率よく格納・管理するためのサービスです。
管理しなくてはならない文書が大量にあると、必要なときに必要な情報を取り出すのに時間がかかります。
特に長期的に情報を保管したり、契約書など文書そのものに使用期限が設定されていたりする場合は、管理が複雑になってしまいます。
そんなときに、便利なツールが文書管理システムです。
文書管理システムを使えば、いつでも検索でき、求めている情報にすぐにアクセスできるようになります。
今回は、文書管理システムについての概要やメリット、導入にあたっての注意点などをご紹介します。

文書管理2-min

 

目次

 

文書管理システムとは?

文書管理システムとは、文書をデジタル化したものを格納・管理するコンピュータ上のシステムのことを指します。紙で保存している書類を、デジタル化してデータを保管できるのが最大の特徴です。

●紙の書類のデメリット

紙の書類で文書を保管していると、コストがかかります。紙の文書にかかるコストは、用紙の代金だけではありません。自社で印刷する場合は、プリンタ代やインク代、印刷機の電気代といった費用がかかります。その上、文書を保管するのに収納スペースや備品も必要となるため、間接的なコストも発生してしまいます。

また、必要な文書を探すのが大変という検索性の問題もあります。文書自体に目次や見出し、索引などがあっても、必要な書類や情報をすぐに見つけられるとは限りません。特に大量の文書の中から目当ての記述を探すのは、時間と労力がかかってしまいます。

長期にわたって紙の書類を管理する場合、劣化は避けられません。湿気や温度、紫外線などの影響を受けて情報が読めなくなったり、不特定多数の人が扱うことで破れたり、紛失したりする可能性もあります。万が一、災害が起こった場合も、紙の書類は復旧できません。火事や浸水などの自然災害による紛失・消失が起きた際には、企業の情報が完全に失われてしまうおそれがあります。

 

●文書管理システムの主な活用事例

文書管理システムを使うと、社内の資料の一部、または全部を電子化し、社内情報を効率よく管理できるようになります。そのため、文書管理システムは、業界を問わずさまざまな企業で活用されています。
例えば、期限のある契約書類の場合に、期限が近づくと自動で通知される設定にしておけば、契約の更新手続きを忘れるといったミスを減らすことができます。文書管理システムの導入によって、大量の図面や技術関連の文書を扱う製造業では、保管を効率的に行えるようになり、個人情報を扱う医療機関では、病院内の文書の管理や電子カルテとの連携に活用されるようになっています。

 

文書管理のライフサイクル

文書情報を管理する上で取り入れられている、ライフサイクルという考え方があります。
文書管理のライフサイクルとは、文書情報が作成されてから廃棄されるまでの各段階を示す言葉です。文書自体の寿命をリアルタイムに把握することで、そのときに必要な情報を判別できるようにすることが目的です。ライフサイクルができていれば、文書の量が増えても、情報ごとの使用期限を正確に管理できます。

<作成>

WordやExcelといったMicrosoft Officeで作成されたファイルデータはもちろん、紙媒体の文書をスキャンして電子化した情報などを、文書管理システム上に登録します。

<共有・活用>

文書管理システムで、ほかのユーザーと共有できるように設定します。作成者以外の人も検索・閲覧ができるように設定したり、「参照のみ」「編集まで可能」などユーザーの権限に応じてアクセス可能な情報を制限したりすることもできます。

<破棄>

不要な情報は適切に破棄することも必要です。文書管理システムの種類によっては、保存容量の上限が設けられていることもあり、そのような場合は無制限に情報を保存しておくことはできません。保管する情報を見極めて分量を減らすことで、管理が楽になるでしょう。
文書管理システムから破棄する際は、社内の運用ルールに従って適切に行うことが大切です。勝手に削除してしまうと、社内で共有されていた文書がなくなってしまうおそれがあるため、十分に注意しましょう。

<保管・保存>

使用後も必要な文書については、適切なフォルダで保管しておきます。文書管理システム上では、検索しやすいように文書の番号やバージョンまで管理されます。

保管された文章は編集されたり、追記されたりして「作成」に戻り、文書管理のライフサイクルが繰り返されます。

 

文書管理システム導入のメリット

文書管理システムの導入には、さまざまなメリットがあります。業務効率化をサポートする文書管理システムのメリットについて解説します。

●ペーパーレスで保管する手間も場所も取らない

コンピュータ内に書類のデータを保管するため、社内に保管場所を確保する必要がありません。保存する文書が増えても収納の心配はなく、意図的にデータを削除しない限り、紛失の心配もないでしょう。

●資料を見つけやすい

必要な資料を簡単に見つけられるため、書類を探す時間を短縮できます。また、書類そのものだけでなく、数百枚もの書類の中から該当する箇所をピンポイントで見つけ出すこともできます。文書内検索に対応した管理システムを選べば、特定のフレーズで全文検索することも可能です。

●いつでも資料を確認できる

クラウドの文書管理システムならば、どこからでも書類を確認できます。インターネット環境さえあれば、出張中やクライアント先での会議中など、社外で書類を確認したいときにも役立ちます。

●厳重なセキュリティ管理が可能

紙媒体の書類の場合は、盗難や部外者の閲覧などの危険性があります。しかし、文書管理システムではアクセス権限の設定ができるため、そうしたリスクを防ぐことができます。また、不正なアクセスや資料の一部抜き取りも防止できます。

 

文書管理ソリューションで業務をさらに効率化

多くのメリットがある文書管理システムですが、デメリットもあることを導入前に理解しておきましょう。ここでは、文書管理システムを導入する際の注意点をご紹介します。

●文書管理システムのデメリット

書類のスキャニングに、時間がかかります。紙の書類を文書管理システムで管理するには、電子化する必要がありますが、文書を1枚1枚スキャンしなければならないため、時間的にも労力的にも負担になります。
導入後のシステム運用についても注意が必要です。システム導入後にすぐ使用が開始できるわけではありません。セキュリティ管理や文書フォルダ内の整理整頓、サーバの移行作業などの労力が発生します。また、文書管理システムの使い方を社員に教え、使用時のルールを徹底しなければならないことも考慮しておきましょう。

 

●文書管理ソリューションの活用

これらのデメリットを解消してくれるサービスとして、文書管理ソリューションがあります。書類のスキャニングから保管、文書管理システムの運用までを代行してくれるアウトソーシングサービスです。紙の文書を送るだけでスキャニングしてくれたり、文書管理システムの運用方法を教えてくれたりします。希望すれば、スキャンした紙の書類を適切に廃棄してもらえるサービスもあります。

 

文書管理システムを使用して、社内の情報管理を円滑に

文書管理システムを使用すれば、紙の文書を管理する際に必要だったスペースや時間、労力を大きく軽減できます。
電子化することにより検索性が向上するだけでなく、紙の書類と比べて高い機密性が確保できるのもポイントです。
そのため、大量の情報を保管する必要がある企業では有益なシステムとなるでしょう。
文書管理システムを導入する際には、文書のスキャニングや社員教育などシステム導入に伴う労力が発生します。
そうしたコストを最小限に抑えるには、アウトソーシングサービスなどをうまく活用することが鍵となるでしょう。
円滑な情報管理を目指し、文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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