発注ラウンジは、システム開発の発注に必要な様々なノウハウや発注ナビで実際に開発された発注者様のインタビューなど、発注担当者様のための情報発信サイトです。

在庫管理システムとは?導入すべき理由や種類をご紹介

「在庫管理が難しい」と頭を抱えている担当者の方にお聞きします。
在庫管理システムはご存知ですか?在庫管理システムを使えば、売り上げの実績などを商品ごとに簡単に集計が可能となります。
手間が省けることはもちろんですが、集計や管理のミスも減るため製造業・小売業などでは必須となるシステムと言えます。

 

目次

 

システム開発会社選びはプロにお任せ完全無料で全国2000社以上からご提案

200x200b

・ベストマッチな発注先が見つかる
・たった1日のスピード紹介
・ITに詳しいコンシェルジュがサポート
・ご相談~ご紹介まで完全無料

 

そもそも在庫管理ってなに?

製造業や小売業などの業界において欠かせないのが在庫管理。在庫とは製造業であれば完成品(作り上げるための部品を含む)、小売業であれば商品の在庫などが該当します。つまり、お金に変わる「モノ」を管理することが在庫管理になります。

 

●在庫管理の重要性

消費者のニーズが多様化した昨今、企業は数多くの商品を取り扱うケースが増え、在庫管理は非常に重要な位置づけになってきています。もし在庫管理が徹底されていなければ、販売における機会損失に繋がりかねません。消費者の「欲しい」という声に対して、対応できるほどの在庫が足りなければ売ることはできないからです。逆に消費者のニーズがないものをたくさん製造したところで在庫コストが生じてしまいます。在庫を減らすために価格を下げてしまっては利益がなくなってしまうことも考えられるでしょう。在庫管理は企業の資金繰りに大きな影響を与える重要な役割を担っているわけです。

 

在庫管理の代表的な方法「ロケーション管理」

在庫管理の代表的な手法としてロケーション管理があります。

商品を倉庫内の「どの場所のどの位置に置くか」というルールを明確に定め、商品名、数量を把握して管理することです。つまり、決定した保管場所以外には在庫を置かないようにします。ロケーション管理をおこなうことで在庫を正確に把握することが可能になります。常に同じ場所に在庫があるのでピッキング作業の効率化も図れることでしょう。

 

在庫管理は難しい!その理由は?

ロケーション管理をおこなっても一筋縄にいかないのが在庫管理。なぜならお金に変わるモノのすべてが対象になるからです。その数の多さから、管理することに苦戦している企業は少なくありません。在庫数がどうしても合わずに頭を抱えている担当者も多いでしょう。それでは、なぜそこまで難しいのでしょうか?なぜ在庫数が合わなくてなってしまうのでしょうか?「在庫数がどうしても合わない……」という原因の大半はヒューマンエラーによるものです。

小売業を例に在庫管理の内容を見てみると、「販売スペースにある商品数の記録」や「バックヤードにある予備商品数の記録」、「足りない商品数の発注」などがあるわけですが、こちらの作業を人間の目でおこなうと、どうしてもミスが出てしまいます。特に発注する数量を決める際に商品の売り上げ状況などは正確に把握していなければ適切な数字を導きだすことは困難でしょう。

 

在庫管理システムの導入がおすすめ!

在庫管理でヒューマンエラーを起こさないためにも、在庫管理システムの導入をおすすめします。在庫管理システムとは、在庫の情報や入出庫の情報、さらに在庫不足情報などを管理するためのシステムです。在庫管理システムの大きな目的は、ヒューマンエラーを防ぐことはもちろんですが、このほか無駄な製造や仕入れなどを避けて、適切な在庫数および状態を保つことにあります。在庫管理の難しさは前述のとおりですが、膨大な量の在庫を人の目だけで管理するのは限界があります。システムを使って在庫数などの情報をデータ化しておけば、常に正確な数字を確認できますし、売り上げ実績なども一目瞭然です。現場における作業効率や精度は飛躍的に上がることでしょう。

 

在庫管理システムの機能とは?

在庫管理システムの具体的な機能については、各システムによって異なるため一概には言えません。基本的な機能としては、入出庫管理機能があります。「今、在庫はどれくらいあるのか?」、「今後どのくらい入出庫があるのか?」などの情報を一元管理してくれる機能です。例えば、入庫や出庫、倉庫移動などを一括入力画面で操作します。もし、商品名などが不明だったとしても、検索機能などを使って簡単に見つけることが可能です。また、返品管理機能を用意しているシステムも少なくありません。顧客からの返品が発生した場合、返品されたものと通常の在庫品は別に管理する必要があります。返品されたものは、破棄するのか再出荷するのか判断する必要があるからです。この作業は複雑になるため、システムを利用して一元管理すると非常に便利になります。

 

在庫管理システムの種類

在庫管理システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。それぞれの特徴についてご紹介します。

 

●オンプレミス型の在庫管理システム

自社内にサーバーを導入して在庫管理システムを利用する方式です。オンプレミス型の場合、自社内にシステム構築の際に必要となるサーバーやデータベースを持ち、設定および運用を自社でおこなうことになります。そのため、データ管理などを進めていく中で情報漏洩などのリスクが低いという利点があります。ただし、サーバーの部品調達および構築などは高額な初期費用を発生するということは忘れないようにしましょう。また、運用管理も自社内でおこなう必要があるので、知識やノウハウ、スキルが必要となります。

 

●クラウド型の在庫管理システム

クラウド型のシステムは、Webブラウザを介してクラウド上に格納されたデータベースなどを利用する方式です。クラウド型の在庫管理システムを利用するメリットは、「どこからでもシステムにアクセスしやすい」という点になります。例えば、複数の拠点における在庫管理をおこなっている場合、在庫管理システムの利用端末とインターネット環境さえあればどこの拠点にいても管理が可能です。しかし、インターネットを通して外部のサービスを使うことになるので、セキュリティ対策はより慎重におこなっていく必要があります。

オンプレミス型とクラウド型の比較については「オンプレミスとクラウドのメリットを比較!自社に合うのはどっち?」をご覧ください。

 

在庫管理システムを導入するメリットって?

在庫の管理はモノを扱う企業にとっては欠かせない業務です。在庫管理を徹底することには5つのメリットがあります。

 

●キャッシュフローの改善

目に見えるものではありませんが、会社にとって大きな影響を与えるのがキャッシュフローです。適正在庫を維持することは、利益増大に繋がりやすくなります。在庫は、会社の「資産」という扱いです。在庫を余分に持つメリットもありますが、一方で限りある会社の資産を「在庫」で固定化することによって流動資産(現金)が減ってしまい、会社の資金繰りを圧迫してしまうというデメリットもあります。会社が倒産する理由は負債が膨らむからではなく、現金が底を尽いて「月々の経費」を賄えなくなってしまうからです。

そのため、会社の経営を安定させ、事業に投資できる会社を目指すには、キャッシュフローを増加させる(=流動資産の割合を大きくする)ことが最重要事項だといっても過言ではありません。過剰な在庫を減らすことは、社内ですぐに取り組めるキャッシュフロー改善の手段なのです。

 

●手間・時間の削減

在庫の適正な数を把握してきちんと管理すれば、整理にかける時間を大幅に削減できます。過剰な在庫があると保管スペースが圧迫され、入庫やピッキングの作業だけでも時間を要します。棚卸作業に過剰分の時間が上乗せされ、管理コストが増加してしまうのです。

在庫の適正化を進めるメリットは、発注で過剰な在庫を抱える心配がなくなること、本当に欲しい商品がストックされておらず追加注文を行うといった二度手間が発生しなくなることです。在庫整理の時間を必要最小限にとどめることで不要な作業が減り、浮いた時間を別の業務に当てられます。在庫の管理が、ひいては従業員の生産性を高めることに繋がるのです。

 

●人件費の節約

経費の中でも大きな割合を占める人件費は、会社の利益を大きく左右する要素です。在庫管理は、人件費を抑えることにも繋がります。入庫・出庫・棚卸など、在庫管理は「運搬」と「数える」作業が中心です。しかし、運搬と数える作業は必須ですが、付加価値が生まれない仕事でもあります。在庫が過剰になるほど作業がどんどん増えていって時間を圧迫し、限られた人数だと残業なしには回らなくなるかもしれません。

25%割増される残業代で人件費が余計にかさみますし、「作業が終わらない」という後ろ向きの理由による残業は、従業員のQOW(Quality of Work:仕事の質)を下げて離職率を高める可能性もあります。在庫管理を徹底すると付加価値を生まない作業が最小限に抑えられ、余分な人件費をかけずに済みます。

 

●商品の品質が安定する

在庫を長く保管することで、商品によっては劣化のリスクも生まれます。そのため、在庫を減らすことは安定した品質の商品の提供にも繋がります。食品であれば消費・賞味期限を過ぎるリスクもありますが、食品でなくても紫外線や湿気といった刺激で日々劣化していきますし、ちり・ほこりなどの異物が混入するリスクも高くなります。

しかし、在庫管理が行き届いていれば、必要な数だけ在庫を持つので適切なサイクルで出荷でき、劣化した商品を抱えるリスクが小さくなります。結果として商品の品質が安定し、品質向上のための保管方法を視野に入れる余裕が生まれるでしょう。

 

●顧客満足度を高める

在庫管理は、顧客満足度の向上にも貢献します。

需要に見合った供給を安定して行える会社であれば、顧客は信頼して商品を購入し、取引を結んでくれるようになるでしょう。一方、「商品を購入したい」と思っても店頭に商品がない、発送まで時間がかかるという状態だと、競合に流れたりクレームに発展したりしてしまい、販売機会の損失に繋がります。在庫の適正化は既存顧客との信頼維持だけでなく、新規の顧客獲得にも影響するのです。

 

在庫管理システムを導入するデメリットは?

このように、数々のメリットがある在庫管理システムには一考の余地があります。しかし、「在庫の悩みを一気に解決してくれる」万能なツールというわけではなく、導入することでデメリットが生じるケースもあります。

 

●システムに慣れるまで時間・労力がかかる

在庫管理システムを最初から使いこなせる人はいません。業務フローを再構築し、従業員に使い方を周知しなければならず、在庫管理システムに慣れてもらうためには時間も労力もかかります。慣れない作業を嫌がる声も上がるでしょう。その際は、業務効率化に繋がる点について納得してもらい、受け入れてもらう必要があります。

また、導入後に現場から上がってくる問い合わせを集約する窓口も必要です。導入・運用を担うシステム部門に質問が集中する可能性もあるため、各部署の負担を理解し、フォローアップを進めていくことも大切です。

 

●システム障害で業務が滞る

在庫管理システムを導入した場合、入庫・ピッキング・移動・出庫など日々の取引を担う重要な役割は、人とシステムが協力して担うことになります。しかし、もしシステム障害・停電や従業員の設定ミスといったアクシデントでシステムが利用できなくなってしまうと、業務が滞ってしまう可能性があります。復旧が遅れると得意先・仕入先の信用にも関わり、卸売業にとっては大きな損失になるでしょう。

日々の運用管理も大切ですが、システム障害を信用問題に発展させないような対策を講じておくことも必要です。

  • 初期設定を慎重に行い、システムが正常に動くようにしておく

  • システムの利用方法の周知を徹底する

  • 定期的にバックアップを取得しておく

上記3点を意識し、トラブルが起きた場合でもすぐ復旧ができるような体制を整えておくことが大切です。

 

在庫管理システムは他のシステムとの連携が基本!

在庫管理システムは他のシステムと連携して使われることが多いです。例えば、在庫管理を含むシステムとして代表的なものが、生産管理システムと販売管理システムになります。これらのシステムから在庫管理機能のみを専用におこなうシステムが在庫管理システムというわけです。また、より総合的なERP(統合基幹業務システム)の一部として提供されるケースもあります。ERPとは、在庫管理を含む、総務や会計、人事、生産など複数の業務アプリケーションを総合的に補うシステムです。

関連記事:基幹システムの開発でおすすめのシステム開発会社10社

 

●在庫管理の機能があるPOSシステムの活用事例

スーパーやコンビニ、アパレルショップなどのレジで多く活用されているPOSシステム。在庫管理の機能はもちろんのこと、発注管理や売り上げ管理・分析などの機能もあります。売り上げの実績などを商品ごとに集計して、そのデータを在庫管理に使うことが可能になるのです。商品の情報は会計時にレジのスキャナーを使ってバーコードを読み込むことで収集されます。POSシステムを活用すれば、商品の売り上げ情報を詳細に知ることができます。「いつ売れたか」、「なにが売れたか」だけでなく、決済方法なども詳細に収集できます。もちろん在庫数がどれくらい残っているかなどの情報も確認可能です。なかには在庫数が減ると自動発注をおこなってくれるシステムもあります。「雨の日には○○の商品が売れている」や「○○という商品は30代男性に人気がある」などの情報を集めて活用することができるのでおすすめです。

POSシステムについては「POSシステムとは?商品管理から分析までできる機能と導入のメリット」をご覧ください。

 

自社に最適な在庫管理システムの選び方

多くの種類がある在庫管理システムは、どのように選べばよいのでしょうか。最後に、最適なシステムの選び方についてご紹介します。

 

●サポート体制にも目を向ける

在庫管理システムの運用を進めると、トラブルに見舞われることもあります。自社で解決が難しい場合、販売元がどのようなサポートを提供してくれるのかに目を向けてみましょう。システム管理に明るいスタッフがいない場合はサポートに頼る機会が増えるため、サポート体制は特に重視しておきたいポイントです。

一口にサポートといっても、メール・電話による問い合わせ対応、納品後フォローやアドバイスなど、販売元によって多種多様です。クラウド型の在庫管理システムであれば導入テストができるところも多いため、実際にサポートを受けてみることで、自社にぴったりの在庫管理システムを選びましょう。

 

●まずは自社を知ることが第一

最適な在庫管理システムとは、他でもない「自社の目的」と「ビジネスモデル」に最適化したものです。既存フローを維持したい、生産性を高めたいなど、目的が違えばシステムに求める機能も異なります。まずは「在庫管理システムを導入する目的」を整理しましょう。

また、ビジネスモデルの違いによって、在庫の数、種類、コストの度合いが大きく異なります。重視したい機能は何かを洗い出したり、テスト導入で使用感を確かめてみたりして、本当に必要なシステムかどうかをじっくり検討しましょう。多くの在庫管理システムが世に出ていますし、本当に必要であればゼロから開発することもできます。「大手がリリースしていて安心できそうだから」、「導入事例が多いから」という判断軸があってもよいですが、一番大切なのは、自社の丈に合ったシステムを選ぶことです。

以上、ここまで在庫管理システムについてについて説明してきました。在庫管理の重要性や難しさ、在庫管理システムの利便性をご理解いただけたかと思います。在庫管理システム導入を考える際には、単体のシステムとして導入するのか、ERPなどのシステムと連携して導入するのか、それからクラウド型にするかオンプレミス型にするかも選ぶポイントとなります。そういったポイントを踏まえて、自社にあったシステムを検討・構築していきましょう。

 

 

システム開発会社選びはプロにお任せ完全無料で全国2000社以上からご提案

200x200b

・ベストマッチな発注先が見つかる
・たった1日のスピード紹介
・ITに詳しいコンシェルジュがサポート
・ご相談~ご紹介まで完全無料

 

 

■システム開発の関連記事

POSシステム開発でおすすめの開発会社7社【最新版】

 

 

 

製造業のシステム開発でおすすめの開発会社10社【最新版】

 

 

関連する記事

PAGETOP