給与計算ソフトは、自動的に給与計算してくれる便利なソフトです。法改正による計算方法の変更や面倒な年末調整も、給与計算ソフトがあれば簡単に解決できます。しかし、いざ導入しようと考えても「どのようなサービスがあるのか」「何を基準に選ぶべきか？」とためらっている方も多いでしょう。この記事では、給与計算ソフトの概要や機能、種類、導入のメリット・デメリット、システム導入方法などについてご紹介します。
目次
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この資料でわかること
・システム開発の流れ
・専門用語の解説
・開発手法によるメリット・デメリット
・失敗を防ぐコツ
給与計算ソフトとは給与に関する作業を自動化できるソフト
給与計算ソフトとは給与に関する作業を自動化できるソフトです。給与計算や振込をオンラインで完結可能、税率などもアップデートでき、給与計算業務の作業効率を高めます。所得税・社会保険料・雇用保険料を自動計算してくれるため、業務負担の軽減も可能です。さらに書類・帳票を自動作成できるため、ペーパーレス化にも対応できます。給与計算ソフトは種類が豊富、勤怠データとの連携もでき、導入形態はクラウド・インストール・オンプレミスの3種類があります。ここから給与計算ソフトの機能と種類を詳しく見ていきましょう。
給与計算ソフトの機能
給与計算ソフトには、主に「自動計算」「給与明細閲覧」「勤怠管理」「バージョンアップ」などの機能があります。
●自動計算機能
給与計算ソフトには、自動計算機能があり、勤怠情報から計算式を設定し手当の自動計算が可能です。月次計算や賞与計算もできます。
●給与明細閲覧機能
給与計算ソフトはパソコンで給与明細を閲覧可能、印刷不要でペーパーレス化を実現できます。過去の給与明細もいつでも確認でき、PDFで印刷も可能です。
●勤怠管理機能
給与計算ソフトには、勤怠管理機能を備えた製品もあり、システム上で操作を切り替えるだけで必要な勤怠データを簡単に取得できます。従業員情報をはじめ、残業手当や休日出勤に関するデータも自動で反映されるため、確認漏れや入力ミスを防ぎやすくなります。その結果、勤怠管理から給与計算までの業務を効率的に進めることが可能です。
●バージョンアップ機能
バージョンアップ機能を備えた給与計算ソフトであれば、法改正に対応して、所得税や住民税、社会保険料、労働保険料などを自動で計算できます。これまで手作業で行っていた料率や税率の見直しも、システム側で自動更新されるため、入力ミスを防ぎながら業務の効率化が図れます。
給与計算ソフトの種類
給与計算ソフトには「人事給与型」「ERP型」「給与計算特化型」があります。
●人事給与型
人事給与型は、給与計算と人事労務管理を一つにまとめたソフトです。労働時間や残業時間、深夜労働、休日出勤の状況をリアルタイムで把握できるため、別々のシステムで発生しがちな計算ミスを防ぎつつ、作業時間を大幅に削減できます。また、年末調整にかかる手間も半分以下に短縮できるケースが多く、効率的に業務を進められます。
●ERP型
ERP型は、企業の基幹業務を統合的に管理できる給与計算ソフトです。給与計算だけでなく、会計や購買、在庫管理など他の業務システムと連携させることで、業務全体の効率化が図れます。社内の制度変更や運用変更にもスピーディに対応可能で、追加コストがかからず運用できます。人事管理・勤怠管理・タレントマネジメントをカバーするタイプや財務会計・販売在庫・給与勤怠をカバーするタイプがあります。システム・データの統合管理が可能で、大規模な投資をせずにシステムを導入できる点もメリットといえます。
●給与計算特化型
給与計算特化型は、その名の通り給与計算業務に特化したソフトです。導入や初期設定が簡単で、社会保険の処理も正確に行えます。年末調整やマイナンバー管理、給与明細書の作成もスムーズに処理できるため、システムに不慣れな担当者でも扱いやすいのが特徴です。
給与計算ソフト以外の方法
給与計算ソフトを使用しない場合は、Excelで手作業で給与計算を行ったり、社会保険労務士に依頼したりする方法があります。ただし、手作業では計算ミスや確認漏れが起こりやすく、担当者の負担も大きくなる点に注意が必要です。
●Excelで給与計算
コストを削減するにはExcelでの給与計算が最適です。学校で基本操作を習得できるため、教育コストもかかりません。ただし、スタッフのスキルに左右されるため属人化につながります。すべての作業が手動になるため入力ミスも増えるでしょう。法改正が行われると計算式の変更に手間と労力がかかります。
●社会保険労務士への依頼
給与計算を外部の社会保険労務士に依頼することも可能です。費用の目安はおおむね2～6万円で、従業員数が増えるほどコストも上がります。法改正への対応は問題なく行えますが、給与計算ソフトを導入する場合と比べると、費用は高くなる傾向があります。
給与計算ソフト導入のメリット・デメリット
給与計算ソフト導入のメリット・デメリットは以下の通りです。
| 給与計算ソフト導入のメリット・デメリット | |
|---|---|
| メリット | ・法改正に対応できる ・属人化を軽減できる ・本業に専念できる |
| デメリット | ・コストがかかる ・データ消失の懸念がある ・操作スピードが落ちる場合がある ・カスタマイズができない |
●メリット
給与計算ソフトの導入には、次のようなメリットがあります。
法改正に対応できる
給与計算ソフトのメリットは法改正に対応できることです。Excelでの作業は手間と時間がかかり入力ミスもありますが、給与計算ソフトなら自動的に所得税や社会保険料を改正に合わせて計算できます。年度途中での金額変更でも処理が可能です。
属人化を軽減できる
給与計算ソフトの活用で属人化の軽減が可能です。従来はExcelで作業していたため、入力スキルにバラツキがあり熟練したスタッフが退職した場合、業務の質が落ちるといったデメリットがありました。給与計算ソフトを導入すると専門知識がなくても簡単に入力できます。
本業に専念できる
給与計算ソフトを導入すると本業に専念できるメリットがあります。経理業務は毎月の給与計算に時間を取られるだけではなく、社会保険料などが改正になると対応しなくてはなりません。そのため、月末には多くの時間がかかるのが悩みでした。給与計算ソフトの活用により給与計算を自動化できるだけではなく、給与明細の交付もオンライン化できます。また、年末調整なども簡単に処理できるため、煩雑な処理に悩むこともありません。その結果、業務の効率化につながり本業に集中できるでしょう。
●デメリット
メリットが多い給与計算ソフトですが、一方で次のようなデメリットもあります。
データ消失の懸念がある
給与計算ソフトはデータ消失の懸念があります。特にインストール型は自社のパソコンにデータが保存される仕組みのため、パソコンが壊れるとデータを復旧できません。こまめなバックアップが必要です。心配な場合はクラウド上にデータが保存されるクラウド型を選んでおきましょう。
操作スピードが落ちる場合がある
給与計算ソフトでクラウド型の場合、繁忙期になると一斉に社員がアクセスするため、操作性が悪くなる場合があります。従業員数が多い企業の場合、無料トライアル期間に操作性の確認をしておくことをおすすめします。
コストがかかる
給与計算ソフトは初期費用や月額費用がかかります。インストール型はバージョンアップで更新料が必要なため、法改正があるたびに追加料金が必要なだけではなく、バックアップ対策もしなくてはなりません。一方で、クラウド型の場合には初期の導入費用は安く済みますが、ランニングコストがかかります。自社の状況に合わせてインストール型が良いか、クラウド型が良いかなどを判断すると良いでしょう。 ただし、自社の場合には何を選択すべきか、判断基準も良くわからないという方もいらっしゃいます。それなら発注ナビにご相談ください。ご相談からお見積もりまで、すべて無料で対応しています。
給与計算ソフトを導入する際の注意点
給与計算に関わる知識をある程度持っていないと扱いが難しいため、導入する際には一定の専門知識が必要です。
例えば、残業代は通常の時間外労働なのか、深夜労働を含むのかによって割増率が異なり、労働基準法の理解が欠かせません。
また、社会保険料や所得税・住民税の控除、有給休暇や育児休業中の給与の扱いについても知識が必要です。
ソフトは勤怠データをもとに自動で計算しますが、計算結果に誤りがあった場合、仕組みを理解していないと原因を特定できません。
そのため、給与計算の経験が少ない人は、基本的な法律や制度を事前に学んでから利用することが望ましいでしょう。
給与計算ソフトの導入が最適な企業とは？
給与計算ソフトの導入が最適な企業は、以下の3つが挙げられます。
- 給与計算に数日から1週間程度の工数を要する企業
- 労務コンプライアンス強化を図りたい企業
- 情報セキュリティリスクを低減したい企業
それぞれの企業について、詳しく解説します。
●給与計算に数日から1週間程度の工数を要する企業
経理担当者が給与計算に数日、あるいは1週間近く時間をかけている場合は、給与計算ソフトの導入を検討する価値があります。
給与計算は作業工程が多く、常に高い正確性が求められる業務です。
現在は何とか対応できていたとしても、今後従業員数が増加する場合、給与計算に必要な時間はさらに長くなり、業務効率や生産性の低下を招く恐れがあります。
たとえば、作業が間に合わず給与の支払日に遅れてしまったり、確認不足により残業代の計算漏れや金額の誤りが発生したりする可能性があります。
こうしたトラブルが起きると、従業員からの信頼を損ねるリスクも無視できません。
一方で、給与計算ソフトを活用すれば、計算作業の自動化によって負担を軽減でき、人的ミスの防止にもつながります。
その結果、業務全体の効率化や生産性向上が期待できるでしょう。
●労務コンプライアンス強化を図りたい企業
労働基準法に違反するリスクを可能な限り抑えたい企業にとっても、給与計算ソフトの導入は有効な手段です。
前述の通り、従来の手作業や表計算ソフトによる給与計算では、残業代の計上漏れや計算誤りが発生する恐れがあります。
こうしたミスによって賃金の一部が正しく支払われなかった場合、労働基準法違反と判断される可能性があります。
従業員が労働基準監督署や労働組合へ相談したり、遅延損害金の支払いを求められたりするケースも考えられるため、注意が必要です。
一方、給与計算ソフトを活用すれば、自動計算によって正確性が高まり、未払いが発生するリスクを抑えられるでしょう。
法令違反のリスク管理を重視する企業は、給与計算ソフトの導入を検討してみることをおすすめします。
●情報セキュリティリスクを低減したい企業
情報漏えいのリスクを抑えたい企業にとっても、給与計算ソフトの導入は有効です。
給与計算業務では、社会保険や雇用保険に関する書類を取り扱うため、従業員の住所やマイナンバーなど、慎重な管理が求められる個人情報を多く扱います。
加えて、給与額や賞与といった情報も、厚生労働省が示す「労働者の個人情報の保護に関する行動指針」において、適切に管理すべき個人情報として位置づけられています。
万が一、こうした情報が外部に漏えいした場合、罰金や懲役などの法的責任を問われる可能性があるだけでなく、企業イメージや社会的信用の低下にもつながりかねません。
一方、給与計算ソフトを利用すれば、高度なセキュリティ機能によって個人情報を一元管理でき、情報漏えいのリスクを大幅に軽減できます。
給与計算ソフトの提供形態は2種類
給与計算ソフトの提供形態は、以下の2種類があります。
- クラウド型
- インストール型
どちらのタイプでも、給与計算に必要な基本機能は備えられていますが、使い勝手や費用、利用環境などに違いがあります。
そのため、導入前に自社に合った種類を見極めることが重要です。
それぞれの特徴を解説します。
●クラウド型
クラウド型の給与計算ソフトは、インターネットを通じて利用するタイプです。
基本的な給与計算機能を備えており、操作画面も直感的で分かりやすいデザインが採用されているケースが多く見られます。
初期費用は無料、もしくは比較的安価に設定されていることが多く、月額料金を支払って利用するのが一般的です。
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど複数の端末からアクセスできるため、リモートワークや外出先での作業にも対応しやすい点が特徴です。
また、他のクラウドサービスと連携しやすく、アップデートも自動で行われます。
一方で、インターネット環境が必須となるため、通信トラブルやシステム障害の影響を受ける可能性があります。
初期費用を抑えたい企業や、柔軟な働き方を取り入れている企業に向いているでしょう。
●インストール型
インストール型の給与計算ソフトは、社内のパソコンに直接ソフトを導入して使用するタイプです。
給与計算だけでなく、勤怠管理や人事管理など、幅広い機能を備えている製品も多く見られます。
導入時には初期費用が発生することが一般的ですが、月額費用はかからない、もしくはオプション利用時のみ発生する場合が多いのが特徴です。
インターネットに接続しなくても利用できるため、通信速度の低下や障害の影響を受けにくく、安定した運用が可能です。アップデートは手動で行う必要があります。
主にオフィスで業務を行う企業や、安定性を重視したい企業、ある程度の導入予算を確保できる企業に適しているといえるでしょう。
おすすめパッケージ給与計算ソフト
給与計算ソフトにはシンプルなものから多機能なものまで、短期間で簡単に導入できるサービスがあります。ここからはおすすめの給与計算ソフトを紹介します。
●マネーフォワードクラウド給与
「マネーフォワードクラウド給与」は、時間・場所を問わず利用可能、社会保険料率・所得税率などが自動更新できるサービスです。簡単な初期設定で給与計算ができるため、入力ミスも減らせ作業時間を3分の1に減らせます。
| 提供元 | 株式会社マネーフォーワード |
|---|---|
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 【50名以下の中小企業】 スモールビジネス：4,480円／月 ビジネス：6,480円／月 【中堅～大手企業】 お問い合わせ |
※2026年1月時点。最新情報は公式サイトよりご確認ください。
●ジョブカン給与計算
テレワークに対応可能な「ジョブカン給与計算」で勤怠連携ができ、作業時間の大幅な削減が可能です。Web明細に対応できるため、従業員はいつでも給与明細を閲覧できます。煩雑な年末調整も簡単に処理が可能です。
| 提供元 | 株式会社DONUTS |
|---|---|
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 【中小企業向けプラン】 400円／月 ※従業員数5名までの無料プランあり 【大企業向けプラン】 お問い合わせ |
※2026年1月時点。最新情報は公式サイトよりご確認ください。
●人事労務freee
「人事労務freee」は給与計算だけでなく、勤怠管理もできるサービスであり、リアルタイムで残業や休暇を管理できます。給与明細もワンクリックで自動作成可能、ペーパーレス化につながりコスト削減にもつながります。
| 提供元 | freee株式会社 |
|---|---|
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | お問い合わせ |
※2026年1月時点。最新情報は公式サイトよりご確認ください。
給与計算ソフトの3つのシステム導入方法
給与計算ソフトの導入方法は、「パッケージ」「カスタマイズ」「フルスクラッチ」の3つがあります。
●パッケージ
パッケージとは既存システムを使う方法です。基本機能が揃っているほか、価格が安く短期間で導入できるため、中小企業でも導入しやすいでしょう。ただし費用が安いサービスは追加機能がない場合もあり、一旦導入すると変更はできません。
●カスタマイズ
パッケージに必要な機能を追加する場合、カスタマイズする方法があります。しかし、カスタマイズには失敗事例が多くあり、安易に導入するのはおすすめできません。自社の都合でカスタマイズしすぎると、ユーザーの使い勝手が悪くなり運用が困難になり、結局使えないというケースもあります。また、カスタマイズするとパッケージの数倍導入費用がかかります。
●フルスクラッチ
フルスクラッチは、オーダーメイドのスーツのように自社に合わせたシステムを構築することです。自社独自の運用に合わせて開発でき、システム変更も容易にできます。デメリットはコストがかかり、運用までの期間が長いことです。
システム導入する場合、パッケージかフルスクラッチに大きく分かれます。パッケージからカスタマイズする方法もありますが、独自のシステムを構築したい場合や、開発に時間がかけられる場合はフルスクラッチのほうがおすすめです。
給与計算ソフトを選ぶ場合の7つのポイント
では、失敗しない給与計算ソフトを導入するにはどのようにすれば良いのでしょうか？導入を成功するには、自社に合う給与計算ソフトを選び、自動計算できる範囲を確認し、導入目的を明確にするなど7つのポイントがあります。ここでは、ポイントについて詳しくご紹介します。
●自社にあった製品を選ぶ
人気のある給与計算ソフトであっても自社に合うとは限りません。あらかじめ、自社に必要な機能を洗い出し複数のサービスを比較してから選択することをおすすめします。
●自動計算できる範囲を確認する
給与計算ソフトを選ぶ場合、自動計算できる範囲を確認しておきましょう。カスタマイズやスクラッチの場合、多くのことを期待して業務範囲を広げがちです。しかし、業務範囲を広げ過ぎるとシステムが複雑になり過ぎて、運用が困難になる場合もあります。業務範囲の拡大はコスト増加につながり、導入にも時間がかかります。
●導入目的を明確にする
給与計算ソフトを導入する場合、導入目的を明確にしましょう。全社から業務を洗い出し、課題を明確にします。自社の課題をしっかり分析すると導入後の失敗もなくなり、コストが増える確率も減らせるでしょう。
●作成可能な帳票の種類を確認する
作成可能な帳票の種類は給与計算ソフトによって異なります。給与明細などの帳票のほか、管理帳票の出力にも対応できるかどうか確認しておきましょう。
●無料トライアルを利用する
給与計算ソフトを選ぶ場合、サポート体制の充実は重要です。無料トライアルがある場合、トライアル期間中にサポートに相談してみましょう。トラブル時の対応が丁寧なサービスであれば安心して利用できます。
●既存システムとの連携性を確認する
自社で既に勤怠管理システムや会計ソフトを利用している場合、導入する給与計算ソフトと連携できるかどうかを確認する必要があります。連携できるシステムを選んだほうが無駄のない導入ができます。
●使いやすい製品にする
給与計算ソフトを導入する場合、使いやすい製品にすることが重要です。複数のサービスで無料トライアルを利用すると使い勝手がわかります。実際の現場の担当者にとって使いやすい製品を選ぶことが成功につながるでしょう。
まとめ
給与計算ソフトを導入するメリットは、法改正に対応できる、属人化を軽減できる、本業に専念できることです。 「法改正の対応を担当者が手作業で行っていて業務負荷がかかっている」「業務でミスが起きないか心配」など、現在の給与計算業務に課題を抱えている場合は導入を検討してみてはいかがでしょうか？
給与計算ソフトの導入方法には、「パッケージ」「カスタマイズ」「フルスクラッチ」があります。パッケージのカスタマイズは変更しすぎると、結局使うのが難しいというケースもあります。パッケージで自社の業務に合わない場合、自社に合わせたシステムを開発できるフルスクラッチがおすすめです。 給与計算ソフトの開発で実績のある会社をお探しの際は、ぜひ発注ナビをご利用ください。
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