社内システムのDX化、ありがちな課題と成功へ導くポイントとは

昨今は、業務効率や企業利益の向上を目的に、DX化を推し進める企業も少なくありません。
ですが、「社内システムのDX化」を進めようとしても、何をどのように進めたら良いのか悩んでいる企業担当者は多いのではないでしょうか？DXが必要といわれても、DXの意味や進め方を知らないと計画を立てることは難しいものです。この記事では、社内システムにおけるDXの進め方やDXの推進で立ちはだかる課題、DX推進を成功に導くポイントなどについてご紹介します。

目次

 

 

 

すぐにでも始められるDXの取り組み

DXを進めるには、DXの基本情報を知る必要があるでしょう。最初に、DXの概要と社内DXの進め方について解説します。

 

●DXとは

DXとは、「Digital Transformaiton（デジタルトランスフォーメーション）」を略した言葉で、「デジタル技術による変革」を指します。2004年にスウェーデンのウメオ大学のエリック・ストルターマン氏が提唱した概念で「進化したデジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへ変革すること」です（Transには交差するといった意味があり、英語ではXで省略して呼ぶこともあります）。

日本では、経済産業省がDXを以下のように定義しています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

この定義により、DXの実現とは「データとデジタル技術を活用して業務・サービス・組織・ビジネスモデルを変革する、その結果競争上の優位性を確立する」といえます。

 

●社内システムのDXの進め方

社内システムでDXを進めるにはどのようにしたら良いのでしょうか？DXを進める手順は以下のようになります。

1. ビジョンを策定する
2. 従業員の理解を得る
3. 課題を発見する
4. 優先順位を決める
5. 解決方法を検討する
6. 計画書を作成する
7. デジタイゼーションから始める
8. デジタライゼーションする
9. 施策実施の効果測定・分析をする

 

（1）ビジョンを策定する

DXを推進するには、DXのビジョンを社内で共有することが重要です。DXを進めるためには「どのようなリスクを避け、どのような価値をもたらすか」などDXを進める目的を決定しなくてはなりません。社内で戦略や方向性が決まると、DXの成功率が向上します。

 

（2）従業員の理解を得る

DXを推進するには、従業員の理解を得るために、経営トップがビジョンを示す必要があります。社内の意思統一が図れないと、部署間で連携が乱れがちです。営業部門がDXを早く進めたいと考えても、構築する側のシステム部門とは意見の衝突があるかもしれません。そのような衝突を防ぐためにも、経営陣がビジョンを示し理解を得ることが大切です。

 

（3）課題を発見する

自社の業務の中から、デジタル化で解決できる課題を洗い出します。DXは、必ずしも大規模なIT投資とは限りません。既存システムの活用でITインフラを構築できることもあります。最初に既存システムの状況を分析し、把握することが重要です。

 

（4）優先順位を決める

課題を洗い出したら、改善すべき点を検討し優先順位を決めます。

 

（5）解決方法を検討する

優先順位が決まったら、課題の具体的な解決方法を検討します。

 

（6）計画書を作成する

DX推進を実現するための計画書を作成します。計画が絵に描いた餅にならないよう、以下のようなポイントを項目に入れ収益計画を策定します。

• 目標と目的

• 課題解決のための施策

• 運用体制

• スケジュール

• 効果測定のためのKPI

• コストパフォーマンス

 

（7）デジタイゼーションから始める

ここでいう「デジタイゼーション」とは、紙などのアナログ情報のデジタル化を指します。デジタイゼーションで情報をデジタルデータ化できると、業務効率化に貢献しやすくなります。

 

（8）デジタライゼーションする

「デジタライゼーション」とは、業務プロセスやサービスのデジタル化のことです。デジタイゼーションから一歩踏み込んで、自社で提供中のサービス自体がデジタル基盤で動くようにする取り組みです。デジタライゼーションは、SaaS（ソフトウェアを提供するクラウドサービスのこと）のようなクラウドシステムの導入で実現しやすくなります。

 

（9）施策実施の効果測定・分析をする

あらかじめKPIを設定し、施策実施の効果測定や分析をします。目標に達しない場合は原因や対策方法などを洗い出し、新たにDX化を進める仕組みです。

以上がDX化の手順ですが、計画書の作成や導入するシステムの選定などは、ITに精通したエンジニアがいないと、実行が困難です。そのため、DXの推進に不安が残る企業は、システム開発会社に支援を求めてみてはいかがでしょうか。DX支援事業を行っている会社は以下のページでもご紹介しています。

 

DXの推進で立ちはだかる課題とは

DXが重要であると認識しているにもかかわらず、失敗する企業も少なくありません。企業でDXを実現するにあたって以下のような課題があります。

• 時間とコストの問題

• 社内全体と部署間での協力

• 既存システムからの脱却

 

●時間とコストの問題

DXを実現するには、「業務の見直し」「システムの刷新」「組織体制の改革」が必要なため、時間やコストがかかります。段階を踏んで進めるため、投下コストの回収見込みが判断しづらく、従業員から反対の声が出ることもしばしばです。事前に計画や目標を従業員に提示し理解してもらうことが必要になります。DXにかかる費用を捻出するには、IT導入補助金や共創型サービスIT関連支援補助金といった補助金の利用もおすすめです。

 

●社内全体と部署間での協力

DXを推進する場合、社内全体と部署間での協力が欠かせません。新システムを構築する場合、特定の部署の仕事のみ優先すると実務とはかけ離れたものとなり、協力を得ることが難しくなります。DXの目的を明確にし、社内全体のコンセンサスを得ることが重要です。部署間での連携によりDXの推進も進めやすくなるでしょう。

 

●既存システムからの脱却

DX推進には既存システムからの脱却が重要です。DXが良いとはわかっていても、既存システムに固執し反対が起きる場合があります。他社の動向なども交え、DXを実現した場合の業務の可視化や改善などメリットを理解してもらうことが重要です。DXに対する疑問点を解消しつ、やらないことのデメリットを理解してもらうことが必要になります。

 

DX推進を成功に導くポイント

DX推進を成功に導くためのポイントは、以下の4点です。

• 経営層によるDXの深い理解

• 一貫性のあるシステム構築

• IT人材の確保・育成

• DX推進のための体制整備

 

●経営層によるDXの深い理解

手順の項でも述べましたが、DX推進を成功させるには経営層がDXを深く理解し、従業員に対しビジョンを示し目的を明確にすることが重要です。DXは全社での改革が必要であり、社内の一部だけが取り組んでいても効果が得られない場合があります。システム変更の理由や具体的な計画のフローなどを明確にすることで、従業員にDXの必要性を理解してもらいやすくなります。

 

●一貫性のあるシステム構築

DXを成功させるには、個別のシステム構築ではなく全体を俯瞰できる一貫性のあるシステム構築が重要です。老朽化しブラックボックス化したレガシーシステムを複数持つと、データ連携もできずトラブルを引き起こします。レガシーシステム刷新のため、個別に部署単位でDXに取り組んでも、データ活用はできません。その結果、DXを進めても業務の効率化にはつながらない場合があります。一貫性のあるシステム構築は、部署間のデータ連携を可能にし、シームレスにデータを活用できます。その結果、企業の競争力も向上するでしょう。

 

●IT人材の確保・育成

DXには、IT人材の確保・育成が欠かせません。人材を確保できた場合、部門間を越えて改革できるポジションを設けましょう。DXについて専門的な知識を持った人材を雇用できたとしても、部門間の連携が難しい場合は、DXが成功しにくくなります。経営層が自らコミットし適材適所に人員配置することが重要です。

 

●DX推進のための体制整備

経営層が目的やビジョンを示したら、DX推進のために「DXを推進するマインドセット」や「部門設置」などの体制整備が必要です。DXでは、仮説・検証を繰り返しスピーディーに対処することが求められるでしょう。

 

社内DXの必要性とは

なぜ社内DXが必要とされているのでしょうか？社内DXの必要性とは、以下の3点です。

• 働き方改革

• 「2025年の崖」問題

• BCP対策

 

●働き方改革

日本国内では少子高齢化が進んでおり、労働者がワークライフバランスを取れるような業務環境が求められています。DXの推進は働き方改革と関連性があるのです。テレワークの導入やITを使った業務の効率化により、従業員が自分らしく働ける環境づくりができます。

 

●「2025年の崖」問題

上述のように、2025年には既存システムをそのままの状態にしておくと、経済的損失が発生する「2025の崖」問題が発生します。2025年には、多くの企業が採用しているデバイスやシステムのメーカーサポートが終了し、現在保守運用を担当しているシステムエンジニアの多くが退職するのです。システムのブラックボックス化やセキュリティの問題など、さまざまな課題が発生するでしょう。そのため、早急にDX化を進める必要があります。

 

●BCP対策

「BCP」とは、災害などの緊急時における企業の事業継続計画のことです。DXの推進はBCP対策にも役立ちます。テレワークへの転換やWeb会議サービスの導入など、DXで日常業務の変革にも対応しやすくなるでしょう。

 

社内システムのDXで得られる効果

社内システムのDXで得られる効果は、以下の2点です。

• 生産性の向上

• 環境の変化への対応

 

●生産性の向上

DXの推進により、無駄な作業が減少して業務の効率化につながります。その結果、企業の生産性も向上するでしょう。分散していたデータを統合できるため、生産性の高いコア業務へリソースを投下できます。

 

●環境の変化への対応

DXは、自然災害などが起こった場合でも業務の遂行がしやすくなります。例えば、クラウドサービスなどの導入でテレワークを普及させやすくなり、不測の事態にも対応が可能です。その結果、環境の変化にも強い企業へと変革できるでしょう。

 

DXを働き方改革にも活かそう

働き方改革が浸透した現代では、テレワークや時差出勤、短時間勤務など多様な労働形態が普及しつつあります。

オフィスに出社する、定時まで勤務するといった働き方が一般的だった時代と比較して、これらの労働形態に対応できる社内システムの整備が不可欠です。「働きやすい環境づくり」を目指すケースにおいても、DXの推進をおすすめします。自分たちだけでDXを行うことに不安がある場合は、外注でのDX推進も検討してみましょう。

 

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