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業務システムの基本デザインとサンプル例

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業務システムは、勤怠管理や給与計算など業務の様々な場面で活躍するシステムです。
業務効率化を実現するためには、業務システムも優れたデザインであることが求められます。
今回は、業務システムを導入することで得られるメリットと、業務システムにおけるデザインの関係性などを詳しく紹介します。

 

目次

 

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業務システムとは

業務システムのメリットやデザインを紹介する前に、まずは「業務システムとは何か」を簡単に解説しましょう。

業務システムとは、その名の通り「業務を行う際に使用するシステム(仕組み)」のことで、業務の効率化や自動化を目的として活用されます。具体的な例を挙げれば、従業員の給料を算出する「給与計算システム」や、出退勤や休日の管理を行う「勤怠管理システム」、商品の在庫管理を担う「在庫管理システム」などが業務システムに該当します。端的に言えば、業務における「データ管理や各計算の自動化するシステム」という認識でも良いでしょう。

また、業務システムとよく似た存在として「基幹システム」という言葉も存在します。基幹システムは、製造工場の生産管理システムや銀行の勘定系システムなどのように、「企業が活動を行う際の基幹となるシステム」を指します。

それぞれの特徴として、「業務をさらにスムーズかつ効率的に進めるのに役立つもの」が業務システム、「企業活動を行う上で必須となるもの」が基幹システムとなります。この業務システムに関する情報は、以下のページでもわかりやすく掲載しているので、より詳しく知りたい方はご参照ください。

⇒ 業務システムとは?基礎知識から導入するメリットまで詳しく紹介

 

業務システムを取り入れるべきメリット

企業に業務システムを導入することで、以下のようなメリットを享受できます。

 

●データ管理がしやすくなる

顧客情報や商品売上など、企業が扱うデータ(情報)は膨大な量になりやすく、物理的な形で運用管理するのは困難です。業務システムを活用すれば、「業務ごと」、「部署ごと」のデータを一括で管理できるようになります。これにより各業務や部署が持つデータをすぐに確認でき、「部署によってデータの更新頻度がまちまち」、「統一されていないデータをもとに判断してミスに繋がる」といったトラブルも防止できるのです。

 

●業務効率化を実現しやすくなる

データの管理や受け渡しがスムーズになれば、それだけ業務時間の短縮に繋がりやすくなります。「商品在庫が〇〇以下になったら自動で発注する」、「勤務日数に合わせて給与を自動計算する」など、業務システムによっては、データをもとに「業務を自動化する機能」が備わっていることも少なくありません。人の手で行われていた業務が自動化されると、業務の確実性も向上しやすくなります。

 

●業務のフローを固めやすくなる

業務システムを導入することで、必要な入力情報や作業内容がある程度明確になるのもポイントです。その結果、業務のフローが固まり、生産性の向上や工数の削減に繋がります。フローが明確となれば、業務のマニュアルも作成しやすくなり、新入社員の教育や研修も円滑に進みやすくなるでしょう。

 

●コスト削減に繋がる

業務システムを導入することで、ペーパーレス化が進み書類を保管するスペース・コストの削減に繋がります。クラウド型の業務システムを導入すれば、インターネット上で情報を保管・共有できるためサーバのスペースも不要。サーバを管理・保守する必要もなくなります。

 

業務システムにおいてデザインが大切な理由

業務システムの概要を説明できたところで、本題であるデザインの話に移行しましょう。ここで言う「業務システムのデザイン」とは、システムの「見た目」や「操作性(使いやすさ)」などを包括する言葉として取り扱っています。このデザインを疎かにすると、以下のような弊害が発生しやすくなります。

 

●現場の負担が増える

繰り返しになりますが、業務システムは業務の負担を軽減する目的で導入をするものです。「マニュアルを読んでも正しい使い方がよくわからない」、「操作画面やUIが見づらい」という業務システムでは、かえって現場の負担になります。反対に、デザインに優れる業務システムは、従業員も操作がしやすく、業務負担の軽減に寄与しやすいでしょう。

 

●従業員のモチベーションが下がりやすくなる

操作画面が見づらくて使いにくい業務システムは、従業員に心理的なストレスを与えやすくなります。業務システムを使うたびに、従業員はストレスと向き合わなければならず、使用頻度の高い業務システムほどその影響は大きくなります。その結果、日々のモチベーションや生産性に悪影響を及ぼしやすくなるのです。

 

●新たなコストが発生する場合も

業務システムにおける「使い勝手の悪さ」は、マニュアルだけでカバーするのは難しく、サポートセンターの設置が必要となるケースもあります。結果として、サポートセンターの設置にかかるコスト、サポート業務にあたるコストなど、新たなコストが発生することもしばしばです。コストダウンを目指して業務システムを導入したのに、かえってコストがかさんでしまうという、本末転倒な展開になってしまいます。

以上の点から、業務システムの真価を引き出すためには、デザイン性を重視することも大切です。企業で業務システムの導入を検討する際は、導入費用や機能だけではなく「どのようなデザインにするか」という点にも目を配ることをおすすめします。

 

改善が必要な業務システムのデザインとは?

実際に「業務システムを使っている」という企業の中には、「今の業務システムが使いにくい」と課題意識を抱えているケースもあります。以下では「業務システムの良くないデザイン例」、「改善が必要な業務システムのデザイン例」を詳しく紹介します。

 

●色使いが悪い

色使いは、操作画面の見やすさやシステムの操作性を左右する重要なポイントです。全体的に暗い色使いであったり、逆にカラフル過ぎたりしては、システムの使いにくさを助長させてしまいます。従業員の混乱を発生させないためにも、統一感があってすっきりと見やすい配色の業務システムを選びましょう。誰にとっても見やすい色使いの例として、「NPO法人カラーユニバーサルデザイン機構」が公開するガイドラインを参考にしても良いでしょう。

参考:特定非営利活動法人カラーユニバーサルデザイン機構CUDO

 

●不要な機能が多すぎる

多機能の業務システムは汎用性の高さに優れる一方、「不要な機能が多すぎる業務システム」は、かえって使いにくくなりがちです。これは、業務に必要な機能、使用頻度の高い機能が埋もれてしまい、業務システムの見た目や操作性が悪くなる可能性があるからです。

 

●入力の手間が多い

たとえ業務に必要な機能だけが揃っていても、複雑な操作を要求される業務システムでは、現場の負担や従業員のストレスも増えがちです。最低限の入力やクリックだけで完了できるよう、シンプルな操作性の業務システムを選ぶことが大切です。

 

●ボタンが密集しすぎている

業務システムを操作するボタンが密集していると、思わぬ操作ミスが起こったりミスの修正に時間がかかったりします。業務の確実性を向上させるためには、ボタンの配置はわかりやすく、かつ各自の独立性が把握できることが大切なのです。

先に挙げた要素を改善すれば、見た目や操作性に優れた「良いデザインの業務システム」を導入できるでしょう。とはいえ、システムのデザインを改修するのは、エンジニアやデザイナーの存在が欠かせません。企業内でエンジニアやデザイナーを抱えていない場合、または工数を確保できない場合は、外注という形でデザインの改修を依頼することも可能です。

 

業務システムの開発に役立つデモサイト・サンプルサイト

業務システムの開発やデザインを外注する際は、事前に参考となるデザインサンプルを確認しておくことが大切です。大まかなイメージを固めて伝えておくことで、外注先の提案を引き出したり、開発を進める一助になったりします。以下で、デザインサンプルを公開しているサイトの一例を紹介しましょう

 

●Gentelella Alela!

Gentelella Alela!

「Gentelella Alela!」は、サイドバーや入力フォーム、各種ボタンなど様々なパーツのデザインサンプルを集めたテンプレートサイトです。これらのほか請求書やカレンダー、テーブルなど豊富なパーツのデザインがサンプルとして確認できます。

 

●Creative Tim

Creative Tim

同じく「Creative Tim」も、デザイン案を固める際の参考になります。Creative Timは、スニペットやUIキットを販売・配布しているテンプレートサイト。有料版・無料版ともに用意されており、外注する際だけでなく自社開発をする際の参考サイトとしても活用できるでしょう。

このほかにも、デザインサンプルを公開しているサイトは数多く存在します。外注先とのすり合わせに重宝するため、業務システムの開発、デザインの外注に合わせて、デザインサンプルを集めておくのも良い方法と言えるでしょう。

 

使いやすさを決める第一歩は「デザイン性」

今回は、業務システムの基本情報やデザインについて詳しく紹介しました。

繰り返しになりますが、業務システムのデザインは、システムの使いやすさを左右するポイントです。実際に業務システムを使う社員の目線に立ち、業務システムを開発することが重要となります。これは自社開発のみならず、外注する際も同様です。できるだけ詳細にデザイン案やイメージを伝えてしっかり、より理想に近いシステムの開発を進めてもらいましょう。

 

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