発注業務の流れとは？発注方法の種類やよくある課題と解決策を紹介

取引先とのスムーズな業務を行うためにも発注業務を理解することは大切です。しかし「発注業務を理解したいけど流れがよくわからない」「発注業務を効率化したいけどどのように改善すれば良いのか」と疑問に思うことも多いのではないでしょうか。この記事では発注業務の流れを理解し、効率化するための具体的な方法を解説します。

また、電話、FAX、メール、Webなど異なる発注方法のメリットとデメリットも紹介します。煩雑な発注業務を効率化し、コア業務に集中するための第一歩として、ぜひ参考にしてみてください。

 

目次

 

 

 

発注業務の基礎知識

発注業務とは商品やサービスの生産、納品を取引先に依頼する一連の業務のことです。

発注における業務フローは、以下のとおりです。

 

 

それぞれ詳しく解説します。

 

●見積もり

発注側の企業は、受注側に見積もりを依頼します。見積もりでは、商品の価格や数量、納期などを検討し、発注に必要な詳細を確定します。この段階で納期や支払い条件などの交渉も行いましょう。また、複数の取引先から見積もりを取り、最適な発注先を選定することがコスト削減につながります。

 

●発注

見積もり内容を確認し、問題がなければ発注を進めます。発注書（注文書）を作成し、通常は電話やメールで取引先に依頼します。取引先の発注期限や発注漏れに注意しながら、迅速に進めることが大切です。継続的な取引が予定されている場合は、仕入れ単価や支払い条件を含む契約を結ぶと、毎回の条件確認が不要になり効率化が図れます。

 

●仕入れ/検品

商品が入荷したら、すぐに検品を行います。商品に不備があった場合、再入荷までに時間がかかることがあるため、早期の検品は、特に重要です。

数量や品質のチェックをし、納品書との照合を行います。不備がある場合は直ちに取引先に連絡し、対応を依頼しましょう。

 

●各種受領処理

商品が納品されたら、受領書にサインし、取引先に返送します。納品された商品の数量や金額が正しいか確認することが重要です。受領処理は、取引先のルールに従って行います。

 

●支払い

受領書の確認後、取引先から請求書が送られてくるので、金額の確認をして支払います。取引先ごとに支払い方法やタイミングが異なるため、事前に確認しておくことが大切です。

 

パターン別にみる発注方法の違い

発注方法には以下のようなパターンが挙げられます。

 

• 電話を使った発注業務

• FAXを使った発注業務

• メールを使った発注業務

• Webを使った発注業務

 

それぞれの特徴やメリットとデメリットを詳しくみていきましょう。

 

●電話を使った発注業務

電話を通じた発注では、直接的なやり取りが可能で、納期や価格の確認が即時に行えます。しかし、聞き間違いのリスクや記録の残せない点が問題です。したがって、注文内容の確認や記録保持のためにメールやメッセージを併用することが望ましいです。

 

●FAXを使った発注業務

FAX発注では、発注書（注文書）をFAXで送信することで、発注の記録を残せます。自社のフォーマットで発注書を作成し、内容を明確に伝えることができますが、送信ミスや回線トラブルのリスクがあります。そのため、送信が完了しているかどうかの確認は必須です。

 

●メールを使った発注業務

メール発注は、迅速かつ記録が残るため、効率的です。ただし、取引先が多い場合はメール管理が複雑になるリスクがあり、セキュリティ対策が必要です。また、メールのやり取りでは細かなニュアンスが伝わりにくい場合があるため、重要な点は電話やFAXなどを併用して確認しましょう。

 

●Webを使った発注業務

Web発注は、EDIやクラウド型システムを利用して効率的に発注業務を行う方法です。発注データの一元管理が可能で、業務効率が向上しますが、導入には初期費用がかかる場合があります。また、取引先が同じシステムを利用している必要があるため、導入前にはパートナー企業との調整が必要です。

 

発注業務によくある4つの課題

発注における業務フローを適切に行っていても、課題を抱えている企業は多いのではないでしょうか。

発注業務によくある課題は、以下の4つです。

 

• 1.フローが煩雑でコア業務に集中できない

• 2.ヒューマンエラーが起こりやすい

• 3.部署間の連携がとれていない

• 4.業務が属人化して負担が偏る

 

それぞれ詳しく解説します。

 

●1.フローが煩雑でコア業務に集中できない

発注業務における主な課題の1つは、情報入力に手間がかかることです。顧客情報や注文内容、納期など、多くの情報を入力する必要があり、特にExcelを使用して手動で入力している場合、時間がかかるうえにヒューマンエラーのリスクも高まります。

加えて、アナログな発注方法、FAXや電話を用いた場合、注文の詳細確認や基幹システムへのデータ入力などの煩雑な作業が増え、営業や開発などの本来の業務に費やす時間が減少します。これにより、全体の業務効率が低下し、生産性の低下につながる可能性があるのです。このような課題を解消するためには、業務のデジタル化や自動化が効果的です。

 

●2.ヒューマンエラーが起こりやすい

アナログな方法では、注文内容の読み間違いや聞き間違いなどのヒューマンエラーが起こりやすいです。

ヒューマンエラーとは、人為的なミスによって発生する事象を指します。発注業務におけるヒューマンエラーは業務の効率や品質に大きな影響を及ぼし、さらに顧客や取引先との信頼関係にも悪影響を与えてしまう可能性も高いです。具体的なヒューマンエラーの例としては、注文内容の誤記・誤読や在庫数量の確認ミスが挙げられます。仕入先の情報や、数量、支払い条件の誤記なども発生しやすい誤りです。これらのエラーは認知のミス、疲労、不注意から起こりがちで、誤発注や顧客とのやり取りの再確認など、余計な作業を生じさせ、無駄な時間とコストを消費する原因となります。発注業務の精度を上げるためには、こうしたヒューマンエラーが発生しないように対策する必要があります。

 

●3.部署間の連携がとれていない

FAXや電話によるアナログな発注業務では、出荷や経理、販売管理など複数の部門間での連携が難しくなり、業務効率が低下します。これは間接コストの増加や全体的な生産性の低下につながる重要な問題です。

例えば、営業と製造部門の間での連携不足が、顧客からの注文に対して製造部門が期限内に生産できない状況を引き起こすことがあります。このような問題は、業務の遅れやミスを引き起こし、修正するための追加コストや顧客満足度の低下につながり、結果的に売上減少や取引先の離脱などの影響をもたらすリスクがあります。

 

●4.業務が属人化して負担が偏る

発注業務における属人化とは、特定の担当者にしか業務の知識やノウハウが蓄積されていない状態です。属人化すると、担当者が不在時にはほかの従業員が代替で対応できず、顧客満足度の低下や業務の遅れが起きるリスクがあります。属人化は、業務が複雑になり、一定の手順や基準が確立されていない時に引き起こされやすく、アナログな発注方法では特に発生しやすい傾向があります。これにより、特定の従業員に過剰な負担がかかり、業務効率やチームのモチベーションが低下することも考えられます。属人化を避けるためには、業務の標準化や適切な知識共有の実施が重要です。

 

発注業務を効率化して課題をカバーする策2つ

発注業務に課題を抱えている場合でも、効率化することで改善が可能です。

発注業務の課題をカバーする策は、以下の2つです。

 

• 1.業務フローの見直しを図る

• 2.受発注システムの導入またはリプレイス

 

それぞれ詳しくみていきましょう。

 

●1.業務フローの見直しを図る

発注業務の効率化を図るためには、まず現在の業務プロセスを正確に理解し、無駄を排除するための見直しが必要です。業務フローの標準化により、どの担当者が行っても一貫した作業手順で効率的に作業を進められます。これには、業務ステップごとに必要な人員や工数を洗い出したあとに無駄な作業を削減し、適切な業務分担や統合を図ることが含まれます。

これにより、注力すべきフローや簡易化しても問題ないフローを見つけやすくなります。

また、業務マニュアルの作成や更新を通じて、作業手順の標準化と属人化のリスクを低減することが可能です。

 

●2.受発注システムの導入またはリプレイス

受発注システムを導入または更新（リプレイス）することで、発注業務が自動化され、手間のかかる作業が減少します。これにより、見積もりや発注書（注文書）、請求書の作成が自動で行えるようになり、インターネットを通じて見積もりや納期を瞬時に確認することが可能です。結果として作業時間が短くなり、担当者の負担が軽減され、全体の生産性が高まることが期待されます。

既存のシステムが古い場合は、最新のシステムに更新することで、更なる効率化と人為的なミスの防止につながります。また、受発注システムをほかの業務システムと連携させることで、業務効率は一層向上します。

 

課題を解決することで得られるメリット4つ

課題をカバーする策を講じることで得られるメリットは、以下の4つです。

 

• 生産性アップが期待できる

• ヒューマンエラーを減らせる

• 重要なコア業務に集中しやすくなる

• 属人化や負担の偏りを防げる

 

それぞれ詳しく解説します。

 

●生産性アップが期待できる

発注業務のデジタル化や自動化を進めることで、手作業に依存する入力や確認作業を大幅に削減でき、プロセス全体の効率が向上します。これにより、注文から出荷までの時間が短縮されるため、業務全体の生産性が高まります。

また、迅速な対応は顧客満足度の向上に直接つながり、ビジネス全体の品質改善の助けになります。このように、業務のデジタル化は、効率化だけでなく、顧客サービスの質の向上にも貢献する重要な要素です。

 

●ヒューマンエラーを減らせる

発注業務における効率化技術の導入は、誤記や転記ミスなどのヒューマンエラーを大幅に減少させる効果があります。これにより、取引先との信頼関係を強化し、長期的なビジネス関係の構築と維持に大きく貢献します。ヒューマンエラーの削減は、不必要なトラブルを防ぎ、業務をスムーズに行えます。結果として、全体の業務品質の向上につながり、より安定した運営が可能になるのです。

 

●重要なコア業務に集中しやすくなる

発注業務の効率化によって、従業員は営業やマーケティングなどの戦略的なコア業務に集中しやすくなります。これにより、新しい市場機会を発掘し、ビジネスの成長を促進することが期待できます。従業員が日々の煩雑な作業から解放されることで、より生産性の高い活動にエネルギーを注げるようになり、結果として企業の全体的なパフォーマンス向上に貢献します。

 

●属人化や負担の偏りを防げる

発注業務のシステム化は、特定の個人や部署への業務の集中を防ぎ、業務の負担を均等に分散できます。これにより、過度なストレスや負担を減らし、担当者の不在時にも業務がスムーズに進むようになります。結果として、組織全体の柔軟性が向上し、効率的な業務遂行が可能になります。このように、業務の属人化や負担の偏りを防ぐことは、組織の健全な運営と持続可能な成長をサポートします。

 

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発注業務に課題を感じている企業は、業務フローの見直しや受発注システムの導入で改善することが可能です。また、取引先と円滑に業務を進めるためにも発注業務を見直すことが大切です。

社内の発注業務を見直すにあたり、受発注システムの導入やリプレイスを検討されている方もいるのではないでしょうか。

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