商品管理システムの費用相場はどれくらい？開発会社を選ぶポイントも解説

「商品管理システム」とは、商品・物品の管理を一括で行うシステムです。企業単位でIT化が進む現代では、商品管理システムを導入し、販売管理業務を一元化したいと考える企業が増えています。しかし、「商品管理システムで何ができるのか？」「商品管理システムの購入費用は？」など、導入をためらう企業担当者もいるかもしれません。
この記事では、商品管理システムの導入検討中の方向けに、商品管理システムを導入するメリットや商品管理システムの費用相場、商品管理システムを導入する際のポイントなどを解説します。

目次

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商品管理システムのおさらい

商品管理システムとは、商品・物品の管理を一括で行うシステムのことです。商品の仕入れから在庫管理まで一元管理して行う仕組みであり、業務効率化には欠かせません。商品管理システムにより、これまで手作業やExcelで行っていた作業をバーコードの読み取りだけで簡単にできるようになりました。商品管理システムを知るために、まず商品管理について説明します。

●商品管理とは

「商品管理」とは、原材料・商品の仕入れ、在庫管理などの業務を指します。商品管理の定義は業種により異なります。

• 製造業：原材料・部品の仕入れ、在庫管理、納品

• 販売業：商品の仕入れ、在庫管理、販促活動

• 小売店：商品の陳列

●商品管理システムとは

商品管理システムとは、商品・物品の管理を一括で行うシステムのことです。これまで商品管理はExcelや手作業で行ってきました。商品管理の内容は「商品」と「お金」の管理です。

商品管理業務を別々にすると人為的ミス・商品不足・在庫過多が起こりやすくなります。その結果、トラブルやクレームが発生することもありました。商品管理システムは、「商品管理」と「お金の管理」を統合し可視化することで、上記のような問題を解決できる仕組みです。システムの導入で、誰もが簡単に「お金」「商品」を管理することが可能になり入力ミスも防止できます。作業効率を高めて人件費も削減できるだけではなく、売上・購買データから販売戦略や経営判断にも役立つでしょう。

●「販売管理システム」とも呼ばれている

商品管理システムは「販売管理システム」とも呼ばれています。販売管理システムは、商品の仕入れ・購買、在庫管理を一元管理するシステムです。システムの機能には「販売管理機能」「在庫管理機能」「購買管理機能」があります。

・販売管理機能

「見積もり」「受注管理」「売上・売掛」「請求管理」を運用します。ExcelやCSVへの出力、ほかのシステムからのデータ取り込みもできます。

・在庫管理機能

「入荷管理」「出荷管理」「在庫管理」「棚卸し」「在庫調整」を運用します。

・購買管理機能

「発注管理」「仕入管理」「債務管理」を運用します。検索機能で債権回収漏れが確認できるほか、買掛データからの消込みなども可能です。

商品管理システムを導入するメリット

企業で商品管理システムを導入すると、以下のようなメリットを享受しやすくなります。

• 業務の効率化とコスト削減を実現できる

• 業務フローを標準化できる

• 一元管理による情報共有が可能になる

• 無駄な在庫を抱えなくて済む

●業務の効率化とコスト削減を実現できる

商品管理システムの導入で、業務の効率化やコスト削減を実現できます。「商品名」「商品コード」「販売価格」などを登録することで、データをすぐに呼び出すことが可能です。部門間でもデータが共有されるため、変更・承認など、システム化以前の作業がなくなり、効率化につながるでしょう。さらに、業務効率化により、作業スタッフも減らせるためコスト削減につながります。

●業務フローを標準化できる

商品管理システムのメリットは、業務フローを標準化できることです。システム化されていない商品管理では、担当者により管理方法が異なります。このため、在庫不足・請求漏れなどのヒューマンエラーにより、顧客からのクレームやトラブルが発生することもありました。商品管理システムはバーコードの読み取りで、入力ミスを防げます。

●一元管理による情報共有が可能になる

商品管理システムにより、経営者はリアルタイムで売上を把握できます。在庫状況をすぐ確認できるため、仕入計画を立てることが可能です。さらに顧客データから「どの商品を、どのターゲットに」といった販売戦略につなげることもできるしょう。

●無駄な在庫を抱えなくて済む

商品管理システムの「在庫管理機能」により、無駄な在庫を抱えなくて済みます。特に、食品業界では期限がある商品は、在庫となった場合廃棄費用がかかります。過去の入出荷や在庫のデータから、受注予測を立てやすく、過剰在庫を減らせるでしょう。また、商品が欠品するとアラートも出せるため、事前に防ぐことができます。不要な在庫を減らせるため、売上アップにもつながるでしょう。

商品管理システムの費用相場

商品管理システムを導入するには、以下のような点が考えられます。

• パッケージソフトを買う

• オーダーメイドソフトを開発してもらう

●パッケージソフトを買う

パッケージソフトの種類によって費用は大きく異なりますが、小規模なものであれば月額数万円で済む場合もあります。サーバーなどは設置せずにPCにインストールするだけなので、小〜中規模な企業に最適です。しかし、インストールしたPCのみでの利用など、利用環境が限定されています。

●オーダーメイドソフトを開発してもらう

オーダーメイドはパッケージよりも費用が発生しやすく、オプションサービス（カスタマイズ、アフターサポートなど）を利用すると別途料金が発生します。オーダーメイドソフトは高額ですが、必要な機能だけ搭載しているため、作業効率が上がります。

「パッケージソフト」と「オーダーメイドソフト」どちらがおすすめ？

「パッケージソフト」と「オーダーメイドソフト」は、企業規模や必要とする業務内容により向き不向きがあります。

●パッケージソフト

自社に合ったシステムをオーダーメイドで作ると、大きな費用がかかります。パッケージソフトは、必要とされる汎用的な機能があらかじめ設定されていて、規模の小さな企業でも安価に利用できるのが特徴です。しかし、自社の業務内容に則した機能が搭載されていないこともあります。パッケージソフトがおすすめなのは以下の場合です。

・基本的な機能を主に使う場合

商品管理システムのパッケージソフトには、「販売管理機能」「在庫管理機能」「購買管理機能」の基本的な機能が付いています。自社で必要な機能がその中にすべて含まれているのであれば、オーダーメイドソフトは必要ありません。

・ある程度の個別カスタマイズ対応をして欲しい場合

パッケージソフトでも、ある程度の個別カスタマイズは可能です。業種別のカスタマイズをすることで、自社に合ったシステムにできます。商品管理システムにおけるパッケージソフトの基本的な機能は以下のとおりです。

●オーダーメイドソフト

オーダーメイドソフトは業種によってベースとなるテンプレートが分かれており、テンプレートから自社に合う形で導入できます。業種別の基本的な機能をテンプレートとし、自社に特化した特殊な業務まで追加します。業務に必要な機能に特化しているため、操作が簡単です。

オーダーメイドソフトがおすすめなのは以下の場合です。

・カスタマイズでも対応できないような自社に合うシステムを使いたい場合

企業によってはパッケージソフトのカスタマイズでは対応できない場合があります。業務が特殊な場合など、パッケージソフトでは業務の効率化にはつながらないでしょう。オーダーメイドソフトでは、自社に合ったシステムを作り、余分な機能を省けます。

・適宜カスタマイズして機能を改修・拡張したい場合

オーダーメイドソフトは、システムの変更や拡張機能の追加もスムーズにできます。オーダーメイドソフトの基本的な機能は、業界などによって異なります。

• 製造業：生産計画・受注管理、資材所要量計画、各在庫管理、工程進捗管理など

• 建築・工事業：工事発注管理、発注管理、仕入管理、出面書作成、支払査定、支払管理など

• 卸売業：受注管理、売上管理、請求書発行、入金管理、発注管理、仕入管理・支払管理など

商品管理システムを導入する際のポイント

商品管理システムを導入する際は、以下のポイントで商品を選びましょう。

• 業務フローとマッチしている

• 販売管理システムの利用範囲・費用対効果が期待できる

• 外部システムとの連携・拡張性をチェックする

●業務フローとマッチしている

商品管理システムは、製品ごとに得意な業種が異なります。業務フローを整理し、必要な機能を洗い出しましょう。例えば、製造業で必要なのは製造・工程管理機能ですが、食品業界で必要なのは賞味期限を考えた在庫管理や荷姿・配送管理です。このように、業種によって必要な機能は違います。自社に合うシステムを選ばないと、導入後にカスタマイズが必要になり、余分なコストがかかってしまうでしょう。業種に特化した業務でない場合、汎用性の高いパッケージソフトで十分な場合があります。

●販売管理システムの利用範囲・費用対効果が期待できる

従業員数の規模によって、商品管理システムの利用範囲は異なります。大手企業なら開発コストをかけられるかもしれませんが、中小企業には難しいでしょう。そのため、自社と規模が同じぐらいの企業の導入例を参考にするのがおすすめです。また、在庫を持たないクリエイティブ業界では、在庫管理機能は必要ありません。しかし、製造業は在庫管理だけではなく、製造管理なども必要になります。自社に合った最適なシステムの導入で大幅なコスト削減につながるでしょう。

●外部システムとの連携・拡張性をチェックする

商品管理システムは多機能だから良いとは限りません。パッケージソフトの場合、自社に必要ない機能まで含まれてしまうでしょう。すでに在庫管理システムを自社で運用している場合、連携機能がある製品を選ぶことも必要です。既存データの取り込みで効率的に業務ができるでしょう。

商品管理システムの開発会社を選ぶ際のポイント

商品管理システムの開発会社を選ぶ際のポイントは以下です。

• 目的や課題を明確にして依頼内容を固める

• 予算をあらかじめ決めておく

• 依頼候補の会社から見積書の作成を依頼する

• 開発会社ごとに得意分野・開発言語を調査・把握する

●目的や課題を明確にして依頼内容を固める

商品管理システムを開発会社に依頼する場合、自社の目的や課題を明確にしてから依頼内容を決めましょう。抽象的な内容では、どのような管理機能を開発すべきか設定できません。自社に必要な機能や課題を棚卸しして、明確にします。

●予算をあらかじめ決めておく

システム開発会社に依頼する場合、予算はあらかじめ決めておきましょう。予算を決めることで、開発するのに必要な技術者・時間を割り出し、相当する見積書を作成してくれます。予算が決まらないうちに依頼すると、見積書もあいまいになってしまうでしょう。また、追加費用が発生することも想定し、予算の上限を決めることも大切です。

●依頼候補の会社から見積書の作成を依頼する

システム開発会社は、3〜4社ほど選んで見積書の作成を依頼しましょう。依頼する会社が多すぎると、比較が困難です。価格だけで決めてしまう可能性が高くなり、最適な会社を選べなくなるでしょう。評判が良く質の高い3〜4社を選ぶことで、特徴も把握しやすくなります。

●開発会社ごとに得意分野・開発言語を調査・把握する

開発会社ごとの得意分野・開発言語を調査・把握しておくことをおすすめします。希望する商品管理システムに精通している会社なら、開発もスムーズに進みやすいでしょう。開発会社の得意分野が異なる場合費用が高くなる、質が悪い、想定外のものになるなどの可能性があります。必ず事前に得意分野・開発言語を調べておくのが理想です。オーダーメイドソフトの商品管理システムを依頼する場合、実績のある商品管理システムの開発に強い企業に依頼すれば安心できます。以下のページでは、商品管理システムの開発に強いおすすめの企業を紹介しています。開発会社がなかなか絞れないという方は、ぜひ参考にしてみてください。

まずは要件をしっかり考えよう

今回は、商品管理システムを導入するメリットや商品管理システムの費用相場、商品管理システムを導入する際のポイントなどを解説しました。

商品管理システムの開発、外注開発を行う場合は要件の定義が大切です。特に、外注の場合は、相手の開発会社に正確に意図が伝わるようにしておきましょう。発注ナビでは、専門コンシェルジュがしっかりと案件の要件をヒアリングしてくれます。自分の開発したいシステムに最適な開発会社を探す際にお役立てください。

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