複数人が所属するチームや企業では、円滑なコミュニケーションや情報共有が大切です。社内における情報共有を効率化させるためのツールである「グループウェア」は多くが無料で提供されていますが、より効率を上げるためには有料版を選ぶほうが適しているケースもあります。しかし、費用と機能が見合っていなければ費用対効果が得られないばかりか、損をすることも考えられるでしょう。今回は、グループウェアの費用相場を紹介するとともに、有料版を導入した時の費用対効果についても解説します。
目次
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グループウェアのおさらい
グループウェアは情報共有やスケジュール管理、チャットなど様々な機能が搭載されており、コミュニケーションの円滑化をサポートするソフトウェアです。紙媒体やメール、電話でのやり取りとは異なりリアルタイムで情報共有ができるため、コミュニケーションが活発になります。
また、スケジュール管理やタスク管理機能を使うと、自分の予定だけではなくチームメンバー全体の状況が把握できるため、会議のタイミングやリスケジュールをするうえでも役立ちます。
グループウェアには国内製と海外製の2種類があり、仕様が若干異なるため、各製品の違いについてしっかりと押さえておきましょう。
●国内製と海外製の違い
そもそも、日本と海外では業務の進め方や考え方が異なるため、その違いがグループウェアの機能や仕様に反映されています。例えば、日本では役職が重視されており、決済が必要な書類には役職順に捺印を得る習慣があります。国内製のグループウェアにはこうした習慣を踏まえた「承認フロー」の機能が搭載されているケースがほとんどです。また、資料をチームや企業全体に回覧させるための機能も備わっています。
一方、海外製のグループウェアを見てみると、日本の業務に沿った機能はなく海外企業の業務形態に調整されています。例えば、チャットツールは海外製によく見られる機能です。また、チーム内で運用を工夫したり、複数人で意見を出し合ったりすることを大切にしているため、汎用性が高くカスタマイズしやすい機能が豊富なのも特徴的です。
ほかにも1つのドキュメントを複数人で操作できる機能は海外製の代表ともいえ、場所や時間を選ばず共同作業ができるため大変重宝します。
グループウェアの導入にかかる費用相場を比較
グループウェアを導入する時に気になるのが費用の相場です。グループウェアの導入方法は、いわゆるパッケージソフトと呼ばれる既製品のソフトウェアを購入するか、システム開発会社に依頼して自社オリジナルのグループウェアを開発してもらう方法の2パターンです。
以下の表のように、導入方法が違うと費用相場も異なってきます。
| 導入形態 | 費用相場 |
|---|---|
| パッケージソフトを購入（クラウドタイプ） | 月額：数百円から数千円程度（1ユーザーあたり） |
| パッケージソフトを購入（オンプレミスタイプ） | 数十万～数百万円程度 |
| グループウェアを開発する | 数十万～数百万円以上 |
パッケージソフトの場合、導入する製品が動作する環境が整っていれば、導入から運用までにかかる時間が短く済みます。既製品とはいえ、グループウェアに必要な機能は搭載されているため、機能不足で感じる不便さはありません。
また、製品によっては、要望に応じてカスタマイズを請け負っているケースもあります。
一方、オリジナルのグループウェアを開発してもらう場合は、自社に最適な仕様が備わったグループウェアを導入できるため、無駄なく安定した運用ができるのがメリットです。さらに、導入だけではなく運用サポートまでしてもらえるため、運用中にトラブルが起きても安心です。
グループウェアを選ぶコツを知りたい方は、「グループウェア導入のメリット・デメリット！導入のポイントを紹介」もご覧ください。
●パッケージソフトの費用相場が分かれている理由とは
パッケージソフトのグループウェアは、月額料金を支払って使用するクラウドタイプと、製品自体を一括で購入するオンプレミスタイプがあります。
ここでクラウドタイプとは、サービス提供会社が保有するサーバーにアクセスして利用するシステムタイプ、オンプレミスタイプはクラウドタイプとは異なり自社にサーバーを導入して利用するシステムタイプです。
どちらのタイプを利用するかで費用相場が異なるため、双方を確認しておくことが大切です。
クラウドタイプはサービス利用料として、月額料金を1ユーザーあたり数百円から数千円程度で販売されているケースが多いです。一方、オンプレミスタイプはシステムそのものを一括購入するため、数十万円程度から、多い場合には100万円以上かかることもあります。
オンプレミスタイプとクラウドタイプの違いを詳しく知りたい方は、「オンプレミスとクラウドのメリットを比較！自社に合うのはどっち？」をご覧ください。
●独自開発のグループウェアの費用相場が高い理由とは
グループウェアの開発をシステム会社に依頼する場合、機能やシステム内容によって費用が変わってきます。一般的には、数十万〜数百万円以上かかるケースがほとんどで、ある程度の予算を用意しておかなければなりません。
開発にかかる費用の大半は人件費と設備費で構成されており、それに加えて開発にかかる作業日数で料金が確定します。多額の費用がかかるうえに開発に時間を要するため、すぐに導入できない点はデメリットといえます。
また、導入後のサポートやシステム保守はオプションとなっているケースが多いため、追加するとさらに費用がかかります。
導入前には、必要な機能やサポートをしっかりと確認してから、システム開発会社に見積もりを作成してもらい、依頼すべきか検討することが大切です。
開発費用の詳細については、以下のページで詳しく紹介しています。
▷システム開発にかかる費用はどのくらい？費用計算の方法も解説！
グループウェアのシステム導入や開発をお考えの場合は、発注ナビの利用をご検討ください。
グループウェアが費用対効果を見込める5つの理由
グループウェアは、導入方法によっては多額の費用がかかることがわかりました。ですが、自社に適した機能を求めるのであれば、コストをかけて導入するほうが得策といえます。
そこで、グループウェアの導入によって費用対効果を期待できる理由を5つ見ていきましょう。
●情報の共有化で業務の手間を省ける
グループウェアの基本機能として、掲示板やメール機能があります。一般的なメールソフトと同様に、チーム別や全体に一斉送信する機能も搭載されているため、その都度宛先を選ぶ必要がありません。
また、クラウドタイプのグループウェアであれば、どこにいてもアクセスできるため、場所や時間を問わず共有できるうえ、タイムライン機能があれば活発に意見を交わしやすくなり、作業効率の向上にも期待できます。
●スケジュール・プロジェクト管理が簡単になる
グループウェアを導入すると、スケジュールの入力も非常に簡単でチーム内への共有もすぐにできるため、時間や手間を省くことが可能です。
プロジェクト管理機能を使えばお互いの進捗状況がわかるため、その都度連絡を取って確認する必要もありません。このように、グループウェアによって細かな単純作業が効率化されます。
●ペーパーレス化が実現できる
グループウェアを使えば、Web上に保管した情報を使ってやり取りを行うため、ペーパーレス化に繋がります。
さらに紙代や印刷にかかっていたコストが削減できるだけでなく、承認を受けるための作業時間短縮にも貢献できます。
●テレワーク用ツールとしても活用できる
テレワークでも、グループウェアの活躍が期待できます。グループウェアにはWeb会議ができるタイプもあり、自社に出社することなく会議に参加できるからです。
また、捺印をするためだけに出社するような手間も削減でき、スタッフの負担も大きく減ります。さらに、コスト面を考えると、交通費や業務スペース確保にかかる固定費削減も実現するため、費用対効果が見込めます。
●業務マニュアルの管理・編集が簡単になる
グループウェアの導入によってマニュアル情報はすべてデジタル化されるため、例えば業務フローについて調べる時に、見たいマニュアルを簡単に検索することができます。また、マニュアルの追加や変更、削除も用紙を差し替える必要がなく、紛失の問題も避けられます。
さらに、媒体を問わず閲覧できるため、テレワークや出張中でも情報共有しやすく共有漏れの心配もありません。
無料で利用できるグループウェアってあるの？
グループウェアの中には無料でサービスを使えるタイプもあり、業務内容や規模によっては、無料のグループウェアで十分事足りるケースもあります。
一括りに無料のグループウェアといっても、制限があるタイプやすべての機能を無料で使えるタイプなど幅広いです。そこで、無料で使えるグループウェアの例を4つ見ていきましょう。
●グループウェアA
まず、10名までであれば無料で使えるタイプのグループウェアがあります。情報共有やスケジュール管理などの基本的な機能は備わっているため、少人数のグループで利用するのであれば十分使えます。
ストレージに制限があるため、情報量が多い場合は有料プランにバージョンアップするのもおすすめです。試しに無料版を使って、基本的な機能を体感してみると良いでしょう。
●グループウェアB
次に、ユーザー数の制限なく使える無料のグループウェアがあります。スケジュール管理や掲示板、メールなどの基本機能だけでなく、施設予約や在籍管理など多彩な機能が使えます。
日本企業の業務に沿った作りになっているため、違和感なく使える点も魅力で、無料かつしっかりとした機能を求める方にとって大変役立つグループウェアといえます。
有料版の場合は容量が2GBまで増え、さらに余裕を持って運用できます。また、製品を試しに使いたいなら、有料版でも30日間の無料お試しが付いているため、長い期間での試用が可能です。
●グループウェアC
3つ目は、基本的な機能に加えてタイムカードや設備予約などあらゆる機能を無料で使えるタイプです。ユーザー登録数が無制限となっており、使い勝手が良いです。登録作業も3ステップで完了し、今すぐに導入したい方に向いています。
有料版は顧客管理や営業支援など、ビジネスに役立つアプリケーションが1つになっているのが特徴です。
●グループウェアD
4つ目は、完全無料なうえにユーザー数も無制限で使えるグループウェアです。クラウドタイプでスマートフォンにも対応しており、場所や時間に捉われることなく使え、基本的な機能は備わっているため、通常業務には支障ありません。
さらに、２０ヶ国語に対応しているため、グローバルに活躍する企業でも導入しやすいのがポイントです。
4つのグループウェア例を比較してみると、無料で利用できるのは魅力的だけど、利用できるユーザーの数やストレージ、そして機能に制限があるようです。また、有料版にアップグレードしてみたいけれど、自社のニーズに適していなかった場合、時間や費用が無駄になるため慎重に決断しなければなりません。こうした悩みを抱えている方は、自社オリジナルのシステムを導入してみてはいかがでしょうか。
グループウェアをはじめとするシステム導入、開発をお考えなら、発注ナビの利用をご検討ください。
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